行政公文的写作要求

学习要求：
学习本章了解：行政公文的概念、特点、分类及构成要素、写作要求。
掌握：行政公文的书面格式、十三种行政公文的用途。
重点掌握：意见、决定、通告、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要的一般写法
一、重难点内容提示
(一)行政公文的概念和特点
1．行政公文的概念
公务文书，简称公文。人们通常说的公务文书有广义和狭义两种理解。广义的公文指法定机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成的、具有规范格式的文书材料。其中包括行政公文、事务文书、各类专用文书等。狭义的公文，指行政机关公文。行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。本章重点介绍的就是狭义的公文，即国务院xx年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中列出的十三类公文：“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。”
2．行政公文的特点
(1)法定的作者
行政公文是由法定的作者拟制和发布的。所谓法定的作者，指的是依据法律和有关规定成立的能够行使职能的组织或单位。有的行政公文以国家领导人或机关首长的名义发布，这并不代表个人，而仅仅是制发机关领导人行使自己职权的一种表现，行政公文所反映的也应是领导人所在机关或组织的集体意图。
(2)严格的政策性
行政公文的政策性是由其反映的内容决定的。国家制定的一系列政策、法律法规都是以行政公文的形式下达，而国家各级行政机关、团体、企事业单位都负有传达、贯彻、执行的责任。各级行政机关、团体、企事业单位行文时，必须与国家的方针政策相一致，以严格保证国家各项政策的贯彻落实。
(3)法定的权威性
行政公文是由行政机关、团体、企事业单位及其领导人，为了特定的目的而制作和颁发的，其法定的权威性主要体现在：一是国家政权赋予发文机关或单位法定的地位和职权；二是国家从法律和行政措施上对行政公文的权威性给予可靠的保证，要求受文者的思想、行为受到文件的约束、规范、做到令行禁止；三是行政公文的内容的合法性，能够代表着最广大人民群众的根本利益。
(4)体式的规范性
行政公文是具有规定体式的公务文书，有严格的规范性。这种规范性是公文的权威性和法定性的具体体现，也是公文处理的客观需要。如国务院xx年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中就规定了统一的公文名称和体式。国家技术监督局于xx年9月发布了《国家行政机关公文格式》（gb/t9704—1999）的国家标准。该标准进一步指出：“本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。其他机关公文可参照执行。” 行政公文写作必须严格按照这两个文件的规定执行。

(二)行政公文的种类
1．按照行文关系和行文方向分类
按照行文关系和行文方向的不同，行政公文可分为：
(1)上行文
上行文是指下级机关向所属上级机关呈送的公文。如报告、请示等。
(2)平行文
平行文是指平行机关或不相隶属的机关送交的公文。如函等。
(3)下行文
下行文是指上级机关向所属下级机关的发文。如命令（令）、决定、公告、通告、通报、批复等。
通知在不同情况下属于平行文或下行文。会议纪要在不同场合分属下行文和上行文。函一般属平行文，但有时也属上行文（如请示较小事情的函），有时也属下行文（如答复下级机关询问的函）。
2．按照保密程度分类
按照保密程度来分，行政公文可以分为绝密文件、机密文件、秘密文件。
3．按照紧急程度分类
按照紧急程度分类，行政公文可分为“特急”、“急件”两类。
4．按照具体职能分类
按照具体职能的不同，行政公文可以分为：
(1)法规性公文
法规性公文是用来颁布法令、法律或对有关问题作出规定的公文。
(2)指挥性公文
指挥性公文是直接体现上级机关的决策意图，对有关事项的处理、有关工作的进行起着指令或指导作用的公文。
(3)报请性公文
报请性公文是下级机关用来向上级机关汇报、请示工作的公文，这类公文是上行文。
(4)知照性公文
知照性公文是向有关方面告知情况、关照事项的公文。这类公文既有下行文，也有平行文。
(5)联系性公文
联系性公文是用于各部门之间联系工作的公文。这类公文主要有函等。
(6)实录性公文
实录性公文主要是指真实地记录会议情况和议定事项的公文，会议纪要就是这类公文。
此外，行政公文的分类还有一些，这里不一一列举。
(三)行政公文的体式
行政公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。行政公文的体式属形式范畴，是为表现内容服务的，在公文写作中有着不可忽视的作用。
（四）行政公文的要素和格式
按国家技术监督局xx年9月发布的《国家行政机关公文格式》（gb/t9704—1999）规定，组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
1．眉首部分
眉首部分又称文头部分在行政机关公文首页，置于红色反线以上的各要素统称眉首。眉首部分通常由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素构成。
（1）公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。一般适用于比较重要的公文。
（2）秘密等级和保密期限
秘密文件要注明密级，不涉及保密内容的普通文件，没有这个项目。
公文需要标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
（3）紧急程度
紧急程度是对公文送达和办理时间的限度。
公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
（4）发文机关标识
发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“**某某人民政府文件”、“**大学文件”等；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘有25㎜。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22㎜*15㎜。
联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
（5）发文字号
发文字号又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号，由发文机关代字、年份和序号组成，如国务院文件“国发[xx]3号”中，“国发”是发文机关代字，“xx”是发文年份，“3号”为文件序号，表明这份文件是国务院在xx年度制发的第3号文件。如果一个机关的文件数量较多，还可以在发文字号中加上一个类别标志，反映文件的业务内容或归宿。几个机关联合行文，只注明主办机关的发文字号即可。
发文字号应在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”插入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
（6）签发人
签发人是指代表机关签发公文意见的领导人姓名。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4㎜。
