档案综合管理实施细则

档案综合管理实施细则

第一章

总则

1．为了贯彻执行《档案法》和《国营企业档案管理暂行规定》，进一步加强我司档案的科学管理，更好地为公司的生产经营、科研、管理等各项工作服务，特制定本实施细则。

2．公司档案是指公司在生产、经营管理等各项活动中直接形成的、有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，其构成是以文书档案为主体，包括企业管理、投资经营管理、经贸管理、资财管理、人力资源管理、安全保卫管理、行政管理、党、政、工、团等方面的档案。

3．公司档案工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济效益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

第二章

档案管理体制

1．公司档案工作实施统一领导、分级管理的原则。

2．公司档案室工作由总经理领导，管理部部长主管，管理部指定专人保管。档案工作列入公司领导的议事日程，作为考核公司领导人、管理部长实绩的一部分。

3．公司建立档案室，集中统一管理公司档案工作。

4．公司综合档案室是公司档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理公司的档案、资料工作，指导、监督和协助各部室开展档案业务工作。

5．各部室设置兼职档案员，并保持相对稳定。业务上受公司综合档案室管理和指导。

6．各兼职档案员要热爱本职工作，具备档案工作所要求的专业学识水平和工作能力。

第三章综合档案室的工作任务

1．认真贯彻执行上级关于档案工作方针、政策、规定。 2．制订本公司档案工作计划、规定和规章制度。

3．监督、指导本公司各部门完成每年各类档案立卷归档工作。 4．负责统一管理和统计本公司各类和载体的档案，做好编研工作，为公司各项工作服务。

5．接收、整理、保管与本公司业务有利用价值的资料，提高档案管理水平。

6．对所保管的材料全部档案定期进行整理、装订鉴定销毁工作，并按规定做好档案移交的工作。

7．严格执行党和国家的保密制度，维护档案的完整与安全。 8．不断改进档案工作，努力做到案卷质量标准化，档案整理系统化，库房管理科学化，查找利用微机化，统计制度化。 9．完成领导交办的其它有关档案业务的工作。

第四章档案管理

1．档案分类

1.1 根据上级档案部门对档案分类编号的规定要求，本集公司的档案分为六大类：

①党政工团档案类； ②基建档案类； ③设备（仪器）档案类； ④会计档案类； ⑤人员档案类； ⑥声像档案类。

1.2 文件材料要按其内容分类归入以上六大类中统一编号，具体分类办法按《广州森宝电器股份有限公司综合管理档案分类方案》执行。 2．档案综合管理范围

凡属本公司职能部门形成的各种门类、载体的档案，均由综合档案室负责管理，包括：

2.1 党政工团档案：本公司党支部、工会、共青团组织在工作活动中形成的文书档案。

2.2 基建档案：本公司直接管理的建设工程项目（含办公楼、宿舍和独建、合建、购商品房）及工程峻工验收形成的文字、图表材料。 2.3 设备仪器档案：本公司在业务发展中购置的各类设备如办公自动化设备（复印机、音响、投影仪、汽车等）的文字、图表材料。 2.4 人员档案：本公司已故干部、工人，调出干部、工人的人事档案（按市委组织部、档案局穗组通[1987]6号文处理）。

2.5声像档案：反映本公司各项工作活动的照片、录音带、录像带、磁盘、奖牌、证书

2.6．会计档案：本公司会计、工作中形成的报表、帐簿、凭证、工

资册及其他有保存价值的材料。 3．归档时间

3.1 党、政、工、团的案卷和文件材料，应于翌年第一季度接收完毕，其中会议文件、案件材料应在结束后一个月内向管理部档案室移交。 3.2 基建工程项目（房屋产权）的文件材料，应于翌年第一季度由管理部整理立卷后移交档案室。

3.3 设备、仪器文件材料，在使用部门投入使用后三个月内将购置设备过程中形成的文件材料（报告、批复、合同、使用说明书）立卷后移交档案室。

3.4 人员档案，按规定由管理部每年清理移交一次。

3.5 声像档案自形成后一个月内移交档案室，凡归档的照片（连同底片）、录音带、录像带必须有文字说明（包括时间、地点、人物（职务）、内容、拍摄、（录制）者姓名）。录像带要声音清楚，画面清晰。 3.6 会计档案，在第四年上半年由会计、财务部门整理立卷后移交综合档案室。

4．档案移交的基本要求

4.1 各部室移交档案，要先经本部门领导审查，由档案室检查验收（包括书写目录、标题拟制、装订等是否符合要求），如发现不符合规定的，各部、室要负责加工补救，合格后再移交。

4.2 移交档案时，个别部室如有某种特殊情况，有的档案需要继续利用，暂不能移交时，可具体协商适当延缓部分档案的移交时限，但要办理借阅手续，并先将档案目录移交档案室。

4.3 档案目录应1式2份（其中一份部门自存）随同档案移交档案室。 5．档案的整理

5.1 本公司的全部档案为一个全宗。全宗内档案按门类进行分类，根据市档案局的要求，编制档案分类方案。分类和编号的方法要便于保管和利用。

5.2 案卷的排列，以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法要统一，前后保持一致，不可任意改动。 6．档案的保管

6.1 设置专用库房，加强档案的保护。办公、接待利用档案的房间应与库房分开，库房要坚固并有防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防光、防虫鼠等设施，不断改善档案的保管条件。 6.2 绘制档案存放示意图，便于查找。

6.3 每月一次对档案保管的状况进行全面检查，并作好记录，发现问题及时整改，确保档案的安全。

6.4 按照保密制度要求做好档案的保密工作。

6.5 不断提高科学管理档案的水平，加强档案队伍建设，根据工作需要，逐步增添必要的先进技术设备、尽早实现档案资料的检索、复制和管理的现代化。 7．档案的鉴定、移交

7.1 以本公司制定的各类档案材料归档范围和保管期限的规定作各类档案立卷和鉴定的依据。

7.2 档案的鉴定工作，在管理部的领导下，由档案管理人员和有关业

务部门组成鉴定小组，对超过保管期限的档案重新进行鉴定，提取存毁意见，把已失去利用价值的档案编制清册，报总经理批准后销毁。 7.3 档案销毁时，应指定两人以上作监销，并在销毁清册上签字。 7.4 档案的移交范围和年限，应按国家规定办理，并办好移交手续。 7.5 档案室移交档案时，应分别在移出档案登记薄出库，并分别在有关全宗内注明，以备考查。

7.6 档案人员调动工作时，必须有三年以上作档案移交手续签名确认后方能离开岗位。 8．档案的统计

8.1 建立档案的统计工作制度，档案的接收和移交均应登记入册。 8.2 准确填报档案工作情况统计表，及时上报主管部门。 第五章档案的编研和利用

1．积极配合本公司工作任务，及时做好档案提供利用，并根据利用的需要，编制检索工具和参考资料，以利调卷迅速、准确。 2．积极开展档案编研工作，配合业务部门编写《大事记》等参考资料。

3．建立档案利用制度，凡利用档案，均应办理利用手续，填写利用登记表，并及时收集反馈信息。

各类档案文件材料归档范围和保管期限表

A 党政工团档案

B 基建档案