档案学基础理论

档案管理专题讲座

----档案学基础理论与人事档案管理

序言 档案的起源与发展

第一讲 档案的价值与作用

一、 档案与文件的关系

二 、 档案的价值形态

三、 档案的积极作用构成

四、 实现档案价值的规律性

一、 档案与文件的关系

1、什么是文件？文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

2、什么是档案？档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。（档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的 具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。）

3、二者关系：档案是经过人们有意识地挑选、整理和归档工作，集中保存起来的文件。文件转化成为档案是有条件的。

二 档案的价值形态

档案的价值：是指档案对社会存在和发展所 具有的有用性和有益性。

档案的作用通常是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响。 “但价值具有较高的抽象性，作用则是比较具体的。” 主要参考教材： 李洪合 赵爱国主编：《新编档案管理概论》 中央文史出版社2011年版 王云庆 编著：《现代档案管理学》 青岛出版社2013年版 冯惠玲 张辑哲主编：《档案学概论》第二版 中国人民大学出版社2008年版 陈智为 邓绍兴编著：《档案管理学》第三版 中国人民大学出版社2008年版 华林编著：《档案管理学新论》 中国社科出版社2010年版 序言 档案的起源与发展 第一讲 档案的价值与作用 第二讲 档案管理工作基本内容 第三讲 档案管理理论—传统与创新 第四讲 新型档案机构 第五讲 人事档案管理的问题与对策

价值形态就是档案价值的具体表现形式。

主要包括：

（一）凭证价值和情报价值

1、 凭证价值的概念：档案是历史的真凭实据，它的这种特性，构成了档案的基本价值之一——凭证价值。

档案为什么具有凭证价值？

（1）从它的形成过程来看

（2）从它的形成结果来看

2、档案情报价值的概念：档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征，构成了它的基本价值之一——情报价值。

（二）现实价值和长远价值

1、档案的现实价值：又称现行价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。

2、档案的长远价值：是指档案价值的时效性可扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能满足社会各方面利用者需要的性质。

（三）第一价值和第二价值

1、档案的第一价值：是指档案对于其形成者所具有的价值，其价值主体是档案形成者。

2、档案的第二价值：是指档案对社会即除档案形成者之外的其他利用者所具有的价值，其价值主体是社会利用者。

三 档案的积极作用构成

（一） 行政作用

档案对各种机构和社会组织行使职能、从事管理活动所具有的广泛的凭证和参考作用。这种作用又称“资治作用”或“行政作用”。

（二）业务作用

档案记载了各行各业的运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是以往业务活动的记录和继续开展业务活动的条件，它的这种凭证和参考作用，就是其业务作用

（三）文化作用

是指档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富，以及对于人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种作用。

（四）法律作用

是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。

（五）教育作用

档案是进行宣传教育的生动素材，它以和其独特的历史性、直观性和原始性见长。它的这种作用大多是通过展览的形式发挥出来的。

四 实现档案价值的规律与条件

（一）档案价值的扩展律

1、由于主体扩展而导致档案的价值扩展

造成档案价值主体扩展的原因：

第一，档案作用从形成机关扩展到全社会。

第二，档案机密程度的递减。

2、由于档案作用性质的变化而导致价值扩展

——政治作用向文化作用过渡。

（二）档案价值的时效律

档案价值的时效性是指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用

者有价值，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值。这一规律可称为档案价值的时效律。 主要表现在两个方面：

1、档案与利用者需求之间关系的时效性。

2、档案价值形态的时效性。档案的各种作用是在不同的时段表现出来的。

（三）实现档案价值的条件性

1、社会环境；

2、社会档案意识；

3、档案管理水平。

第二讲 档案管理工作基本内容

档案管理的地位与作用

档案管理的（现状）对象与任务

档案管理工作的内容可划分为以下两个基本方面：

（一）档案的实体管理

包括收集、整理、保管、鉴定

（二）档案内容信息的开发利用

包括检索、提供利用、编研

● 统计登记具有双重性质

档案实体管理与档案内容信息开发利用的关系

第三讲 档案管理理论—传统与创新

一、来源原则与全宗理论

二、文件生命周期理论

三、档案价值鉴定与利用理论

四、其他可资参考的档案管理理论

文档一体化管理理论

档案的物理管理与逻辑管理理论

前端控制理论

全程管理理论

一、来源原则与全宗理论

1、来源原则含义：是指档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。

2、来源原则的形成与发展过程

起源——法国的尊重全宗原则

形成——德国的登记室原则

理论论证——荷兰手册的贡献

普遍认可——布鲁塞尔大会

灵活运用——英国和美国的“组合”思想

修正——德国的自由来源原则

丰富和发展——苏联和我国的全宗理论

3、来源原则的基本内容

尊重来源

档案馆首先应按来源标准整理档案，保持档案与其形成者之间的来源联系。

尊重全宗的完整性

一个全宗是一个有机整体，整理档案必须维护全宗的完整性，做到同一个全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不得混淆。

尊重全宗内的原始整理体系

全宗内的档案整理必须充分利用原有的整理基础，尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法，不宜轻易打乱重整。

