文件下发制度
文件下发管理制度
第一章 文件的类别
第一条 技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。
第二条 文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件收回，以保证使用有效版本。
第三条 文件的范围. 包括:通知、通报、报告、请示、批复、意见、公告等。
第二章 文件的格式.
第一条 文件包括:文件分数、序号、文件名、发文字号、标题、主送单位、附件、文件正文、成文时间、文件生效标识、抄送单位、印发单位和印发时间.
第二条 文件名, 文件份数序号指将同一文稿印制若干份时, 每份公文的顺序编号如需标识文件份数序号, 应用阿拉伯数码顶格标识在版面左上角第一行.
第三条 文件名. 指制发文件的单位, 应使用发文单位全称或规范化简称。联合行文, 主办单位排列在前
第四条 发文字号. 由单位代字、年份、序号组成、单位代字，用一到三个汉字表示发文的单位. 年份应标全称, 用六角括号“[ ]”括入. 序号的编号不能编虚位, 不能加”第”字, 应按某年依次制发的文件的号码填制.
第五条 标题. 一般由发文单位. 文件的主题(事由) 及文种(文件名称) 三部分组成, 位于文件首发文字号之下, 可分一行或多行居中书写. 应当标准、概括、简要撰写标题.(注:标题字体统一用××字体, ××号印发)
第六条 主送单位. 要求使用全称或规范化简称. 其位于标题之下, 正文之上, 要求左起顶格书写.
第七条 文件正文. 正文结构一般要求包括导语, 正文主体和结尾三部分. 导语部分用来表明制发文件的依据, 目的或原因. 主体的结构安排要有逻辑性, 条理性. 结尾, 各种文件一般有与文种相适应的习惯结束语.
第八条 附件. 与文件内容有关的随文发送文件, 材料等, 在正下文空一行, 空两格标识”附件”字样, 说明此附材料名称及份数.
第九条 成文时间. 一般以负责人签发日期为准.(可据实际情况定)
第十条 文件生效标识——印章. 成文时间距离右边沿边空四个字, 加盖印章, 如需加盖多个印章, 印章之间互不相交相切. 第十一条 抄送单位. 应当使用全称或规范化简称.
第十二条 印发单位和印发日期. 这两项位于抄送单位之下, 占一行位置, 印发单位左空一字, 印发日期右空一字, 印发日期用阿拉伯数字标识.
第三章 文件下发程序
第一条 拟定. 由各部门负责人根据实际情况的需要拟定文件, 包括起草, 核稿.
第二条 审批. 经部门负责人将核对后的文件交予主管老师或书记审批.
第三条 盖印章. 经主管或经理审批同意后, 部门负责人应将文件复印(连同印章) 至少两份, 其中交一份于秘书处文档办存档
第四条 如不经以上程序下发的文件, 均无效.
第四章 文件的管理
第一条 文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，需填写《文件处理单》，经审核、批准后方可领用。
第二条 文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经批准后方可借阅。
第三条 作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。
第四条 质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。
第五条 质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，
在改动处划改并签名。
第六条 质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。
第七条 质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。
第八条 各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。
第九条 质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由工程部和使用部门负责签字，经审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。
第十条 行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。