百货公司财务-核算制度及流程
第二部分
賣場核算科工作程序
2005年1月上海管理中心財務管理部制定 第一版
§1-1 工作概述
1 每日、月銷售的核對及確認。
2 每日、月自營、代銷貨品的收退貨審核。
3 審核供應商合同及附件。
4 依據各專櫃、促銷、代銷、租賃、自營等銷售資料及各部門所提供的各項費用資料
編制月結報表。
5 申請供應商貨款，接納、回復、查詢及處理供應商之間的帳務結算問題。 6 舖位號的發放及復核電腦科所做的日常租約維護的准確性。
7 ESPOS系統的VIP卡禮品操作及VIP卡積分情況的審核。
8 RMS系統調整操作的審核。
9 配合電腦科及會計科做數據匯總的相關工作。
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§1-2 人員分工
1 崗位不相容
1.1 報表的編制和報表的審核人不由同一人負責。
1.2 日核對項目負責人與相同項目月數據核對負責人不為同一人。
1.3 調整項目的申請人與調整結果審核人不為同一人。
1.4 資料的保管及銷毀人與業務執行人不為同一人。
1.5 供應商貨款的結算和請款申請人不為同一人。
2 基本核算崗位根據工作需要可以一人一崗、一人多崗或者一崗多人，財會經理視具
體編制情況決定。
3 基本核算崗位：
3.1 每日核對崗位：
3.1.1 與銀庫房核對銷售款及樓層對賬，通過與樓層對帳、查帳及調帳確認銷售
收入。
3.1.2 核對收、退貨單據。
3.1.3 每日對VIP卡所有操作進行核查，包括辦卡、積分的錄入、積分兌換禮品、
異常VIP卡消費整理。
3.1.4 取消交易、不接受交易、數量成本修正等特別操作事項的核查。
3.2 每月結算崗位：
3.2.1 編制供應商月結報表。
3.2.2 計算專櫃及促銷場地使用基礎費。
3.2.3 核對各部門每月費用回收。
3.2.4 供應商貨款的請款。
3.2.5 供應商發票的收取及整理。
3.2.6 接納、回復、查詢及處理與各專櫃供應商之間的帳務結算問題。
3.2.7 配合電腦科及會計科做數據匯總的相關工作。
3.3 合同審核崗位：
3.3.1 審核供應商合同及附件。
3.3.2 舖位號的發放及復核電腦科所做的日常租約維護的准確性。
3.3.3 合同存檔。
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4 賣場核算科科長：
4.1 核算制度-
編制核算賣場營銷金額的管理制度，維護百貨資產和權益。
4.2 執行計劃-
執行百貨的核算計劃，安排及分派平衡工作量予賣場核算人員，使計劃順利施行。
4.3 核對工作-
安排賣場之對帳、查帳、調帳，檢查所有單據資料之完整性和核實累計金額相等。核查文件和有關付款、收款和其他財務往來的準確性。
4.4 協調工作-
協調銀庫房、賣場、顧客服務科等所呈交之報表以待處理，追收及檢查所交銷售金額資料。
4.5 督導工作-
督促及協助下屬完成對內及對外的各項工作報表等，並處理賣場核算疑難問題，復核下屬匯報之記錄、報表、任務等；維持賣場核算系統之準確性及嚴格保密制度。
4.6 報告工作-
在規定間隔時間內編制報告，說明各項對帳、查帳、調帳等之結果，以及其他銷售上的情況。
4.7 其他工作-
完成上司交下來的任何工作。
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§2-1 與銀庫房核對銷售收入之程序
1 收集、整理、匯總銷售資料及點驗銷售貨款：
（約9:00）首先由銀庫房提供各收銀台前一天銷售記錄資1.1 每天上午銀庫房開庫後
料（即前一天收銀員投入之透明銀頭袋）予賣場核算科，然後將所提供之銷售資料按各收銀台編號、並根據銀頭袋記錄表、收銀機銷售記錄流水帶、退款單、取消單據、差額表依次整理、裝訂完畢後，將各收銀台銀頭袋記錄表中的現金、信用卡、支票等金額匯總登記於『商品銷售收入入庫清點報告表』（附件一）中。
1.2 銀庫房文員點驗每個銀頭袋內之銷售收入，按不同收款方式（現金、信用卡、
支票、禮券等），登記『收銀科交款點驗表』。
2 對帳：
上午(約10:15左右)依據所登記的『商品銷售收入入庫清點報告表』，通過電話先由銀庫房員工報各收銀台收款金額（依據『收銀科交款點驗表』），與賣場核算來核對收款金額是否正確，如有問題請銀庫房員工再進行清點，如確實發現問題需及時填寫『銀庫房長（短）款報告書』。
3 檢查資料：
與RMS中「每日付款匯總表」進行核對，數目相同即可；如不一致，即從流水帶檢查是否有同一筆交易未過機，或與樓層核對差額後再找原因。
3 及時反映差錯：
根據所核對銷售收入後確認之差錯，及時反映給收銀科及賣場管理部經理以便及時跟進及解決。
4 規定：
4.1 銀庫房開庫後即將夜庫中所有銷售記錄資料（包括銀頭袋記錄表、收銀機銷售記
錄流水帶、退款單、取消單據、差額表等）交賣場核算科員工，銀庫房員工禁接觸此類資料。
4.2 電話對賬時必頇由銀庫房員工先報數。
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§2-2 與樓層對帳、查帳、調帳之工作程序
1 手工對賬（適用於未使用樓層對賬程序的分店）
1.1 對帳：
1.1.1 依據RMS每天所出的「當日/月結租客銷售報表（樓層/鋪位）」與樓層所
報來的「專櫃銷售記錄表」進行核對，專櫃銷售記錄表中專櫃頇按RMS系
統中專櫃順序排列，以方便賣場核算科進行賬務核對。
1.1.2 如核對時發現所填專櫃號相同，發生額或累計額不一致，即填入『專櫃商
品銷售收入差額情況反映表』（附件二），在下午2:00之前將此表發給各
樓層負責對帳的有關員工，核查其差額原因，且必頇在當天下午4:30返回。
1.1.3 若核對現沽單數據與流水帶收據不相符時，即參照電腦報表逐一核對，達
到帳款兩清。
1.2 查賬：
由樓層返回的『專櫃商品銷售收入差額情況反映表』中，若有差額仍未查出原因，或者注明是電腦記錄金額不符的頇作以下分析：
1.2.1 看差額是否有二個專櫃相同，如果有則可能是：
- 收銀員將現沽單上的專櫃號在入機時輸錯，導致電腦所列印的報表金
額與實際發生額不符，主要方法是查看現沽單上的專櫃號是否與電腦
系統反映的專櫃號一致，即可得出結論。
如果營業員在填寫現沽單時將專櫃號填錯，那麼必頇進一步查看，差
額表上專櫃自報金額大於電腦記錄金額所對應的專櫃來証實其現沽
單是否屬於該櫃，如屬於該專櫃則看其現沽單上專櫃號的填寫是否與
該專櫃實際編號相符，如不符則是營業員填錯。 -
1.2.2 有時也會出現由於營業員在現沽單上的填寫金額與收銀機列印金額不一
致的情況。當『專櫃商品銷售收入差額情況反映表』上出現的差額是單組
差額時即是，但更多的是計算錯誤或是退款金額未減，以及VIP卡折扣的
差額，在排除以上的情況後重新核查，並要求或協助專櫃找出其錯誤。
1.3 調帳：
1.3.1 錯輸專櫃金額的調整：
在『POS資料修正單』（附件三）上填應修改的金額，經收銀科科長簽
字及財會經理核准後輸入電腦調整。
1.3.2 多輸、少輸金額的調整：
若收銀員多輸或少輸專櫃金額，應先需收銀科科長簽字以及明確責任和
作出相應處理後，再經相關經理核准後通過『POS資料修正單』輸入電
腦，調增或調減其輸錯部分。
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1.3.3 專櫃號填錯的調整：
若營業員在現沽單上填錯專櫃號，而使專櫃金額相應輸錯的調整，則填
寫『POS資料修正單』經其營業員簽字及有關經理核准後輸入電腦更正。
1.3.4 計算錯誤的調整：
如果發現各樓層所報樓層報表上因計算錯誤所造成的差額，則迅速返給
相關樓層予以更正。
1.4 檔案保存：
1.4.1 對賬結束，銷售確定之後，賣場管理部對「專櫃銷售記錄表」進行修正，
並簽字確認存檔。
1.4.2 賣場管理部將修正後的「專櫃銷售記錄表」復印件交賣場核算科。
1.4.3 賣場核算科將修正後的「專櫃銷售記錄表」復印件、已修正之系統「當日
/月結租客銷售報表（樓層/鋪位）」、『POS資料修正單』及附件一起存
檔。
2 自動對賬（適用於使用樓層對賬程序的分店）
2.1 對帳：
2.1.1 每日上午賣場管理部根據各樓層專櫃填報之前日銷售輸入EXCLEL表格，
之後將該表格列印出來交各樓層主管簽字確認後，將書面表及電子文檔一
並交賣場核算科。
2.1.2 賣場核算科將賣場管理部提供之專櫃銷售數據導入樓層對賬程序。
