HLP3记录控制程序
1 目的
为证实工程、过程、质量保证体系符合要求及有效运行提供证据，为质量和安全改进提供信息，为此对质量和安全记录进行有效的控制和管理。 2 范围
适用于公司对质量保证体系要求的质量记录实行控制和管理。
3 职责
3.1综合办公室是质量记录归口管理部门。 3.2 各部门负责对本部门的记录进行整理、归档。 4. 程序 4.1 记录的填写
4.1.1 记录填写要及时，内容需正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签名签全名。
4.1.2 记录不可随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正，并签名、注上日期。 4.2 记录的收集、标识和归档。
4.2.1 各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续以便于检索。
4.2.2 记录的归档方式应便于存取与查阅，一般以本册、文件夹、活页夹等方式来保存。
4.2.3 保存记录的本册、文件夹、活页夹或其他文具应标识记录的名称，一般情况下各部门应每月对记录整理一次，装订成集，在文具的封面或侧面注明部门、记录名称及月份，每年进行一次汇总的归档，记录在文件夹或其他设施上注明部门、记录名称及年份。 4.3 记录的保存期限和处置
4.3.1综合办公室负责按照程序文件后所附记录编制《记录表格一览表》，规定质量管理体系审核报告为长期。其余质量记录保存期为五年。
4.3.2 记录应保存在安全、干燥的地方，注意做好防火、防潮、防虫蛀等工作，并便于存取与查阅。
4.3.3质量记录处置，各部门须按照《记录表格一览表》中规定的期限要求保存记录，过期的记录须经所在部门主管同意后方能销毁。 4.4 记录的借阅
经记录保存部门负责人同意，相关部门可借阅所需记录；经记录保存部门负责人同意后，记录亦可提供给顾客或其代表查阅。 4.5 特殊媒体形式的记录的控制
记录的形式除通常情况下的硬拷贝形式外，在特定的条件或场合下，亦可能以其他形式呈现，如保存于磁带、软盘中的记录等，对该类记录的控制原则同上，如对保存于软盘中的记录，须考虑读取、修改权限的设置，其保存须做防磁、防压、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失。
5 相关文件 《文件控制程序》 6记录
6.1 《文件记录归挡一览表》 HL/F(P03)－01 6.2 《已填写的记录目录》 HL/F(P03)－02 6.3 《文件回收记录》 HL/F(P03)－03 6.4 《电梯安装归挡资料目录》 HL/F(P03)－04 6.5 《记录表格一览表》 HL/F(P03)－05