行政档案管理办法
总则
第一条 为确保公司行政管理各项记录的真实性、系统性、有效性和完整性,通过对档案材料的管理,更好地维护公司形象与利益,完善建档归档工作,特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司行政管理活动中形成的文件、资料、报告、批件、证书、各类文字、图片、声像档案材料及电子软件和荣誉实物档案的管理。 档案材料的生成
第三条 各职能部门负责将行政有关的档案材料,对其分类,在规定时间内交行政部进行保存。 档案材料的保管
第四条 行政部应指定专(兼)职资料员保管档案材料,将档案材料放入专门的文件橱内,并达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。 第五条 档案管理人员要注意档案的保密,不得遗失,一旦遗失,查清责任后由责任人填写遗失单,并接受公司相应处罚,重要资料及时报案查找。
第六条 公司人员如离职或调岗,在离职或调岗前要做好档案的交接工作,避免遗失、泄密现象的发生。 档案材料的移交
第七条 各职能部门形成的行政档案材料要认真进行整理组卷、登记造册,在规定时间内向行政部保存人员移交。
第八条 公司的红头文件、重要通知、人员的任免等文书类档案原件即日移交到行政部。
第九条 专利申报材料及专利证书等文件在专利证书领取后3个工作日周内向行政部移交。
第十条 荣誉实物、设备资料类档案应在接收实物后7个工作日内向行政部移交。 档案立卷归档
第十一条 移交档案材料按要求分类、组卷、编目、编号、归档。根据档案管理目录体系,建立档案备查簿及相关子目录体系,填写文件卷内目录,并按其归档类型、基本情况(如时间、名称等)、保存时间等进行统一管理。归档材料应严格按照要求整理,装订成册,编号入档,分类存放。
档案借阅、使用权限
第十二条 各部门人员根据工作需要,按照使用权限,可到行政部查阅使用。
第十三条 查阅档案资料要办理借阅登记手续,查阅完毕后及时归还。查阅一般资料,经相关部门领导批准并填写借阅/复印记录(见附表三)后方可借阅或复印。
第十四条 档案资料不得外借,如因工作需要,经行政主管批准并填写借阅/复印记录(见附表三)后方可借阅或复印。 档案鉴定销毁
第十五条 公司成立档案鉴定小组,根据档案内容的重要程度和保存期限对到期档案进行鉴定。
第十六条 根据鉴定小组的鉴定结论,由行政部填写到期档案销毁目录记录(见附表四),报总经理批准后,予以销毁。 违反档案规定的处罚措施
第十七条 对应归档文件材料拖延不归档的责任人,视情况予以罚款处理。
第十八条 损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁公司具有保存价值档案的,给予责任人行政处分。
第十九条 工作中玩忽职守,造成泄密或档案损失的,根据情节严重情况,给予责任人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。
第二十条 其他违反公司档案管理规定的相关行为依照公司相应处罚制度执行。 档案分类及管理要求
第二十一条 档案分类: 一、行政文书档案分类
1、集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。
2、本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。 3、会议纪要、收文和发文登记薄。
4、领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。 5、公司大事记、史志。
6、公司组织机构增减更改名称、启用印章等文件资料。 7、集团有关劳动工资管理工作的指示、规定、通知。
8、本公司劳动调配、人员使用、调动、工资福利等的请示、批复。 9、集团公司有关干部人事工作的指示、规定、主要干部任免的通知。 10、公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。
11、专利申请资料和专利证书。 12、公司各种办公和设备资料。 第二十二条 档案管理要求: (一)档案编号
1、档案分类各级名称经确定后,应编制《档案登记目录表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照《档案登记目录表》条款“对号入座”,各部门要积极配合公司档案管理工作。
4、档案编号说明:
001--集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。
002--本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。 003--会议纪要、收文和发文登记薄。
004--领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。
005--公司大事记、史志。
006--公司组织机构代码营业执照以及增减更改名称、启用印章等文件资料。
007--集团行政有关的各种合同类文件。
008--公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。
009--专利申请资料和专利证书。 010--公司各种办公和设备资料。
011—公司办公用品申领单等办公用品登记表单。 012—公司行政有关的其他类型文件。
(二)归档及保存年限
1、归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要
求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间,系统的排列并填写《卷内目录》。
2、归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年,5年,10年。
1、永久保存: (1)公司章程、合同 (2)组织规程及办事细则 (3)不动产所有权及其他债权凭证 (4)公司规章制度
(5)其他经核定须永久保存的文书 (6)专利、设备资料。 2、10年保存:
(1)会议纪要、发言材料等 (2)其他经核定须保存10年的文书
3、1年至5年保存: (1)期满或解除之合约 (2)其他经核定保存5年的文书 4、1年以下暂时保存: (1)结案后无长期保存必要者。
(三)公司、各部门可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
(四)归档的文件资料种类,份数以及每份的页数均应齐全完整,每份文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件,多种文字形成的同一文件,均不得分开。
(五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后,要对档案做统一排列并编写档号。
档案日常管理
第二十三条 借阅管理规定 (一)借阅手续:
(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,借阅人必须在公司借阅登记表上签字,重要文件需行政主管签字同意后方可借阅。 (2)档案员接到借阅条,经核查后,取出该项档案,并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期,以备及时催还。
(3)档案归还时,经档案员核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,取消借阅记录。
2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案。
3 、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需行政主管批准。
4、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。
第二十四条 档案销毁管理规定
1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》,报行政主管审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明:销毁档案目录、部门负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
2、销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章,并将监销情况报告本公司负责人。《档案销毁清册》需永久保管。
3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列三种:未结清的债权债务;未了事项;经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。
第二十五条 档案借阅管理规定
1、需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》,报部门负责人审核批准后,方可进行移交。《档案移交登记表》需注明:移交档案目录、移交方签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
2、移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。
第二十六条 档案保密管理
1、档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。
2、爱护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。
第二十七条 本制度自颁布之日起执行。
二0一三年六月二十日
附件一:
档案管理流程
一、档案管理流程图
附表二: 文件卷内目录
附表三: 文件借阅/复印记录
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附表四: 文件销毁记录
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