职能部门职责说明书
职能部门职责说明书
(试行)
北京全路通信信号研究设计院
2006年12月
目 录
一、部门设置和职责说明 ......................................1 1、部门设置 ..............................................1 2、部门职能定位和主要职责 ................................1 二、组织机构图 ..............................................4 三、部门职责说明书 ..........................................5 1、院长办公室职责说明书 ..................................5 2、行政管理处职责说明书 ..................................7 3、人力资源处职责说明书 ..................................8 4、总工程师室职责说明书 ..................................9 5、生产管理处职责说明书 .................................11 6、资产财务处职责说明书 .................................12 7、市场经营处职责说明书 .................................14 8、党委工作部职责说明书 .................................15 9、工会职责说明书 .......................................16 10、情报中心职责说明书 ..................................18 四、运行机制 ...............................................19 1、行政管理体系 .........................................19 2、人力资源管理体系 .....................................22 3、市场经营管理体系 .....................................23 4、技术和生产管理体系 ...................................23 5、质量管理体系 .........................................24 6、客户服务管理体系 .....................................24 7、财务管理体系 .........................................25
8、党群管理 .............................................25 9、信息化管理 ...........................................25
一、部门设置和职责说明
1、部门设置
⑴撤销综合管理处,成立行政管理处,主要负责院各类行政事务、后勤、人防、综合治理、基本建设、设备设施管理、固定资产管理等(原院办部分行政职能划归本处);
⑵撤销院办公室和企业策划处,成立院长办公室,原企业策划处职能和原院办部分职能纳入院长办公室,主要负责战略管理、企业筹划、管理体系建设、职能部门协调监督和综合管理工作;
⑶原技术发展处更名为总工程师室,增加企业业务发展规划等职能; ⑷其他职能部门保留设置。
2、部门职能定位和主要职责
⑴院长办公室
职能定位:院综合管理部门
主要职责:政策调研,战略规划,企业策划,产权管理,规章制度建设,质量体系建设与QC,品牌建设,企业文化,文秘及车辆调度事务,审计事务,企业资质,公共关系,部门协调和监督,法律事务,风险管理,信息化管理,安全生产归口管理,企业统计
⑵行政管理处
职能定位:行政事务管理部门
主要职责:行政事务,综合治理,人防,物业后勤委托和监督管理,基本建设,固定资产管理,车辆管理,设备设施管理
⑶人力资源处
职能定位:企业人力资源的管理与开发部门
主要职责:人力资源规划与制度建设 ,招聘与配置,培训与开发,个人执业资格管理,绩效与薪酬,干部与人事管理,劳动关系管理,保险福利管理,计划生育、医疗保健与医疗保险
⑷资产财务处
职能定位:财务规划、核算和财务管理部门
主要职责:财务规划与制度管理,预算管理,资金管理,投资管理,税务管理,日常核算,成本控制,出纳,财务报表,财务分析,会计电算化管理,会计档案管理
⑸总工程师室
职能定位:业务规划、技术管理和质量控制部门
主要职责:院业务发展规划和计划,技术动态跟踪,技术管理,质量控制,科研标准合同管理,协会和学会管理,知识产权管理与应用,评优
⑹生产管理处
职能定位:生产管理和售后服务管理部门
主要职责:生产计划及统计,生产管理,工程设备(材料)采购管理,甲方合同管理,客户服务管理,工程设计及产品保险,战备,文整
⑺市场经营处
职能定位:市场策划、产品营销管理和实施部门