2.1.3 如系統對賬存在差異，則列印『差額情況反映表』，在下午2:00之前將此
表發給各樓層負責對帳的櫃台或有關員工，核查其差額原因，且必頇在當
天下午4:30返回。
2.2 查賬：（參照上述1.2）
2.3 調帳：（參照上述1.3）
3 注意事項：
3.1 所有的單據採用最新流程規定之表格，且都順序編號。
3.2 對賬前資料、調整資料、對賬後正確資料都頇完整保存。
3.3 所有表格都頇有編制人和審核人，且簽名齊全，填寫完整，調整類表格頇注明
調整原因，並將調整原因之附件全部附在調整表格之後，以便於簽批人審核。電腦科未見到相關調整表格，不允許調整系統數據。
3.4 所有報表和單據的手工修改都必頇由修改人及審核人共同加簽。
3.5 賣場管理部統計之每日樓層銷售口徑必頇與系統保持一致，即：系統若為含券
銷售則樓層統計也為含券銷售。
3.6 『POS資料修正單』只針對對賬差異之調整，對於正常銷售（如信用卡退貨）
應前臺過機處理。
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§2-3 核查銷售入機程序
1 定金入機方式核查：
1.1 顧客交來定金開具專櫃貨品之編號。
1.2 當顧客交付餘款、提貨時，根據已收的顧客購貨定金『現沽單』之金額及編號，
開據『退款單』（顧客已交定金現沽單作退款單附件）將購貨定金退出（退定金的『退款單』，需樓層主管及以上人員簽字）。
1.3 『退款單』入機的同時以該售賣商品的全價按商品編碼或專櫃編號，填寫『現
沽單』之商品編碼欄目並入機計銷售。
1.4 如是支票收取的定金則需根據財會放行單，查明定金已經到帳後方可按上述程
序辦理。
2 內部調撥入機方式核查：
2.1 申請人到賣場核算科領用已印刷好編號的『商品內部調撥單』（僅一聯），賣
場核算科對『商品內部調撥單』的發出進行登記。
2.2 『商品內部調撥單』填寫、簽批及收銀程序請參照【XX百貨（超市）RMS單
據流程──商品內部調撥程序】進行。
2.3 每日賣場核算科根據『商品內部調撥單』，在『商品內部調撥單』的發出登記
本上進行銷號處理。
2.4 核查『商品內部調撥單』：
2.4.1 簽批齊全（部門主管、財會經理及分店主管簽批）。
2.4.2 調撥之商品用途填寫明確。
2.4.3 『商品內部調撥單』售價核查：
- 專櫃商品為與供應商確認的最終優惠售價。
- 自營商品與RMS系統商品進貨成本一致。
- 『商品內部調撥單』所示售價、編號與『現沽單』一致。
2.4.4 公司自用之商品內部調擬的核查：
- 是否收回現沽單“顧客聯”。
- 作為VIP禮品兌換的，核查ESPOS系統（即VIP管理系統）中是否在當
日進行禮品入庫操作。
- 作為物料的，核查物料系統中是否已經辦理入庫。
2.5 如核對存在差異，退回相關部門重新處理；如核對相符，則交會計科入賬。
2.6 對於三個月內未收回的『商品內部調撥單』通知相關部門核查原因，取得申請
部門經理確認後進行銷號處理。
3 其他事項核查：
3.1 自營、代銷貨品毀損所獲保險公司賠款不允許過機作銷售，而作爲“營業外收
入”計入當期損益。
3.2 所有的銷售（包括定金）都入機作銷售。
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§2-4 核查不接受交易程序
1 由賣場核算科每天上午根據電腦轉來的「不接受銷售報表」，交財會部經理簽批後交
賣場管理部查找原因。
2 賣場管理部頇於當天下午4:00前找出原因並返回財會部。
3 按下列不同情況進行處理，各部門必頇於當天完成修正，即將該不接受銷售記入發
生當天之銷售。
3.1 貨管科已收貨，但未錄入電腦，而賣場已進行銷售。原因核實後，立即知會貨
管科收貨。
3.2 收貨數量大於采購數量，而未及時補開采購單。原因核實後，通知商務部補開
采購單。
3.3 盤點錯誤（按盤虧數量過數，而實際並未盤虧）。原因核實後，由賣場核算科
填寫『數量/成本修正單』，交電腦科修正。
3.4 營業員賣錯貨品。原因核實後，由賣場核算科填寫『POS資料修正單』，交電
腦科修正。
3.5 如是專櫃貨品出現不接受銷售，則由電腦科立即進行大收貨處理。
4 注意事項：
4.1 調整事項必頇取得相關的書面依據，不允許無依據地調整。
4.2 當天的不接受交易必頇次日調整完畢，當月的不接受交易不允許延至下月調
整。
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§2-5 核查銷售退貨程序
1 現金銷售退款核查
1.1 『退款單』列明退款理由合理。
1.2 1000元以下的『退款單』交由樓層主管簽批，1000元以上的『退款單』還有
值班經理加簽。
2 支票退款核查
2.1 根據支票是否已入行核查：
2.1.1 如已入行，則退款前該支票款已到賬，且後附顧客原『現沽單』復印件，
該複印件由樓層主管級以上簽批，並詳細記錄顧客退款的金額、退款單位
的收款人名稱、聯繫人姓名、聯繫電話、要求退款的專櫃名稱、申請支票
的日期等資料。
2.1.2 如未入行，原支票退回顧客是否辦理相關的交接手續。如支票尚未存入銀
行：收銀組長從財會取回原支票送到收銀台，將原支票退給顧客，營業員
開出相應『退款單』，完成簽批手續後，收銀員辦理退款入機手續。
3 信用卡退款核查
3.1 屬於交易當天退款的，如POS機未做結帳，可以通過取消交易的形式作退款。
3.2 如不屬於當天交易：
-
-
頇有『信用卡退款申請單』，並附相關資料。 退貨手續當時辦理，但退款手續在款項已入分店銀行賬後才予以辦理。
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§2-6 核對取消交易程序
1 賣場核算科每日從系統中列印「取消交易記錄列表」，並在當日的銷售單據中找出
相應的「現沽單」、「取消交易申請單」。
2 核查事項：
2.1 「取消交易記錄列表」所示的所有記錄都有相關的「現沽單」、「取消交易申
請單」作為取消依據。
2.2 「取消交易申請單」的核查：
2.2.1 一筆取消交易對應一張「取消交易申請單」，不允許一張「取消交易申請
單」進行多筆交易取消的申請。
2.2.2 將現沽單銷售小票、機印與現沽單原件進行核對，以確認「取消交易申請
單」填寫的取消原因正確。
-
- 顧客交易如未積分而需補積分的，按公司「VIP系統流程運作」規定作手工積分，不允許通過取消交易進行補積分。 當日正常退貨不允許作取消交易處理（當天POS機未結賬之信用卡
銷售除外）。
2.2.3 「取消交易申請單」“對應單據號碼”欄填寫的被取消交易號，修正後的交
易號在備注中注明。
2.2.4 「取消交易申請單」由收銀組長以上的員工操作並簽字確認。
2.2.5 當日取消交易申請于當日完成，不允許形成虛假長短款進行事後的POS
修正。
2.3 「取消交易單」（小票）的核查
2.3.1 取消交易操作為是否為收銀組長以上職級的員工。
2.3.2 交易誤操作人和取消交易操作人不能為同一人，即如果收銀組長誤操作不
能自已作取消，而應由其他收銀組長以上的員工進行審核和操作。
2.4 取消交易所有的單據都由賣場核算科進行存檔，且同一筆交易的相關單據（現
沽單、取消交易申請單、取消交易小票、被取消交易銷售小票）應保存在一起以便於事後核查。
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§2-7 核查銀行卡等儲值消費卡管理程序
1 使用申請程序：
1.1 編制「銀行卡、消費卡使用申請」報營運總監及財務總監簽批，該申請頇包含
以下內容：
1.1.1 面額設置：定額面值，不定面值。
1.1.2 使用方式：一次性消費，可充值。
1.1.3 如為充值卡，則頇列明以下各項。
1.1.3.1 初始卡是否有面值。
1.1.3.2 充值的方式：銀行或其他外部機構充值，分店自設置程序充值。
1.1.3.3 充值權限設置和控制方案：充值申請人，充值申請必要條件，充值批
准人，充值開通人，充值核查人，監控措施。
1.1.3.4 注意事項：
- 不允許先開通後申請。
- 申請人，充值批准人，充值開通人，充值核查人不為同一人。
1.1.4 使用範圍：適用當店，適用本區域店，適用全國店，與其他外部機構通用。
1.1.5 有效期的設置：固定到期日，與發出日相關的活動到期日，無到期日。如
為活動到期日，還頇列明延長使用期的控制程序。
