集团公司档案管理制度

哈尔滨良大实业有限公司档案管理制度

一、 目的：

为使公司的文件资料能够得到科学及时的分类归档整理，并有效传递使用，

提高档案管理的质量与效率而制定。

2. 适用范围：

2.1 适用范围：哈尔滨良大实业有限公司及所属企业

3. 名词解释：

3.1 档案是指：公司过去和现在，在从事经营活动、工程建设、科学技术、营销策

划、行政管理、文化等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、图

纸、声像、电子文档等历史记录。

3.2 归档文件：是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保

存的各种文件材料。

3.3 “件”：是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为

一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，

报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。

4. 职责：

4.1 公司总裁办负责本制度的制定修改及解释，并督导各部门执行。

4.2 各部门负责本制度的具体落实执行，具有对本制度进行修改的建议权。

4.3 公司总裁办档案管理人员

4.3.1 对各级单位档案形成、积累和整理归档工作实行业务指导、监督和检查。

4.3.2 组织开展档案的定期移交，并进行检查、核实、验收工作。

4.3.3 组织开展档案的鉴定和统计工作。

4.3.4 指导开展档案的使用工作，资料共享的协调工作。

4.3.5 负责公司档案的整理、归档、保管和使用工作。

4.3.6 负责编制、完善档案管理制度。

4.3.7 负责公司档案室的组织建设工作。

4.4 各部门档案经办人员

4.4.1 负责本部门形成的资料档案的收集、初步鉴定和整理归档工作。

4.4.2 在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。

4.4.3 负责本部门人员的档案借阅使用工作及与其他各部门的资料共享的协调工作。

5. 作业内容：

5.1 公司本部及各部门档案的归档范围是公司在筹备、成立、经营活动及项目运作

过程中形成的具有保存价值的文件材料。

包括：文书档案、电子档案、声像档案、实物档案。建设项目资料的归档范围

按《建筑工程资料管理规程》的相关规定执行。

5.2 公司各部门的档案管理人员应根据规定的归档范围及时鉴别和收集本部门的相

关资料，并确保文件的质量。

5.2.1 质量要求：

5.2.1.1 纸制类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整，有领导签字的原稿移交要保

管好。对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或易退变的文件应予以复

制。

5.2.1.2 声像档案应确保声像制品声像清晰、完整无损，照片及底片无斑点、划伤、折

痕及模糊不清等现象；同时要保证声像制品为原版（照片不分版）。

5.2.1.3 电子档案应制作相应的纸质拷贝件，做好电子文档的备份，确保文件无病毒。

5.2.2 档案收集规则：

公司各部门档案经办人员在收集资料时应注意：

5.2.2.1 严格登记。对来往的行文、会议文件等均逐件登记，做到有据可查。不仅要对

通过正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对外出开会的相关人员带回本单位

的文件资料也要进行登记，避免出现漏洞。

5.2.2.2 及时收集。对于办理完毕、属于归档范围内的档案资料应定期进行收集并归档。

电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变

动、工作调整等原因而造成文件散失。

文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化的过程中所产生的过程文件

资料。

5.2.2.3 严格检查。对于收集起来的各类档案资料，应逐件针对以下方面进行检查：此

份文件应为已处理完毕的生效文件；这些文件材料是否是原件，如是原件，应

注意下列文件资料是否齐全完整：每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办

理此份文件的过程中所产生的文件资料等。如不是原件，应注明无原件的原因

及原件存放地。

5.3 档案整理规则：

档案整理工作的要求包括将收集到的文件资料，按照其规定和类别进行装订、

分类、排列、编号、编目和装盒工作。

5.3.1 装订：

5.3.1.1归档文书类文件应按件装订。装订时，正本在前，副本在后；正文在前，附件

在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一

件时，复文在前，来文在后。