2．主体部分
主体部分又称行文部分，这一部分是指红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素的统称。主体部分由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等要素组成。
（1）标题
公文标题一般由发文机关名称、事由、文种三部分构成。它位于公文首页红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
公文标题除法规、规章名称等可加书名号外，一般不用标点符号。
在撰写公文标题时，发文机关名称要写全称或规范化简称，如果文件首页有发文机关标识，其标题可某某略发文机关名称。事由是标题的主题部分，应准确、简炼地概括公文的主要内容。文种是公文的种类名称，用以概括揭示公文的性质与制发的目的。
公文的标题通常有四种形式：
一是发文机关名称、事由、文种三个要素全部具备的公文标题。
二是事由和文种两个要素构成的公文标题。
三是发文机关名称和公文文种两个要素构成的公文标题。
四是只标明文种的公文标题。
（2）主送机关
主送机关是负有公文主要处理责任的受文机关。主送机关名称应当使用全称或规范化简称、统称。
上行文一般只写一个主送机关，如需要同时报送另一上级机关，可用抄送形式。下行文可以有若干机关。有些公文，如周知性公文可以某某略此项。
主送机关的书写位置是：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。
（3）正文
正文是公文的核心部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图。
正文的结构一般由开头、主体和结尾三部分组成。开头部分用简洁的语言写明发文的依据、目的或原因等。主体部分是正文的核心，主要写明公文的内容或事项，做到重点突出，意见具体、明确，叙述有条理。结尾部分根据文种和行文关系的不同有不同的写法。这一部分后面将结合具体文例加以介绍。
公文正文的书写位置是：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
（4）附件
附件是公文的附属材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是实物如照片、图表等，应当注明所附材料的名称，件数。附件是为了避免正文过长的内容隔裂而附，对正文起说明、注释、补充、证明和参考作用。有的公文，附件是文件的主体内容，正文仅起批准、发布和按语的作用。许多法规性文件就是这样。
公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.“秘书工作”*”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（5）成文日期
公文成文日期一般以机关负责人签发的日期为准；法规、规章类公文以依法批准的时间为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。
成文日期要用汉字标注，并将年、月、日标全，“零”写为“o”。
（6）公文生效标识
公章是公文生效的标志。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切，相距不超过3㎜。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
（7）附注
附注是指需要附加说明的事项。如需解释的名词术语，或者是公文发送范围和阅读、传达对象等。
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
3．版记部分
版记部分又称文尾部分，通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素组成。
（1）主题词
主题词是能够反映公文主要内容和类属的、规范化的名词或词组。标引主题词时，顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可在类别词中选择适当的词标引。使用的主题词不得超出主题词表的范围。每份文件的主题词，最多不超过5个词组。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。
“主题词”用3号黑体、居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
（2）抄送机关
抄送机关是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。标注抄送机关，应当使用该机关全称或规范简称、统称。一份公文要不要抄送，抄送给什么样的机关都要从实际需要出发，既不要滥抄滥送，也不应漏抄漏送，以免产生不利的影响。
公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
（3）印发机关和印发时间
公文的印制工作一般由发文的具体办公部门承担。
印发时间不同于发文时间，这是指公文开印的具体时间。
印发机关时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关在左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
（4）版记中的反线
版记中的反线是指版记中各要素之下都要加一条反线，相互隔开，宽度同版心。
（5）版记的位置
版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
（五）公文的印装规格
国家标准《国家行政机关公文格式》（gb/t9704—1999），不仅对公文的构成要素及格式作出了明确规定，而且对公文的印装规格也有详细说明。下面就依照国家标准《国家行政机关公文格式》的内容，对公文的印装规格加以介绍。
1．公文用纸的规格
公文用纸要采用国际标准a4型纸，其成品幅面尺寸为297㎜*210㎜（长*宽）。
公文用纸的页边（留空处）与版心的具体尺寸为：
公文用纸天头（上白边）为：37㎜±1㎜
公文用纸订口（左白边）为：28㎜±1㎜
版心尺寸为：156㎜*225㎜（不含页码）
2．公文排版的规格和要求
正文用3号仿宋体字，一般每面排22行（以3号字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行），每行排28个字。
要做到版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸合乎标准，版心不斜，误差不超过1㎜。
3．印刷要求
公文应双面印刷，页码要套正，两面误差不得超过2㎜。黑色油墨应达到色谱所标bl100%，红色油墨应达到色谱所标y80%，m80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白，无断划。
公文中未作特殊说明的图文项目，颜色均为黑色。
4．装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4㎜。骑马订或平订的订位为两钉钉锯，外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4㎜。平订钉锯与书脊的距离为3㎜~5㎜；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1㎜，四角成90度，无毛茬或缺损。
(六)行政公文的写作要求
