02企业管理办法
企
业
管
理
制
度
深圳市昊天旋易商贸有限公司
二零一三年六月颁布
编写人: 批准人: 批准日期:
目 录 一、招聘制度………………………………………………………………………3
二、面试流程……………………………………………………………………………3
三、入职管理制度………………………………………………………………………3
四、试用转正制度………………………………………………………………………4
五、离职管理制度………………………………………………………………………4
六、考勤管理制度………………………………………………………………………6
七、请假管理制度………………………………………………………………………7
八、节假日及福利制度………………………………………………………………8-9
九、采购管理制度………………………………………………………………………10
十、客服工作管理制度…………………………………………………………………11
十一、办公用品管理制度……………………………………………………………13-16
招聘录用管理制度
招聘流程:
1.需求部门将需要招聘人员要求填写在《招聘新员工申请表》上,交人事
部。
2.人事部按《招聘新员工申请表》上列明的条件上网发布招聘或到人才市
场现场招聘。
3.对符合用工条件的人员,由人事部电话通知面试并将面试地址以短信方
式发送至对方手机上。
(短信内容:XX先生、小姐您好!感谢您面试深圳市昊天旋易商贸有限公司
XX职位,请于X月X号X点携带个人简历前往公司参加面试,公司地址:深圳市龙华新区鸿宇大厦1309室。附近公交站台:1.人民医院龙华分院 2.龙华工商所)
面试流程:
1.面试人员到公司后,需提交个人简历并填写应聘测试表。
2.由人事部对应聘人员进行初步面试,对综合条件较好的人员, 将资料交予用人部门,由用人部门经理进行复试。且通过执行总经理或总经理复试签字。
3.面试完以后,由用人部门经理将合格人选通知人事部,有行政人事部通知合格人选上班时间及公司所需资料。
入职流程;
1.填写《新进人员入职表》;
2.员工向行政人事部提供身份证、学历证明、简历、婚姻情况及免冠近照,亲笔填报准确的个人资料,个人资料如有变更,应及时通知行政人事部。个人资料因失实而引起的一切后果一概由当事人承担。
3.与试用部门负责人见面,部门负责人带新员工熟悉本部门,介绍部门情况。部门负责人向新员工介绍其岗位职责与工作说明,并安排专人作为新员工“小师傅”,介绍岗位职责和工作流程,带领新员工开展工作
4.安排办公地点,领取办公用品、考勤卡和员工学习手册、公司制度。 附加:所有伙伴入职后,需经过三个月的实习期,实习结束后指导员与直属领导要对入职伙伴做职务分析、能力分析、性格分析。
试用转正流程:
1.内勤人员试用期一般不超过三个月,业务人员一般不超过一个月。新进员工试用期满后,由部门领导根据新进员工的综合表现和业绩做出分析,如员工表现优异可向用人部门提出申请办理提前转正手续。
2.不同意转正的,延长试用期或辞退,由行政人力资源部进行面谈。
离职管理制度
一、目的
为规范公司离职管理工作,确保公司和离职员工的合法权益,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司所有员工。
三、权责
1.行政人事部负责离职管理工作。
2.各部门协助行政人事部完成离职手续办理。
四、员工离职分类
辞职、自动离职、辞退、开除。
1.辞职:员工因个人原因提出辞职,视为员工本人解除劳动合同,需提前一个月向公司提出辞职申请,批准辞职后满一个月可办理离职手续,结算工资的时间与公司同步。试用期内员工须提前10日提出辞职申请,结算工资的时间与公司同步。
2.自动离职:员工因个人原因离开企业,包括不辞而别、连续 旷工3个工作日以上、请假到期后未到岗视为自动离职。
