试论秘书工作中的礼仪
第2期(总第57期)
2007年3月
山西广播电视大学学报
No.2.2007
试论秘书工作中的礼仪
□张建军
(晋城职业技术学院中文系,山西 晋城 048000)
摘要:礼仪与秘书人员辅助决策,协调关系,自身提高都有密不可分的关系,它在秘书工作中发挥着极其重要的作用,是秘书人员不可忽视的一种修养和技能.秘书工作不能忽视礼仪内容,而礼仪在秘书全部工作中具有自己的特殊意义。
关键词:礼仪;秘书工作;公共关系
中图分类号:C931.46 文献标识码:A 文章编号:1008—8350(2007)02—0084—02
秘书人员作为领导的辅助者,必须完成各种有助于领导管理,决策的工作与事务。因此,作为领导的辅助者,秘书与其他职能人员不同,他必须代领导处理各种交往接待事宜,礼仪内容贯穿于秘书工作的全过程,它在秘书的全部工作活动中具有重要意义,并与秘书人员的其他工作结成了特殊的关系。
一、秘书礼仪工作的意义
(一)礼仪是秘书工作与生俱来的职能之一
秘书工作起源于奴隶社会,当时的史官可被认为是我国最早的秘书人员。史官执掌的工作内容极其宽泛,其中的重要职责便是负责主持祭祀婚冠大礼,这是典型的礼仪内容。到了战国时期,《周礼》详备地记载了周朝史官的职务和分工,这使我们了解到“史官”的工作内容与“礼”有千丝万缕的联系。从今天看去,将史官定为“秘书人员”或“从事秘书性质工作的辅助人员”是较合适的,而礼仪则是秘书工作的当然内容。现代社会,礼仪在生活中起着极重要的作用,秘书工作对领导负责,技术水平高,工作质量好,办事效率快固然是秘书人员的重要素质体现,但礼仪行为的得当,职业形象的得体,也是领导决策获得成功的有效因素。秘书的形象会影响客人或员工是否接受你们的要求或想法,通过秘书的态度、姿势、仪表、谈吐,给对方留下重要的印象,饱满的精神,真诚的热情,积极的态度,得体的举止本身也就是秘书人员素质高、业务精的体现。一般说来,领导之所以选聘秘书,很大程度上也是为礼仪的需要,在礼仪的层面上开展工作,从而辅助领导进行决策活动。领导的决策往往是刚性的,强硬的,在具体执行中不容许有任何伸缩,而秘书的礼仪却是柔性的,弹性的,它可以缓冲决策的压力,调节
收稿日期:2006—12—05
作者简介:张建军(1973—),男,山西晋城人,晋城职业技术学院
中文系,讲师,硕士。
决策带来的紧张,沟通因决策而产生的误解隔阂。在任何社会条件下,礼仪总是人们共同的需求。因此礼仪对秘书工作具特殊意义。
(二)礼仪是秘书公关的辅助手段
秘书工作起着信息的汇总和传播的作用,建立良好的相互了解和信任的关系,树立组织及秘书本人在各界公众中的良好形象和信誉,是秘书公关的主要内容。在公共关系中,要做好这些工作,离不开礼仪,应努力发挥礼仪的优势来为公关服务。礼仪可以调节感情,润滑关系,这与公共关系“内求团结完善,外求和谐发展”的宗旨是相一致的,公关的对象具有不同层次,但无论是什么群体或组织都是由“人”组成的,因此,不能撇开礼仪搞公关。拙于策划会使公关实务失败,而疏于礼仪同样不能使精良的策划得以完满体现。可以说,公关是礼仪最适用领域,对礼仪的领悟、把握和运用程度的高下直接关系到公关实务的操办水平。公共关系的另一实务活动就是将社会组织的信息传播给公众,并把公众的信息反馈给社会组织的决策层,秘书要做好辅助决策工作,必须充分利用传播媒介将信息有计划地与公众进行传播沟通。传播沟通有多种形式,然而人际传播还是最基本的,没有人际传播,便是大众传播也不会顺利进行下去。人际传播,无论是通过仪表服饰,语言,举止等媒介进行,还是通过电话,电报,书信等书面性媒介进行,都离不开礼仪表现,可以说,礼仪是传播的重要媒介。礼仪在公关实践中塑造着组织的形象,创造着组织的信誉。它可以帮助体现一个组织的坦诚热情,实事求是的态度,并可以承载这种态度,有了这种真诚的礼仪表现,才能实现“和谐发展”,争取支持的公关目的。所以,礼仪在秘书的公关行为中具有关键意义。
二、礼仪与秘书工作的关系
(一)秘书礼仪与秘书辅助领导
辅助领导是秘书的天职,辅助领导的手段多种多样,以礼仪辅助领导是其中之一。领导是决策者,并依法享有一定
2007年2月张建军:试论秘书工作中的礼仪
部世界联系沟通,良好的礼仪在沟通中有助于消除隔阂,增进理解。由于身处领导近旁,会使其他人对秘书有特殊看法,秘书人员这时就应以诚相见。如尊重对方的地位,理解对方的处境,同情对方的困难,赞赏对方的成就,通过这些取得对方的信任。在与外部的交往中,礼仪又是一个窗口,从中可以窥得一个单位的精神面貌和经营品质,这是许多社会组织重视礼仪工作的原因之一。即使在不成功的谈判与合作中,坚持有理、有利、有节的原则,从大局出发,从长远出发,或可以做到买卖不成友情在,或可以用原则和礼仪击退交往中的不正常行为。
(二)秘书礼仪与秘书自身提高