行政公文写作是指公文文本的起草、修改和定稿。行政公文的写作应当做到以下几点：
1． 熟悉行文规则
行文规则，也称行文原则，是指在执行公文行文制度时应当遵循的准则。xx年8月24日国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定了行政公文的行文规则。下面予以简单介绍，这是公文写作时特别应注意的。
（1）少而精地行文
行政公文的行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。
(2)根据职权范围和隶属关系行文
政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。
向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
不相隶属机关之间一般用函行文。
(3)请示应一文一事
向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。
请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅（室）按规定程序处理，不应直接送领导者个人。
(4)正确运用主送、抄送行文
向上级机关的行文，或者要求对方答复的文件，应当主送一个机关，以便收文机关及时迅速地进行处理。切勿多头主送。
受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明抄报机关和抄送机关。
(5)联合行文要会商
一般来说平行机关可以联合行文。在办理联合行文时，主办机关应主动和有关单位商量，取得一致意见之后再发文，而不能将自己的意志强加于人。
2．选准文种
公文的文种界限非常明显，不同的文种体现出不同的职权范围和机关之间的关系，也表现出不同的办事目的和要求。因此，发文应根据本机关的职权、所处地位和发文目的，恰当地选用文种。如命令（令）、决定、通知、通报都有表彰先进的功能，但由于这些文种的性质、级别、运行方式等不同，其表彰的内容轻重、先进程度、所达到的目的也就有所不同，表彰时，要根据发文机关的级别、先进单位或人物事迹的轻重确定文种。误用、混用文种，会使公文的质量和效用受到严重影响。
3．严格制定程序
行政公文的制发主要是经过：拟稿、核稿、呈批、签发、缮印、用印、封发等程序，公文写作者掌握了公文制文程序，可以提高公文的质量，加快公文的运转过程。
4．明确领导意图
行政公文的写作一般是“遵旨”行文的受命性写作，撰写者要遵循机关或组织领导的意图来行文，写作时必须做到：“五清楚”，即任务、对象清楚；思想意图清楚；政策依据清楚；行文方式方法清楚；具体事项清楚。写作者只有做到了“五清楚”明确掌握领导意图，行文才能真实地反映组织活动的面貌，体现发文机关的意图。
（七）命令（令）的用途、特点
命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
根据有关规定，全国人大常务委员会及委员长、国务院及总理、各地方人民政府及其首长，可以发布命令（令）；国务院各部部长可以发布命令（令）。命令（令）虽然往往以领导人个人名义发布，但体现的不是个人的要求，而是权力机关的意志。
命令（令）属于上级机关主动下发的指挥性公文，具有极强的权威性和约束力，下级机关必须严肃对待，坚决执行。
命令（令）的特点：
1.权威性和强制性
命令（令）是所有公文中最具权威性和强制性的下行文种。命令一经发布，受令方面必须无条件服从，做到令行禁止，不能有丝毫偏差。
2.使用权限有严格的限制
命令（令）一般只由国家行政机关及其领导人使用，党的领导机关一般不能单独使用，如有必要，要与国家机关联名制发命令。
（八）命令（令）的种类
命令（令）按其内容和作用分，有公布令、行政令、嘉奖令等。
1．公布令
公布令是依照有关法律规定发布行政法规和规章的公文。行政法规和规章不是行政公文，要公布于众，必须以行政公文中最富权威性的命令（令）来发布。
2．行政令
行政令是宣布实施重大强制性行政措施的公文。如：《**某某人民政府关于查禁公路上“三乱”行为的命令》
3．嘉奖令
嘉奖令是表彰在工作中有重大贡献的集体和个人的公文。
（九）命令（令）的一般写法
命令（令）在结构上一般包括标题、发文字号、正文、落款、发令日期等部分。
1.标题
命令（令）的标题有三种构成形式：
(1)发文机关名称或发令机关领导人职务名称加文种名称两部分构成，此类标题写法常用于发布令。
(2)发文机关名称、主要事由和文种名称构成。
(3)标明文种
2.发文字号
命令（令）的发文字号与其他行政公文的发文字号相同，也有一些命令（令）的发文字号不同于其他行政公文的发文字号，如命令中的发布令的发文字号就只标注顺序号“第χχ号”，没有机关代字、年号。命令的发布令“第χχ号”表示发令机关或发令人的任职开始编列的流水号，到任职期满为止，下任再从头编号。这是命令的发文字号与其他公文不同的地方。
3.正文
命令的作用不同，正文的写法亦不同：
（1）发布令，即用以发布各种法规或规章的命令，其正文须说明所发布法律法规的名称、通过或批准的机关或会议，通过或批准的时间及施行时间。
（2）行政令，即规定重大行政措施的命令，其正文包括两部分，一是说明发布命令的缘由，要做到理由充足，以达到令人信服的目的；二是写出命令具体内容，写明强制性行政措施及执行机关，要做到条目清晰，层次分明，便于执行。
（3）嘉奖令的正文一般包括三个方面的内容，一是嘉奖缘由，简要叙述被嘉奖者的主要事迹，并做出中肯的评价；二是嘉奖事项，写出嘉奖的具体内容，通常为授予的称号、记功的登记和次数及其他形式的奖励决定；三是发出号召，即号召广大人民群众向英雄人物学习，做好本职工作。
4.落款
落款处签署发布命令机关领导人的职务名称和姓名。
5.发令日期
命令的最后是注明发令日期。有的发令日期也可在标题下面注明。
（十）意见的用途、特点
意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
意见这一文种是新增加的。1996年中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》已正式列入这个文种，在新形势下党的机关与行政机关联合发文中“意见”的使用频率比较高，因此，新颁布的《国家行政机关公文处理办法》增加了这一文种。“意见”不同于一般含义的意见，它是党和政府颁布方针政策的一种形式。“意见”的适用范围较宽，就其主体而言，可以适用于党政各级领导机关，就其内容而言，涉及党和政府以及企事业单位的方方面面。
意见的特点：
1.内容的针对性
意见的制发往往是针对工作中急需解决的问题或必须克服的倾向，因此它提出问题及时，分析问题结合实际，提出见解、办法针对性强，目的明确。
2.形式的灵活性
意见既可独立行文，也可与其它文种搭配行文。此外，意见既可以用于上行文、也可以用于下行文和平行文。作为上行文，用于下级机关向上级机关上报建议性意见，由上级机关作出处理或给予答复。作为下行文，用于上级机关向下级机关下发指导性意见，文中贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。它的行文方向比较灵活。
（十一）意见的种类
1.指示性意见
指示性意见是上级领导机关就某一问题或某项工作阐述、说明指导思想，提出原则要求的意见。
2.计划性意见
计划性意见是上级机关或业务主管部门就某项工作活动作出部署、安排，要求有关单位贯彻执行的意见。其内容具备计划的基本要素，但和一般计划相比，它对工作的指导思想和基本原则和方法、措施、步骤等阐述得较为具体、明确，对任务、目标的阐述侧重于宏观的定性分析而较少提出具体的量化指标。