1.1.6 免費卡申領程序。
1.1.7 團購卡返扣規定。
1.1.8 顧客過期未消費餘額的處理：暫由分店代收，由銀行或其他外部機構持有
不劃回分店。
1.1.9 充值及消費的統計及對賬。
1.1.10 政府部門或機構對上述卡發行和使用的相關政策。
1.2 營運總監及財務總監簽批後，分店按已簽批之程序執行，如有變更，頇補報批
准。
2 控制程序測詴：
2.1 銀行卡、消費卡開始投入運行時，財會經理負責對整個卡操作程序進行測詴，
以保證程序確實按報批之程序進行。
3 統計及入賬：
3.1 銀庫房統計當月卡的購制、發出、回收數量、金額，月初月末卡數量、金額（具
體步驟參見第一部分－【財務科工作程序之“§2-10有价券/卡的控制程序”】）。
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3.2 電腦科從系統中統計本月充值額，本月消費額，上月初及本月末的在外未消費
金額、過期金額。
3.3 賣場核算科核對RMS系統中卡消費金額。
3.4 會計科根據實際收到顧客購卡金額計入“預收賬款”科目貸方，根據當月實際消
費金額計入“預收賬款”科目借方。
4 盤點：
4.1 每月分店頇對庫存的有效卡及過期卡分別進行盤點。
4.2 賣場核算科根據第5條進行盤點結果核對後，確認盤點差異，並明確賠償責任
人。
5 每月數量及金額核對：
5.1 金額核對：
5.1.1 會計賬面月初、月末“預收賬款”相關餘額與電腦科提供的系統上月初和本
月末卡餘額（含過期卡）相符。
5.1.2 會計賬面本月“預收賬款”貸方增加額、銀庫房當月卡發出額、電腦科（銀
行或其他機構）提供的本月充值額相符。
5.1.3 會計賬面本月“預收賬款”借方增加額、RMS系統卡消費金額、電腦科（銀
行或其他機構）提供的系統本月消費額相符。
5.2 數量核對：
5.2.1 銀庫房統計的月初、月末結存數量與分店上月末及本月末盤點數量相符。
5.2.2 銀庫房統計當月卡的購制數量，制卡單位送貨單數量，分店收貨單數量相
符。
5.2.3 上月末盤點數量＋本月銀庫房購卡數量－本月銀庫房售卡數量－本月免
費發卡數量＋本月退卡數量＝本月末盤點數量
6 每月免費卡發放核查：
6.1 所有的免費卡的發放都按流程規定正確簽批。
6.2 免費卡的發收有相關人員簽收。
6.3 免費卡的退回銀庫房已辦理退卡手續。
7 團購卡返扣的核查：
7.1 團購卡返扣比例符合公司規定。
7.2 團購卡返扣受益人符合公司規定。
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§2-8 核對促銷活動禮券發放及回收程序
1 禮券發放、回收系統操作流程：
1.1 廣告及促銷部進行促銷活動策劃，並發文通知促銷活動運作形式及各部門配合
事宜，該文交分店主管簽批後傳至各部門。
1.2 商務部與供應商進行促銷活動條款談判，並編制「促銷活動條款一覽表」作為
供應商促銷舖位號及結算條款依據，該表交分店主管簽批後傳遞至財會部。
1.3 電腦科進行促銷活動系統維護：
1.3.1 根據廣告及促銷部發文在禮券發券系統中進行發券規則的維護，以便於系
統對發券規則進行控制。
1.3.2 電腦科根據廣告及促銷部、商務部發文在RMS中央結算系統促銷活動模
塊中進行以下內容的輸入，以便於系統對禮券回收標准的控制和活動貨款
的結算：
- 促銷活動期間；
- 供應商促銷舖位號及收券規則；
- 供應商結算條款。
1.3.3 電腦科在已輸入的發文上簽字確認後將發文傳遞至賣場核算科。
2 賣場核算科進行促銷活動前系統維護核查：
2.1 發券系統維護核查：
2.1.1 根據發文所示禮券派發形式（單櫃滿送、跨櫃滿送等）和派送標准（滿 XX
元）和派發額度（送XX元）核查系統的輸入是否正確。
2.1.2 對每種派發形式進行活動前的派券測詴，以保證不會出現派券人員人為操
控現象。
2.2 中央結算系統維護核查：
2.2.1 商務部發文每頁必頇取得分店主管的簽批，如有手工更改的需取得分店主
管的加簽。
2.2.2 促銷活動期間與廣告及促銷部發文一致。
2.2.3 促銷舖位號的發放符合中央結算系統規定。
2.2.4 發文中所有參加活動的供應商都有相應的促銷舖位號，且有效期與發文一
致；未參加活動的供應商禁止使用促銷舖位號。
2.2.5 所有參加活動的供應商都有結算條款的變更，且系統結算條款與發文一
致。
2.2.6 系統中專櫃的收券規則設置與發文一致。
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3 促銷活動結束後對禮券的核查：
3.1 禮券發放的核查：
3.1.1 所有參加發券的舖位號都是商務發文中規定的參加活動的供應商。
3.1.2 根據發文中每個專櫃發券規則，核對專櫃發券是否符合發文要求。
- 是否存在不參活動的專櫃與其他專櫃合併發券。
- 是否存在顧客銷售未達到活動標准超額發放禮券。
- 是否存在不參加活動供應商銷售也參與發券。
3.2 禮券回收的核查：
3.2.1 所有參加收券的舖位號都是商務發文中規定的參加活動的供應商。
3.2.2 根據發文中每個專櫃收券規則，核對專櫃收券是否符合發文要求。
- 是否存在顧客銷售未達到收券標准而超額抵用禮券。
- 是否存在不參加活動供應商銷售收取抵用禮券。
3.2.3 專櫃開具的現沽單上已蓋章注明參與活動形式，以免出現由收銀員主觀判
斷的現象。
3.2.4 活動中收回的禮券金額不大於活動期間禮券實際發放金額。
3.3 禮券結存的核查：
3.3.1 未發禮券結存數＝禮券印刷總數－禮券系統中禮券發放總數
3.3.2 已回收作廢禮券金額＝RMS系統中禮券特殊編號的總金額＋促銷期間禮
券長款金額。
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§2-9 核對自營商品收、退貨程序
1 收貨核對：
賣場核算科收到『商品採購單』財會聯及其附件後即對其進行核對：
1.1 系統內核查當天收貨單據數量是否與貨管科提交數量一致。
1.2 「打印收貨單」已有非輸入的第三人簽名確認。
1.3 貨管收貨輸入及時，即先收貨後售貨。
1.4 『商品採購單』所填之實收數量是否與電腦輸入數相符（「打印收貨單」）。
1.5 核對『商品採購單』之含稅成本及售價是否與電腦數及供應商送貨價相符。如
供應商合同中簽定了貨品固定毛利的，則還頇核查系統貨品毛利是否與合同相符。
1.6 『商品採購單』根據【XX百貨(超市)RMS單據流程】的規定簽批程序進行簽
批。
1.7 系統收貨日期不早於『商品採購單』實際收貨日期（賣場、貨管、供應商手工
簽署的日期）。
1.8 如存在差異，則按以下方式進行調整：
1.8.1 當天收到收貨單據與系統有差異，即時與貨管核准，以免遺漏。
1.8.2 「打印收貨單」沒有非輸入的第三人簽名確認，或由輸入人簽名，則通知
貨管科進行改正。
1.8.3 如貨管科輸入時間滯後，則在系統中核查是否因此產生貨品成本的異常，
如是則由貨管科填寫『數量/成本修正單』（附件四）交財會經理簽批後，
交電腦科進行收貨時間調整。
1.8.4 如收貨數量存在差異：
- 經確認後通知貨管科查明原因，由貨管科填寫『數量/成本修正單』，交
財會經理簽批後，交電腦科進行調整。
- 電腦科錄入電腦後，列印「打印收貨單」，並與『數量/成本修正單』裝
訂在一起，交賣場核算科存檔。賣場核算科以此作為與供應商結算之依
據。
1.8.5 如含稅成本或售價有差異，即檢查是否作過成本調整或售價調整，如未有
任何調整，則參照【XX百貨(超市)RMS單據流程】－銷售、數量、成本
調整程序之“§20-3 RMS系統成本調整”第1條至第3條。毛利與合同不符
的，交商務部查明原因後進行處理。
1.8.6 如簽批不符合要求（如超出采購預算之采購單簽批不完整），則退回商務
部辦理補簽手續，並暫停支付貨款。
1.8.7 系統收貨日期早於『商品採購單』實際收貨日期（即：賣場、貨管、供應
商手工簽署的日期），則交電腦科核查原因，並核查此操作產生的後果。
1.9 所有項目核對相符則入賬或存檔。
2005年1月上海管理中心財務管理部制定 第一版
2 退貨核對:
財會部收到『退貨單』財會聯及其附件後即對『退貨單』核對：
2.1 系統內核查當天退貨單據數量是否與貨管科提交數量一致。
2.2 『退貨單』所填之實退數量與電腦輸入數量相符（「退貨記錄打印」）。
2.3 退貨單所填之成本與電腦數相符。