礼仪是社会的规范,秘书礼仪与整个社会的文明程度有密切关系。通过秘书礼仪的学习和掌握,不仅可以提高秘书工作者个人修养,还可由此推动社会的文明与进步。由于工作特点,秘书人员的地位特殊,他既在单位内部起联系沟通作用,又在社会上成为本单位的窗口和代表,所以礼仪在秘书人员身上是“全方位”体现的。首先,秘书人员的个人礼仪应讲究。他是在一个“外向”性的岗位上,与多种对象打交道,如果不修边幅,不注重言谈举止会直接影响来访者或被访者的情绪,并影响办公室同事的情绪。所以许多单位对秘书人员的衣着、饰物、化妆品都有规定。这种规定,当然不是针对某个秘书人员个人,而是针对秘书这个岗位的。此外,秘书工作者的礼仪知识,操办礼仪活动的能力,对在不同情况下的礼仪要求应有较完善的掌握。礼仪活动中若缺乏现代意识,会使整个礼仪水平都大打折扣。可见,礼仪是一种综合素质的体现,远不是懂外语、会电脑、人漂亮就能够胜任礼仪工作。它的文化内涵十分精深并总是与时俱进的,秘书人员必须不断学习,不断提高,才能在礼仪场合游刃有余。秘书礼仪说大也大,因为它在秘书的全部工作中占有举足轻重的地位;说小又小,因为它总是琐碎地体现在细枝末节上。研究这个问题,以促进秘书工作水平的提升,对我国进一步与世界交往,与国际接轨,迎接新一轮国际挑战是很有帮助的。
参考文献:
[1]工勇时.公共关系导论[M].北京:人民出版社,1993.
[2]向国敏.秘书学理论与秘书工作实务[M].上海:华东师范大学出版社,1998.
的权威,这使领导既没必要也不可能事必躬亲.领导作为一种机构的代表,权力的象征,需要在行事时有相关礼仪的陪衬。秘书的岗位,紧贴领导,是直接为领导服务的,由秘书安排各种礼仪事项,自然再顺理成章不过了。礼仪是秘书的常务工作,在辅助领导进行决策的过程中,对礼仪程序作妥善安排,使领导在具体的活动中既体面又掌握主动,是秘书工作者办事能力的反映。礼仪的周到,使人精神放松,心情舒畅,双方开诚布公,容易促使事情成功或好转。当然,秘书只隐在这些体面的礼仪背后,秘书工作的特性之一是潜隐性。即使秘书人员代领导前去慰问,拜望某人时,起的也只是礼仪象征的作用,是代领导行事而不是以秘书本人身份行事。即使秘书的良好态度和典雅举止吸引了客人,客人仍先记着的是“某公司有个好秘书”,而不是“某秘书在某公司”。所以,礼仪工作做好了,是在很大的程度上提高了领导的工作效率,实现了领导的威信。至于平时的文书往来,其中涉及到的文书礼仪,包括礼仪性的内容和礼仪套话更是秘书为领导服务。辅助领导决策的一个常规工作,秘书必定要掌握这些知识,并要能娴熟地运用,以使自己更好地尽到秘书的责任。
秘书是某个社会组织中专为领导处理各种人际关系的辅助者,社会交往活动是其主要工作内容之一,秘书工作的特点是跟“人”打交道。无论是他的服务对象——领导,还是在为领导服务的过程中,要形成的各种关系,归根结蒂,都是人际关系。处理好各种不同关系是秘书工作艺术的体现,恰当地运用礼仪来理顺关系,对秘书工作总体效益的提高大有帮助。首先,秘书与领导形成了紧密的固定关系,由于这种关系十分重要。双方在最初接触磨合的过程中都会小心翼翼,而且觉得不称心会立刻撒手。反之,一旦发现配合默契,便越发珍惜和依赖这种关系。从理论上说来,领导与秘书的关系越紧密,就越富有工作创造力,但在实践中却未必如此,关系紧密了,有时也就结成了一种同盟,可能反而有碍甚至破坏企业或国家的利益。因此,规范领导与秘书的关系,除各种原则制度的保障之外,礼仪自古就有的“别异”作用,仍有现实意义。礼仪可以帮秘书工作者把准自己的地位,规范自己的行为,尊重领导权威,尊重领导意见,按正常渠道上情下达沟通信息,同时也在礼仪中保全自己的人格尊严。其次,作为管理层中的中介部门,秘书还要与各职能部门和外
OntheEtiquetteinSecretarialWork
ZHANGJianjun
(ShanxiJinchengVocationalandTechnicalCollege,Jincheng,Shanxi,048000,China)
Abstract:Etiquettehasadenseintegralrelationwithaiddecision,coordinaterelationandpersonnelimprovement,anditplaysanextremelyimportantroleinthesecretarialwork.Thesecretarialworkcan'tignoretheetiquettecontent,buttheetiquettehasitsownspecialmeaningsinallsecretarialwork.
Keywords:etiquette;secretarialworks;publicrelation
本文责编 赵凤媛