5.3.1.2 装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。

5.3.1.3 对于不经常使用的公文类档案资料可进行整卷装订，采用三孔一线的方法装

订，结头放在文件的底部、卷皮之内。

5.3.1.4不宜装订或经常使用的资料则装入卷袋或卷盒内保存，便于查阅。

5.3.1.5 对于特殊类别的资料，如设计图纸等，各部门可根据自身需要，进行装订。

5.3.2 分类：

5.3.2.1 公司行政管理部门的归档文件，可以按三级进行分类：

5.3.2.1.1以部门名称为关键词进行一级分类。

5.3.2.1.2 根据档案的不同进行二级分类，可分为：文书档案，工程档案，声像档案，

电子档案，实物档案。其中，工程档案应以工程项目为单位，并以具体工程

项目名称为档案名称。一个工程项目档案为一整套资料，应含有与本工程有

关的立项资料，合同，电子档案，声像档案等。

5.3.2.1.3 据档案具体内容进行三级分类。如，合同类、法律资质类，会议纪要类、公

文类，项目资料类等。

5.3.2.2公文类文件在执行过程中，按公司《公文管理制度》的方法进行详细的分类和

编号。

5.3.2.3各部门不具备电子档案、声像档案及《建筑工程资料管理规程》中所列的档案

项目，可根据各部门实际情况分类存档所产生的文件资料。

5.3.3 排列：

归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按事由结合时间依次排列。

5.3.4 编号：

5.3.4.1 工程项目的档案编号由档案管理员按《建筑资料管理规程》执行。

5.3.4.2各部门所有归档文件的编号应按如下方案进行：

5.3.4.2.1文书档案、电子档案

公司英文字母+案卷位置编号-案卷种类简称[年度]–卷别-件号

例如： LD10.1-会纪-[2015]1号A—001

意指：此件资料为在良大公司会议纪要类档案，属会议纪要类档案的2015

年第001份文件。

5.3.4.2.2 声像档案

照片档案按产生时间、尺寸、制作材料等分类，并组成保管单位（卷）。

照片及底片可一并组卷保管，每张照片编一个照片号，并在照片背面注明编

号；每组照片都必须填写照片档案说明，包括：照片的事由、摄影时间、地

点、人物、背景等。

音像制品以每一盘为一个保管单位。要在盒外贴上标签注明题名、讲话人姓

名、职务、录音人录制时间、长度（时间）、保管期限等标识；视频要在盒

上注明题名、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语种、长度（时间）、保

管期限等标识。

5.3.4.2.3 实物档案

每一个实物档案可作为一个保管单位，制作实物档案标签，注明实物档案名

称、相关责任人、保管事由，保管时间及期限。

5.3.5 编目：

5.3.5.1 卷内文件目录：将每一案卷内的归档文件逐件登记编目，来文与复文为一件时，

只对复文进行编目。

5.3.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。

5.3.6 装盒：

5.3.6.1 将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备

考表项目。档案盒应采用标准的外形尺寸。

5.3.6.2 备考表

用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等

5.4 档案的保管和保护：

5.4.1 档案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中的保管和

保护责任人。

5.4.2 对于重要的文件资料，应设置复印件或电脑备份，作为借阅和备用。对于声

像档案应设专柜保存并定期检查声像档案，对长期和永久保存的影片、录像

片、录音带等声像制品，每半年或一年查看（片）一次，如有问题，应及时

翻制；对多次使用已污损的声像制品，应及时采取措施，进行修补、复制。

5.4.3 对电子档案要及时做好备份，防止因电脑问题而造成的文件丢失；定期对电

子文档进行检查杀毒并确保电子文件格式有效，发现问题及时采取恢复措施，

保证所存电子文档的安全有效。电脑运行环境更新时应确认原载体与新设备

的兼容性。如不兼容，应进行电子档案载体转换工作，原载体保留至少不低

于3年。

5.4.4 档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。

5.4.5 声像档案柜还要满足防磁、防紫外线的要求，并保证室内温度为13℃—20℃，

相对湿度为35％－60％。

5.5 档案的移交：

5.5.1 移交规则：

在所有档案移交前，公司各部门的档案管理人员应仔细检查准备移交的资料

是否齐全完整，是否符合文件质量要求。

5.5.1.1 文书档案的移交

5.5.1.1.1公司各部门的会议纪要类档案原件报总裁办存档备案后无需单独进行移交，

由总裁办相关责任人每月定期进行入档工作。

5.5.1.1.2 需进行流转的公文，完成流转程序后，由总裁办档案管理人员负责公文的归