2.4 如存在差異，則按以下方式進行調整：
2.4.1 當天收到退貨單據與系統有差異，即時與貨管科核對，以免遺漏。
2.4.2 數量存在差異：
- 經確認後通知貨管科查找原因，由貨品管理員填寫『數量/成本修正單』，
交財會部經理簽批，交電腦科輸入電腦調整。
- 電腦科錄入電腦後，列印「退貨記錄打印」，並與『數量/成本修正單』
裝訂在一起，交賣場核算科存檔。賣場核算科以此作為與供應商結算之
依據。
2.4.3 成本存在差異：
- 檢查是否作過成本調整，如無，通知商務部查找原因，由商務部填寫『數
量/成本修正單』，交財會部經理簽批，交電腦科輸入電腦調整。
- 電腦科錄入電腦後，列印「退貨記錄打印」，並與『數量/成本修正單』
裝訂在一起，交賣場核算科存檔。賣場核算科以此作為與供應商結算之
依據。
- 所有項目核對相符則入賬或存檔。
3 異常成本和庫存的核查：
每月末在RMS系統中核查是否存在零成本負庫存或零庫存有成本的現象，如有：
3.1 通知商務部進行核查。
3.2 根據已確認的原因進行相關處理。
4 注意事項：
4.1 避免出現先售貨後收貨的現象。
4.2 不允許無依據地進行收退貨操作。
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§2-10 核對自營商品變價的程序
1 財會部賣場核算科收到『更改價錢申請單』財會聯後，進入RMS系統“價格管理/
變價查詢”，進行以下核對：
1.1 『更改價錢申請單』簽批齊全，變價後貨品毛利低於公司規定品類最低毛利標
准的應取得分店主管的簽批。
1.2 系統中變價生效日期是否與『更改價錢申請單』相符。
1.3 『更改價錢申請單』變價前後的成本和售價是否與系統相符。
2 如存在差異，進行以下處理：
2.1 簽批不齊全的知會相關部門進行補簽。
2.2 系統中變價生效日期與『更改價錢申請單』不符時，立即通知電腦科改正，查
明原因，如給公司造成損失的，頇由相關人員進行賠償。
2.3 『更改價錢申請單』變價前後的成本和售價與系統相符，要求申請部門查明原
因後進行相應處理。
3 如核對相符，即在『改價單』上“財會部核對”欄內簽字，然後返還貨管科。
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2-11 核對VIP積分程序
1 每日核對程序：
1.1 手工積分的核對：
1.1.1 當收銀台未積分或系統出現故障時，可進行手動積分，正常情況下不允
許採用手工積分。
1.1.2 賣場核算科每日列印「每日手工積分核對報表」，核查差異原因。並將
差異結果返回顧服科確認，如屬錄入錯誤，相關人員必頇賠償損失。
1.1.3 每日賣場核算科頇核對「貴賓消費明細報表」，如發現不合理之用卡情
況，如：同一VIP卡同日多次出現相同櫃檯或VIP卡每日出現於某專櫃
等情況，立即通知賣場管理部經理及分店主管作處理。
1.1.4 涉及到跨月調整的（如：當月調增/減前月的積分），賣場核算科應對調
整原因進行核實後進行備注登記。
1.1.5 如分店相關活動涉及特殊積分操作（如雙倍積分），核查積分規則及期
限是否符合相關發文的要求，如否，相關人員必頇賠償損失。
1.2 自動積分的核對：
1.2.1 每日賣場核算科頇核對「貴賓消費明細報表」，如發現不合理之用卡情
況，如：同一VIP卡同日多次出現相同櫃檯或VIP卡每日出現於某專櫃
等情況，立即通知賣場管理部經理及分店主管作處理。
1.2.2 如分店相關活動涉及特殊積分操作（如雙倍積分），核查積分規則及期
限是否符合相關發文的要求，如否，核查系統設置的合理貹，相關人員
必頇賠償損失。
1.3 發卡積分的核對：
參見本部分－【§2-4 核對VIP卡押金及VIP禮品兌換程序】之第1點“發卡的核對”。
1.4 退卡積分的核對：
正常情況下，退卡應將積分歸零，且卡狀態改為“無效”，如出現異常，返回顧服科查明原因後進行相應處理。
1.5 退貨減積分的核對：
賣場核算科頇每天對每一筆退貨單進行核查。
1.5.1 原現沽單上有VIP積分記錄的，在進行退貨時，是否已扣減相應積分。
如果無，必頇由相關人員賠償損失。
1.5.2 退貨扣減積分小票上的VIP卡號、本次扣減積分數是否與退貨單及原現
沽單上的資訊相符。
2005年1月上海管理中心財務管理部制定 第一版
1.5.3 在VIP積分兌換期間，每天查看特殊SKU當天銷售額是否有現金補積分
情況。如有應對照退貨減積分小票、退貨單及原現沽單，核查其計算是
否有誤。如果不符，必頇進一步核查原因，並由相關人員賠償損失。
1.6 兌換減積分的核對：
積分兌換期間，每日賣場核算科列印「每日積分兌換報表」及「每日禮品庫存報表」，核對「每日積分兌換報表」中的兌換積分總數是否與「每日禮品庫存報表」中禮品換領總積分數相符。如不符，查明原因後返回VIP換領中心確認，並要求相關人員賠償損失。
1.7 調整積分的核對：
每日賣場核算科列印「調整積分報表」，與顧服科交上來的明細資料進行核對，如有差異，確認後返回顧服科確認，並由相關人員賠償損失。
1.8 跨店積分的核對：
1.8.1 每月3日前各分店列印上月之「跨店積分統計報表」，核查無誤後，轉
成EXCEL文檔，E-MAIL至巴黎春天財會部。
1.8.2 巴黎春天財會部作為VIP積分結算中心，每月匯總各分店數據。
2 每月核查程序：
2.1 異常積分核查：
抽取當月積分增加、兌換居前位的VIP卡進行核查，如發現不合理之用卡情況，如：同一VIP卡多日出現相同櫃檯、收銀台，立即通知賣場管理部經理及分店主管作處理。
2.2 每月積分匯總核查
2.2.1 將當月系統之「貴賓積分月報表」的“月初積分”欄與上月已列印留存之
上月「貴賓積分月報表」的“月末積分”欄數據應相符。
2.2.2 將當月系統之「貴賓積分月報表」的“兌換積分”欄與顧服科提供之VIP
禮品兌換明細，以及ESPOS系統中「每月禮品庫存報表」之積分扣減總
數進行核對，如不符，查找原因並確定相關責任人。
3 核查結果的跟進：
3.1 賣場核算科根據核查結果，將積分異常情況交賣場管理部和顧客服務科進行原
因核查。
3.2 賣場管理部和顧客服務科在三日內將已查出之原因及相關附件一併交至賣場
核算，以供核查。
3.3 賣場核算科根據核查結果填寫調整申請，由財會經理簽批後通知相關部門進行
調整，並跟進調整結果。
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§2-12 核對VIP卡押金及VIP禮品兌換程序
1 發卡的核對：
財會部賣場核算科每日收到VIP發卡資料後，對起始積分記錄作以下審核： 1.1 新卡：電腦「每日VIP卡起始積分報表」之每筆積分是否都有相應單據（發卡
小票+電腦小票），電腦小票的累計積分是否與電腦數據相符合。如有問題，將差異返回顧客服務科查明原因，如是計算錯誤必頇由相關人員賠償損失。 1.2 換卡/補卡：正常情況下，換卡/補卡應無起始積分，且原卡狀態改為“無效”，
如出現異常，返回顧服科查明原因後進行相應處理。 2 核對工本費收入：
2.1 每日銀庫房點驗VIP卡工本費現金收入，並將點驗金額與賣場核算核對； 2.2 賣場核算科依據『VIP發卡每日登記表』中工本費收入合計及『銀頭袋記錄表』
與銀庫房核對當天收入。如有差異，返回顧服科核查，如是短款必頇由相關人員賠償。 2.3 賣場核算科每月初核查上月發卡工本費收入：本月收入=（本月總發卡數量＋
本月補卡數量－關系卡數量－本月退卡數量）×10元；“關系卡”是指無工本費收入的VIP卡，如公司員工、廠商、集團公司員工、VIP連鎖店員工、相關政府機關人員、新聞媒體人員及分店主管特批的VIP卡。 2.4 工本費收據的領用及收回必頇有詳細的記錄，會計科每月一日核查上月工本費
收入是否與開出收據相符。 3 VIP卡庫存管理：
3.1 VIP卡分有效卡和無效卡分別保存，並參與季末的資產盤點。 3.2 根據盤點結果核對VIP卡庫存是否滿足以下要求：
3.2.1 本季有效卡數量＝上季有效卡數量＋本季新入庫有效卡數量－本季系統
發卡/補卡/換卡數量。 3.2.2 本季無效卡數量＝上季無效卡數量＋本季換卡數量＋本季退卡數量。 3.3 如出現因VIP卡質量問題而無法使用的卡，不能並入無效卡使用，而是單獨保
存，並通知總務科盡快跟進換貨事宜。 4 VIP禮品庫存量核對：
4.1 VIP禮品兌換期間，賣場核算科每日列印「每日禮品庫存報表」，與VIP禮品