3.辞退:因各种原因不能胜任其工作岗位或提供虚假入职信息的,公司予以辞退,工资在辞退当天发放。
4.开除:员工违反公司制度及国家相关法律、法规,情节严重者, 予以开除。
五、辞职申请
员工辞职,必须到行政人力资源部领取《员工离职申请表》,填写完成并逐级审签后,交行政人事部,以便招聘或安排适合人选接替其工作,辞职者提前申请时间为:
——正式员工须提前30日提出离职申请。
——试用期内员工须提前10日提出离职申请。
六、离职手续办理
1、部门移交手续:离职员工在其《员工离职申请表》获得批准之后,到行政人事部办理具体离职手续,同时应按本部门负责人的要求办理各项工作移交手续,退回各类工作文件、工作资料、客户资料,由部门负责人指定专人回收。
2、行政人事部:负责收回员工领用的办公用品、工牌、工具、设备等,并停缴社会保险、住房公积金。
3、员工在合同期内辞职、辞退、开除,均需按公司要求办理离职手续,公司按员工实际工作日计发工资,结算工资的时间除辞退员工外,其他与公司同步。若未按公司要求办理离职手续,则不予结算工资。
4、自动离职者,公司不予结算其工资,并保留依法追究其因工作中断而给公司造成损失的权利。
考勤管理制度
一、总则
1、为规范公司全员的考勤行为,保障公司的正常运转,参照国家有关规定,结合公司实际情况,特制定本制度。
二、工作时间
公司工作时间为每星期周一至周五、周六为学习日。
正常作息时间:上午8:30-12:00(工作时间)
中午12:00-13:30(午餐、休息时间)
下午13:30-18:00(工作时间)
相关处罚:上班迟到早退者一分钟乐捐一元,当月累计迟到早退达5分钟,年终评奖时取消当月评奖资格。
旷工期间按事假标准的两倍扣发相应天数的工资,并扣发当月年终奖。旷工达到三天的,按自动离职处理。如因旷工给公司方面造成损失的,旷工者须承担损失赔偿责任。
请假管理制度
一、总则
为进一步规范公司请假管理工作,特制定本制度。
二、请假程序
1、员工填写请假单,注明请假种类、假期、时间、事由、交接事项,经本部门经理和公司分管领导逐级审批,并报行政人事部备案。
2、请假须办理文字交接手续,确保工作连续性。
3、如需延长假期,应提前请示公司分管领导审批同意。审批人有权依据客观情况按事假或病假处理;未经审批同意延期的,不予以延期休假。
请假规定
1、事先无法办理请假手续,须以电话向部门经理请假、报行政人事部备案,并于事后补办手续,否则以旷工论处。
2、未办手续擅自离开岗位,或假期届满仍未销假、续假者,均以旷工论处。旷工期间按事假标准的两倍扣发相应天数的工资,并扣发当月年终奖;旷工达到三日的,按自动离职处理。如因旷工给公司方面造成损失的,旷工者须承担损失赔偿责任。
3、如因私人原因请假,应优先使用个人公休或年假,其不够部分再行办理请假手续。
4、请假以小时为最小单位计算。
节假日及福利制度
一、法定节假日
国家法定节假日为:1. 元旦(1天,1月1日);
2. 春节(3天,农历除夕、正月初一、初二);
3. 清明节(1天,农历清明当日);
4. 劳动节(1天,5月1日);
5. 端午节(1天,农历端午当日);
6. 中秋节(1天,农历中秋当日);
7. 国庆节(3天,10月1日、2日、3日);
法定假日如果适逢周日公休,则不补假。
二、年假
员工每年度有7个工作日有薪年假,年假不可以累积, 每一年度的年假须当年休完. 如休年假需提前一个月申请,以便公司安排工作. 如不休年假者, 公司将按日薪(全额工资包括各项补助计算)把年假加入年末的薪金中。
三、 婚假
符合国家婚姻法,已办理结婚登记手续的正式员工,可享受三天带薪婚假。
四、产假
1、连续工龄满一年的员工享有三个月带薪产假。产假期间基本工资照常发放,绩效工资按实际出勤天数计发。
2、产假须一个月前提出申请,经部门经理同意、总经理批准并报行政人事部备案;未提前申请而按原定休假安排休假的,以事假处理;未经对应审批权限领导审批签字,擅自离岗休假,以旷工处理。
