世纪科怡档案管理软件信息培训讲义

档案管理系统操作培训内容

字向红

一、世纪科怡档案管理系统基本操作

基本内容：软件功能（版本）介绍、软件安装及基本设置、

数据备份恢复，目录导入、导出，基本录入操作、查询管理，数

据排序、与目录序列设置

1、世纪科怡档案管理系统功能及常用版本

①档案管理系统功能：

世纪科怡档案管理软件系统涵盖了档案业务的全过程，易学易

用。

a.系统包括对文件、档案、资料的管理以及档案业务处理的全过

程，包括录入、检索、利用、编研、移交接收、统计以及数据管

理等功能。

b.文书档案管理真正做到了“文档一体化”管理，轻松实现文件

向档案的转化；遵循国家标准，同时支持传统和简化两种组卷方

式。

c.自定义功能。

②世纪科怡档案管理软件常用版本：

a.终端数：

单机：标准v3.2.1版本

网络版：同时支持8个客户端同时录入或查询。

b.数据容量：

根据后台数据库来分：sql anywhere(目录数据十万条以下)

Sql server（目录数据十万条以上）

2、世纪科怡档案管理软件安装、基本设置(以单机版本为例)

①对硬件和操作系统的要求

硬件：单位或个人所使用的电脑均能满足安装要求。

操作系统：不建议使用windows7的系统，容易出问题。

②安装注意事项：安装时建议安装在非操作系统分区（如：D盘）

③档案管理系统安装：光盘系列号在光盘盒背面

④基本设置：

a.全宗设置：设置全宗号及全宗名称。

b.原文路径设置：建议把原文存放在非操作系统分区（如：D）

c.实体分类号设置：操作此步之前，一定要先设置全宗设置，为

了便于区分，序号建议使用0101来表示，前两位表示：类别（01

文书档案、02会计档案等），后两位表示大类下的小类（0101

表示综合类）...

d.辅助字典设置：

根据自己单位的档案情况来设置保管期限、密级、会计类别

在相应的字典类目下分层设置对应的内容，可在辅助字典下面设

置和来文或档案录入界面下,如:加15年和25年保管期限。

e.档号设置：

二级管理：全宗号-目录号-案卷号-页号

如：089-05-123-012

单级管理：全宗号-归档年度-实体分类号-保管期限-件号

如:089-2006-0102-Y-20(y表示保管期限永久，c表长期，d表

示短期)

f.用户管理:设置密码（选择某用户-“用户”菜单-属性）及某

用户权限

g.日志检查：系统操作日志，如：2011年5月25日ISA用户删

除500条记录，进入日志检查后可查看到相关记录。

3、数据备份与恢复

恢复收发文管理门类：信息网(www.lcda99.com)下载收发文管理

数据-数据管理-备份与恢复-数据恢复-档案数据和格式数据恢

复-选择恢复文件路径即可。

会计门类:同收发文管理门类恢复方法。

库文件备份恢复操作：备份is_archive.db这个文件即可。

4、目录的导入导出

a.导入：光标移到数据管理-F5后跳出下图窗口，按图示步骤进

行导入操作（注：第4步路径为“C:\报表”，此报表在临沧档案

信息网http://www.lcda99.com上下载）

导入销毁清册目录：主界面“数据管理”按F5( v3.2 ctrl+1 )

5

b.导出：来文-选择右边的“销毁清册”报表-工具栏“导出”-选择存放目录路径及文件名-确定

5、录入操作

①录入

科技档案为三级管理。靠档号来进行关联。

传统文书、基建、照片、会计等档案为二级管理

有关联：显示所选案卷级目录的卷内目录

无关联：显示所有案卷级目录的卷内目录

简化必须著录项目：文件编号、密级、文件题名、责任者、文件形称时间、页数、全宗号、归档年度、分类号、[目录号]、[案卷号]、保管期限为必录项目

a.基本字段：

全宗：是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。

全宗号：形成档案全宗的单位代码，一般由所属档案管理部门制定分配。 立档单位：全宗构成者，是指形成档案全宗的机关、团体、企事业单位和个人。

档号：档案馆（室）在档案整理过程中对档案的编号（唯一不可重复的）。 分类号：档案类别的代码。

题名：是直接表达档案内容特征、中心主题并区别于另一档案的名称。 责任者：指对档案内容进行创造，负有责任的团体或个人。

b.界面：

目录树：中间门类和底层门类 档案门类（类目）

文号：由机关代字 年度 顺序号组成 如：临档发[2012]45号

机关代字：临档发 年度：2012 顺序号：45号

c.录入要求：

文件编号：文件编号为文件制发过程中由制发机关机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。文件编号的括号原文可能采用各种符号。有文号的一定要填写全称，像只填入1或2或2001等都是不符合规范的。必须机号代字+年度+顺序号构成

如：临档发[2012]45号

密级：密级是文件保密程度的等级，按GB/T7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分为六个等级：绝密、机密、秘密、内部、国内、公开。密集一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。

题名：是表达文件的中心内容、形式特征的名称。

1、没有题名或者不能揭示内容时，应该依据其内容拟写题名，不应死板的照搬文章标题。要能做到看到题名能大概了解其主要内容。自拟题名放在在原题名后面并加[ ]，比如某份文件的题名是：紧急通知，我们应该根据文件的内容自拟一个题名：紧急通知[关于加强公共场所消毒预防非典的紧急通知]

