资料:公文书写文档格式基本要求

公文用纸、用字、序号、标点

等的规范使用例说

一、区分两种体例的层次序号

根据国家标准等相关规定，文稿的层次序号有两种体例：

（1）科技类文稿的层次一律用阿拉伯数字连续编号，不同层次的数字之间加下圆点相隔（即圆点加在数字的右下角），最后数字后面不加标点，如“1”“1.1”“1.1.1”„„。

（2）公文类文稿一般沿用公文的层次序号，即第一层用“一、 ”，第二层用“（一）”，第三层用“1．”，第四层用“（1）”。（不过，现在有些刊物的公文类文稿也采用科技类文稿的层次序号，亦即两种体例的层次序号均可使用。）

在一部书稿中，当章、节改为“章号. 节号”的形式（如第三章写为“3”，第三章第二节写为“3.2”）表达时，允许在其下的层次采用“一、”“（一）”“1．”„„的序号。除此之外，这两种体例的层次序号均不允许混用。

二、科技类文稿层次序号的规范写法

科技类文稿的层次不宜过多，通常不应超过4级，即： 第1级——1

第2级——1.1

第3级——1.1.1

第4级——1.1.1.1 如：

第一章我的电脑又出问题了

1.1电脑为什么会出问题

1.1.1 硬件方面的原因

1.1.2 软件方面的原因

1.2为什么有些人的电脑就很少出问题

1.2.1因为有些人没有电脑

1.2.2因为有些人使用电脑的方法很安全

1.2.3因为有些人并不知道他的电脑已经出了问题

序号应左顶格书写。有标题时，在序号后空一字距写标题，另起一行写具体内容；没有标题时，在序号后空一字距再写具体内容。

层次标题力求简短，一般不要超过15个字，标题末不用标点符号。

三、公文类文稿层次序号的规范写法

例：

一、 我的电脑又出问题了

（一）电脑为什么会出问题

1．硬件方面的原因

（1）软件方面的原因

（2）为什么有些人的电脑就很少出问题

①因为有些人没有电脑。②因为有些人使用电脑的方法很安全。③因为有些人并不知道他的电脑已经出了问题。

公文类文稿的层次一般也不应超过4级：

第一层用“一”后加“、”，而非“，”或“．”；

第二层用“（一）”，括号后面不能再加“、”或“，”；

第三层用“1．”，那个小黑点要到“插入”菜单里“特殊符号”中的“标点符号”去找，不能用键盘上的小数点，更不能图省事而用顿号“、”；

第四层用“（1）”，括号后面不能再加“、”或“，”。

若文中还有更小的层次，则用“①”这种层次序号。

公文类文稿层次序号应左起空2格书写。

“一、”“（一）”“1．”这三个层次应与标题独占一行，标题末不用标点符号。

在两个引号或两个书名号之间, 不要加标点符号。

四、注意层次序号表达规范的其他细节

（1）公文类文稿若层次较少，可省略“（一）”而直接用“1．”作为第二层次，这样层次感更明显。若层次标题不必独占一行或者该层次没有标题，应直接使用“（1）”这种层次序号而省略掉中间的层次序号。

（2）科技类文稿的各层次内部，若再需要分点叙述时，可用“（1）”

这种层次序号；更小的层次则用“①”这种层次序号。

（3）不管是公文类文稿还是科技类文稿，“（1）”这种层次序号之后是本段标题，标题末用句号或冒号或空1字，其后接写正文，不另起一段。如果没有本段标题，则序号之后直接写正文。如：

1. “会实践”——打造德育品牌，为学生适应社会奠定基础 要使学校逐步从“不适应”（不适应经济社会发展的要求和不适应对 人才培养的要求）走向“适应”„„

（1）走进工厂。我们走进“春光乳业”，学生通过看、闻、问、品

等，了解到了企业的发展过程，乳制品知识，提高了学生的健康意识。 （ 2）走进乡村：学校在烟达木学校曾建立体验教育基地，开展种植、 田间管理、秋收等全过程绿色实践。

