采购管理办法
为提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足公司对生产办公物资的采购需求,同时进一步规范物资采购流程、做到有章可循,特制定本办法。 2、请购的定义
请购是指公司部门根据生产办公需要,确定急需一种或几种物料,并按照规定的格式填写“请购单”。 2.1请购单要素
完整的请购单应包括以下要素: (1) 请购的部门;
(2)请购物品所属项目; (3)请购的用途;
(4)请购的物品名、数量; (5)请购的物品规格;
(6)请购物品的样品、图纸或技术资料等; (7)请购的物品的需求时间 (8)如有特殊需要请备注; 3、请购单及其相关审核规定
(1)请购单应按照要素填写完整、清晰,由部门负责人审核、公司领导审核批准后再转采购部门
(2)固定资产申购按照(设备购置申请表)的格式进行填写提报;固定资产的申购,必须公司总经理审批确认。
(3)其他材料设备及工程项目申购按(特殊采购申请表)的格式填写提报;采购金额五千以下由申购部门负责人审核、财务经理审核,分管副总确认。
(4)日常零星采购按照(特殊采购审批单)的格式填写提报;由申购部门负责人审核、分管副总审批确认。
(5)请购部门在提报请购单时应要求采购部签字接收人请购部门备份; (6)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式提交;
(7)遇公司生产、生活急需的物资,可以电话或其他形式请示公司总经理头口审批,征得同意后提报采购部门,签字确认手续在后期按采购流程补齐。
(8)如果单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,请购部门必须做出相应书面说明,严格禁止请购部门直接与供货厂家确认价格;
(9)请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 4、物资请购单的申报部门
(1)公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报; (2)公司生活及办公的物资、固定资产、服务或办公项目由企管部提报; (3)公司各部门专用的物资由各部门自行提报。 5、请购单的接收及分发规定
(1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,并核查是否经过部门负责人、公司领导审批;
(2)接收请购单时遵循以下原则:无计划不采购,名称规格等不清晰不采购,图纸及技术资料不全部采购,库存已积压的物资不采购的原则; (3)通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;
(4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。 6、请购单的分发规定
(1)采购接收请购单之后,于当日按照各采购员的分工范围及时落实; (2)对于紧急请购项目应优先处理,由采购部负责人督办;
(3)无法按请购部门得需求日期到货的物资,必须在接收当日反馈给请购部门; 7、采购周期的规定
(1)单次采购金额预算在五千元以下的零星采购项目,如无特殊物资,采购周期不超过5天;
(2)单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购,采购周期不应超过15天;
40天;
(4)单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托招标公司代理招标,采购周期不应超过60天;招标公司由总经办确定。
(5)请购部门应按照以上(1)-(4)条中规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因;
(6)遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略; 8、询价及其规定
1、询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称,了解图纸及其技术要求,遇到问题应及时的与请购部门沟通;
2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购; 3、对于紧急请购项目应优先处理;
4、所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价,原则上不通过其代理或各种中介机构询价;
5、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;
6、遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万元的采购情况,询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况,按照附表一(拟报价/招标单位名单)的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书;
7、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;
8、除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购;单次采购金额预算在1万元以上的所有项目都应要求至少三家以上的供应商与比价或招标采购,比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与;单次采购金额预算价格在20万以上的项目应由采购部组织招标,公司相关领导参与监督;单次采购金额预算在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标;
9、比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力,具有提提供或完成我公司所需物资和项目的能力;
10、比价采购或招标采购应按照附表二(材料或设备询价表)的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价;
11、在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。 9、比价、议价
1、比价、议价汇总前应汇报公司相关领导,征得同意后方可汇总;
2、比价、议价结果汇总应按照附表三(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由,按照一定顺序逐一审核: 3、如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。 10、合同的签订及其规定
1、合同
合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同,受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。
2、合同正文应包含的要素
1)合同名称、编号、签订时间、签订地点;
2)采购物品、规格、数量/项目的名称/单价、总价及合同总额,清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分; 3)包装要求;
4)合同总额应含税,含运达公司的总价,特殊情况应注明; 5)付款方式; 6)交期;
7)质量保证期; 8)质量要求及规范;
10)双方公司的公司信息; 11)其他约定。
3、合同签订及其规定
1)如涉及到技术问题及公司机密的,注意保密责任; 2)拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低; 3)为防止合同工程量追加或追加无依据,打包采购时要求供货方提供分项报价清单; 4)遇货物订单数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来厂协助清点;
5)质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期; 6)详细约定发票的提供时间及要求;
7)针对不同的合同约定不同的付款方式,如设备类的合同一般应按照预付款、验收款,调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等; 8)与初次合作的单位合作时,应少付预付款或不付预付款; 9)违约责任一定要详细、具体;
10)比价/照片汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作;
11)合同签订应按照《合同评审控制程序》对合同初稿进行会签审查; 12)合同会签审查通过后应由公司领导签字,加盖公司合同章方可生效; 13)签订的所有合同应及时报送财务部门。 11、付款及合同执行
11.1、付款规定
1)所有已签订合同付款时应参照公司《费用报销及付款管理办法》中的相关规定执行; 2)按照批次/进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款;
3)按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写《付款通知单》,该审批单总经理审批完毕后提交财务部付款。
4)财务部在接到付款审批单后应在3天内付款,以免影响合同的执行和供货周期,遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。
11.2、合同执行
1)已签订合同由采购部项目负责人负责跟进,由采购部负责人进行监督,如出现问题,采购部应及时提出建议或补救措施,并及时通知请购部门及公司领导;
2)已签订的合同在执行期间,应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况,跟着并督促其保质保量,按时履约;
3)合同在履行期间应按照双方约定严格执行合同,遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同;
12、报检与入库
12.1、报检
1)供应单位已经履行完毕的合同,采购部应及时的通知质管部门进行验收; 2)对于不同类型的合同所标物资的验收标准参照公司质管部门的相关规定执行; 3)达到质检和报验条件的合同标的物资应在第一时间报请质管部门进行质检、 验收;
4)质管部门在接到采购部报验通知后应及时报验,并出具报验检验报告,对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质管部门应负主要责任;
5)用于公司生活和办公的物资不在公司质管部质检范围内。 12.2入库
1)公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质管部门的检验或验收;
排卸货与搬运;
3)质管部门未及时验收的合同标的物资,仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受;
4)质管部门已经验收的产品仓库应及时入库,并及时出具入库清单; 5)外协加工件应按照原材料入库;
6)质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定不入库。 13、说明
本制度由企管部提出
本制度由企管部制定并负责解释 本制度由颁布之日起实行。 附件一、
拟报价/招标单位名单
填报日期:____年_____月_____日
财务经理:__________ 总经理 :_________ 附件二:
附件三、
比价/招标汇总表
制表时间: 年 月 日