3.建议性意见
建议性意见是下级机关或业务管理部门就解决有关问题或推动、改进某项工作向上级机关献计献策，提出自己设想、看法和建议的意见。
（十二）意见的一般写法
意见一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。
1.标题
意见的标题有二种构成形式：
(1) 发文机关、发文事由和文种组成。
(2)发文事由和文种组成。
2.主送机关
上行文的意见一般有主送机关，下行文的意见，执行意图比较明确、针对性较强的、要写主送机关；涉及面较广的可以不写主送机关。
3.正文
正文一般为前言、主体、结尾三部分。
前言部分一般交代提出意见的依据、目的、情况、意义等，回答“为什么提意见”。前言部分常用习惯用语“为……现（特）提出如下意见”过渡到下文。主体部分是核心内容，主要是对重要问题提出建议、主张及处理办法等。一般采用分条列项的写法。这部分既要讲道理、明政策、通法律，又要可实施、能操作、便督查。结尾部分，提出希望或要求。如果主体部分说清楚了，也可不写结尾。
4.落款
落款，即标明发文机关和成文时间。由于意见带有较强的规范性，有的意见还将发文机关和成文时间置于标题之下。
（十三）意见的写作要求
1.掌握好表述的分寸
意见的行文方向具有多向性,对不同行文方向的意见,要掌握好文字表述时的分寸。作为上行文意见,应按请示性公文的程序和要求办理。作为平行文的意见,提出的意见可供对方参考。作为下行文的意见,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行；无明确要求的,下级机关可参照执行。总之,意见是供别人执行或参照的,而行文对象不相同,表述和措词一定要注意把握准确。
2.文种选用要审慎
意见的性质和功能介于建议性报告、请示、指示性通知之间,其间的严格区别还有待深入研究,所以在使用意见这一文种时,要特别注意与相近文种的区别。
（十四）决定的用途、特点
决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属于下行文，一般用于上级机关对下级机关，有时本单位内部也可使用。
决定的特点：
1.强制性
决定虽然没有命令那样浓的强制色彩，但也是一种权威性很强的下行文。决定是对重大事项或行动做出部署，它不仅要让人们知道其内容，还要求人们必须无条件执行。另外，决定有时还起法规作用，在某些方面，决定往往是法规的延伸和补充，具有强制性和行政约束力。
2.广泛性
决定的用途比较广泛，党政机关、社会团体或企事业单位对某些重要事项或重大行动作出安排，都可以用决定。其次，决定的受文对象有一定的普遍性，决定一般不向某一具体单位发出，它的内容所涉及的都是事关全局的重大问题或事项，即使有时涉及的事件比较具体，其意义也具有广泛性。
（十五）决定的种类
决定的使用范围较为广泛，种类也比较多，按照决定的具体用途和内容的不同，将其划分为两大类：
1．对重要事项作出安排的决定
从具体事项的区别上看，常用的对重要事项作出安排的决定有法规性决定、政策性决定、布置重大事项的决定、审批性决定、表彰性决定、惩罚性决定、人事安排决定、接受组织成员决定等等。
2．对重大行动作出安排的决定
这是一种事先对重要工作进行布置的决定，这类决定的指挥性很强。如召开会议的决定、重大活动安排的决定、重要机构设置的决定、行政区划重大调整的决定等等。
（十六）决定的一般写法
决定，在结构上由标题和正文两大部分组成。
1．标题
决定的标题包括发文机关名称、事由、文种三者缺一不可。如在报纸上公开发表的决定，成文日期应标在标题之下。
2．正文的写法
决定正文包括决定因由、决定事项两个部分。
决定因由，即作出决定的原因，有时讲述事件经过及其意义。这部分行文要求简明扼要，逻辑严密，用语准确。
决定事项，通常有以下几种表达方式：
一是一段到底式。即不分段，一口气写到底。这种方式适用于内容单一、篇幅简短的决定。
二是分条标项式。即把决定中涉及的若干问题按照主次列成若干条项，并用数码标出。这种形式适用于牵涉较多具体问题、事项的决定。
三是小标题式。即把决定中每条的中心内容归纳成小标题，分列于每一部分之前。这种写法条理清晰，内容突出。
四是分部分表述式。即把全文分成若干部分，每一部分表达一个中心意思，用中文数码标明各部分的顺序。
决定的最后，可根据决定事项提出执行决定的要求、意见。表彰性的决定，则提出希望和号召。在行文上，可作为全文的单独一段来写，也可作为主体部分的一条来写。
（十七）决定的写作要求
1． 要有政策或法律依据
决定是对重要事项或者重大行动作出安排的公文，因此，在形成文件之前，要充分搞好调查研究工作，一方面要弄清实际情况；另一方面要搞清国家的政策和法律依据，使撰写的决定既符合国家的政策和法律，又符合客观事物的实际。
2．事实准确，语言严谨
决定所涉及的事实，如对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项等，都要真实准确，按照事物的本来面目如实反映，既不夸大，也不缩小，以保证决定的正确性、立论的可靠性、安排部署的可行性。决定还要语言严谨，避免使用模棱两可、含糊不清的话语，以免造成受文单位贯彻执行上的困难或偏差。
（十八）议案的用途、特点
议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
从上可以看出，议案的发文机关为各级人民政府、受文机关是同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会。功用为提出审议事项和审议请求。
议案的特点：
1.行文的定向性
议案不是普发性公文，在行政机关只能由人民政府行文，行文时，发文机关可以署政府主要负责人。议案只能向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会行文，不能向别的任何部门和单位行文。
2.内容的说服力
议案涉及的内容是其人民代表大会或者人民代表大会常务委员会职权范围内的该地区（域）重大事项或重要问题，因此，提交议案一定要把理由和根据写清楚，要言之有理，具有说服力。
（十九）议案的种类
1.立法议案
立法议案主要是二种：一是政府机构制定了某项法律或法规之后提请人大审议通过时用；二是建议、请求某行政机构制定某项法规时用。
2.任免议案
行政机关向权力机关提请任命、免去或撤消行政机关工作人员职务，请求人民代表大会审议批准的议案。
3.建议议案
以行政部门的身份向权力部门提出建议，也可以使用议案。
（二十）议案的一般写法
议案包括标题、主送机关、正文和落款几个部分构成。
1.标题
(1)发文机关名称、事由、文种组成。
(2)事由、文种组成。
2.主送机关
议案的主送机关，只能是同级人民代表大会及其常务委员会，不能是其他机关。主送机关要采用全称或规范化简称。
3.正文
议案的正文主要包括案由、事项、结尾三个部分。案由，即提出议案的理由、根据。文字要简明扼要，又要把提出议案的理由说充分。事项，即议案中提出要求审议的具体事项，如措施、方法、方案等。结尾，即议案的结语，主要是提出的请求。一般采用习惯用语“现提请审议”、“请审议决定”等。
4.落款
标明政府机关名称或政府负责人职务、姓名；写明成文时间。
（二十一）议案的写作要求
1.行文要严格规范
议案的行文规范主要包括两个方面。一是议案只能用于国家行政机关向同级国家权力机关提请审议事项，行政机关的其它事项需要与权力机关沟通时，不能使用议案行文；二是国家行政机关向同级国家权力机关提请审议事项时只能使用议案行文，而不能用其它文种行文。
2.内容要重在说理
