项目管理技术

项目管理技术

ＰＲＯＪＥＣＴ　ＭＡＮＡＧＥＭＥＮＴ　ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＹ２００９年２月第７卷第２期

全生命周期视角下的工程项目信息管理

马升军

徐友全

（山东建筑大学管理工程学院，山东　济南　２５０１０１）

摘要：建设项目的发展趋势正在朝着大型化、多专业的方向靠拢，传统的管理模式已经无法应对项目管理难度增加的趋势。以信息技术的应用为切入点，实现全生命周期过程中的信息集成与共享，进一步提升建筑业的管理水平已经成为业内的共识。深入分析了项目全生命周期过程中信息管理的特点，提出了信息集成的实施策略，旨在为相关的研究和实践提供参考。

关键词：全生命周期理论；信息管理；信息集成

１　问题提出的背景

据国际有关文献资料介绍，建设项目实施过程中的诸多问题，三分之二与信息交流（信息沟通）有关；建设项目１０％～３３％的费用增加与信息交流存在的问题有关；在大型建设项目中，信息交流的问

题导致工程变更和工程实施的错误占工程总成本的３％～５％，由此可见建设项目管理中信息管理的重要性［１］。而实践表明，由于建筑产品及其生产过程的特殊性，信息管理一直是建设项目管理的最薄弱环节，其落后表现为对信息管理的理解落后，以及信息管理的组织、方法和手段基本上停留在传统的

范围、进度和成本的前提下，充分考虑ＩＴ项目的柔性和风险，对客户感知性能和成本模型进行必要的修订，使客户价值的定义更加客观准确，为ＩＴ项目的设计开发与实施打下坚实的基础。本文结合某民航ＰＭＩＳ项目的实例，给出了基于创造客户价值的ＩＴ项目需求分析思路和方法框架，对于提高ＩＴ项目管理水平有一定的参考价值。

表２　某民航ＰＭＩＳ项目风险因素识别表

参考文献

修订，从而提高了成本分析的客观性。

［１］　罗伯特　Ｂ　斯图尔特，邱菀华．价值工程方法基础［Ｍ］．北京：

机械工业出版社，２００７．

５　结语

通过ＩＴ项目需求分析创造客户价值，是利用项目管理和价值工程相关方法提升客户满意度的重要切入点，有助于构建以信任为前提的坚实持久的合作关系。在进行客户价值分析时，应在考虑项目

［２］　Ａｍｂｌｅｒ　Ｓ　Ｗ．敏捷建模——极限编程和统一过程的有效实

践［Ｍ］．张嘉路，等译．北京：机械工业出版社，中信出版社，２００３．

［３］ Teo T S H，King W R.Assessing the impact of intergrating

business planning and is planning[J].Information &Management，1996，30（6）：309-321.　收稿日期：２００８－１２－０４

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方式和模式上。此外，建设过程中的行事规程并没有因为信息化的推进而改变，例如建设过程中的信息交换依然基于纸介质来进行，目前信息化充其量是为建设项目管理的过程提供了一些工具，而没有为建设项目管理带来根本性的变革［２］。因此，重新审视信息管理的重要作用，改进信息管理的方法、手段，对于提升建设项目管理水平至关重要。

３　全生命周期信息管理的特点分析

建设项目全生命周期过程中产生的信息量非常大。据统计，一个大型建设项目在项目实施全过程中产生的文档纸张可以达到几十吨重。同时，项目信息的产生方式、存放位置、分类标准等也有所不同，给项目信息的使用带来了极大的不便。例如，一个项目管理工程师不仅要在ＣＡＤ系统内查找设计信息，到投资控制系统中查找相关成本信息，到进度软件中查找进度信息，而且还需要到档案室查找技术规格书和合同等。此外，同一组织内部不同专业的工程师也在根据自身的需要而进行着同样的信息创建和管理工作。综合有关文献，建设项目全生命周期过程中的信息管理有以下明显特征：

（１）项目信息分布于不同的参建单位。例如业主方、设计方、咨询方、施工方与主管部门等，每一个参与方都围绕自身的信息需要而不停地创建、管理各种信息。根据美国Ｂｒｉｃｓｎｅｔ公司的统计数据，在项目竣工时，任何一个项目参与方所能够拥有的项目建设信息不足６５％，这对于重要项目信息的保存、再利用极为不利。