兌換處交上來的換領單進行核對，換領單的總積分數應與「每日禮品庫存報表」中的本日換領數相同，如有差異，返回VIP換領中心確認，並由相關人員賠償損失，同時調整禮品庫存。 4.2 核對VIP單品兌換積分是否與分店主管批准的發文相符。
4.3 於禮品換領周期結束後盤點，將實點數與庫存數核對，並出具盤點報告。
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§2-13 核對促銷禮品派發程序
1 促銷禮品的定義：
促銷禮品是指分店為配合銷售，設置一定的規則，贈送給顧客的禮品，如“消費滿
XX，送禮品”、“加價送禮品”等，即除VIP積分兌換禮品之外的所有用於促銷的禮品。
2 促銷禮品的管理職責：
2.1 廣告及促銷部負責促銷禮品的選型及贈送規則的制訂。 2.2 總務科負責促銷禮品的採購、入庫及領用職責。
2.3 顧客服務科負責促銷禮品的發放，並每日記錄發放情況，與財會部對帳。 2.4 賣場核算科對禮品的進、出、存負監督責任。 3 禮品發放的核對：
3.1 每日取得顧客服務科促銷禮品發放明細表或從電腦科禮品發放系統中獲取促
銷禮品發放明細（適用於有禮品發放程序的分店）。 3.2 核查：
3.2.1 所有的禮品發放都已收回顧客銷售流水小票。
3.2.2 根據市場推廣部發文中對促銷禮品發放規則的規定，核查禮品的發放規則
是否與發文規定相符。
4 禮品結存的核對：
4.1 每檔促銷活動結束後由財會部、顧客服務科、總務科一起對剩餘的促銷禮品進
行盤點。 4.2 核查：禮品結存數＝禮品入庫總數－已發放禮品總數。
2005年1月上海管理中心財務管理部制定 第一版
§2-14 文件及附件
1 文件
1.1 XX百貨RMS單據流程 1.2 XX超市RMS單據流程 2 附件
附件一 商品銷售收入入庫清點報告表
附件二 專櫃商品銷售收入差額情況反映表 附件三 商品銷售收入核查情況報告表
附件四 POS資料修正單 附件五 取消單據申請表
2005年1月上海管理中心財務管理部制定 第一版
XX XX新世界百貨商場
商品銷售收入入庫清點報告表
日期: 年 月 日單位:人民幣元
制表人
:審核:
2005年1月上海管理中心財務管理部制定 第一版 - 24 -
XX新世界百貨商場
銷售收入電腦金額与樓層報表金額差異情況反映表
制表人:審核:
2005年1月上海管理中心財務管理部制定 第一版 - 25 -
XX XX新世界百貨POS資料修正單
單据編號﹕
申請﹕复核﹕賣場核算科批准﹕財會經理錄入﹕電腦科
2005年1月上海管理中心財務管理部制定 第一版
- 26 -
XX XX新世界百貨
數量/成本修正單
修正類別（請選擇）﹕□庫存成本□庫存數量
注﹕修正類別不能多重選擇備注（涉及單据）﹕
□收貨單 單號﹕__________________□退貨單 單號﹕__________________□其他 （請列明）﹕__________________單据編號﹕店鋪編號﹕
修改狀態﹕ □月結前 □月結后
申請人﹕批准﹕部門經理复核﹕財會部批准﹕財會經理
錄入﹕電腦科
2005年1月上海管理中心財務管理部制定 第一版 - 27 -
:
: :
: 日 期： 時 間： : 收銀機編號： 相對單據號碼： : 收銀員姓名： 收銀員編號： :
: 取消理由：（請圈上有關項目） : 1) 銀碼錯誤； 5) 次貨； : 2) 貨品代碼錯誤； 6) 顧客不喜歡； : 3) 貨品數量錯誤； 7) 換貨；
: 4) 貨品不符；
8) 其他________________
: 注意事項：有關單據必頇附上。
: : 收銀員簽名：_________________ 收銀組長簽名：_____________ : 相應行動：________________________________________________ : : ________________________________________________ : 行政經理批示：____________________________________________
:
2005年1月上海管理中心財務管理部制定- 28 -
日 期： 時 間： 收銀機編號： 相對單據號碼： 收銀員姓名： 收銀員編號：
取消理由：（請圈上有關項目）
1) 銀碼錯誤； 5) 次貨； 2) 貨品代碼錯誤； 6) 顧客不喜歡； 3) 貨品數量錯誤； 7) 換貨；
4) 貨品不符；
8) 其他________________
注意事項：有關單據必頇附上。
收銀員簽名：_______________ 收銀組長簽名：_______________ 相應行動：_______________________________________________
________________________________________________ 行政經理批示：___________________________________________
第一版
§3-1 核對系統銷售及收退貨程序
1 進行月結詴算前進行以下項目的確認：
1.1 所有的不接受交易已處理。 1.2 當月最後一天的銷售已核對無誤。
1.3 所有的『POS資料修正單』、『數量成本修正單』已簽批並輸入系統。 1.4 所有的收、退貨單據（收退貨業務已實際發生）已輸入系統。 1.5 所有已進行貨品調撥的「內部調撥單」已審核無誤。 1.6 當月銷售收入總數已與會計科實際入帳總數核對無誤。 2 從系統中列印「參與結算數據明細表」核查：
2.1 是否已包含所有當月應結算的供應商的舖位號。
2.2 各舖位號結算數據（銷售、收退貨）的期間是否正確，即如果存在月結天數少
於30天的供應商，其結算數據統計期間應不包含本月前幾期已結算數據之期間。 2.3 著重核查銷售調整數據是否有依據。 2.4 鋪位和供應商配對關系是否相符。
3 若系統數據有誤，則按相關申請程序進行系統資料修改申請，交財會經理簽字後交
電腦科進行修正錄入。 4 如核對無誤，則由賣場核算科在系統中進行數據引入操作確認，已確認之數據才能
參加結算。
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§3-2 核對供應商合同結算條款程序
1 月結詴算前，從中央結算系統的租約維護模塊中導出「供應商合同條款一覽表」，
與本月新簽訂或更新之合同及批准之審批表進行核對：
1.1 系統供應商名稱、品牌是否相符。 1.2 合同期限是否相符。
1.3 結算扣點及結算公式是否相符。 1.4 保底標准和結算期間是否相符。 1.5 固定收費金額及收費形式是否相符。 1.6 稅率是否相符。 1.7 特殊條款是否相符。
2 抽取以前月份簽訂之合同及審批表核查以上內容。
3 尤其要注意，已經訂立正式合同供應商之合作條款，如與之前的結算有不同之処，
一定要追溯到最早的結算進行調整。
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§3-3 核對促銷活動結算條款程序
1 全店性促銷活動結算條款的審核：
1.1 月結詴算前，從中央結算系統的租約維護模塊中導出「全店促銷活動一覽表（按
舖位）」。
1.2 與廣告及促銷部提供的促銷活動發文核對：
1.2.1 活動編號是否與發文一致。
1.2.2 活動期限是否與發文一致。
1.3 與商務提供的已簽批的「全店促銷活動條款一覽表」核對：
1.3.1 促銷舖位號專櫃（品牌）是否與商務部發文中標明參加活動的專櫃（品牌）
一致。
1.3.2 促銷舖位號有效期限是否與發文一致。
1.3.3 促銷舖位號扣點及結算公式是否與發文一致。
1.3.4 促銷扣點計入保底結算的形式是否正確：
1.3.4.1 櫃內促銷以實際扣點與合同扣點孰低原則計入包底結算。
1.3.4.2 櫃外促銷不參加保底扣點結算。
1.3.5 禮券分攤方法及公式是否與發文一致。
1.3.6 如涉及固定收費的是否與發文一致。
1.3.7 特殊條款是否與發文一致相符。
1.4 根據商務部發文核對是否所有的供應商條款變更都已輸入系統。
2 專櫃單櫃促銷活動的審核：
2.1 月結詴算前，從中央結算系統的租約維護模塊中導出「單櫃促銷活動一覽表（按
舖位）」與商務部提供的已簽批的「合同條款一覽表」核對：
2.1.1 促銷舖位號專櫃（品牌）是否與審批表中標明參加活動的專櫃（品牌）一
致。
2.1.2 促銷舖位號有效期限是否與審批表一致。