主要职责:市场策划,市场战略规划,产品宣传,渠道建设,信用管理,客户关系,产品销售及管理,回款,市场信息收集及招投标管理,乙方合同管理,进出口管理
⑻党委工作部
职能定位:政治思想工作和党组织建设部门
主要职责:政治工作研究和规划,党建,党务,保密,宣传,青年工作,统战工作,纪检监察,信访工作
⑼工会
职能定位:维权、帮困、提素部门
主要职责:工会组织、普法教育与提高素质宣传教育,体协,工会生产、生活和民主管理,女工工作,离退休职工管理,工会资产管理,科协工作,合理化建议
⑽情报中心
职能定位:内部核算的生产服务单位
主要职责:情报网与工程信息中心,档案管理,刊物,翻译,声像管理
二、组织机构图
三、部门职责说明书 1、院长办公室职责说明书
2、行政管理处职责说明书
3、人力资源处职责说明书
4、总工程师室职责说明书
5、生产管理处职责说明书
6、资产财务处职责说明书
7、市场经营处职责说明书
8、党委工作部职责说明书
9、工会职责说明书
10、情报中心职责说明书
四、运行机制
1、行政管理体系
行政管理处负责行政事务的管理,包括院各类行政事务、后勤、人
防、综合治理、基本建设、设备设施管理、固定资产管理等;院长办公
室负责行政综合管理,包括战略管理、企业筹划、管理体系建设、职能
部门协调监督等综合管理工作等。
⑴战略管理:
院长办公室负责制定企业战略定位、战略规划,负责规划和牵头组
建生产、技术合作、投资战略同盟;总工程师室负责制定院各业务发展
规划和产品规划,负责技术和产品规划的实施;人力资源处负责制定和
实施人力资源规划;市场经营处负责制定和实施市场经营战略规划;上
述各项规划统一由院长办公室牵头制定。
⑵职能部门协调监督:
院长办公室负责协调、仲裁职能部门争议,负责院决议、指令的督
办,保证政令畅通。
⑶企业管理和规章制度:
院长办公室负责制定和管理企业章程,负责提出机构设置框架和部
门职责分工,各职能部门负责编制各自职责范围内的规章制度,由院长
办公室统一协调把关、审阅、报批、发布和管理,各职能部门负责实施
和完善;院长办公室负责规章制度的有效性和适宜性评价,负责提出修
订意见。
⑷企业产权事务:
院长办公室负责企业投资、重组合并、产权转让、交割交易的办理
和管理,负责企业治理结构重大事项和会议的文稿起草、记录、备案工
作,负责企业法律文件的备案和管理工作;财务处负责投资资产业务的
日常财务管理和投资企业的财务督导工作。
⑸法律事务:
院长办公室负责企业经营法律风险防范、应诉、起诉等工作,降低
法律风险。
⑹风险管理:
院长办公室负责建立风险管理体系,组织制定风险管理制度和评估
评价机制,检查监督风险管理体系运行,组织编制风险管理报告;人力
资源处负责院人力资源风险识别、评估,制定风险对策;总工程师室负
责院技术风险识别、评估,制定风险对策;生产管理处负责院生产风险
识别、评估,组织制定风险对策,负责工程设计和产品保险的险种选择、办理、理赔和管理,负责工程项目产品保证金的计算确定工作;财务处
负责财务风险分析、评估,制定风险对策。
⑺信用管理:
院信用管理由院的社会信用管理、业主信用管理、合作方信用管理
和供方信用管理组成。市场经营处归口院的信用管理,负责业主和合作
方的信用管理,负责院的社会信用办理和管理;生产管理处负责供方的
信用管理;财务处负责银行资信的办理和管理;行政管理处负责委托服
务受托方的信用管理。
⑻知识产权和无形资产管理:
院长办公室负责院企业标识和品牌的规划、策划、宣传、管理等活
动,负责院产品标识的策划、设计与控制使用,负责企业品牌等无形资
产和知识产权的确权、评估以及营运工作,负责企业管理奖项的申报,
负责政府各项产品和创新计划的申报,负责企业发展、创新等专项基金
的申报及基金的使用管理;总工程师室负责专利、著作权、软件、产品
许可证、产品鉴定报告等智力成果和产品资质的申办、存档及管理工作。
⑼企业统计:
院长办公室负责综合统计信息的汇总、发布和归口管理;生产管理
处负责生产信息的统计分析;总工程师室负责技术信息的统计分析;人
力资源处负责人力资源信息的统计分析;财务处负责资产财务信息的统
计分析。
⑽安全生产:
院长办公室负责安全生产归口管理,负责建立安全生产管理体系,
组织制定安全生产管理制度,负责落实安全生产责任制,负责安全生产
的监督检查,组织编制安全生产管理报告;生产管理处负责产品安全的
管理,负责建立生产安全应急救援体系,组织生产安全救援;人力资源
处负责人身安全的管理;行政管理处负责财产安全的管理;各部门、各
单位负责安全责任范围内的安全生产工作,负责安全生产的现场处理。
⑾固定资产:
行政管理处负责固定资产的购置、调拨、维修及报废工作,负责固
定资产台帐、卡片的建立与管理,负责固定资产盘点清查,负责房屋、
土地宗权的办理和管理,负责办公用正版软件的购置和管理;财务处负
责固定资产的折旧,配合盘点清查。
⑿车辆管理:
院长办公室负责院车辆的调度工作和小车班的司机管理;行政管理
处负责车辆的维修、报废及安全管理工作,负责车辆保险、理赔、燃油、车辆税费等相关事务的办理工作。
⒀设备设施:
行政管理处负责生产、生活用设备设施的使用和维修管理,负责公