（２）项目信息只能阶段性局部共享。在传统的阶段性管理模式中，项目信息主要服务于阶段性目标，例如决策阶段产生的信息主要服务于业主方的决策，设计阶段的信息主要服务于设计人员的工程设计，实施阶段的信息则主要关注项目的实施，通过信息的流动影响、推动工程进展。这种信息传递、共享方式约束了项目信息的潜在价值，而且忽视了项目实施各阶段间的高度关联性与反馈性，往往造成项目建设过程中的项目局部目标最优而整体目标受损。

（３）项目信息的载体及格式多样化。建设项目在实施过程中产生的信息可以分为两类：一类是结构化的信息（ＳｔｒｕｃｔｕｒｅｄＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ），如投资、进度和质量等规则数据等；另一类是非结构化或半结构化的信息，如工程

２　项目的全生命周期及时间划分

由于建筑业的分裂（Ｆｒａｇｍｅｎｔａｔｉｏｎ）特征，大型工程建设项目的管理过程往往被分割成相互分离的管理阶段（ＤＭ、ＰＭ、ＦＭ），信息沟通和共享存在极大的障碍。随着业主需求的改变以及项目管理技术的迅速发展，建设项目管理呈现出明显的国际化、集成化、信息化趋势。这种趋势既是事物发展内在规律的推动，也是目标管理的客观需要。为了应对这种发展趋势，全生命周期管理理论应运而生，旨在深入发掘建设项目不同管理阶段之间的内在联系，通过运用信息技术及先进的管理理论，形成ＤＭ＋ＰＭ＋ＦＭ的集成化管理模式，从而更好地服务于业主，实现项目增值。通常情况下的全生命周期始自项目构思、决策，止于项目投入使用，项目全生命周期的划分如图１所示。

单从全生命周期管理的概念来看，全生命周期理论只是对时间维的集成与统一。如果从项目的目标管理角度来看，全生命周期理念集成了项目的投资管理、进度管理、质量管理、合同管理、风险管理、环境管理和信息管理等几大目标［３］。因此，这种集成是从纵向、横向两个维度对传统的项目管理模式进行的全面集成与统一。

图１　建设项目全生命周期示意图

文档、工程照片以及声音、图

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像等多媒体数据，它们很难保存在一般的数据库系统，大多以文件的形式存在。在通常情况下，结构化信息只占工程建设信息量的１０％～２０％，而其他８０％～９０％的信息则以非结构化的形式存在。信息的格式和形式的多种多样，导致了信息无法有效集成。

（４）信息流失现象严重。由于对信息的阶段性管理以及基于纸质的传递方式，项目信息在不同阶段的流失现象严重，尤其是设计到施工、竣工移交到投入使用两个过渡阶段，上述两种信息都不同程度地大量流失，严重影响了工程施工质量及物业管理工作的正常进行。建设项目全生命周期过程中的信息流失现象如表１所示。

（５）信息沟通方式落后。传统的信息沟通方式主要以点对点（ｐｅｒｓｏｎ－ｔｏ－ｐｅｒｓｏｎ）为主，沟通渠道多，传递效率差。据统计，在现代建设项目中，工程师工作时间的１０％～３０％是用在寻找合适的信息上，而项目管理人员则有８０％的时间是用在信息的收集和准备上。由于信息管理工作的繁重，有人甚至称项目经理已经变成了项目信息经理（ＰｒｏｊｅｃｔＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　Ｍａｎａｇｅｒ）。而基于信息技术的扁平化沟通方式被认为是解决上述问题的有效措施，可以减少沟通渠道，降低信息在传递过程中的损失和失误问题。两种信息传递、沟通方式如图２所示［４］。

通与共享问题已经成为影响项目决策及实施的关键因素。瑞典Ｒｏｙａｌ　Ｉｎｓｔｉｔｕｔｅ　ｏｆ　Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ的Ｂｏ－Ｃｈｒｉｓｔｅｒ　Ｂｊšｒｋ教授在文献中认为，从总体上可以将整个工程建设划分为信息处理过程（ＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎＰｒｏｃｅｓｓ）和建筑生产过程（Ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ　Ｐｒｏｃｅｓｓ），物质流在生产建筑产品的过程中离不开信息流的支持与驱动。从某种意义上说，建设项目的整个建设过程就是项目信息的流动与交换过程［５］。

为了对传统的管理模式进行深层次的集成与统一，全生命周期管理理论提出了一系列集成方式或途径，例如共同的／统一的管理语言、共同的／统一的管理规则、共同的／统一的信息处理系统等［６］，流畅、简洁的信息沟通渠道及信息技术的应用是集成的主要驱动力，并将在很大程度上决定集成的最终效果。

