档案管理系统方案
融尚档案管理系统方案
东方融尚（北京）科技有限公司
2006-10-16
一、方案背景
在万家寨引黄工程局的档案工作中，由于涉及的部门多、档案多、距离远、周期长，档案管理也面临着越来越大的挑战，如何加强档案控制，降低档案工作失误率，提高空间、人员和档案的使用率，理顺档案连续体流程，成为了档案部门最为关心的问题。
二、技术背景
使用RFID 电子标签技术进行档案管理和跟踪，可为企业提供改进的控管技术水平。
（一）TAG-it 型电子标签的特点：
无源远距离读写：最大可达1.2米；
防冲撞技术：与条形码相比，无须直线对准扫描，读写速度快，可多目标识别、运动中识别，每秒最多同时识别50个。
国际通用的频率：13.56Mhz ±7KHz
灵活的内部存储空间：厂家可以根据各自的需要定义各型号产品的存储容量和每个扇区的字节数，而且读写设备可以读取内存配置信息，便于在一个综合应用中操作不同的标签产品。 国际统一且不重复的8字节（64bit ）唯一识别内码（Unique identifier，简称UID ），其中第1-48bit 固定为“EO”。
可反复读写且扇区可以独立一次锁定，并能根据用户需要锁定重要信息；现有的产品一般采用4字节扇区，内存从512bit ﹣2048bit 不等。
使用寿命长（≥10年或读写10万次），无机械磨损、无机械故障，可在恶劣环境下使用。（工作温度：-25度~+70度）
柔性封装，封装多样化：它的超薄和多种大小不一的外型，使他能封装在纸张、塑胶制品（P VC 、PET ），可应用于不同场合，也可再层压制卡。
（二）在档案管理中的应用：
电子标签因为其具有防冲撞性、封装任意性、使用寿命长、可重复利用等特点，适合应用于现在科学的档案管理系统中。
现在的档案管理系统通常使用条码标签或是人工档案管理单据书写等方式支持自有的档案管理。但是条码的易复制、不防污、不防潮等特点，还有人工书写单据的烦琐性，容易造成人为损失等无法避免的缺点，使得现在国内的档案管理链条始终存在着缺陷。随着电子标签这一最新科技产品的投入应用，可以从根本上解决上述的问题。
将电子标签封成带自粘功能的轻薄标签状，贴在每个档案袋或每份文件上，在标签中写入档案的具体资料、存放位置等信息。同时在档案进出时可写入送达方的详细资料，在档案室和各部门设置固定式或手提式标签阅读机，以辨识、侦测档案流通。用电子标签支持现今的档案管理系统的优势在于：
有效管理档案作业。(减少损失和失误)
信息收集自动化。
档案来源之核对。
每阶段过程中单品文件之稽核。
可更改电子标签上的资料而无须更改档案包装。
有效管理存档(减少丢失) 。
自动化结果便能更有效品质监督。
可以全程跟踪档案的流转情况，将损失和失误降低到最低点。
二、解决的问题
档案管理中突出的问题可归纳如下：
1．档案控制周期问题
传统的档案管理中，档案送到档案室做处理，才开始纳入档案管理流程。实际上根据文件连续体的原则，从文件产生之时起，档案就已经存在了，但是按照现有流程，在归档之前文件的使用过程都是不可控的，甚至不知道有这样一份档案。
现代档案管理不仅要实现对档案室内文件的存放功能，还要承担起档案在整个生命周期内的保管和使用职责，因此我们要从文件产生之时起，尽可能早的把文件纳入档案管理之中，并在档案存在的整个生命周期中监控它的位置和状态。
管理的方法是：
1、 从文件产生（书写、打印、复印、传真）之时，就同步发放与该文件相关联的
RFID 标签，把文件产生时间、作者、持有人、内容、用途等写入标签的信息区，
并贴附在文件上，同时把这些信息等级在管理系统中备案。
在各个分支机构安装与管理系统相连的RFID 识读装置，文件在各个部门、地区
之间的流转时，全部被识读装置自动识别并记录进软件系统中。
档案在档案室正式存档后，每次的借出、流转、归还行为都会被各部门的RFID
识读装置自动识别并记录。 2、 3、
2．档案归档存放问题
为了便于查找，实体档案应该严格按照分类条目排放在特定档案架位置。但在实际归档或借阅工作中，难免会出现放错位置的情况，而要想在海量的档案中事后找到放错的档案，则是一项不可能的任务。
通过RFID 电子标签，使实体档案的快速查找成为可能。具体的方法是：
1、在每个档案袋上贴有电子标签，标签中记录了档案的正确存放位置。
2、在档案架的每排安装RFID 识读器和定向天线，凡是摆放到该架上的档案，都可以自动被识读器发现并解析内容，一旦发现标签中记录的位置与识读器覆盖的位置不一致，则系统自动报警，通过管理员修正错误。
3、如果档案架识读器未能给出报警，又要找到放错的档案，则可以为管理员配发带有定向天线的便携式手持读卡器。管理员通过在档案架的各个位置巡回探测，就很容易找到记录了预期内容的档案标签，从而快速发现目标档案，纠正错误。
3．档案保管问题
4. 档案盘点问题
5．档案查验问题