档。

5.5.1.1.3 各部门以本部门名义，对外单位发放的文件，需由本部门经办人员定期将原

件移交到总裁办。

5.5.1.1.4 以公司名义对内、对外发文以及外部收文，由各部门经办人员向总裁办进行

原件的移交。

5.5.1.2 电子档案的移交：

5.5.1.2.1 由于各类原因无法形成纸质档案的情况下，各部门可以以电子版的形式进行

档案的移交。

5.5.1.2.2 各部门涉及到文字量大、内容重要的文书类档案除移交纸质档案外，必须进

行电子版的移交。

5.5.1.2.3各部门所移交的电子档案需在本部门进行备份存档。

5.5.1.3 声像档案的移交：

由声像档案的形成单位的指定人员负责声像档案的形成、积累和整理工作，在

其全部或阶段形成以后，按季度向总裁办进行移交，不得私自留存。未按时移

交的，视具体情节予以相应的行政处罚。

5.5.1.4 实物档案的移交：

实物档案(如奖杯\奖牌等) 形成单位需在档案形成后的一周内，向总裁办进行

实物档案移交。如实物出于特别原因无法移交,则需提供电子版实物照片。

5.5.1.5对于下列各项重要资料，各级责任单位应在取得后的三个工作日内完成移交工

作，如不能按期移交需向总裁办书面说明情况，并确定延迟移交日期。

5.5.1.6 重要资料包括：

5.5.1.6.1公司法律资质类文件（秘密级）：营业执照、组织机构代码证、公司章程、审

计报告、验资报告、税务登记证、企业代码、企业资质证书、安全许可证书、；

日常工作过程中形成的书面文件，联系单、审批表、申请等一般性文件。

5.5.1.6.2 商务类、财务类文件（机密级）：合同、协议。

5.5.1.6.3 取得的工程项目重要资料（绝密级）：证件、图纸、批复的报告、意见、方

案等。

5.5.1.6.4

5.5.2 移交要求：

5.5.2.1 移交的资料均应为原件。

5.5.2.1.1 若各部门业务工作须使用原件资料，应事先与总裁办进行原件移交，再办理

借出手续。

5.5.2.1.2 各级单位在签定合同类文件时，应确保移交总裁办一份正本原件。

5.5.2.2 移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且有保存价值和意义的文件资料。

5.5.2.3 资料应按类别、文号、时间顺序进行整理，整理完毕后方可移交，整盒移交的

资料应包括卷内文件目录。

5.5.2.4 移交时移交人应仔细填写《入档登记表》（附件8.1），应确保填写内容的完整、

准确、清晰，确认无误后即可进行下一步正式移交工作。

5.5.2.5 正式进行档案移交时，总裁办档案管理人员对移交资料进行检查核实，并认真

核对档案移交收进登记表，双方确认无误后签字，移交工作便可完成。移交双

方要各留一份《入档登记表》（附件8.1），以备查考。

5.5.2.6 移交资料前，各级单位应将重要资料进行备份存档，以方便部门内部的资料借

阅使用。

5.5.3 移交时限：

5.5.3.1 各部门与总裁办需每月定期进行两次文件资料的移交工作；各部门应于每月

13～14日进行第一次移交，26～27日进行第二次移交。

5.6 档案的使用：

5.6.1 公司工作人员及外单位人员借阅公司档案文件的规定：

5.6.1.1公司工作人员因工作需要到公司档案室借阅本部门档案、资料，需办理借阅手

续。

5.6.1.1.1借阅Ⅲ级档案文件只需在《档案借阅查询登记表》（附件8.2）登记即可；

借阅秘密级、机密级、绝密级的档案文件需填写《档案借阅审批表》（附件8.3），

上报本部门第一负责人及主管领导审批，经总裁办主任审批后，方可借阅。

特别重要的档案(或上述领导注明)须经总裁核准后，方可借阅。

5.6.1.1.2声像档案保存版一般不借用。如有特殊需要，需经部门主管领导及总裁办主

任审批方可借用。

5.6.1.2借阅人如需到总裁办调阅其他部门的档案时，也需填写《档案借阅审批表》（附

件8.3），不同级别的档案审批签字程序同5.6.1.1条款的规定。

5.6.1.3 外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信（要有印章、领导签名及联系方

式），经公司授权领导审批后方可借阅，不同级别的档案审批签字程序同

5.6.1.1.1条款的规定。

5.6.1.4档案只能在公司范围内查阅，不得带出公司。

5.6.1.5档案借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，其直属主管领导负有监督责任，

保证档案文件在借阅期间的完整无缺，不得发生档案的丢失、遗漏、抽拆、破

损、涂改、污损现象。

5.6.1.6档案借阅人无权将所借档案转借他人。

5.6.1.7借阅机密档案时，借阅人须保证档案的机密性，合理利用，不得自行复制，不

得向第三方泄露信息。

5.6.1.8 电子档案仅限借阅光盘版，借阅人无权复制、修改。

5.6.1.9 借阅人需要复制档案时，应提出申请，档案人员按规定允其以复制。复制件用

后应及时归还，不得转让、交换或买卖。如无法进行归还的应注明复制件用途