５　信息管理的集成策略

基于建设项目全生命周期过程中信息管理的上述主要特点及相关分析，对建设项目信息管理的

集成提出以下建议。

表１　不同阶段的信息流失现象汇总表

４　信息管理与全生命周期管理的内在联系

在社会分工的影响下，建筑业内的分工也在不断进行，即所谓的纵向分裂特性。从最初的总营造师“单兵作战”到如今的规划、咨询、总包及分包等众多参建单位“集团作战”，建筑业已经分裂到任何一家参建单位都无法集项目的策划者、设计者、实施者于一身了。在这种演化的过程中，不同组织内部及组织之间的信息沟

图２　信息传递、沟通方式的转变示意图

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５．１　信息集成的实施主体建议

作为建筑业推进的“发动机”（ｍｏｔｏｒ），业主被公认为是信息集成的最大受益者，因此理应也是项目全生命周期信息集成的推动者与倡导者。但是，实践表明，在信息集成的过程中存在两种“不作为”现象：其一是业主方的不作为。由于信息技术并不能直接转化为效益，业主也没有认识到信息技术的潜在价值，导致部分业主对信息集成的认可程度不够，只关注通过现行的招投标等竞争性压价方式来降低工程成本。其二是部分参建方的不作为。由于参与项目建设的不同单位形成的是一种“临时性多组织”，为了项目暂时组合在一起，有着共同的目标，但又有着与项目目标相冲突的自身目标，这种相互之间的对立关系，再加上信息技术应用本身存在的一些问题，最终导致业主即使大力倡导信息集成，其他参建单位的配合程度依然不高。因此，选择正确的实施主体，是实现全生命周期信息集成的关键。结合现行的组织管理模式，建议充分发挥工程咨询方的专业优势，有效弥补业主方驱动力不足的问题，因为提供高水平的信息管理服务本身即是工程咨询方的重要工作内容和价值体现。５．２　信息集成的技术选择建议

采用恰当的信息技术手段是实现信息集成的重要途径。以管理信息系统的选择为例，目前常用的方式主要有三种：购买成熟的商业软件、自行开发、租用（ＡＳＰ）［７］。成熟商业软件具有可靠性高、适用性强、数据安全性高等优点，但同时也存在实施费用高、系统维护工作量大等缺点。此类软件大多以国外产品为主，盲目引进可能会“水土不服”。租用模式目前在英美等发达国家比较流行，用户只需提供自己的业务数据，支付一定的租金，就可以使用相应的系统。此类软件同样大多以国外产品为主，适用于中小规模的企业，国内此类业务的开展尚处于摸索阶段。自行开发则可以根据项目的特点和管理需要进行专门的系统设计，针对性强，灵活适应，但可靠性、操作界面设置等方面会不如成熟的商业软件。三种方式各有利弊，适用于不同的项目、不同的组织。因此，对信息技术的选择应针对项目的特点，本着适用、经济、稳定的原则，选择合适的技术手段，为信息的集成提供良好的软件基础。

５．３　项目文化塑造建议

信息的集成不仅是一个技术问题，实质上更是一个组织和管理的问题。前面提到的两种“不作为”现象，除了相互之间的利益对立之外，传统的对抗性项目文化也是导致上述现象的根本原因之一。此外，信息的高度共享客观上要求建设项目参与各方必须从传统的对立价值观中解放出来，建立合作、共享的主流项目文化，实现不同阶段、不同参与方之间的信息集成与共享，满足参建各方的信息需求。但是，在组织文化尚且十分欠缺的情况下，提倡项目文化的思想颇为超前，项目文化的塑造困难重重。不过，随着参建各方对信息的潜在价值的理解，通过有效的经济、合同、管理手段，项目文化的建设和塑造并非完全实现不了。基于信任、协同的项目文化塑造是实现全生命周期信息集成的重要“软环境”。

６　结语

建设项目的实施过程中伴随着大量的信息产生、变化、消失，对建设项目全生命周期的信息进行有效的管理具有重大意义，是建设领域信息化的关键，对独立的项目和企业乃至于整个建筑行业都大有裨益。

参考文献

［１］　赵莹华，黄永刚，陈宏伟．大型建设项目信息交流存在的问题

及对策分析［Ｊ］．绍兴文理学院学报：自然科学版，２００５（８）：５６－５９．

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研究[D].上海：同济大学，2007.

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