秘书的素质与职业道德

秘书的素质与职业道德

教学目的

通过阐释秘书的职业道德和素质的正确理念，了解秘书职业的特殊性和秘书组织训练的重要性，掌握和理解秘书人员应具备的素质和职业道德。

教学方法

该课程属于“专业岗位为中心、问题为中心”的课程范型，宜采用启发式

教学、讨论式教学和分组协作教学的方法组织教学。

教学重点

秘书素质修养与道德修养的概念；

秘书职业道德的具体要求。

技能训练。

教学难点

如何理解秘书应具备的素质和职业道德；

案例分析与理解。

技能训练

教学时数

理论教学1.0课时

实训教学1.0课时

教学内容

秘书的素质

素质通常指一个人的气质、性格、毅力、爱好、意志、气度等；修养通常

指一个人在政治、思想、作风、知识、技能等方面长期的学习与实践所达到的

水平。素质与修养关系密切，素质是修养的基础，一个人具有良好的素质，就

容易形成高水平的修养；修养则可以弥补素质的不足，就如同先天羸弱的人，

经过长期刻苦的锻炼，也会体魄健壮一样。

秘书的素质修养是指秘书人员在政治、思想、作风、道德品质、知识、能力、

心理诸方面的综合素质。

一、秘书的素质要求

（一）政治素质

1、良好的政治素养；

2、强烈的事业心；

3、较高的理论政策水平；

4、实事求是的思想作风；

5、淡泊明志，乐于奉献；

6、踏实细致，一丝不苟。

（二）知识素养

秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识。秘书应有四方面知识的纵横结合，其结构可以用罗马字母“Ⅱ”来表示。

1．基础知识

秘书应具有的基础知识分为两个方面：一方面是社会科学基础知识， 即

相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然 科

学知识，即物理、化学、数学、生物等知识。高中文化程度，是国家对政府

机关干部的最低要求，也是秘书人员应有知识的基本层次，是“Ⅱ”的 底

线。 2．专业知识

专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应

用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，办公室管理知识，

调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，信息科学知识，行为科学知

识和公共关系知识等等。

3．行业知识

行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的

必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市

场营 销知识。其他处在教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业

系统的秘 书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。

专业知识和行业知识是秘书人员知识结构中的中间层次，是“Ⅱ”的两

根支撑线。

4.相关知识

这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的

知 识，是秘书人员知识结构中的较高层次，有经济学、法学、社会学、

心理学、传播学、领导科学、统计学等。学习这些知识，可以使秘书人员从

更广阔的领域去从事秘书工作。在当前市场经济条件下，各项改革措施不断

深化，不管是哪行哪业的秘书人员，不懂得点经济学、统计学是不行的。为

把我国建设成法治国家，全国都进行法制教育，秘书也不能例外。有些知识

可以使秘书人员从更深的角度去认识秘书工作和秘书活动。比如社会学、心

理学，它有助于秘书人员认识自己的社会地位和社会价值，调整自己的心理

状态，运用科学的方法更自觉地、更有效地适应秘书工作和秘书活动。还有

些知识可 以帮助秘书人员从更好更先进的角度去考虑和从事秘书工作，

比如领导科 学、信息传播学等等。相关知识是“Ⅱ”的顶线。

（三）心理素质

1、树立正确的人生观；

2、确定适度的抱负水平；

3、学会调节心理压力；

4、克服不良心理影响；

5、培养健康的兴趣和爱好；

6、养成良好的生活习惯；

7、 积极参加体育锻炼；

8、做事有百折不悔、坚持到底的勇气和毅力；

9、具有自信、热忱、乐观、沉着、饱满的情绪及幽默感。

（四）、能力要求

秘书的能力要求秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，

需要秘书人员具有多种能力。主要是：

1．写作能力

具体是指公文和事务应用文的写作能力，这和对记者、作家的写作能力 要求不同。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌

握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力并不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。这同样是需要加以锻炼、培养才能提高的。秘书还要练习书法，虽不必成为书法家，但要求把宇写得端正、匀称、流利。

2，口头表达能力

秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书应会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话也切忌噜苏冗长，更不要拖音带腔。同样，思维清楚才能说话清楚。要使说话有条有理，秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。

3．听知能力

秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复 的发言中拎出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。我国疆土辽阔、民族众多，现在实行开放政策，横向联系和国际交流日益增多，秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言或外语，就是多了一样交际工具，多了一条信息渠道。

4．阅读概括能力

秘书要善于阅读，既善于精读，如对重要文件或经典文本逐字逐句研究，从字里行间领会其微言大义；又要善于快读和泛读，善于从连篇累牍之中摘出其重要的警句或关键词，或是提炼浓缩，写成提纲或摘要。

5．社交活动能力

现代社会中的秘书已不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚至有参加外事活动的机会。秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的牢L仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。

6．协调能力

秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间

工 作上的矛盾或不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不 一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以

沟通、协调。

7．观察分析能力

秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补阙工作。不仅善于发现问题，而且要善于分析问题、提出解决问题的办法供领导择用、实施。观察分析能力是秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件。

8．应变能力

秘书的大部分工作都有章可循，应严格按照政策和规章制度办事。但有些工作，尤其是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。

9．使用先进办公器械的能力

诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计 算机、传真机、网络通讯设备等等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员如具有使用能力，可以备工作上的不时之需。

10．预测能力

预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学

的预计。有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。

11、记忆力

准确记忆事物的能力。如果连续忘记相同的事物，那么不仅会降低工作的效率，而且还可能会令上司感到困惑。因此，为了促使上司对自己更加信任，应努力做到一次性地记牢上司说过的话。此外，还有一个重要的问题，就是必须做笔记。