一般情况下，凡议案的提请者要到会做一些说明，并解答代表们提出的问题，因此草拟时，一定要把理由和根据说得极其清楚，有很强的说服力。
（二十二）会议纪要的用途、与会议记录的区别、特点
会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。会议纪要可上报上级领导机关，供上级了解会议的情况，以便取得领导的支持与指导；可以送有关的平行单位交流信息，沟通情况，以取得他们的协助和配合，其主要作用是沟通情况，交流经验；统一认识，指导工作。
会议纪要与会议记录有着十分密切的联系。写作会议纪要一般是在会议记录基础上进行的，它要对会议记录进行分析、整理、综合、概括，按照会议的议题和宗旨，把会议的主要精神及议定的事项准确地反映出来。因此，会议记录是会议纪要的基础，可以说没有会议记录就没有会议纪要。
会议纪要与会议记录虽然都是会议内容，但二者又有着明显的区别。其一，文体性质不同。会议纪要是法定公文，一般都作为文件来处理，而且也不是逢会必“纪”的；会议记录则是记录会议内容的一种书面材料，既不上报，也不下发，只作为工作依据和参考材料来处理，或只起备查作用，因此是逢会必记。其二，基本内容和写法不同。会议纪要只反映会议的主要精神和议定事项，所以它要对会议内容进行分析和综合，使之条理化和理论性；会议记录则是对会议内容作客观记录和详细记录，即使是摘录，也是较详尽的。
会议纪要的特点：
1.纪实性
会议纪要是根据会议的主旨、议程、决议等概括整理成文的，对会议基本情况是纪实性的。会议纪要的撰写者，不能变更会议议定的事项，不能随更改动会议上达成的共识和形成的决议，更不能对会议内容进行随意的评议。
2.提要性
会议纪要与会议纪录不一样，不是有言必录，而是提要性的，将会议中重要的情况，重大问题的决定和决策意见简明扼要地陈述出来。
（二十三）会议纪要的种类
按照会议的性质，会议纪要可以分为：
1.决定性会议纪要
决定性会议纪要对与会单位具有指示和指导作用，具有决定的性质。因为它反映的是会议的结论性意见，具有较强的政策性。这种会议纪要必须经过大会讨论通过，才能发布。
2.情况性会议纪要
情况性会议纪要，只起让与会单位了解会议进程和基本情况的作用，它反映的是会议的基本情况。
按照会议内容和会议形式划分，会议纪要还可分为座谈会会议纪要、工作会议纪要、办公会议纪要、联席会议纪要、专题性会议纪要等多种。
（二十四）会议纪要的写法
会议纪要一般由标题、成文日期、正文三个要素构成。
1.标题
会议纪要的标题一般由会议名称和文种两部分组成。
2.成文日期
会议纪要成文日期一般加括号标注在标题之下正中位置。也有的标写在正文之后。
3.正文
正文是会议纪要的主要部分。一般由开头、主体和结尾三部分组成。
（1）会议纪要的开头。一般要写明会议的概况，包括会议召开的时间、主持召开会议的单位、开会地点、参加会议的人员以及会议的议题等。有的还写会议程序和概述会议总的情况。这一部分要写得简明扼要。
（2）会议纪要的主体。记述会议的要点，主要写清三个方面的内容：第一，说明议题。主要是提示会议的宗旨，中心议题，内容不易多写，文字要高度概括。第二，分析形势，研讨问题。主要是阐述会议讨论的重大问题，或者是对工作情况的基本估计，总结经验，提出需要解决的问题。这一部分常在段落或层次之首冠以“会议认为”或“与会代表一致认为”作为提挈语。第三，阐述会议结果。这是会议纪要最重要的一部分，主要阐述会议讨论的意见，形成的决议，作出的决定，提出的要求，需要采取的措施等等。这部分常在段落和层次之间冠以“会议要求”、“会议决定”、“会议强调”等词语作为提挈语，以引出会议的主要精神。写这一部分常用的结构方式有：
归纳式。就是对会议内容进行分类整理，划分出一个一个问题，把每个问题作一个部分，大的部分之间还可以再分小的部分，每个部分的前面可以加序号，也可以加小标题。然后再按内容的自然顺序或者逻辑顺序排列起来。规模较大，涉及问题较多的会议，一般采用此法写会议纪要。
综述式，也叫概述式。就是把会议内容综合到一起，概括地反映出来的一种写法。这种写法比较适用于规模较小的会议的纪要。
发言记录式。这是一种写出发言者的姓名，并按发言的顺序，把每个人发言的要点如实地写出来的方法。这种写法用得不多，一般只见于某些座谈会纪要。
（3）结尾。提出希望和号召或者列出尚未得到解决的问题，供以后继续研究探讨。
（二十五）会议纪要的写作要求
1.客观整理，保证真实。会议纪要是会后形成的文件，是对会议情况实事求是的反映，一定要保证内容的真实性。会议纪要的撰写者在会议期间要尽量全面掌握会议的情况；在综合会议内容时，只能进行必要的归纳、概括和提炼，不能随便增减内容或想当然地修改原意。 2.详略得当，突出“要点”。撰写会议纪要一定要抓住“要”字，紧紧围绕会议的中心议题，抓住会议要解决的问题，立足会议的实际情况，体现会议的主要精神。对会议材料要去粗取精，对与会者的发言要归纳出代表性、典型性的意见。对会议的一般内容不宜写得过于具体，要写得原则些，但要注意写好结论性的意见。
3.切忌将会议纪要写成会议决议和会议记录。会议纪要即使在会议结束前写出，其成文日期也不能写成会议结束前的时间。可以写成会议结束的同日，一般是会后正式定稿的日期。
（二十六）通知的用途、特点
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。
通知是一种使用范围较广的文种。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。通知大部分是下行文，也有一部分是平行文，即发给不相隶属的单位或个人。
通知的特点：
1.使用的广泛性
通知的发文机关，几乎不受级别的限制。大到国家级的党政机关，小到基层的企事业单位，都可以发布通知，在内容方面，大到全国性重大事项、法规、规章，小到单位内部告知一般事项，都可用通知行文。在发文方式上也灵活、方便。
2.功用的指导性
上级机关向下级机关用通知行文，都明显体现出指导性。特别是部署工作、批转和转发文件的通知，都在实现着通知的指导功能，受文单位要在规定的时间内完成通知布置的任务。
（二十七）通知的种类
按照具体用途的不同，可以把通知划分为以下几类：
1.发布行政法规及各种规定的通知
这类通知是法规性和指挥性公文，它的权威性虽然不及“命令”，但也带有一定的强制执行的作用。发布行政法规及各种规定的通知有两种：一种是印发、实施已制定的规章制度的通知；一种是其内容本身就是具体规定的通知。
2.布置工作和安排活动的通知
在向下级单位布置一项具体的工作或安排一项规模较大的活动，并需要明确任务，作出指示时用通知。
3.批转或转发其它机关公文的通知
对其它机关发来的反映带有普遍性的问题或具有普遍指导意义的公文，可用制发通知的形式下发有关机关。批转是对下级机关呈送的公文而言的，转发则是对上级机关、同级机关或不相隶属的机关的公文而言的。
4.告知事项的通知
这是为使有关机关和人员了解某一事项而制发的通知，这类通知为知照类公文。会议通知、设置或取消机构的通知、设立奖项的通知、人事任免通知等等，都属告知事项的通知，在日常工作中这类通知的使用机会较多。
（二十八）通知的一般写法
1.标题
通知的标题的写作有三种方式：
(1)发文机关的名称、事由和文种组成。重要通知的标题，一定要具备这三个要素，使人一看就能大致知道通知的内容。
(2)事由和文种构成。
(3)文种“通知”作标题。这种通知，一般仅限于日常生活和工作中一些非重大事项的通知。
情况特殊的通知，在标题中应写明，如“紧急通知”、“补充通知”、“联合通知”等。
2.主送机关
通知的主送机关一般有两种写法。一种是主送机关有一个或两、三个，这种情况，可将几个机关的名称全部写上。另一种是主送机关很多，属普发文件，这种情况采用概括的写法。
