档案检查汇报

档案检查汇报

根据集团公司关于档案管理工作的通知要求，由集团公司办公室牵头，人事部配合，于2010年6月份积极组织相关人员，严格按照档案管理工作考核方法及打分标准，对我公司档案管理工作进行了全面检查、整理和规范。这次档案检查工作的目的是在集团公司新的发展形势和新的历史背景下，在档案管理工作的重要性进一步增强的形势下，更进一步提升公司档案管理工作水平，强化集团公司基础管理工作。

通过检查，对各单位在当前形势下档案管理工作中的管理方式和管理制度有了比较切实的了解，对现阶段集团档案管理工作的现状有了比较全面的认识。下面，就现阶段集团公司档案管理工作情况报告如下。

一、档案管理工作基本情况

（一）档案管理基础设施及制度建设

通过检查，集团公司各职能部门和各分子公司在基础设施建设方面普遍做的比较扎实，都配臵了专门的档案柜，并将所收集档案进行了集中存放，具备能够实现“八防”（防尘、火、盗、潮、高温、光、蛀、腐）的基本条件，并推行了档案管理岗位责任制； 制度建设方面基本能够做到关于档案保密、归档、交接、查（借）阅、鉴定销毁、库房管理制度的制度齐全，但也有相关部门和分子公司未建立起健全的各项档案管理制度。

（二）档案收集情况

各单位档案收集普遍齐全，各部门根据职能和职责划分，对工作范围内的文档和相关电子档进行了分类整理，但对于档案保管年限并未进行划分。

（三）档案整理情况

除巴东公司2010年档案和八达分公司对档案进行了四大类（党群工作/生产技术/经营管理/行政管理）的划分，其他分子公司均是依照便利性根据文档性质的不同进行了归类整理；在档案盒内部未进行同类文件的归类，而是根据收文时间的前后顺序进行了整理；装订物和装订方法也是各有不同；档案盒内除八达分公司和鸿一公司进行了标注之外，其余未见标注；大多数部门未有编制档案案卷目录（总目录）备查，只编制了归档文件目录；现阶段基本未出现破损和字迹不好的档案。

（四）档案保管

现阶段各单位基本未有霉变、褪色、虫蛀、鼠咬等档案；通过调查，也为出现档案丢失等现象；由于大多数单位未按照保存期限进行划分，所以也没有对档案按照保存期限进行排架存放；档案清点方面，清点工作较随意，没有形成定期清点的工作制度，各单位也未有档案清点记录。

（五）档案利用情况

从档案利用程序上看，集团公司各部门基本能够做到档案利用有所登记，档案流转有所追溯，而大多数分子公司还未建立起档案查借阅登记审批制度，使得档案利用效率存在问题，档案查借阅安全也存在诸多隐患；由于各分子公司归档文件较少，客观上可以使借阅人在最短时间内获得所需档案。

二、档案管理工作中存在的问题分析

（一）对档案管理工作的重视程度不高

有些部门和分子公司对档案管理工作的重要性认识不足，将所有的管理精力都集中于日常实务，这对档案管理工作水平的提升造成了主观阻碍。

（二）档案管理工作的专业能力和素养亟待加强

目前各个分子公司进行档案管理的工作人员基本都未经历过专业培训，所形成的档案收集、整理等方面的知识和经验都来源于自学或是上级领导的管理上的指导，呈现出明显的主观性，缺乏必要的科学性。

（三）档案流转的制度和程序未有建立，缺乏必要审批。

档案整理过程中对关系公司生产经营和管理活动的档案进行了密级分类，这些具有密级性质的档案在查阅、借阅、复制等过程中都需要履行严格的审批制度，需要部门领导、主管领导或是公司负责人的审批，而有的分子公司未能制定相关制度予以规范和限制。

（四）档案整理状况欠佳，未进行合理分类和归类，整理方法有待改进。

在档案整理过程中，大多数单位都存在整理方法和归类划分上的问题，主要表现在以下几点：一是未进行保存年限的划分（永久、30年、10年），年限的划分区别了档案的价值和保存价值。随着时间的推移，那些已经失去保存价值的档案按照严格程序应该予以销毁，而为下一时期的档案管理工作提供充分的资源。二是分类过多。分类过多虽然在一定程度上使档案利用效率能够实现提升，但却使档案管理人员的工作提升了难度，并且增加了后续管理人员接收难度，况且很多分类可以合并成一个大类进行整理。使档案管理体系更加严密。