用设施的维护管理;部门或个人保管者负责设备设施的日常维护保养。
⒁物业后勤:
行政管理处负责院物业后勤的对外服务委托、费用结算、服务监督,
负责办公环境、非经营性设备设施的使用管理和服务监督,负责后勤物
资采购的管理、委托及检查工作;路通行公司按行政管理处的合同委托
负责物业后勤的服务、公共与公用设施的保养维修、岗位值班、公共环
境保洁绿化、九丰源酒楼房屋设施租赁经营等服务。
⒂合同管理:
市场经营处负责销售合同的管理;生产处负责工程项目设备材料采
购合同的管理;总工程师室负责科研标准合同的管理;行政管理处负责
委托服务合同和固定资产、办公用正版软件、办公用品、耗材、劳保用
品等采购合同的管理。
⒃采购管理:
行政管理处负责院固定资产、办公用正版软件、办公用品、耗材、
劳保用品的购置、发放和管理;生产管理处负责工程用设备(材料)的
采购控制管理,负责编制生产用办公设备和软件的采购计划;总工程师
室负责编制科研用实验设备的采购计划,负责科研标准非固定资产的材
料采购控制管理;相关生产所负责工程设备(材料)、科研标准非固定资
产材料的具体采购。
2、人力资源管理体系
院人力资源管理体系为院所二个层次结构,由人力资源处归口管理。
人力资源处负责院人力资源规划、招聘、调配和培训开发工作,负责职
位体系建设和员工职业生涯规划,负责各单位(部门)的绩效考核与薪酬管理,负责员工劳动关系、人事档案管理,负责保险福利、医疗保健保险和计划生育管理工作;各所(部门)负责员工绩效考核、使用管理,实施职业生涯规划。
3、市场经营管理体系
院市场经营体系为院所二个层次结构,由市场经营处归口管理。市场经营处负责制定和实施经营战略方针、战略规划,负责院经营工作的策划和控制实施,负责制定二级结构的经营规则和分工,负责制定实施费用分级控制办法和使用额度,负责院招投标管理工作、销售管理工作和回款工作,负责市场策划、营销渠道建设和广告宣传,负责院大项目和战略项目的营销工作,负责进出口的办理和管理;各所负责业务范围内一般项目的营销、招投标、回款和销售管理,参与院大项目和战略项目的营销工作。
4、技术和生产管理体系
院技术和生产管理体系为为院所二个层次结构,总工程师室归口院技术管理,生产管理处归口院生产管理。总工程师室负责院各项业务(八大类业务)发展规划,负责各项产品的技术管理工作,负责科研标准的计划编制和实施控制,负责标准项目的全过程管理,组织参与科研项目的重大攻关,负责科研成果的推广应用,负责人才和各所发展的技术评价,负责组织学术交流,负责院专家委员会的日常技术管理;生产管理处负责系统集成、工程设计、工程总承包(以下简称工程项目)等项目的计划编制,负责统一下达生产任务,负责工程项目的进度控制和采购
管理,负责生产救援,负责工程项目生产定额的编制,负责工程项目统计分析和院生产数据的统计分析;各所负责业务范围内的具体项目实施的技术和生产管理。
5、质量管理体系
院产品的质量管理体系为二个层次,第一层为院级控制,第二层是所级控制,院长办公室归口质量体系管理,总工程师室归口产品质量控制。院长办公室负责质量体系的贯标、策划、文件控制和体系的持续改进工作;在院对产品实物质量的控制过程中,总工程师室负责科研标准项目各环节的控制(包括立项、进度、合同和实物质量等),负责系统集成、工程设计等(以下简称工程项目)的关键点的技术控制、技术评价、不合格品控制以及产品运用中出现大的技术问题、共性问题的解决工作,总工程师室还负责制定产品技术标准、技术规范,制定产品质量控制流程;生产管理处负责按产品质量控制流程对工程项目生产过程的监控,负责售后服务管理、顾客满意度调查分析和服务的持续改进工作;各所负责产品质量的全过程控制。
6、客户服务管理体系
客户服务为院所二层结构,由生产管理处归口管理。生产管理处负责售后服务体系建立和管理,受理顾客投诉和抱怨信息,负责产品售中、售后服务的安排、落实、监督和跟踪检查,归口顾客满意度调查、分析和持续改进工作;市场经营处负责业主顾客满意度调查;总工程师室负责铁道部质量通报信息的汇总分析,负责组织产品运用重大问题和共性问题的处理,负责组织制定纠正措施;各生产所负责售后服务的具体工
作,负责直接用户的满意度调查。
7、财务管理体系
院财务实行院所二级核算及财务管理体系,由资产财务处归口管理。财务处负责制定全院的财务规划,负责院本部一级的会计核算和全面预算管理,监管所及投资公司的二级会计核算和全面预算管理;各所负责二级的会计核算和全面预算管理。
8、党群管理
仍按党委、工会现行体系和管理职责运行。
9、信息化管理
信息化工作包括规划、建设、使用管理和运行维护几个过程。信息化规划和建设的组织管理工作由院长办公室负责;使用管理主要是指信息发布管理、权限管理和门户动态调整,为三个层次,第一层为对外网站和企业门户,由院长办公室负责,第二层次为部门门户,由各处室(单位)负责,第三层为个人门户,由员工个人管理,院长办公室应制定对外网站和企业门户使用管理制度;信息化的维护工作初期暂设信息化维护开发室,挂靠信息所,随着信息化建设的不断深入和应用范围的不断扩大,在适当时机,研究决定建立院信息化维护机构,接管维护工作,维护管理部门应建立信息化安全管理制度、维护管理制度。