3.正文
通知正文的基本内容，应该包括发布本通知的根据和缘由；通知的具体事项；落实通知的要求等。其中，通知的具体事项是正文的重点内容。这是通知的一般写法。由于通知的种类不同，在写法上又略有差异。
发布性通知写法较简单，先用一两句话概述发文理由，再说明所发文件名称，将该文件作为附件附后即可。
转发、批转性通知的正文可根据实际情况写作，有时，用一句话引出转发、批转的文件，并说明转发、批转的根据和提出执行要求。也可分缘由和指示两部分来写，缘由写明发文的根据或表明态度，提出执行要求；指示部分说明所转发、批转文件的意义，并指出具体做法，提出措施和要求。
布置工作和安排活动的通知，规范性强，文字较多，需要从实际出发，力求高视点，有预见性、针对性。写作时先概述发文的原因、目的或基本情况，再提出原则及具体明确的要求、措施、办法等。内容多时采用分条列项的方法来写。
告知事项的通知，是用来通报情况、传递信息、交代事项的，只要写清应知应办的事项就达到了目的。如会议通知，人数较少的一般性会议通知，只需简要写明会议的名称、目的、时间、地点、与会人员、准备事项（如准备材料、文件、论文等）即可。内容比较复杂、日期较长、与会人员较多的会议，要写清楚会议名称、目的、议题、期限、报到时间、地点、与会人员、准备事项、食宿安排、差旅费报销方法以及筹办会议单位的名称、联系人、联系地址、e-mail地址、电话、传真、电挂、去会地路线等，与会议有关的项目不能出现差错和遗漏。
（二十九）通知的写作要求
1.重点突出，措施具体
通知是要求受文单位了解、协助和执行、办理的公文。因此，写作时要重点突出，把道理讲清楚，任务提明确，措施订具体。只有这样，才便于受文者在执行、办理中不出现偏差或错误。
2.注意通知与通告的区别
(1)从使用范围看, “通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等；而“通告”则适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(2)从受文对象看,通知的对象一般是机关或单位；通告的对象一般是社会公众。
(3)从行文要求看,通知的事项一般需要办理和贯彻执行；而通告的事项只需遵守和知晓即可。
（三十）通报的用途、特点
通报适用于表彰先进、批评错误、传递重要精神或者情况。
通报也为知照类公文，其主要作用在于学习他人经验，推动工作；吸取他人教训，防止类似问题的发生；了解有关情况，促进各方面工作的顺利开展。通报的写作要有代表性、针对性，使人们从中受到启发和教益。
通报的特点：
1.真实性
情况真实是通报的生命。通报所表扬或批评的情况，要求准确无误，不允许有任何虚假成分。其次，通报的真实还必须有典型性，反映的材料能代表事物的本质特点。
2.及时性
通报具有指导现实工作的作用，因此在时间上要求对所发生的典型事件要作出及时迅速反映。
（三十一）通报的种类
按照内容和用途的不同，可以把通报分为三类：
1.表彰性通报
表彰性通报是指对先进典型、好人好事进行表彰，对先进经验加以肯定、推广，以激励人们学习先进，吸取经验，进一步做好工作。
2.批评性通报
批评性通报是批评错误，使人们吸取经验教训，引以为戒，防止类似错误发生的通报。批评性通报有的是对典型错误的批评处理，有的是对重大事故或事件的批评处理。
3.情况通报
情况通报是向有关部门人员传达重要情况，发布重要信息，使人们掌握情况，明确问题和工作意图，以指导今后的工作。
（三十二）通报的写作
1.标题
通报的标题大致有四种情况：
(1)发文机关、事由、文种组成。
(2)事由和文种构成。
(3)发文机关和文种组成。
(4)只写“通报”二字。
2.正文
通报的正文一般包括如下三个方面的内容：
（1）主要事实。包括事实发生的时间、地点、涉及的单位与人员、大致过程、主要情节、结果和影响等。叙述事实的基本情况要真实、准确、扼要。要处理好详略关系，对涉及事实本质，对反映通报意图直接有关的过程、情节等，应该详写，其它可以略写。要让人们从叙述中既可很快掌握事实梗概，又能较快悟出其中的经验教训。
（2）分析事实所包含的意义。表彰性通报，需要分析先进事迹的意义和主要人物的可贵精神，主要经验和值得发扬与学习点，号召大家向先进学习的具体要求等。批评性通报，应分析产生问题的主客观原因、主要教训，以及指出防止和杜绝今后发生类似事件的措施等。情况通报要围绕某个问题，列举各个方面的情况，每种情况又分别以典型材料加以说明。
（3）结尾。通报如何结尾，这要根据通报的性质而定。多数情况通报不另加结尾部分，主体写完就结束全文。有的批评性通报，习惯以“希望引起大家的注意”、“特此通报”等词语结束全文。
3.通报的署名和成文时期
在通报正文的右下方署以发文机关的名称，署名下边写成文的年、月、日。
（三十三）通报的写作要求
1.事实必须可靠。无论哪种通报的事实。都要准确无误，哪怕是一些细节问题也要认真核实材料的真伪。通报切忌无中生有，推理想象；或任意夸大或缩小事实。
2.用词语造句必须严谨。通报对先进事迹的表彰，对错误行为的处理，以及对情况的分析和判断，都涉及到人和事的定性问题。因此，用词造句必须慎重严谨，讲究分寸。不能说过头话，不能称善过其美、言恶过其极，失去通报应有的作用。
3.注意通报与通知的区别。通报和通知都是具有沟通情况，交流信息作用的告知性公文，二者区别在于：（1）目的不同。通知的目的是发布、转发和批转文件、安排部署工作；是要求有关单位或个人必须按照通知的事项要求去做，具有一定强制性。而通报的目的则是表彰先进，批评错误，传达重要情况，树立典型，学习经验，吸取教训，改进工作。（2）对象不同。通报是对所属人员进行普遍教育的工具，没有特定的对象。通知部署的任务和事项极为明确，具有特定的对象。（3）时间不同。从制文时间来看，通知是在事前发文；通报则是事后发文。即事前通知，事后通报。
（三十四）函的用途、特点
函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
函的特点：
1.使用范围的广泛性
函广泛用于公务活动的各个领域与各个不同级别的机关、社会团体、企事业单位。
2.行文的灵活性
函一般不受行文关系的约束，只要公务活动需要，就可以向平行机关和不相隶属机关发出，也可以向上级机关或下级机关发出。此外，函的篇幅短小，轻捷简便，写法也灵活。
（三十五）函的种类
函按其内容性质可分为四种：
1.商洽函
商洽函是平行机关、不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜时所使用的。
2.问答函
问答函是机关单位之间用来相互询问和答复问题的函。
3.请批函
请批函是向有关主管部门请求批准的函。这种函多是向业务主管部门或归口管理部门请求批准事项。
4.批答函
批答函是主管部门或经授权的部门以函的形式对有关单位请求审批的事项进行答复，既可用于批准同意的答复，也可用于不同意批准的答复。
（三十六）函的一般写法
函一般由标题、主送机关，正文、落款等部分组成。下面主要介绍函的标题和正文的写法。
1.标题
函的标题有三种结构形式：
(1)发文机关名称、事由、文种组成。
(2)事由和文种组成。
(3)发文机关名称和文种组成。这种情形较少。
2.正文
函的正文是函的主体部分，一般包括缘由、事项和结束语等内容。写缘由要开门见山，简明扼要，高度概括；事项要写得具体、明白、条理清楚。如属于答复函，要注意答复的针对性和明确性。函的结尾另起一段写上习惯用语“敬请函复”、“特此函告”、“为盼”、“为感”、“为荷”等。有的函可以不用结束语。
（三十七）函的写作要求
1.内容简洁扼要，直截了当、语言通俗易懂。