（五）档案管理基础设施建设仍需增强。

总体上各单位进行档案管理的基础设施建设良好，都能够配套数量基本满足需求的档案柜和档案袋，使用空间也较为宽松，但档案柜和档案袋的规格和种类却是五花八门，未有统一，有的单位所用档案柜和档案盒不是专门进行档案存放的；对归档文件进行打码

是档案管理的重要内容，有利于防止文件丢失和提升档案查借阅效率。对文件进行打码归档的只有八达分公司、巴东公司（手写）和鸿一公司，其他各单位都未进行打码，也并未购臵打码机。

（六）档案管理的保密性亟需增强。

多数单位的档案未进行密级区分和标注。反映出档案管理工作的细致程度还需提升。各分子公司应对重要的永久保存的档案及其他档案进行密级划分，明确相关审批借阅程序，并严格执行。

从总体上讲，集团公司现阶段档案管理工作呈现出明显的“良莠不齐”的管理现状，各分子公司和各部门有着不同的重视程度和精力投入。在管理办法上，缺乏统一的规范、标准、制度和对相关问题的界定。业已形成的良好的、专业化的档案管理办法和整理、利用制度也具有着明显的“经验型”的浓厚氛围，即是在集团公司多年档案管理实践经验摸索上进行的，八达分公司因作为集团公司档案管理工作起始地，所以各项基础设施、制度建设和各项档案管理工作都能够很好的持续开展。

三、新形势下做好档案管理工作的要求和建议

（一）加强领导，落实责任，进一步认识提升档案管理工作水平重要性和必要性。

档案管理工作在集团公司新的发展形势下显得至关重要。目前企业发展进入快车道，基础管理水平对于夯实发展基础，大幅提升集团综合竞争力尤为重要，档案作为公司生产经营和公司治理历史脉络、痕迹的载体和证明，若能加以高效利用，必将进一步为决策层科学决策提供充分依据。与此同时，在集团公司上市工作高效稳步推进的大背景下，企业各项管理面临转型升级的显性要求，加强档案管理工作是上市公司管理提升的必然要求。各职能部门和各分子公司首先必须对档案管理工作有着充分的思想认识。

（二）上下联动，广泛沟通，加强各分子公司与集团公司在档案管理工作上的互动联系。

针对目前集团公司档案管理工作中存在的缺乏统一规范、标准和相关制度的现状，集团公司应与各分子公司加强沟通，并在此基础上做好相关管理程序、标准的修订，使集团公司整个档案管理工作形成统一、有机和规范的整体。制式化和固化高效合理的管理办法，并持续改进。

（三）统筹安排，有针对性的进行档案管理知识和技能培训。 专业知识的培训是现阶段不断增强档案管理能力和技能的最有效途径，为此，应由集团办公室牵头，人事部配合联系，有显著针对性的对全集团公司范围内档案管理员专业知识和实务知识培训，丰富专业知识，增强专业技能。各分子公司由于办公室工作性质，业务冗繁，且相距较远，应进行合理统筹安排，将培训活动做好，做实。

（四）强化档案标准化管理，努力提高档案管理质量。

一是按照集中统一管理原则，由各分子公司办公室对档案进行了集中统一管理。二是规范操作流程，强化管理制度。我们在档案的收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁方面，要逐步建立起有着明确制度规范的各项制度，并严格遵守和执行，确保档案收集充分、档案交接手续齐全、档案整理规范、档案内容完整、档案管理期限划分准确，做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据。

（五）坚持“防治结合，以防为主”，加强档案安全工作。 各单位要自始自终把档案安全工作放在首要位臵，坚持“防治结合，以防为主”。一是重视对档案实体的安全管理检查。档案管理人员要通过定期或不定期对档案实体进行安全检查，检查档案实

体是否存在水浸、霉变、粘连、字迹退色看不清、虫蛀、鼠咬等现象，并做好检查记录，及时发现问题，及时汇报处理，保证了档案实体的安全。二是重视档案库房设施的硬件建设。要根据档案工作的实际需要，增配相配套的档案管理硬件设施。。三是重视日常安全检查。档案管理人员通过定期或不定期对库房（档案柜）防护设施的运行情况进行检查，确保配备设施的正常使用。

总之，我们要不断努力，不断加强和提升档案管理工作，针对检查中存在的问题，各单位要制定并落实好整改措施，完善相应设施，为促进我公司档管理工作进一步走向科学化、正规化而不懈努力。