或提供资料证明。

5.6.1.10 借阅的档案必须及时归还：

5.6.1.10.1 秘密级、机密级档案借阅期限不得超过半个月，绝密级别档案不得超过5

天。如需再借，应在借阅期满一周内办理续借手续。

5.6.1.10.2 档案管理人员应在借阅期满前两个工作日向借阅人下达《阅档催还通知书》

（附件8.4），借阅人应在三个工作日内给予回复意见。

5.6.2 公司档案管理人员使用各部门的文件资料的规定：可复制一份文件资料，填写

《入档登记表》（附件8.1），并将复制件暂时保存在总裁办，待原件移交时，

再用原件代替复制件。

5.6.3 同级不同部门之间文件资料的借阅规定：

可填写《档案借阅审批表》，经相应领导审批后方可借阅。

5.7 档案的鉴定：

5.7.1 在移交资料时，进行详细检查，对文件资料进行初步鉴定，同时剔除未经领导

审批的无效文件。

5.7.2 根据档案文件内容的机密等级程度，确定每份归档文件的保管期限。

5.7.3 保管期限分类

永久（缩写Y）

长期5-15年（缩写C） 如：6年（缩写为C6），15年（缩写为C15）

短期1-5年 (缩写D) 如：2年 （缩写为D2），4年（缩写为D4）

5.7.4 总裁办档案管理人员应在每年的2月末完成对上一年度内登记存库档案的统计

和分析研究工作，并将其统计分析结果呈报主管领导。

5.8 公司档案室应每五年进行一次档案价值鉴定。对于保管期满的档案，应重新审

查这些档案是否确实丧失了保存价值，并将审核结果上报各级领导审批。

5.9 档案的处置

5.9.1 档案管理人员对档案进行鉴定后提出对部分档案的处置措施，经授权领导审核

签字后，方可对档案进行处置。

5.9.1.1 如档案尚存一定保存价值，应需重新确定新的保管期限，继续保存。

5.9.1.2 如档案已丧失保存价值的则应予以销毁。

5.9.2 销毁

5.9.2.1 经档案管理人员鉴定销毁的档案须编制《档案销毁清册》（附件8.6），总裁办

主任进行审核，确认无误后报集团领导审批，签字确认后方可销毁。

5.9.2.2销毁档案的方法：

对于已批准销毁的档案，可通过焚毁或采用碎纸机的方式进行销毁，不得卖给

废品站或留做它用。

档案的销毁必须由两名以上档案管理人员共同进行，销毁人、监毁人要明确分

工。

5.10 档案管理人员考核办法：

5.10.1总裁办每半年对各部门的档案管理情况进行检查并对其档案管理人员在资料移

交、分类归档、档案管理等方面进行评比，检查结果呈报集团公司领导。

-档案管理制度

公 司 各 部 门 档 案 管 理 部 门

6. 奖惩条例：

6.1 对未按制度规定执行的人员每次处罚50元。

6.1.1 形成单位的档案经办人员未按时向公司本部移交档案资料的，给予相关

责任人行政警告处罚。

6.1.2 借阅人员在接到《阅档催还通知书》（附件8.4）后，逾期不予回复且

6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6 6.1.7 6.1.8

未归还档案者，给予相关责任人第一次警告处罚，第二罚款50元。

借阅档案者因保管不善造成档案破损、污损等现象，但不影响档案正常

使用的，给予相关责任人行政警告处罚；因保管不善造成档案抽拆、遗漏页数、损坏等现象的，给予相关责任人严重警告；发生丢失行为的，其相关责任人及其直属主管领导连带给予相关责任人行政罚款100元，并根据其造成损失的程度，加大处罚力度。

私自留存声像档案，未给公司造成损失的，给予相关责任人通报批评处

罚；给公司造成损失的，给予相关责任人行政罚款，并根据其造成损失的程度，加大处罚力度。

借阅人员私自将所借档案转借他人或向第三方泄露信息的，未给公司造

成损失的，给予相关责任人通报批评处罚；其行为导致后果严重并造成经济损失的，其相关责任人及其直属主管领导连带给予行政罚款，并根据其造成损失的程度，加大处罚力度。

对于能及时完成上表中档案管理指标的档案管理人员及各部门档案经

办人员，在评比中获得前三名者，予以公司内部通报表扬，年度评比第一名可申报公司优秀员工评比。

在资料移交过程中，对于未能在制度要求时限内完成移交工作或完成

情况不符合要求，且无特殊原因而逾期一周仍未完成的人员，第一次口头警告，第二次书面警告，第三次予以通报其主管领导，超过三次起，予以行政罚款。年度累计超过记六分者，酌情考虑调整其工作岗位。

其他违反公司制度的行为，按公司相关规定或授权领导批示意见执行。

7. 附件： 7.1 《入档登记表》 7.2 《档案借阅查询表》 7.3 《档案借阅审批表》 7.4 《阅档催还通知书》 7.5 《卷内目录表》 7.6 《档案销毁清册》

附件7.1

文件入档记录表

年 月 日

附件7.2

档案借阅查询表

编 号: 年 月 日

注:使用的档案名称无注明是复印件的均属原件。

附件7.3

档案借阅审批表

编 号: 年 月 日

注:使用的档案名称无注明是复印件的均属原件。

附件7.4

阅档催还通知书

编 号: 年 月 日

附件7.5

卷 内 目 录

第 页 共 页

立卷人： 审查人： 立卷时间：

附件7.6

档案销毁清册

年 月 日