我国秘书职业的特点

我国秘书正逐渐从“官吏”的概念，向“职业”的概念转变。随着改革开放、市场经济的发展，深入研究秘书这种职业的现状及其特点，对于人们认识秘书职业的重要性，进一步推动我国秘书的社会职业化，提高秘书的社会地位和工作效率，都是有益的。
秘书职业的特点主要如下：
一、人数众多，遍布全国
秘书是一种人数众多的职业，它不仅遍布城乡各地，就连国外任何一个有中国外交使领馆、商务办事处的地方，只要那里有一个我国的组织单位，就必定至少有一名领导人，需要有一名以上的人从事秘书工作。
秘书又是渗透于一切行业中的职业。无论政治、经济、军事、外交、文教各条战线的领导机关，或是厂矿、农村、医院、学校，都有着本层级领导工作与领导人，也自然就有秘书工作、需要或多或少、或专职或兼职的秘书人员来支持、辅助其领导工作。上至中共中央、全国人大常委会、国务院、全国政协、xx这些重要的首脑机构，都设有办公厅，拥有大量的秘书人员；下至城市的街道办事处、边远山区的乡(镇)人民政府，也都设有秘书部门或有秘书、文书人员。
秘书还是一切企事业单位都需要设置的岗位。这除了领导工作的需要，任何单位领导都需要有秘书辅助处理信息、传递管理文件、掌管印章、办理日常事务外，还由于秘书部门具有的“不管部”功能，决定了任何机关还必须有人协助领导，去管理与处理一些无其他部门分管的工作。在民间、私营企事业中，秘书同样存在，只是性质任务与工作方法有所差异。
笔者曾试图用一个公式表示秘书的数量：
s>l>o（s指秘书，l指领导，o指组织机构)
这个公式表明了秘书的人数总是多于领导的人数，而领导的人数又总是多于组织机构的数量。这是一个十分简明的普遍真理。我国由于历史条件与其他复杂的原因，是一个多机构、多领导人的国家。我国的任何一个机构中，总有一个到几个正副领导人。某些高级的、大型的机构，还不止有党政两套领导班子，还有工程技术(总工程师)、财会(总会计师)、工、青、妇等众多的领导人。90年代笔者在某市调查，该市共有市级机构102个，乡镇28个，国有较大企业46户，集体所有制较大企业46家，乡镇企业和个体企业24267家，私营企业117家。在以上单位中从事专兼职带秘书性质的达255l9人，其中专事文书、文字、情息等工作的狭义的秘书1034人。该市是90年代才建市的县级市，人口为70余万，算是个中等略大的县级市。另外还了解过一些大型企业的情况，如著名的大庆油田，下属的县团级单位就有200多个，每家都有党办、政办、工会办、分厂或车间办，以及还可能有总工程师、总建筑师、总会计师办公室等等，都设有大大小小的秘书群体。在一所普通大学里，除了校部的秘书外，各系一般都有党政两办，各业务处室如科研处、学报编辑部等，也都有秘书人员。如果我们把办公室里的工勤人员(如驾驶员、炊事员)除开，大致估计一下：我国大陆有31个省(市、自治区)，有2200多个县，每个县有几十上百个部、委、局、办、社等设有一两个秘书机构的单位；我国有约lo万个乡镇，80年代乡镇一般只有很少的文书人员，近年来由于经济的发展与机构的膨胀，开始建立办公室，大的乡镇还设立了乡镇的工商、税务、计划生育、乡镇企业等业务部门，秘书人数自然也在增长。又据国家机构编制主管部门公布的资料，至1999年10月止，全国事业单位如学校、医院、研究院所等共有约114万个，均有秘书群体及秘书人员，再加上民间企事业，这样粗略测算，我国的秘书人员近1000万人；即便因定义不清没有人准确统计，秘书队伍是一支遍布全国的庞大队伍(它比铁道、纺织、钢铁、石油等等许多行业人数更多)，应当是没有疑问的。