（3）走进社区学生们顶着烈日，步行到吉林市现代化居住小区——世纪新村。共享社区资源，到图书馆、博物馆、丰满电厂等感受现代科技为人们生活和工作带来的变化。

（4）不管是公文类文稿还是科技类文稿，“①”这种层次序号必须共用于同一段中，即“①„„②„„③„„”必须同为一段。如：我们将学生养成良好的习惯做为实现“面向世界的现代中国人”目标重要基础。我们通过向家长、学生、教师调查，结合学校现代人养成教育的实际，提炼出“吉林市第二实验小学学生健康成长十个基本好习惯”①诚实守信，说了就做的习惯；②遵章守纪，严守规则的习惯；③文明礼貌，微笑待人的习惯；④尊重他人，耐心倾听的习惯；⑤团

结友爱，乐于合作的习惯；⑥勤俭节约，不乱花钱的习惯；⑦科学安排，计划做事的习惯；⑧主动学习，勤思善问的习惯；⑨热爱运动，每天锻炼的习惯；⑩保护环境，不扔杂物的习惯。

（5）用“首先”、“其次”、“再次”表示顺序时，在“首先”、“其次”、“再次”之后分别用逗号。例如：“首先，”、“其次，”、“再次，”。

用“第一”、“第二”、“第三”表示顺序时，在“第一”、“第二”、“第三”之后分别用逗号。例如：“第一，”、“第二，”、“第三，”。

用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序时，可在“一是”、“二是”、“三是”之后分别用逗号。例如：“一是，”、“二是，”、“三是，”。也可以不用标点符号，直接连接下文。

用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示顺序时，在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分别用顿号。例如：“甲、”，“乙、”，“丙、”，“丁、”。

在“一方面”、“另一方面”之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。

五、公文字体和字号

1．标题字体和字号

（1）一级标题：2号宋体加粗。

（2）二级标题：3号黑体。

（3）三级标题：3号楷体加粗。

（4）四级标题：3号仿宋体加粗。

如：

**市第二实验小学

创建现代化品牌学校三年规划

（2008年1月23日）

二实验小学创办于1917年3月，前身是永吉县城区第十三小学、吉林市大马路国民优级学校、吉林市朝阳中心国民学校、昌邑区第一九年一贯制学校、昌邑区十七小学，1980年定名为吉林市第二实验小学至今。二实验小学具有九十余年悠久的办学历史，积淀了浓郁的文化传统。二实验小学以教学质量为核心，各项工作齐抓共进，初步形成了自己的现代化办学特色，办学绩效得到社会各界广泛认可，在吉林市享有很高的声誉。依据党的“十七”大关于教育问题的相关政策，根据吉林市普惠和谐、优质均衡的教育要求，结合学校“十一五”发展规划，特对学校今后三年发展规划如下。

一、学校办学经验与问题反思

（一）办学经验总结

1．坚持现代化的育人理念，初步形成办学特色

在20世纪90年代初，学校按照邓小平“三个面向”的方针，启动教育现代化建设工程，经过十余年的艰苦奋斗，学校在现代化硬件建设、软件建设、特别是师资队伍培养方面取得可喜成果，在“九五”和“十五”期间，成为教育部首批挂牌的“现代教育技术实验学校”，联合国教科文组织优质教育实验校等。学校在办学体制创新、信息技术与新课程整合、校园文化建设、学习型组织构建等方面的实践研究取得突破性进展。以信息化带动教育现代化，实现了学校的跨越式发

展，为实现学校教育现代化奠定了坚实的基础。

2．强化优质意识，注重质量提高，赢得了社会的赞誉

„„

2．正文字体和字号

学校公文用4号仿宋体。（如果文章上网，标题用小二、正文用五号字体。） 题目用1.5倍行距，正文用固定值26磅。页过距上3厘米、下2.5厘米、左2.7厘米、右2.5厘米。草稿字号可酌情，但格式要正确。上报的的材料正文一律3号字。

六、其它说明

（1）年份如用“二○○六年十月”的方式表述，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字“0”或英语全角“Ｏ”。多用于落款时间。

（2）凡文中使用连接号的应使用“～”，而不使用“——”或“—”。如2004年3月～5月中的“～”，不用“——”或“—”。

（3）凡文中使用破折号的应使用占两个空格的“——”，而不用“～”或只占一个空格的“—”。

（4）印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。所谓骑年就是盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像骑上去了一样，而同时，章子要把月份整个盖住，这就是盖月，主要是为了防止篡改公文日期。

七、电子校务日志相关事宜

1. 记录要及时。当日事当日毕。

2. 记录要详细。要将过程内容与结果填完整，可有相关的议论。

3. 学校大型活动的日志填写以主办部门为主进行较详细的填写。

4. 记录要突出重点。