浅谈学校数字化档案室建设工作
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浅谈学校数字化档案室建设工作
作者：常纪玉
来源：《新教育时代·教师版》2016年第20期
摘 要：数字化建设是档案发展的必然趋势。所谓数字化档案室，就是应用现代化科学技术手段管理软件对档案信息资源进行有序的整理、保存。也就是将室藏各门类纸质文件资料、照片、荣誉奖牌、音像等载体档案数字化，为信息社会提供数字化的档案信息资源，实现档案的快速检索查询、信息资源社会共享等提供依据。档案部门只有紧跟现代科学技术的步伐，才能进一步提升学校档案室的服务功能。现结合笔者工作实践，就学校数字档案室建设工作谈几点想法。
关键词：数字化 档案 信息化管理
一、建章立制、统一领导、统一管理，是学校数字化档案室建设的有力保障
首先在思想上充分认识档案信息资源的重要意义，增强信息化的紧迫感和责任感，充分发挥档案信息资源在现代化建设中的作用，将“死档案”变为活信息，从而突显档案部门的地位和作用。其次，对具有保存价值的电子文件及时归档，包括相应的背景信息和元数据，要由学校综合档案室负责统一管理。
1.领导重视，多方支持是建好学校数字化档案室的保证。要科学制定数字化档案室建设实施方案并纳入学院信息化建设总体规划。将该项工作列入年度的重点工作计划与长远目标，将该项工作的实施作为学校档案工作的重中之重，成立档案信息化建设工作领导小组和工作小组，明确分管领导并建立档案信息化工作领导小组，切实帮助解决档案信息化过程中的实际问题。
2.配备责任心强，业务素质好，且有一定计算机操作能力的档案管理人员，且相对稳定。
3.建立健全学校档案信息化管理制度，包括电子文件归档制度、纸质档案数字化技术规范、档案数据安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度等，并确保有效落实。
4.配备必要的档案信息化软硬件设备。系统应同时具备档案目录数据库和全文数据库的采集、管理和利用等功能；单位有OA 系统的应与档案管理系统有效链接。
二、数字化档案室建设是学校工作发展的需求
随着计算机技术的不断发展，办公自动化技术的普遍使用，文档一体化的开展，档案数字化越来越显示出其方便、快捷的优越性。作为信息主要来源的综合档案室，电子文件归档和其他各类档案的数字化工作如没有很好地开展，会影响到各类档案的开发利用，使档案难以迅