12、执行力

以适当的方式迅速处理业务的能力。虽然在进行工作时擅自作出决定可能会产生问题，但是没有上司的指示就不行动问题更大。秘书应具备在必要的时候判断状况并迅速作出处理的能力。

二、秘书性格要求

虽然作为上司的助手是秘书的主要职责，但是秘书同时还承担着代表公司形

象的职责。秘书给人的印象通常是与上司或公司的形象紧密相连的。所以必须有意地培养这种性格。秘书应具备的性格如下所述。

1、掌握职务范围、谦虚

2、拥有团队精神，可以和任何人构筑良好的合作关系

3、待人接物温和有礼

4、沉稳，镇定

5、责任感强、能够忠实执行指示

6、能够灵活应对各种不同情况

7、诚实、活泼、幽默、自制

8、始终保有上进心

三、秘书的心理修养

1、 秘书的心理修养

秘书心理健康的基本品质；

秘书心理的调适。

（1）秘书的心理健康是指秘书个体能以良好的心理状态适应职业活动的环境，

它包括以下几个方面的基本品质： ①忠诚 ②机敏 （思维机敏、动作机敏）

③稳重 （处世稳重、办事稳当、应急稳妥） ④坚毅 ⑤ 随和 ⑥ 幽默

⑦ 自制

在成功面前要自制。

在挫折面前要自制。

在屈辱面前要自制。

在权力和欲望面前要自制。

（2） 秘书的心理调适

①、秘书的心理障碍常有：

压抑心理

焦虑心理

厌烦心理

依赖心理

羞怯心理

自负和自卑心理

②秘书心理调适的方法

博览群书，开阔胸襟。

培养广泛兴趣，丰富业余生活。

善于反省，自我调适。

倾诉、宣泄、调节情趣。

增强自信心，科学安排工作。

培养自己的交往能力，充分发挥自己的主观能动性。

2 . 女性秘书的自我保护

自尊自重自爱。

有正确的认识和心态。

把握交往的尺寸。

采取有力有效的方法。

秘书的职业道德

一、秘书的职业道德规范

1、文明礼貌；2、爱岗敬业 3；诚实守信；4、办事公道。

5、勤劳节俭；6、遵纪守法； 7、 团结互助； 8、开拓创新；、

二、秘书的职业守则

谦虚谨慎，文明礼貌；

办事公道，热情服务；

实事求是，讲究实效；

兢兢业业，甘当无名英雄；

忠于职守，自觉履行各项职责；

钻研业务，掌握秘书工作各项技能；

奉公守法，不假借上司名义以权谋私。

1．忠于职守

秘书应忠于职守,大而言之是忠于国家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。忠于职守的另一个含义是对工作认真负责、一丝不苟’。忠于职守还意味着恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄。不僭权、不越权，不以二首长自居，不狐假虎威。

2．严守机密

秘 秘书人员接触机密文件多，参加重要会议多，在领导身边的

机会多， 总而言之，接触机密多。秘书人员要严守党和国家机密，也不得

泄露或出卖本单位的政治、军事、经济、科技情报。秘书人员还应做到不泄

露领导尚未决定的关系群众利益的事，也不得议论别人的隐私，以免制造矛

盾、破坏团结。

3．恪守信用

秘书工作严谨缜密，而又责任重大。秘书人员为忠于职守

必须在工作中、人际交往中恪守信用。包括约定会晤、安排会议、组织会

议、收发函件、传递文件都要准时；接受任务如不能按期完成，必须及时

汇报，不能拖延或擅自改变。恪守信用还包括决不轻易答允别人所托而自

己又力所不能及的事情，一旦答允就应该尽一切力量去办到。

4．文明礼貌

秘书在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大

方、谈吐文雅、常带微笑。礼貌要求秘书与人 谈话要注视对方，专心倾听；而不能漫不经心、左顾右盼或同时做其他工作。礼貌还要求秘书

的 举止言谈得体，既不傲慢、冷淡，又不显得阿谀、做作。

5．廉洁奉公

秘书应做到奉公守法、廉洁清白，不以权谋私，不接受贿赂。廉洁奉公的秘书既是机关、 企事业单位纠正不正之风的得力干部，又是帮助

首长廉正清明的有力助手。

技能训练

【训练目标】

主要通过一些具体的训练方法，帮助学生进一步了解和掌握秘书应具备的素质和职业道德，提高学生从事秘书工作的悟性。

【训练项目】

一、采访分析

1、目的

通过访问一名工作多年的秘书或从事过秘书工作的领导等，分析哪些品质是职业秘书必备的。

2、要求

（1）提前1～2周时间安排学生用课余时间自主访问；

（2）整理完成采访记录，包括采访经过、采访对象，采访内容等要素，并用A4纸型打印，便于分析；

（3）分析采访材料，归纳职业秘书应具备的品质；

（4）班级进行交流，教师点评。

二、演讲训练

1、目的

通过组织一次“秘书风采”的演讲比赛，训练学生口头语文字综合表达能力，进一步提高学生对秘书优秀品质的认识。

2、要求

（1）内容：歌颂和反映你心中最欣赏和敬佩的秘书；

（2）安排：将全班分成：评委组、演讲组、会务组。评委组主要负责制定评分标准，当好评委；演讲组主要负责参加演讲，当好选手；会务组主要负责布臵场地，组织好演讲比赛，做好演讲结束后资料整理和总结工作。

三、问题讨论

1.秘书应具有怎样的知识结构？

2.秘书应具有哪些能力？

3.秘书应具有哪些职业道德？

4.你认为秘书应具有哪些性格？

5.女性秘书怎样才能保护自己？