2.1.3 促銷舖位號扣點及結算公式是否與審批表一致。
2.1.4 促銷扣點計入保底結算的形式是否正確：
2.1.4.1 櫃內促銷以實際扣點與合同扣點孰低原則計入包底結算。
2.1.4.2 櫃外促銷不參加保底扣點結算。
2.1.5 如涉及固定收費的是否與發文一致。
2.1.6 特殊條款是否與發文一致相符。
2.2 根據商務部發文核對是否所有的供應商條款變更都已輸入系統。
§3-4 核對固定收費及各部門回收費用程序
1 核查供應商費用回收形式是否與合同相符，核對程序請參見本部分－【§3-2 核對供
應商合同結算條款程序】。
2 合同規定的供應商固定費用在新中央結算系統中「租約維護」中進行維護，核對程
序請參見本部分－【§3-2 核對供應商合同結算條款程序】。
3 分店日常發生的應回收費用﹑其他收入﹑押金和應收租金由各相關負責部門（發生
部門）在中央結算系統中進行數據輸入，具體程序如下：
3.1 各部門根據應回收款項之原始單據在中央結算系統中相應的費用編號項下進
行金額的輸入。
3.2 各部門頇負責之費用如下：
3.2.1 人事科－人事費用，人事押金
3.2.2 貨管科－運雜費
3.2.3 促銷科－POP物料費用、促銷費用
3.2.4 總務科－文儀用品、通訊複印費用
3.2.5 維修組－維修費、能耗費
3.2.6 商務部－內倉租金、燈箱租金
3.2.7 賣場核算科－其他費用
3.2.8 超市管理部/采購部－新品費、進場費等
3.3 輸入完畢後從中央結算系統中列印「每月回收費用明細表」、「每月其他收入
明細表」，交審核人審核後，交部門主管簽批。
3.4 各部門每月30日前將已簽批的「每月回收費用明細表」、「每月其他收入明
細表」及原始單據（核算依據）交賣場核算科。
3.5 各項代墊費用的結算日期為上月26日至本月25日，人事費用除外。
4 賣場核算科核對：
4.1 原始單據編號連續，簽批完整
4.2 原始單據發生時間為上月26日至本月25日。
4.3 「每月回收費用明細表」、「每月其他收入明細表」總額與系統總額一致。
4.4 根據原始單據明細金額與「每月回收費用明細表」、「每月其他收入明細表」
一致。
4.5 免收費項目必頇取得分店主管的簽批件。
4.6 原始單據顯示各項費用的收取標准與公司批准的收費標准一致。
4.7 出租事項（如後倉、燈箱、促銷物料及陳列設備）頇取得非費用輸入部門對出
租情況（出租期間）的統計，據以核定租金核算的正確性。
4.8 賣場核算科從會計科取得當月分店發生費用中「代墊供應商費用明細」，核查
相關部門是否已將此部分費用統計入內。
4.9 核查費用調整是否有相關簽批件支持。
4.10 各科目核算範圍是否正確，特別是“其他”項目是不是包括不屬於回收費用的事
項（如返還銷貨毛利、內部調撥毛利等）
5 以上核對如有錯誤填寫「費用/收入/押金/租金差異明細表」注明差異原因交發生部
門重新核實。
5.1 發生部門核實後並交部門經理簽批，並將差異部分在系統中進行修正。
5.2 將已簽批差異表格交賣場核算科。
6 賣場核對系統數據無誤，列印「租客費用列表」給科長、財會部經理復核，進行輸
入確認。
7 注意事項：
對於一個月多次結款的供應商，回收費用在最後一期的貨款結算中扣除。
§3-5 核對調整項目程序
1 分店以前月份結算數據的調整包括毛利調整﹑費用調整﹑其他收入調整﹑保底調整﹑
押金調整﹑應付貨款調整和應收租金的調整，分別在中央結算系統的相關調整科目下進行維護。
2 調整科目維護程序：
2.1 相關部門根據頇調整事項編制「月結數據調整申請表」，將該表與調整依據一
起交部門主管簽批，涉及扣點等結算條款調整的還頇取得按合同程序政策中規
定的相應簽批。
2.2 將已簽批的「月結數據調整明細表」及附件交賣場核算科。
2.3 賣場核算科進行審核：
2.3.1 簽批是否完整。
2.3.2 調整事項是否真實、准確。
2.4 如核對有誤退回相關部門處理；如核對無誤則交財會經理簽批。
2.5 電腦科進行系統輸入，電腦科進行錄入確認後將該表原件交賣場核算科存檔。 3 賣場核算科從系統中列印「月結調整明細表」，與「月結數據調整申請表」原件核
對。
4 不符則退回電腦科修正；相符則進行確認操作，並將原表存檔。
§3-6 填制結算報表、月結清單及結算工作步驟
1 執行本部分§3-1至 §3-5的月結前審核程序，
2 執行合同保證金收取審核程序，
3 賣場核算科在中央結算系統中執行詴結算程序
4 由賣場核算科在系統中選定參加詴算租戶範圍和詴算類型，確認詴算.。
5 詴算成功後進入結算程序。
6 由財會經理確認結算後，列印各供應商之「月結清單」。
7 把從各個部門收集來的明細費用單據連同月結清單在每個月的10號分別郵寄或傳
真給每一個供應商，以便能按合約付款期結帳。
8 每月15日之後，將會陸續收到各專櫃寄來的增值稅發票，收到發票後，與所屬供應
商月結清單中的金額進行核對，核對正確無誤後，進入應付款系統為其專櫃開出請款單及完成有關簽批，然後由財務科辦理匯款手續，具體付款日期以合同條款為依據。
9 如供應商所開發票金額與月結清單之金額不一致，立即通知供應商所開發票錯誤之
原因，並退回重開。
10 月底列印應付款系統中各供應商之應付款報表，報財會經理。
§3-7 供應商撤櫃貨款、保底清算程序
1 商務部發「撤櫃通知」知會各部門專櫃撤櫃資訊，並在中央結算系統中進行專櫃撤
櫃時間的維護。
2 各部門進入中央結算系統 “專櫃撤櫃預結算”模塊進行回收費用輸入。
3 各部門從系統中列印收費明細後交部門經理簽字確認，如是預估費用則注明是預估
並注明原因。
4 將已簽批的收費明細交賣場核算科。
5 賣場核算科將收費明細與系統數據核對。
6 如不符，將表返還相關部門進行修正。
7 核對相符後，賣場核算科在中央結算系統 “專櫃撤櫃預結算”模塊中進行撤櫃預結
算，其中保底結算期間為最近一次保底結算至撤櫃時間的時間間距。
8 列印「專櫃撤櫃預結算單」經審核後交財會經理簽字確認，作為分店主管是否同意
撤櫃的參考。
9 月末各部門按實際撤櫃專櫃發生費用進行費用輸入，具體程序參見本部分－【§3-4
核對固定收費及各部門回收費用程序】。
10 賣場核算科按本部分－【§4-2 定期保底結算程序】在系統中進行撤櫃保底結算。 11 月末賣場核算參照本部分－【§3-6 填制結算報表、月結清單及結算工作步驟】進
行所有供應商貨款結算，結算報表中對當月或以前月份撤櫃專櫃的結算數據注明“XX月已撤”字樣。
§3-8 數據匯總調整
1 電腦科用BIRO程序通過後台從RMS系統中獲取各合作舖位號的銷售收入（含稅、
不含稅）、銷售成本（含稅、不含稅）數據，及調整前毛利（含稅不含稅）。 2 報表反映不含券數的分店進行回收券沖回的調整：
2.1 電腦科從RMS系統中導出各舖位號回收折扣券明細。
2.2 對每個專櫃的銷售收入和毛利進行折扣券的相應扣減。
3 其他數據的調整由賣場核算科編制明細表交財會經理簽批後交電腦科進行調整。 4 賣場核算科核對數據匯總數據是否與供應商月終結算報表數據相符：
4.1 供應商號、供應商名稱、舖位號、舖位名稱是否相符。
4.2 各舖位的銷售收入，銷售成本，是否相符。
4.3 禮券回收是否相符。
5 如核對相符，電腦科進行數據匯總確認。
6 如不符，賣場核算科與電腦科共同查找原因後進行修改。
§3-9 報表核查程序
1 賣場核算科涉及編制及審核的報表有：
1.1 系統生成的最終報表（依據系統已有數據，執行相關程序生成）
1.1.1 各種經營類型的結算報表
1.1.2 供應商月結清單
1.1.3 保底結算明細表
1.1.4 促銷分析報表
1.2 系統輸入數據明細表格（依據手工輸入數據，系統匯總生成）
1.2.1 供應商資料列表
1.2.2 租約列表
1.2.3 月終結算範圍明細表
1.2.4 促銷活動明細表
1.2.5 費用匯總報表
1.2.6 其他收入報表
1.2.7 押金收取明細表
1.2.8 調整明細表
2 報表核查程序：
2.1 系統輸入數據明細表格由相關部門提供，頇有“編制人”，“審核人”簽字確認，
部分表格頇後附原始單據供賣場核算科審核。
2.2 原始數據表經電腦科輸入後確認交賣場核算科審核，賣場核算科將審核確定之
表格與電腦列印之表格合並存檔，並在列印表格上簽字確認。
2.3 所有由系統生成的最終報表都頇書面列印後由相關的“編制人”，“審核人”簽字
確認，附件應包括原始單據，系統輸入數據明細表格，系統輸入數據列印表。