3、女员工正常上班且怀孕七个月(含七个月),公司每天在工作时间内安排其有一小时休息时间;哺乳期内的女员工,公司每天在工作时间内安排其有一小时哺乳时间,哺乳期为十二个月,即从婴儿出生之日起至满一周岁。
五、其他福利
公司在传统节日、员工结婚、员工生子、等特殊日期对员工发放一定福利。 附:
1、公司管理人员结婚红包300元、生子红包200元,直系亲属去世慰问费300元。
2、元宵节、端午节、中秋节所有员工每人一份礼品或过节费,根据节日特点分别为汤圆、粽子、月饼等,具体数量与金额视每年具体情况而定。
采购管理制度
一、总则
1、本着有效的控制采购成本,合理利用资源,增强采购的公开透明管理,特制定本制度。
2、所有因公司业务需要而采购的产品及服务,适用于本制度。所采购之物品及服务力争做到适时、适需、适质、适量、适价。
3、原则上公司实行先申请再采购的原则,所有因公司业务需要而采购的产品需先申请批准后方可购买。审核人为公司授权的主管领导或部门经理。未经公司正常程序申请而采购的物品,购买人和申请人承担相应责任。
4、采购的审批原则:所有对采购事项审批的经理及相关采购人员,有义务对采购的必要性,功能品质和数量的合理性及采购性价比进行审核。
二、申购流程
(4)办公用品采购类、易耗品采购类:需求部门申购→部门经理批准→行政人事部审核→公司领导审批→行政人事部落实采购
(5)大型活动综合性采购类:主管部门申购→主管领导批准→主管部门落实采购
(6)印刷品采购类:需求部门申购→主管领导批准→主管部门落实采购
(7)其他采购类:需求部门申购→部门经理审批→主管部门或采购部门采购(金额超过200元的物品需由公司领导批准方可采购)。
客服工作管理制度
一、总则
为规范公司客户服务管理工作,提升客户服务质量,特制定本制度。
二、接听电话的礼仪
1、接电话:
(1)接听电话要及时。电话响两声就要接听,超过三声接听要致歉。
(2)接听电话语言要规范,“您好,旋易事业,我是XX”。
(3)在接听电话时,电话突然中断,要及时回拨过去,并表示歉意。
(4)接听电话时,左手拿听筒,右手准备备忘录。因此,提前在电话旁边准备好随时会用到的纸和笔,电话记录既要简洁又要完备。
2、打电话:
(1)择时。选择恰当的时间,达到理想的效果。最好选择客户在店铺时进行电话沟通。
(2)首先通报自己的姓名、身份。必要时,应询问对方是否方便,在对方方便的情况下再开始交谈。
(3)电话用语应文明、礼貌,电话内容要简明、扼要,应注意语言亲切、清晰、语速适当。
(4)通话完毕时应道再见,对方先挂然后轻轻放下电话。
(5)拨错电话要表示歉意。
3、代接电话:
(1)办公区电话要找的人不在,请及时抢接,询问来电者的身份,弄清有关内容,请对方留下电话号码再复述,确保信息准确传达。如果打电话的人不愿意留下信息,可请对方稍后再来电。
(2)如果电话需找的人在其他办公地点,应问清来电者身份,请对方稍等,然后转接电话,或通知稍后回电。
(3)特别提示:接听电话时要仔细聆听对方的讲话,要把对方的重点话语进行重复和附和,应不时的用“嗯”、“对”、“是”来给对方积极的反馈。
4、使用手机:
(1)客服人员手机的未接来电,应当天之内给予回复。
(2)手机随时保持畅通。
三、客服服务规范
1、用语规范:
客服人员应保持热情主动的服务意识,针对不同的情况,沟通中及时对客户礼貌问候,主动介绍,让客户在愉快的气氛中接受指导与建议。工作中使用礼貌用语,做到彬彬有礼,和蔼可亲。
2、服务工作规范:
(1)言语举止符合规范。
(2)对客户的基本资料及经营的市场信息了解清晰。
(3)对客户的需求要当天给予回复,不能及时处理要将进展情况当天与客户回复。
(4)对客户销售疑问解答时应熟练、准确,表达不可模棱两可。
(5) 服务的过程中不得与客户发生争吵。
办公用品管理制度
一、总则