2.询问、商洽性的去函，语气要恳切，讲究礼貌。复函要针对对方提出的问题，及时具体明确地答复，便于对方处理。
3.函要做到一文一事。
（三十八）公告的用途、特点
公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告通常是国家向国内外宣布某些重大事项时才使用，一般单位不宜用公告行文。新华社、司法机关、以及一些政府机关有时可根据授权使用公告。
公告的特点：
1.法规性
公告以国家宪法、法律和法规为依据，并且紧密结合具体情况而制定，具有法定权威和行政约束力。
2.庄重性
发布公告的单位是国家领导机关、地方行政机关，公告的内容是国内外关注的大事，是公开郑重的宣布，因此内容、形式、行文语言都要求庄重、慎重。
（三十九）公告的种类
公告，从行文的内容和作用来划分，可以分为重要事项性公告和法定事项的公告。
1.重要事项的公告
重要事项的公告是用来宣布有关国家的政治、经济、军事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事项。包括：代表资格审查公告；国家主要领导人健康状况的公告；罢免代表资格或撤销人大常委会组成人员职务的公告等。
2.法定事项的公告
法定事项的公告是依照法律和法规的规定，一些重要事情和主要环节必须以公告的方式向全民公布。包括：公布重要法律的公告；关于重要制度的变更的公告等。
（四十）公告的一般写法
公告写作比较简单，在结构上一般包括标题、正文和发文机关名称、日期等部分。
1.标题
公告的标题一般有三种形式
(1)发文机关名称、事由、文种组成。
(2)发文机关名称、文种组成。
(3)只标示文种。
2.正文
公告的正文，一般由三个部分构成：依据部分，写明发布公告事项的根据；事项部分，即发布公告事件的内容；结语部分，常用“现予公告”、“特此公告”等语作结。
（四十一）公告的写作要求
1.要直陈其事，一事一告，内容就实避虚；语言要严肃庄重，不发议论，不加说明。
2.一般的单位不能随意滥用公告。
（四十二）通告的用途、特点
通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。它是一文种在公务和业务管理中应用范围广泛、使用频率较高的具有知照性和一定约束力的普发性下行公文。
通告的特点：
1.内容的广泛性
通告的内容可涉及国家的法令、政策、也可以用来公布社会生活中的一些具体事务，如更换自行车牌照等。
2.范围的局限性
通告只能在一定范围内公布，让一定范围内的人民群众遵守和周知的事项。
（四十三）通告的种类
通告，按其作用的不同，可分为事项性通告、法规性通告二种。
1.事项性通告，是国家机关、社会团体或企事业单位为使某项涉及群众的事项迅速得以周知而发布的公文，包括告知性通告、限期办理性通告和就某一事项发出指示、政策的通告。
2.法规性通告，是国家的各级权力机关、人民政府和人民法院、人民检察院等机关以通告的形式直接发布的具有普遍约束力的法律、法规文件，要求所辖地域的人们必须认真执行，不得违背。
（四十四）通告的一般写法
1.标题
通告的标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成；有的某某去事由；内容简单或难以概括标题的，只写“通告”二字。
2.正文
通告的正文一般由三部分内容构成。首先写清楚发布通告的目的和法律的依据。接着以“特此通告如下”作为过渡语，转入第二部分内容即通告的具体事项。第二部分一般采用分条列项的方法写出（通告事项单一的可例外）。最后单列一段提出希望和要求，或说明实施期限和告知有效范围。
结语，一般采用“此告”、“特此通告”等语。
（四十五）通告的写作要求
1.语言通俗易懂,准确明白
为便于受文对象的认读、理解、记忆和遵循，通告在语言表述上既要注意适应广大群众的普遍水平，做到通俗易懂,又要注意结合专门事项的要求恰当使用专业术语，使表达准确、明白。
2.注意通告与公告的主要区别
通告、公告都是知照性公文，都具有很强的知照作用。但同时它们在许多方面具有严格的区别，不可混用。
(1)重要程度不同。公告用来宣布国内外关注的重大事件；通告多用于宣布一般性的事项。

(2)受文对象不同。公告范围很广，向国内外宣布，全国公民乃至全世界周知；而通告则是就某一部分的某项问题发布的，它只适用于某一限定范围内。
(3)发布权限不同。公告是国家领导机关使用的公文，一般部门和单位不得使用这一文种；而通告是基层企业单位、事业单位、街道、村民委员会等均可制作、使用的一种公文。
（四十六）报告的用途、特点
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告属上行文是公文中使用频率较高的文种之一。
报告的特点：
1.陈述性
报告主要是采用叙述手法，直陈其事，向上级机关讲明自己做了哪些工作，是如何做的，有哪些经验体会，还存在哪些问题，今后有什么打算等等，一般不展开推理论证，不要求上级机关答复，不使用祈使、请求笔法和语气。
2.汇报性
所有的报告都是下级机关向上级机关或业务主管部门汇报工作，反映情况、答复上级机关的询问的上行文，是下级机关及时得到上级机关领导和指导的重要途径。
（四十七）报告的种类
1.按照内容，报告可以分为例行报告、综合报告和专题报告。
例行报告。是下级机关根据工作需要，定期向上级机关所写的报告。主要是反映情况，使上级掌握、了解情况，以便更好地指导工作。
综合报告。是反映本单位全面情况，以便上级机关全面指导工作的报告。
专题报告。是下级向上级反映本单位的某项工作、某个问题、某一方面的情况，要求上级了解的报告。专题报告要迅速及时，一事一报。一般来说，机关日常工作中专题报告使用的频率较高，而且多数是需要领导机关给予批转的。
2.按照性质划分，报告有呈转性报告和呈报性报告。
呈转性报告。是一种针对某些涉及其它平行机关或不相隶属机关的情况或问题，提出处理意见或建议，请上级机关审阅并批转有关机关的报告。这类报告既要反映情况，又要写出具体意见，有时还要拿出切实可行的措施或办法来。经批准的呈转性报告，具有同批转机关的公文相同的效力。
呈报性报告。是单纯反映情况，汇报工作，而不要求转发的报告。
（四十八）报告正文的一般写法
报告的正文。主要写明报告的起因和报告的内容。起因即报告的根据和目的，用简洁的语言进行说明，即为什么报告。起因写完后用“现将有关情况报告如下”，作为承启下文的用语。报告的内容即主体部分是报告的核心,一般为四部分：1．基本情况。不论是汇报工作、还是反映情况，答复上级的询问，均应实事求是地将具体情况交代清楚，以便上级了解下情，并以此作为依据，妥善地予以处理和指导。2．存在问题（或具体意见）。呈报性报告写存在问题，以便于上级了解工作进展的情况，同时为报告的下一部分内容（提出要求）打下基础；呈转性报告也要根据基本情况提出具体处理意见或解决办法，以供上级机关参考。3．具体要求或措施。即对今后工作的设想，提出要求或准备采取的措施。4．结语。报告的结语，要根据报告的性质和内容而定，不能千篇一律。报告的结语一般用“特此报告”、“以上报告，如无不妥，请批转有关部门贯彻执行”、“以上报告，请审阅”等字样。但也有的报告结尾不写这些用语。
（四十九）报告的写作要求
1.要注意与“请示”的相区别，“报告”中不得夹带请示事项，结尾不得误用“以上报告妥否，请批示”等语。
2.内容要真实可靠，做到据实报告，即“好处说好，坏处说坏”，不能“报喜不报忧”。
3.报告的中心应明确，详略得当，文字简洁、流畅，不拖泥带水。报告中切忌使用套话、废话。
（五十）请示的用途、特点