2.4 系統輸入數據報表如涉及更改應取得最終審核人的加簽，經過所有的審核及輸
入程序後，列印修正後的報表。
2.5 系統生成的最終報表不允許手工更改。
§4-1 每月保底暫扣程序
1 依照本部分－【§6-4 租約維護審核】在RMS系統租約中進行供應商保底標准和結
算期間的維護。
2 非結算期賣場核算科依照本部分－【§3-6 填制結算報表、月結清單及結算工作步
驟】進行月結詴算：
2.1 列印「月結詴算表」。
2.2 選擇有保底條款的供應商列印「租約列表」。
2.3 核查本月新進櫃專櫃中未參加保底結算之專櫃，其合同或審批表上的確沒有保
底條款。
2.4 核查新進專櫃的保底起算日是否不晚於開始銷售日，進櫃不足一個月的專櫃保
底額計算是否准確。
2.5 核查月結詴算中“計入保底之毛利”之原則是否符合公司規定，即：促銷扣點及
櫃外促銷不計入保底，櫃內促銷按實際扣率與合同扣率孰低原則結算保底，如
否，則核查是否有合同或審批表支持。
2.6 核查保底條款較復雜的專櫃，其保底結算公序是否正確。
2.7 核查免保底的專櫃是否有合同、審批表支持。
2.8 調整保底是否有合法依據後附。
3 核對結果正確則進行結算，如不正確則查明原因進行相應調整。
4 列印「保底結算明細報表」交財會經理簽字後存檔。
§4-2 定期保底結算程序
1 結算期賣場核算科依照本部分－【§3-6 填制結算報表、月結清單及結算工作步驟】
在RMS系統中執行保底結算：
1.1 選擇參加保底結算的租戶範圍。
1.2 選擇參加保底結算的類型：
- 正常結算（即按租約中設定的期限結算）；
- 撤櫃結算（將最近一次保底結算至撤櫃日期之間的時間確認為一次結算期）。
1.3 執行詴算，列印「保底詴算表」。
1.4 選擇有保底條款的供應商列印「租約列表」。
1.5 列印「保底結算範圍明細表」，核查：
1.5.1 結算範圍中是否包含租約內所有應參與結算之供應商。
1.5.2 供應商保底標准是否與租約相符。
1.5.3 每月“計入保底之毛利”是否與非結算期「結算報表」中相關數據相符。
2 核對結果正確則進行結算，如不正確則查明原因進行相應調整。
3 列印「保底結算明細報表」交財會經理簽字後存檔。
§5-1 証照審核
1 商務部/超市采購部填妥『證照、合同審核記錄表』“第一部分－証照審核”之“商務
部審核內容”，交商務經理審核簽字後，連同相關附件交至財會部。
2 財會部賣場核算科進行如下核查：
2.1 商務部/超市采購部是否已對相關證照及文件進行審核，並提供由商務經理簽
字確認的『證照、合同審核記錄表』。
2.2 商務部審核項目（營業執照、國稅/地稅稅務登記證、一般納稅人有效文件、
發票樣本、品牌代理授權書、銷售文件等）是否在有效期內。
2.3 各證照（「營業執照」與「稅務登記証」等）之主要內容（包括公司名稱、法
人代表、經營範圍等）是否一致。
2.4 一般納稅人文件是否真實有效。
2.5 發票樣本各項內容（發票樣本的“公司名稱”、“稅務登記號”及 發票專用章上
之“公司名稱”、“編號”）是否與「稅務登記証」一致。
2.6 各證照（營業執照、稅務登記証等），印章（公章、發票專用章等）及文件（發
票等）之名稱是否一致。
2.7 證照（「營業執照」及「稅務登記証」等）是否年檢。
2.8 証照之原件與複印件是否一致。
3 如果核查有誤，退回商務部或特別審批。如遇無法確定之特殊情況，必頇得到分店
主管在『證照、合同審核記錄表』確認欄簽字確認以通過核查。
4 如果核查無誤，賣場核算科分別在「營業執照」複印件、「稅務登記証」複印件和
發票樣本複印件及相關文件上加蓋“已核查”印章，並簽署核查人姓名及日期，同時填寫『證照、合同審核記錄表』“第一部分－財會部審核”部分，交財會經理審核簽字後返回給商務部/超市采購部。
§5-2 合同審核
1 分店商務部/超市采購部得到合同條款的批准（具體參見公司政策－【合同程序】）、
並收到供應商簽署返還的正式/臨時合同、管理文件附件後。檢查無誤後填寫『證照、合同審核記錄表』“第二部分－合同審核”之“商務部審核”部分，交商務經理審核簽字。
2 分店商務部/超市采購部將已經分店主管簽字的正式/臨時合同正本及超市業務協議/
超市業務協議附件（一式二份）、管理文件（一式二份），連同以下文件，交財會部：
2.1 經財會部賣場核算科第一次核查過的營業執照複印件、稅務登記証複印件、增
值稅一般納稅人文件、發票樣本複印件及『證照、合同審核記錄表』；
2.2 正本之委託授權書（若合同由授權代表簽署）；
2.3 經商務部審核過的合法品牌經營授權書；
2.4 經商務部審核過的需供應商提供之其他文件；
2.5 合同定金繳納複印件；
2.6 簽批完整的『合同調整審批表』或、『特別合同事項審批表』或、『簽訂供應
商合同審批表』。
2.7 “第一部分：證照審核”已填妥並審查合格的『證照、合同審核記錄表』；
2.8 所有證照、授權書、銷售文件的有效期，均應在合同的合作期內。
3 賣場核算科收到合同及其附件後，作以下復核：
3.1 前次審核之證照是否仍然有效。
3.2 合同是否由對方法定代表人簽署，是否提供正本之委託授權書（若合同由授權
代表簽署。
3.3 合同及管理文件對方是否已蓋章（包括騎縫章）。簽訂合同的公司名稱與營業
執照、稅務登記証及合同章上的名稱是否一致。
3.4 合同更改處有無對方蓋章，合同內是否有空項。
3.5 合同條款簽批是否完整，合同上是否有商務部/超市采購部經理及分店主管簽
字。
3.6 合同條款有無更改，正式合同條款是否與臨時合同條款/租賃合同備忘錄及超
市業務協議/超市業務協議附件與所遞交之審批表之簽批內容一致。
3.7 合同條款更改有無審批。
3.8 其他：
3.8.1 是否提供合同定金繳納複印件。
3.8.2 合同簽訂的類型與合作供應商營業執照經營範圍相對應：
-
- 從事商品銷售的供應商才可簽訂聯銷、促銷、代銷、自營合同。 從事服務業的供應商可與分店簽訂合作、租賃合同。
3.8.3 合作項目是否在其經營範圍之內。
3.8.4 合同的合作期頇在供應商營業執照、商標使用權或商標授權書的有效期
內。
3.8.5 證照不全的是否取得對方簽訂的保證書。
4 填寫『證照、合同審核記錄表』“第二部分－合同審核”之“財會部審核”部分，交財
會經理審核簽字。
5 如果核查有誤，將『證照、合同審核記錄表』及合同返還分店商務部/超市采購部改
正，直到符合要求為止。
5 如果符合要求，將『證照、合同審核記錄表』連同以下文件交總經辦安排蓋章：
5.1 需蓋章合同，及
5.2 『合同調整審批表』，或
5.3 『特別合同事項審批表』，或
5.4 『簽訂供應商合同審批表』。
6 每月賣場核算科需編制「未簽訂合同及未取得證照跟進表」交商務進行跟進。
§5-3 供應商更名審核
1 更改供應商的處理：
1.1 如同一專櫃（品牌）改由另一供應商進行經營時，由商務部與新供應商重新簽
訂合同，並將新供應商視同為新進專櫃按「合同程序」進行報批。
1.2 更改前後供應商的銷售按合同約定的合作期間各自結賬。
1.3 如更改前後供應商存在債務關係轉讓時，需簽訂三方（新、舊供應商和分店）
協議，該協議頇按公司政策－【合同程序】的相關規定進行簽批。結款的原則是收款人必頇是增值稅發票的提供人。
2 供應商更名的處理。
2.1 取得供應商在當地工商局辦理名稱變更的文件，以確認專櫃供應商確為更名而
非更改供應商。
2.2 電腦科根據已由分店主管簽名的供應商更名文件進行系統資料更改的維護。
2.3 按新、舊名稱的有效期閒，開具不同名稱的增值稅發票，以供結算。
3 以上兩种類型的變更，都應根據公司標準及合同規定收取供應商更名費。
§6-1 初始化審核
1 店舖維護：
1.1 初始化時由賣場核算科填寫「店舖申請/修改單」交財會經理簽批後呈交分店
主管簽批，店舖內容包括：“公司編號”、 “店鋪編號” 、“公司名稱”、“地址”、 “納稅人登記號”、 “開戶銀行”、 “業態” 、“郵政編碼”、“電話”、“傳真”、“聯系人”、“國際信用卡費率”、“國內信用卡費率”、 “結算開始日期”、 “最後月
結月份”。
1.2 賣場核算科將已簽批之「店舖申請/修改單」交電腦科進行輸入。
1.3 電腦科在「店舖申請/修改單」上簽字確認後，將「店舖申請/修改單」返還給
賣場核算科
1.4 賣場核算科在系統中核查上述店舖內容是否「店舖申請/修改單」一致。
1.4.1 如否，退回電腦科修正。
1.4.2 如是，將「店舖申請/修改單」與相關附件序號存檔。
1.5 如遇店舖資訊需更改，按1.1~1.3進行。
