国际工程物资采购成本的动态管理

国际工程物资采购成本的动态管理

作者：潘秀琴

来源：《财经界·学术版》2013年第01期

摘要：文章针对竞争越来越激烈的国际工程承包市场，提出运用采购成本动态管理的方法来进行成本控制，从而有效地提高中国的国际工程承包企业在国际市场上的竞争力。 关键词：国际工程 动态管理

次贷危机、欧债危机、人民币升值、劳动力成本上升等等，中国的国际工程承包企业已经面临巨大的生存挑战，如何开源节流？是中国企业时时思考的问题。而做好境外项目的物资采购成本管理工作，是实现国际工程承包项目盈利的重点工作之一。

我们设计的动态成本管理流程如下：

编制物资采购计划（境外项目部）——>下达计划成本（经营部）——>订立采购合同（采购部）——>采购合同执行（采购部）——>采购成本核算（经营部、财务部）——>采购成本评审（公司主管经理、各部门）

一、编制物资采购计划

国际工程项目物资采购计划必须包括材料设备的名称、规格、数量、供货时间、质量标准、交货方式和包装仓储条件等。

结合境外工程采购的特点，在编制计划时还应注意：

根据实际工程进度及工程资金状况，确定哪些需要在工程所在国采购，哪些可以由国内采购，哪些必须从第三国采购，以及哪些是可以从其他工地调运的；

明确采购物资的品种、规格和质量要求及数量（包括备品及备件），尤其是对于那些需在非工程所在国采购的物资，其规格、标准、性能要求及所需数量都必须相当准确，否则的话，可能会延误工期，影响整个工程的实施而使工程遭受巨大的经济损失。

确定所需物资的进度。根据施工组织设计和工程进度计划确定材料设备的需用时间，对于需境外采购的物资在时间上应考虑得更充分一些，因境外采购的物资供应时间受多方面的影响，诸如各国海关工作效率、港口的吞吐量、所选择的运输方式、资金的筹备等都不同程度地影响着到货时间，故应充分考虑上述各种因素，制定合理的时间进度，从而做到即不延误工期，又不会过多地占用资金。

二、下达采购计划成本

下达采购计划成本是采购成本管理的一个重要环节，采购成本的下达应由公司计划管理部门来完成，如公司的经营部门负责投标及预决算，则由公司的经营部门结合投标报价及实际询价来下达采购成本。对价值高的大宗设备材料还要进行二次询价。若投标报价阶段与合同执行阶段的设备、材料的价格波动幅度相当大时，应根据合同执行阶段时的市场行情下达采购计划成本，从而避免采购环节关系价的产生，有效地降低采购成本。

三、订立采购合同

订立合同必须选择最具竞争力的供货商，供货商的选择至少应做到如下几点：无论何种材料，必须有询价单，不允许口头询价，询价单要存档备查；机械产品、水泵、阀门、电气、仪表、电缆等大宗采购，应向厂家直接询价，如不能实现，则必须找驻地办事处或一级经销商询价；没有采购过的材料必须询价四家以上；采购过的稳定供应商必须争取优惠与降价，并通过向同类的厂家询价了解市场的价格变化；大宗采购必须招标选择。

在签订境外物资采购合同之前，还应充分了解工程所在国的有关商品进出口要求及规定、许可证管理及相关税务优惠政策等等。需要由卖方提供的诸如：优惠原产地证书、商业发票的使领馆认证、装运前检验等都必须在采购合同中明确，以便商品到港后能及时、顺利地办理通关手续，减少不必要的额外开支。

订立采购合同时要充分考虑到服务于境外工程的特点，相对于国内工程项目物资采购来说，对采购人员的要求更高，要求采购人员不但熟悉所采购的材料、设备的性能及规格要求，产品质量标准体系等，同时还需掌握一定的国际贸易知识，比如如何对外方业主实施后期的质量保证，如何负责现场的安装指导等，要避免因合同签订的不严格而造成损失。

境外物资的采购合同应参照标准的国际贸易合同格式来起草并结合工程所在国的有关商品进口规定及政策。采购合同至少包括以下条款：货物的品名、型号、规格或主要性能、数量、单价及总价；交货日期、地点和交货方式；付款方式。是否有订金或预付款？若有预付款，则要求卖方提供金额等于预付款的银行保函。其余货款是否采用信用证支付，对于信用证方式支付的，必须写明各种议付的跟单文件；运输及包装要求；保险要求；质量检验；罚款和索赔条款；仲裁条款等。其中有关价格术语、交货时间及发运批次、质量检验、付款及运输方式等条款是非常关键的，也是容易产生纠纷和问题的地方，必须慎重审核这些条款。

四、采购合同执行

除了对材料采购质量、货期进度实施跟踪控制之外，对于向境外提供的采购物资还应从以下几个方面来进行成本控制：控制好发货时间，做好船货衔接工作，及时办理货物出关手续；在保证供货质量及船期的前提下，合理地安排每批发货量，并根据货物量及商品特性、体积重量比来安排合适的运输方式以减少运输成本；做好商品装船前的质量检验、数量清点等工作，从而最大限度地避免商品的漏发以及商品质量上的缺陷，以保证商品到达目的地后能如期地投

入使用；货物到达目的港前10天，境外物资采购部应准备好相应的进口清关单据、相关税费资金，以确保货物到港后能及时、顺利通关以避免产生额外的港口仓储费、滞纳金及滞期费。

五、采购成本核算

采购成本的核算工作应由采购部、财务部及经营部共同完成。采购部负责收集、整理好各种相关费用单据、合同资料；财务部负责将对应批次及项目的采购成本进行归集，包括直接采购成本、各类运输费用、各项税费、分摊的管理费用及其他开支，由经营部根据财务部提交的成本统计表编制项目的成本分析对照表。

六、采购成本评审

采购成本评审工作能否有效地开展并实施是采购成本控制的核心。企业应于每个月月底就全部境外项目的采购成本计划执行情况召开评审会，由公司主管经理、经营部、采购部、审计督察部及财务部参加。评审工作必须做到：明确国外项目对应的采购成本收益或亏损情况，并找出造成亏损的原因。根据评审结果对相关人员进行奖惩，必要时还需对相关人员的工作做出调整。

我们相信，通过全过程动态的成本控制，一方面能够促进采购管理工作的持续改进，同时，通过奖惩制度在员工中形成节约就是效益的理念，让每一位员工自发地养成节省开支的良好习惯。