请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示的用途比较广泛，凡有不太明确的问题或工作中遇到新情况，需要上级机关表态的事项，都可以向领导机关递交“请示”。如对现行方针政策、法规制度不甚了解，需要上级机关明确答复；下级机关遇到重大或疑难问题，请求上级给予指示；下级机关要办某一件事或上级机关指示办一件事，需要一定的财力、物力、人力，自己无力解决，需要请示上级机关审核批复；对某个问题的解决的办法，不知可否；对问题有处理的有效方法，但因权限关系需要由上级机关决定；对上级机关某一决定有不同看法，需要申诉自己的意见，请求上级机关重新研究等，都可以用请示行文。
请示的特点：
1.请求性
请示一般涉及的是本机关、本部门打算办理或迫切需要办理的某种事情，而自己却无权自行决定，或者无力去做，或者不知应不应该去办，必须请求上级主管部门批准、同意之后才可以去办。
2.单一性
请示都是一文一事行文简短，着重写需要解决的问题和自己的意见、要求，不涉及其他内容，以便上级尽快答复。
（五十一）请示的种类
按照内容性质分，请示有：
1.求示性请示
求示性请示就是请求上级给予指示、裁决的请示。其内容如工作中遇到的难以解决的关键问题，无章可循的新问题或意见分歧而无法统一执行的问题等。
2.求助性请示
求助性请示即请求上级机关予以支持、帮助的请示。其内容如请求增补经费，增加设备，为某事情拨款、拨指标等。
3.求准性请示
求准性请示即请求上级批准、允许的请示。其内容如超出本机关本单位无权处理的问题，因情况特殊需要变通处理的事项及按照上级机关规定应当请示的事项等。
（五十二）请示的一般写法
1.标题
请示的标题一般由发文机关、事由、文种三项构成。也有的某某略发文机关只写事由、文种。报告的标题与请示的标题写法相似。
2.主送机关
即有权接受、批准请示事项的上级机关。一般写在标题与正文之间，单独一行，顶格书写。
3.正文
请示的正文包括请示的缘由、请示的事项、请示的要求三部分。
（1）请示的缘由。是请示事项的基础和关键。请示的缘由一定要写得有理有据，实事求是具体明白。否则就很难达到请示的目的。
（2）请示的事项，是请求上级机关批准、帮助、解答的具体事项。阐述要实事求是，引用的数字要准确无误，提出的看法或处理的意见要具体明确切实可行，符合国家的法律，法规和方针政策，让上级机关看后一目了然，能迅速决断。如涉及其它单位的问题，应当预先征询意见，并将商洽的有关情况在文中予以说明，以供上级机关作出正确判断和指示。
（3）请示的要求。在请求的结尾，明确提出要求，请求上级批准、指示。一般都以请示的惯用语作结尾语，如“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否，请批复”等。语气中肯、果断，能够令人接受。
（五十三）请示的写作要求
1.请示应坚持一文一事，不能多头请示。写请示必须严格遵循一文一事的原则，不能把几件事写到一份请示中去，以免在公文的处理中产生麻烦。在行文关系方面，请示应明确一个主送单位，不能搞多头请示，尽量避免越级请示。多头请示有时难免造成上级机关之间不好答复或互相推诿，贻误工作。因特殊情况，必须越级行文时，应抄报越过的机关。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。
2.分清请示与报告的区别。
“请示”和“报告”是两种不同的公文，应分开使用。有人把“请示”写成“请示报告”，这是混淆了两种公文的用法。因此，明确请示与报告的区别，把二者严格区分开来是十分必要的,请示与报告主要区别是：（1）行文的目的不同。请示是为了解决工作中的具体问题，要求上级指示和批准而写的；报告是为了让上级了解下情，沟通和加强上下级之间的联系而写的。请示必须要求上级表明态度，作出明确答复，而报告则只是“告知”，大多数报告是不要求上级表态和答复的。（2）行文的时间不同。请示必须在事前行文，在得到上级机关的批准、指示、批复以后方能行事，不允许“先斩后奏”；而报告则可根据实际情况，事前、事中、事后行文皆可。（3）行文内容不同。请示主要写带有迫切性的，并需要上级机关指示、批准的事项；报告只着眼于汇报工作，反映情况。
正确使用报告与请示这两个文种，关键的问题是要抓住行文目的这一点，需上级机关答复的，用请示；只需上级机关了解情况或批转而无须答复的，则用报告。掌握了这一点，就不致于将报告和请示混淆使用了。
（五十四）批复的用途、特点
批复适用于答复下级机关的请示事项。
批复与请示，是彼此相互对应的两种公文。请示，是上行文；批复，是下行文，没有下级机关的请示，也就没有上级机关的批复。
请示与批复，是正式行政公文中唯一具有相互联系的一种文种。这一特点，决定了在批复的撰写中，应该充分体现出批复对于请示的针对性。因此，可以说批复是一种针对请求的批答公文。它是一种专门解决请示问题的专用公文，其行文受着请示机关和请示内容的制约，行文关系和行文内容都是特定的。
批复的特点：
1.针对性

批复的针对性是被动的，它以下级的请示为条件，先有请示，然后针对请示的问题，表明态度，提出意见和办法。这一点和其他公文的针对性有所不同。
2.权威性
批复是上级对下级的指示，所以具有权威性。下级机关必须严格按批复精神贯彻执行，而不能自行其事。
（五十五）批复的种类
批复按其内容大致分为两类：
1.指示性批复
这是针对下级机关请求指示的请示而发的，为下级机关在方针、政策等方面释疑解难的批复，以指示性为其突出特点。
2.决定性批复
这是针对下级机关请求批准的请示而发的，就下级机关的请求批准事项作出决断的批复，以决定性为其突出特点。
（五十六）批复的写法
批复的结构形式与其它公文相同，有标题、主送机关、正文、批复机关和成文日期等。下面主要介绍批复正文的写法：
批复的正文一般包括三部分内容，即引语、主体和结语。
1.引语。即批复的开头，一般先引下级来文（请示）的发文字号，以及来文的标题或文件的事由，来文的日期，使受文单位阅后明确批复的针对性。引语一般有这样几种写法：“你局*月*日**〔“秘书工作”〕*号《关于……的请示》收悉”、“你某地**〔“秘书工作”〕*号收悉”、“你单位**号文收悉”等。写引语较规范的要求是写明发文字号和标题。
2.主体。引语之后，即正文的主体部分。这是批复的核心内容。
批复中的指示、决定、意见、要求等，都写在这一部分。一般有两种写法：（1）简明扼要的批复。主要是提出原则性的意见，不作具体的指示。（2）较为具体的批复。对请示的具体事项，要表示其明确的态度。如果同意请示的内容，则在表示同意之后，再进一步阐明之所以同意的理由，以及如何执行等指示性的意见。如果不同意请示的事项，那么在表示不同意之后，还要说明理由，进行必要解释。如果批复的意见不成熟，亦可写上“将另行研究”字样。
3.结语。结尾语常用“此复”、“特此批复”，可写在正文后面，也可单独占一行，后面加句号。也可视行文需要，不加结尾语，自然终结。
（五十七）批复的写作要求
1.针对性强。必须针对下级来文（请示）中所提事项逐一答复，既不能答非所问，也不能对某一请示事项避而不答或漏答。
2.具有指导性。批复一般具有指导性，对受文机关讲明方针政策，工作方法、处理程序，行动要点及注意事项等。
3. 答复要明确具体。同意就明确表示肯定意见，并作必要的指示；不同意或只是部分同意就简要说明情况和原因，以便下级机关或单位重新考虑其它解决办法。批复切忌模棱两可，含糊其辞。
4. 行文要简洁准确。批复的篇幅一般不长，行文要求简洁、概括、集中、文字简短、准确。

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命令（令）的分类与写作

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