4、我国全宗理论的形成与发展

全宗原则是来源原则的具体化。

我国全宗理论在两个方面的发展：

国家档案全宗

全宗群原则

5、全宗理论的内涵外延

全宗概念与含义

全宗构成条件

全宗的类型

二、文件生命周期理论

（一）文件生命周期理论的产生形成

文件生命周期理论是指导从文件到档案全过程管理的基本理论，是现代档案学理论的重要组成部分。它是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，研究文件属性与管理者主体之间关系的一种理论，是对文件与档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。

1、文件数量的急剧增长是文件生命周期理论产生的基本因素；

2、文件管理的出现及其专门化是文件生命周期理论产生的推动因素；

3、文件中心的建立是文件生命周期理论产生的直接因素。

（二）文件生命周期理论的基本内容

第一，文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程

这里的文件是一个广义的概念；

文件运动现象如同生命现象一样，从其最初产生到最后归宿是一个完整的运动过程。 第二，由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段

文件的整体运动过程具有阶段性特征；

文件运动过程的各阶段具有不同特点；

引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化

第三，文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系

文件在每一个阶段的特定价值形态对应于不同的服务对象、保存场所和管理方式； 上述各阶段文件服务对象、保存场所和管理方式等方面的变化是文件运动不同阶段的外在表现，只有价值形态的变化才是其内在决定因素。

（三）文件生命周期理论的意义

第一，它比较准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过程管理奠定了理论基础。

第二，它比较准确地揭示了文件运动的阶段性变化，为文件的阶段式管理奠定了理论基础。 第三，它揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制，提供了理论依据。

（四）文件生命周期理论在电子文件时代面临的挑战及自身的修正

1、电子文件对文件生命周期理论提出的挑战

2、文件生命周期理论在电子文件时代的补充——文件连续体理论

3、文件生命周期理论在电子文件时代的修正

三、档案价值鉴定与利用理论

档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。

（一）档案鉴定理论的历史发展

1、20世纪初的“年龄鉴定论”

2、20世纪20年代的“行政官员决定论”

3、20世纪二三十年代的“职能鉴定论”

4、20世纪50年代的“文件双重价值论”

5、20世纪六七十年代的“利用决定论”

6、20世纪八九十年代的“社会分析与职能鉴定论”、“文献战略”和“宏观鉴定战略”

（二）档案鉴定理论的基本内容

1、对档案价值的认识

档案价值就是档案满足利用者需求的一种关系及程度。基本因素：档案自身的特点、社会对档案的客观利用需求。

2、对鉴定原则的规定

我国提出的档案鉴定原则内容是：必须从社会的总体需求出发，用全面的、历史地、发展的观点来判定档案的价值。

3、对鉴定标准的制定

主要有五方面：档案的来源标准、档案的内容标准、档案的形式特征标准、相对价值标准、效益标准。

（三）档案鉴定理论的发展规律

1、对档案价值的认识具有从片面到全面、从狭隘到科学的特征；

2、对鉴定标准的规定具有从微观到宏观、从具体到抽象的特征。

档案利用理论

（一）缩短封闭期的趋势

（二）信息法与档案利用问题

（三）档案的开放与保密问题

（四）档案利用与保护私人机密问题

四、其他可资参考的档案管理理论

（一）文档一体化管理理论

文档一体化管理理论的产生

文档一体化管理理论的内涵

文档一体化管理理论在电子文件时代的应用

（二）档案的物理管理与逻辑管理理论

档案的物理管理与逻辑管理的界定

档案的物理管理与逻辑管理的特点

（三）前端控制理论

前端控制理论的产生及其必然性

前端控制理论的含义及其应用

前端控制理论的实践意义

（四）全程管理理论

全程管理理论的内涵

全程管理理论的实践

第四讲 新型档案机构

一、文件中心

二、档案寄存中心

三、档案事务所

四、现行文件资料中心

一、文件中心

1、含义：是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于一个机关单位，而是按照区域、系统建立的介于文件形成单位和档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。

2、产生背景

3、文件中心的特征：

1）它是一种实体性文档管理机构；

2）它是一种社会化、集约化和专业化程度很高的文档管理机构。

3）它对所保管的文档只有保管权，而无所有权，文档的所有权依然属于它的形成者。

4）它是介于文件形成者与档案馆之间的一种中间性机构，需对双方负责。

5）可以承担文件管理咨询和培训方面的职能。

4、类型

1）政府性文件中心 2）商业性文件中心

二、档案寄存中心

1、含义：由国家综合性档案馆设立的，为各类企业、社会组织以及公民个人提供档案寄存有偿服务的机构。

2、创办背景

三、档案事务所

1、含义及产生背景

2、服务对象及服务范围

3、性质及其管理

四、现行文件资料中心

1、含义及产生背景

2、运作机构与发展前景

第五讲 人事档案管理的问题与对策

一、人事档案管理的历史与现状

二、人事档案管理的问题

功能弱化

“弃档”现象

管理不规范

擅自扣档和建档

管理费用高

内容失真与档案造假

三、人事档案管理的对策

社会化开放式管理模式

“有限知情权”与“双向审核” 信用记录与身份追踪系统 人事档案信息网络化 与HR（人力资源）接轨意识 “多层面”的监督测评考核制度