2、涉及人事、干部任免，工资、级别变动人员的。要在原题名后面录入涉及本单位的相关人员，加“[]”。目的是为了提高档案检索的准确率。

3、题名中的简称一律写成全称或者规范性简称。如：临沧地区行政公署商业局，简称临沧行署商业局。

4、题名中涉及到的方块数字一般换成阿拉伯数字。比如二00一，录入时一律使用阿拉伯数字，如：2001，便于查询时候的统一。专用名词就不必转为阿拉伯数字，比如：“十二五”规划等。

责任者：有多个责任者时，责任者之间以“;”相隔，三个以上责任者的，著录前面两个，然后加“等”来著录。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（）”。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。简称一旦确定，就必须前后统一

文件形成时间：文件形成时间：时间项一律用8位阿拉伯数字表示。年4位月2位日2位，不足8位用0补足。如：只能确定为2006年，那就填入20060000,若是2006年1月1日，则填入20060101。

②常用快捷键介绍

1、移动到下一个文本框，按Tab键或enter键。Shift+Tab则上移到上一个文本框。

2、题名录入时如果上下两条大同小异，可用ctrl+c复制，再ctrl+v粘贴，然后进行不同之处的修改即可，这样可以提高录入的速度。

3、快捷键保存：ctrl+s ，存加：ctrl+z

4、需要选中部分行进行删除或打印报表操作时，先选中第一条，按住shift键后选中最后一条，如果不是连续的选，空行选择时，按住ctrl键用鼠标点击所需要选择的行。

技巧：录入时误删除全部题名，可单击右键选“撤消”。

6、常用的查询排序等操作

查询:简单查询、高级查询

数据排序：一般采用用档号排序，也可根据需要进行选择其它数据源进

行排序

目录系列：目录树

批量修改：条件必须部分记录内容相同

选择记录：选择1-n间所有记录:先选中第1条，按住shift键选中第n条。选若干条记录：按住ctrl键逐条选择。

二、文件归档及件号调整

文件归档流程、档案管理及归档文件件号调整

1、文件归档流程

a.文件管理下进行文件登记（来文、发文、内部文件）

b.文件管理下对文件进行鉴定：

鉴定内容：填入是否需归档，若需归档则填入：全宗号-实体分类号-保管期限

c.文件管理-文件归档

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2、件号调整:档案管理—件号调整

三、档案信息门类建立、字段修改、录入界面修改、报表设计修改 档案信息门类建立（以婚姻档案为例）、字段修改、录入界面修改、报表设计修改

报表的种类及用途：文件管理、档案管理、资料管理、编研、统计几块下面都可以使用，都可以自行编制。原理：从系统数据库里面相关表中

调用相关字段后根据一定格式输出。 系统维护—— 报表修改：

重命名

删除报表 对于制作不满意的报表，可以删除它。 页面设置 添加一列字段 操作方法:

例如：需要在字段“文件编号”前增加一个字段“数量”； ①单击想添加字段所在位置的单元格，这里选择“@A|文件编号”所在的单元格。

②然后选择菜单项“插入列（在左侧）”，在文件编号左侧出现一空列。

如果选择“插入列（在右侧）”则所插入的列就出现在所在单格的右侧。

a、 屏幕中以“@A|”开头的显示文本在实际报表中以当前文本方式显示，而以“@B|”开头的显示文本在实际报表中则以数据表中相应字段内容代替，以“@C|”开头的显示文本在实际报表中显示为系统参数，例如时间、页码等。

b、页头/页尾区域显示的内容在实际报表中分别显示在每一页报表的表头和最后一行。本例中每页码报表的报表头均显示为“卷内文件”，它就是本报表的标题。每一页最后一行显示当前页数及总页数。

c、分组头中的信息表示按分组头中的字段进行分组形成报表，本例中即按“案卷分类号”进行分组，每一分组的内容打印完后，系统另起一页打印另一分组的内容。例如若有01、02、 03三个案卷分类，则系统先打印案卷分类为01的目录，01的内容打印完后，另起一页开始打印案卷分类号为02的目录，余下依此类推。分组尾中的内容将显示在每一分组的尾部。

d、细节区中的内容在实际报表中将显示各字段在数据表中的具体内容，依顺序将各记录显示出来，本例中细节区将显示案卷著录项目中的案卷标题、文件编号、责任者、密级、时间字段的内容。 设置内置公式数据源

本系统中可用的内置公式有五个：

SUM--对所选区域的数据求和；AVERAGE--对所选区域的数据求平均值 MIN---对所选区域的数据求最小值MAX--对所选区域的数据求最大值 COUNT--对所选区域的数据个数求和

附：常用操作流程

数据导入导出（使用OFFICE下的ACCESS组件）：

1、数据导出:导出后在相应路径（图中的路径是桌面）下生成1.xls文件。

2、数据导入：

1、

2、

3、

4、

5、

6、

7、完成导入后将access软件关闭。

8、

9

、

10、此步对应方法：

按住右边目标表的字

段拖到左边进行对

应。

11、拖动无法对应时（字段类型不符），

需采用添加新列对应方式将所有字段

一一对应。

12、新加nd列，

将目标表中“归

档年度”拖到左

边与nd对应。

重复11、12步操作，将所有字段（除recid）匹配，导入完成。