1、为规范公司办公用品的申购、入库、保管、使用、报废、交接程序,使之管理有序,责任明确,节俭节约,避免浪费,特制订本制度。
2、办公用品由行政人事部负责集中管理,实行统一采购,统一发放,统一回收处理。
3、本制度办公用品包括:书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、办公设备。
二、办公用品的管理责任部门
办公用品的管理统一归为公司行政人事部,行政人事部应当于每月3号前完成当月办公用品使用计划汇总交公司领导审批后进行采购。
三、办公用品计划
1、各部门根据本部门办公用品使用情况,每月1日提交当月办公用品使用计划,由部门负责人签字后报行政人事部汇总,交公司领导审批后进行采购。
2、采购单位价值200元以上办公用品,由使用部门申请报公司领导批准后,行政人事部方可进行采购。特殊办公用品需先由部门负责人签字、公司领导批准后方可各部门自行采购。
四、办公用品采购
1、行政人事部应当做好供应商的建档管理工作,编制出常用办公用品的价格表,把握好办公用品的价格行情,做好供应商的比较、筛选,尽最大可能控制好办公用品的采购成本。
2、行政人事部将根据公司日常办公需要,对一些常用的办公用品进行批量购买,在办公室保持一定的库存,以保证正常办公需要的及时满足,提高供给效率。
五、办公用品的入库管理
1、办公用品采购到货后,由行政人事部按采购单和送货单进行验收并进行核对(名称、规格、数量、单价、金额、质量)。核对查验后无误,行政人事部负责统一签收、保管和发放。办公用品入库后应当日入帐,物资存放必须按分类、品种、规格、型号分别设帐。
2、办公用品进入仓库后,行政专员按种类、规格、等级、存放次序、分区堆码,不得混乱堆放。
3、行政人事部应当将编制出常用办公用品的价格表交公司财务部保管,财务部在接相应付款单据时,应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字,确认无误的准予付款。
六、办公用品的保管
1、备用的办公用品由行政人事部统一保管。公司为行政人事部划定相应的
存放区域,实行封半保存。由各部门在当月计划内申请的办公用品应当及时发放。
2、发放出去的办公用品由行政人事部做好相应的领用记录,明确领用部门,领用人及领用日期。
3、对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成重大异常损耗,将根据个人责任的程度,由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。
七、办公用品的领用、发放
1、所有办公用品必须统一由行政人事部专人负责发放,办理登记领用手续。
2、各部门人员根据工作所需且在当月计划内的可以领用办公用品。在领用时,领用人应当填写《办公用品领用申请单》经部门主管、经理签字后方可领用。领用后,在行政人事部制定的《办公用品领用登记表》上签上领取人部门、姓名和日期,并注明领用物品的名称、数量。
3、个人领用的办公用品、用具需要妥善保管,不得随意丢弃和外借。工作调动时,必须到行政人事部办理移交手续,如有遗失,照价赔偿。
4、在各部门领取办公用品时,行政人事部需严格把关,如发现有部门当月的办公用品领用超出计划之外的,需由部门经理递交办公用品使用增补申请及超支原因说明,由公司领导签字批准后行政人事部方可发放。若无特殊原因超支,公司不再为其购买,但部门负责人为保证工作的正常进行,自行解决余下时间的办公用品费用。
八、其他规定
1、月度办公用品使用定额由当月1日至30日为一个周期。
2、公司办公用品应做公用,私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从
3、公司办公用品应本着节约的原则,如有浪费加倍处罚。
4、员工应自觉爱护各类办公用品,如有损坏照价赔付。
昊天旋易商贸有限公司人事行政部
2013年6月18日
当月工资中扣除。