2 初始化租約維護
2.1 初始化時由商務部將供應商/租戶資料錄入電腦，並按每一供應商/租戶列印「供
應商/租戶資料一覽表」經商務經理簽批後交賣場核算科，(該表頇包含初始化
月份分店應付賬系統中所有餘額不為零的供應商)。
2.2 賣場核算科將該表與合同、審批表及相關附件進行核對，並與電腦系統信息進
行核對。
2.2.1 如否，退回商務部修正。
2.2.2 如是，將「供應商/租戶資料一覽表」與相關附件序號存檔。
3 科目及公式維護
中央結算系統中已有固定之科目及公式（扣點、禮券分攤）設置，如該設置不能滿足分店要求可以按本部分－【§6-2 新增科目審核】及【§6-3 新增公式審核】程序進行新增。
4 期初值維護
4.1 賣場核算科編制「供應商/租戶應付賬款期初值一覽表」交會計科進行審核，
會計科審核無誤後簽字確認並交財會經理簽批。
4.2 將已簽批之「供應商/租戶應付賬款期初值一覽表」交電腦科進行導入。
4.2.1 只有當公司資料表中的結算開始日期大於最後月結月份，且當前日期小於
結算開始日期﹐方可進入期初值維護。
4.2.2 另外參加期初值維護的租戶必頇處於初始狀態﹐每一租戶只可維護一條記
錄。
4.2.3 所有期初值的導入都允許出現負值。
4.2.4 最早允許“付款日”必頇不早於期初值維護日。
4.2.5 期初值導入確認後不可進行修改和新的期初值維護。
4.3 電腦科在「供應商/租戶應付賬款期初值一覽表」上簽字確認後，將「供應商/
租戶應付賬款期初值一覽表」返還給賣場核算科
4.4 賣場核算科核查系統資料是否與「供應商/租戶應付賬款期初值一覽表」一致。
4.4.1 如否，退回電腦科修正。
4.4.2 如是，將「供應商/租戶資料一覽表」與相關附件序號存檔。
§6-2 新增科目審核
1 科目編制規則：
1.1 新中央結算系統的科目分兩級，一級科目的增加由管理中心MIS統一操作，
分店不可修改及增、刪；
1.2 二級科目分為兩類：一類為管理中心統一設置之科目﹐分店對此類科目只能執
行查詢功能；另一類為分店可增設之科目，新增科目一旦參與結算則不允許修
改和刪除。
2 初始化時系統中只存在管理中心統一設置之科目，如此部分科目尚不能滿足分店之
要求，分店可以根據實際需要，在已有的一級科目項下增加二級科目，具體操作如下：
2.1 由賣場核算科填寫「科目新增申請單」注明新增科目理由，其核算範圍，連同
相關附件由交財會經理簽批。
2.2 已簽批之「科目新增申請單」交電腦科進行系統輸入。
2.3 電腦科在「科目新增申請單」簽字確認後，將「科目新增申請單」及其附件返
還給賣場核算科。
2.4 賣場核算科核查系統資料是否「科目新增申請單」一致。
2.4.1 如否，退回電腦科修正。
2.4.2 如是，將「科目新增申請單」與相關附件序號存檔。
§6-3 新增公式審核
1 回扣計算方式新增程序：
1.1 中央結算系統中已提供一些常用的回扣計算方式的設定，如上述設定不能完全
滿足分店要求，分店可以根據本店實際情況進行新增，新增方式一旦參與結算則不允許修改和刪除。
1.2 回扣計算方式新增申請程序：
1.2.1 賣場核算科根據分店主管已簽批活動結算發文或其他已簽批之文件填寫
「回扣計算方式新增申請單」交財會經理簽批。
1.2.2 已簽批之「回扣計算方式新增申請單」交電腦科進行輸入。
1.2.3 電腦科在「回扣計算方式新增申請單」簽字確認後，將「回扣計算方式新
增申請單」及其附件返還給賣場核算科。
1.2.4 賣場核算科核查系統資料是否與「回扣計算方式新增申請單」一致。
1.2.4.1 如否，退回電腦科修正。
1.2.4.2 如是，將「回扣計算方式新增申請單」與相關附件序號存檔。
2 禮券分攤方式新增程序：
2.1 中央結算系統中已提供一些常用的禮券分攤方式的設定，如上述設定不能完全
滿足分店要求，分店可以根據本店實際情況進行新增，新增方式一旦參與結算則不允許修改和刪除。
2.2 回扣計算方式新增申請程序：
2.2.1 賣場核算科根據分店主管已簽批活動結算發文或其他已簽批之文件填寫
「禮券分攤方式新增申請單」交財會經理簽批。
2.2.2 已簽批之「禮券分攤方式新增申請單」交電腦科進行輸入。
2.2.3 電腦科在「禮券分攤方式新增申請單」簽字確認後，將「禮券分攤方式新
增申請單」及其附件返還給賣場核算科。
2.2.4 賣場核算核查系統資料是否與「禮券分攤方式新增申請單」一致。
2.2.4.1 如否，退回電腦科修正
2.2.4.2 如是，將「禮券分攤方式新增申請單」與相關附件序號存檔
§6-4 租約維護審核及合同舖位號發放
1 對於最新合作之供應商或品牌，分店商務部依照【XX(百貨)/超市RMS單據流程】
中相關規定取得商務總監批核之 『統一編碼申請單』。
2 商務部在系統中錄入並打印『租約維護申請表』交商務部經理簽批後，將已簽批之
『租約維護申請表』連同『統一編碼申請單』(如有)及其他相關文件在生效前三天交賣場核算科審核。
3 審核無誤後（審核程序請參見本部分－【§6-1初始化審核】中相關條款），賣場核
算科尋找未使用過的租戶號及鋪位號，填寫在申請表上，並請財會經理簽批。『租約維護申請表』上填寫的舖位號為該租戶的合同舖位號，編號方式為租戶號後加「00」表示。如果分店因促銷活動的需要頇臨時更改合作條款，則可根據本部分下一節－
【§6-5促銷活動維護及非合同鋪位號發放審核】程序申請新的舖號。
§6-5 促銷活動維護審核及非合同舖位號的發放
1 建立非合同舖位號
1.1 每次促銷活動前商務部根據與各供應商協商的活動結算條款編制「促銷活動結
算條款一覽表」交商務經理簽批，如參加活動租客已有相應的非合同舖位號則在該表“促銷舖位號”一欄填寫本次活動使用之非合同舖位號，如參加活動之租客沒有相應的非合同舖位號，則在該表“促銷舖位號”一欄填寫「非合同舖位號申請表」編號。
1.2 將活動中參加活動但尚未取得非活動舖位號的租客匯總填寫「非合同舖位號申
請表」交商務經理簽批。
1.3 將商務經理簽批之「促銷活動結算條款一覽表」呈分店主管簽批。
1.4 將已簽批之「促銷活動結算條款一覽表」及「非合同舖位號申請表」於生效前
三天交賣場核算科，賣場核算科根據「促銷活動結算條款一覽表」審核「非合同舖位號申請表」填寫的正確性，無誤後根據發號規則發號，並在「非合同舖位號申請表」上填寫發放的非合同舖位號。
1.5 將「非合同舖位號申請表」交財會經理簽批後連同「促銷活動結算條款一覽表」
於生效前二天交電腦科進行錄入。
1.6 電腦科在「非合同舖位號申請表」簽字確認後，將「非合同舖位號申請表」及
其附件返還給賣場核算科。
1.7 賣場核算科核查系統資料是否「非合同舖位號申請表」一致。
1.7.1 如否，退回電腦科修正。
1.7.2 如是，將「非合同舖位號申請表」與相關附件序號存檔。
2 全店性促銷活動方式維護：
2.1 廣告及促銷部將分店主管已簽批的促銷活動發文交電腦科。
2.2 電腦科根據發文的內容進行系統維護：
2.2.1 在中央結算系統中維護活動的編號及期限。
2.2.2 涉及派發促銷禮券的在禮券系統維護禮券派發規則。
2.2.3 電腦科在促銷活動發文簽字確認後，將促銷活動發文交給賣場核算科。
2.3 賣場核算核查：
2.3.1 促銷活動編號規則是否符合公司要求。
2.3.2 系統資料是否促銷活動發文一致。
2.3.3 發文中列示的相關條款是否都進行了系統維護。
2.4 如否，退回電腦科修正。
2.5 如是，將促銷活動發文序號存檔。
3 促銷活動結算方式維護
3.1 電腦科收到已由分店主管簽批的「促銷活動結算條款一覽表」和「非合同舖位
號申請表」(如有)後進行非合同舖位號的維護和促銷活動結算條款的錄入 。
3.2 錄入電腦後，電腦科簽名確認並將「促銷活動結算條款一覽表」及「非合同舖
位號申請表」原件返還賣場核算，如有新增禮券計算方式還頇列印「禮券分攤計算方法列表」簽字確認後一並交賣場核算科。
3.3 賣場核算於系統內核查：
3.3.1 系統中促銷活動結算方式的維護是否與「促銷活動結算條款一覽表」及「非
合同舖位號申請表」內容一致。
3.3.2 如有新增禮券分攤計算方式還頇核查禮券分攤方式的維護是否與「促銷活
動結算條款一覽表」內容一致。
3.4 如否，退回電腦科修正。
3.5 如是，將上述資料序號存檔。
2005年1月上海管理中心財務管理部制定 第一版
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