秘书属于第三产业，秘书又是信息工作者，在知识经济和网络时代，秘书职业还会发展。在某些发达国家如美国的秘书人数就从80年代初约占人口的1％，90年已接近2％。我国的机关单位数目比例比发达国家高，各方面领导人需要秘书的程度也高得多，(单就文书、档案这一系列的工作而言，我国的公文多得多，程序也繁杂得多。)我国秘书的人数如果达到总人口的1％，就有1300万人，如随着社会经济的发展，达到总人口的1．5％，就会有1800万人。然后，最早也要在21世纪中叶以后，才可能随着办公的高度自动化和家庭办公的普及化，秘书的数量再逐渐减少，或秘书职业同其他职业互相渗透交叉。
秘书在全国纵横交错的行政与管理网络中，构成类似神经中枢的信息系统与类似骨架的后勤保障系统，正是依靠这支庞大的队伍，保证了各级各地领导机关及领导工作的运行，保证了全社会活动的正常运转。如果没有这支队伍，各级领导都会信息闭塞，事务缠身，各个组织机构都将可能瘫痪，社会将出现无序化的混乱。我们从以上秘书的数量与分布上，也可以看出秘书的重要。
二、位居中枢，近身助手
秘书职业是围绕、依附、从属于领导的一种职业。有的秘书界人士(包括实际工作者和理论工作者)不太愿意承认这一职业特点，总觉得依附、从属这些字眼不大好听。其实社会上一切职业，都不是孤立存在的，许多职业之间、职业与社会之间，都有着依存的关系。知识分子，既依存附着于工农大众，又每每先驱于工农大众。而农民，《汉书?食货志》说“辟土殖谷日衣”，是指依附于田地上从事粮食与副业生产的劳动者；医生通常是在医院诊所中工作的；军人是依附于老百姓的人民子弟兵。而秘书职业同这些职业都有个不同点，秘书是遍布于一切职业之中，位居各个机构的中枢，围绕于各个单位的领导的。秘书职业在社会组织结构中的地位，更接近于会计职业，任何单位只要有财务工作就有会计人员，只要有领导干部就有秘书人员。但它又不同于会计人员，会计是专门管理资金账目的专业人员，其职业的业务范围专一明确；而秘书则是围绕领导工作活动的领导的辅助人员，对领导发挥的主要是一种亲密助手的作用。秘书在各单位组织结构中处在位居中枢，接近领导的特殊位置。xx同志在1990年全国党委秘书长座谈会上把办公厅室形象地称为领导人的“左右手”，这是很重要的应引起重视的提法：
(一)秘书的近身与“左右手”地位，使秘书成为领导同外界接触交往的重要渠道，除了领导人本人直接收集的信息外，一个单位进进出出的信息，诸如文件、电话、传真、报表等，都是先由秘书收发登记处理的。所以文书工作、信息工作、接待工作等成为秘书职业的经常性基础工作，并使秘书职业带有强烈的文牍性。
(二)秘书的近身与“左右手”地位，使秘书最易了解领导所辖范围的情况，接近领导决策的全过程，加之秘书可能列席领导核心会议，领导签发的文件也要交秘书之手才能发出。这也就决定了秘书职业带有强烈的机要性。即使在民间企事业里，虽然不一定叫机要性，但对经济情报保密的要求也是很高的。
(三)秘书的近身与“左右手”地位，表明了秘书职业的围核性。围核性是原解放军秘书学者董信泰提出的，不再专述。
(四)秘书的近身与“左右手”的地位，使得秘书在一定情况下，可能被授权代表领导人处理某些事务。秘书部门的负责人或个别秘书，还可能起着领导的“代言人”、“代理人”、接近行政助理的作用。这种作用可称为“赋予性”的结果，其他人员也可能被领导赋予某些职权，但秘书的赋予性显然强得多。
以上，从秘书职业所处的位置，也充分说明了秘书的重要性。如果没有秘书，领导人将很难掌握信息，联系群众，正确决策，进行科学的、有效的领导。
三、全面综合，服务领导
这主要指秘书职业是近身直接为领导工作服务的。领导工作的全面性，决定了辅助、服务于领导人工作的秘书职业，也就必然带有强烈的全面性。它不同于任何专业业务部门，它不专事某项专门业务，如工业、商业、生产、计划、宣传、组织等，但秘书必须全面综合各种信息，是领导的全方位助手。对此，论述甚多，也不再赘述。秘书的社会职业化是一个历史发展过程。当然，官员型的秘书及秘书负责人，也还将长期存在，只是一般秘书的职业特征将会越来越显著。