供应商审核注意事项

供應商審核(Vendor Survey)注意事項:

一. 前言:

1. 於採購交易前審核供應商，目的是要找一家與本公司可以配合良好的供應商，而不是全世最好並無缺點的供應商。

2. 故審核供應商前，應先清楚本公司的需求定位，再根據此定位審核供應商的優缺點，最後比較後找到最合適的供應商。

3. 每家公司都有其優缺點，故可能很難找到各方面都完全符合條件的供應商。此時應經內部各單位溝通協調，找出有最大優點&最少缺點的供應商，並對該缺點制定出管理方法，並確實執行，定期追蹤成效。再強調一次, 優缺點的判斷，是以本公司需求及最大利益為導向。

二. 審核方法: 一般分為三種，實務上多採用第二或第三種。

1. 免審核: 取得聯絡資訊後直接進行採購行為(比價、交易)，一般較不重要者常用。例如: 買文具、影印紙 等。

2. 書面審核: 要求供應商提供公司相關資料(營業額、人數、佔地面積、財務證明、技術資料、品質管理計劃…)，再進行書面審查。例如: 位於歐美之國外供應商。

3. 實地審核: 到供應商處實際瞭解其運作情形，常用於較重要且距離不遠者。例如:變壓器製造廠商、箱體製造廠商。

三. 審核成員: 通常由採購、R/D、QA人員組成專案Team。由採購人員主導，R/D & QA 人員配合。若有特殊需求或狀況時，亦可由QA或R/D主導，或加入其他成員(如生產)。

四. 審核重點: (以下供參考)

1. 公司經營狀況及基本資料: 現狀及未來策略導向、營業額、財務、規模…

2. 產能及供貨能力(後勤支援系統 -- Logistic): 產能、交期、付款、下單方式、應變彈性、跨廠支援…

3. 品質保證能力: 設計、製程、出貨之品質管理能力；售後服務；公司運作之改善能力; 品質系統運作情形…

4. 技術支援能力: 技術及應用資料提供能力、產品問題分析及改善能力…

五. 審核注意事項: (以實地審核為說明重點)

1. 審核前注意事項:

a. 採購人員於審核前應召集準備會議, 說明審核目的及各種背景因素。經Team 成員討論出公司重點需求或採購策略，達成共識後做為審核Team的指導綱要。

b. 行前應將審核項目明確分工，各成員依自己的專業及負責項目審核之，並依組成狀況互補有無。

c. 行前應做好計劃: 含時間分配、人員分工、審核內容…。並將資料先提供給供應商。

2.審核中注意事項:

a. 只談本公司的要求與該供應商的能力比較，嚴禁談及其他類同供應商的各種狀況，即使是供應商問起也不可告知；當然更不可將此次取得的資料提供給其他供應商參考。這是最基本且必須嚴守的職場道德規範。

b. 不批評、不爭論。過程要以中立態度，和諧的進行瞭解。不可用 “我是客戶” 的老大心態嚴厲批評指責，或與之爭論對錯。我們是要去瞭解供應商的實際能力，不是要去指責他或與他爭論對錯的。至於是否要求他改善，等瞭解完後 Survey Team 再開會決定。如果決定不合適，又何必浪費時間爭論及批評呢? 何況對於該領域，供應商本就較我們專業，他們公司的運作他們也比我們清楚，在不瞭解他們的狀況下，我們憑甚麼與之爭論或批評呢?

c. 本公司一直本著 “將供應商看成伙伴(朋友)” 的採購策略，未來兩家公司的發展應以此為導向。審核過程的態度，正是建立良好關係的第一步。所以審核過程要抱著這樣的想法，並表現出和善的態度，才是正確的。 -- 以 “交朋友” 的心態進行審核。

d. 實際瞭解以發掘事實為導向。不要只聽他說，要請他舉出書面資料展現其能力，並儘可能要求複印帶回存檔；或到現場去觀察瞭解，並做成記錄。如果可以的話，多拍照。

e. 不要只問不懂的事物，我們不是去學習的，我們是去瞭解並判斷供應商是否符合本公司的需求，隨時記住自己的任務並深究該瞭解的事物。

f. 有關產品 Know-How的資料，不一定要當場取得，可以用其他方式確定其有能力提供即可，不要為難對方。因為供應商還沒與我們交易，當然不願隨便公開資料。若真的需要，零件承認時再要求也不遲。

g. 問問題前先想好目的，提出的問題要明確。 最好提出問答題，然後多聽少講。多問已發生的事物，少問未發生的假設性問題。

h. 供應商高階主管對品質的重視程度是品質的關鍵，客戶抱怨的處理及改善能力，廠內不良及改善能力，系統運作的改善能力… 是QA應特別注意的。QA應於瞭解供應商的各種運作中(資料或行為)，觀察並儘可能量化上述的幾項重點。

i. 對於品質系統的運作，除了看執行度(落實性)外，更應重視其有效性的觀察。

3.審核後注意事項:

a. 當天應感謝供應商的配合。

b. 將初步的瞭解結果告知供應商，但不一定是最後結論。

c. 告知供應商可提供正式審核結果報告的計劃。

d. 回來後，由採購召集Team 成員開會，分享各單位觀察瞭解的結果，經討論得共識後做成結論報告。

e. 若決議要通過認可，仍應就其缺失部份要求改善，或擬定本公司得管理預防方法。(PS: 通常接近符合需求的供應商，或多或少都有改善的空間。此時要求改善或預防最容易做。) f. 採購將報告給供應商後，應跟催須改善事項，並安排相關單位進行資料或再次實地審核。

4.若此供應商是高層(非採購主管) 決定要用的(例YUASA)，審核重點應放在可改善處而非判定是否合適(高層已評估判斷過了)，不要施錯力了。

PS: 僅就記憶所及先寫到這裡，將來有進一步資料收集或想法再修改，希望對各位有幫助。若有其他

看法，也請不吝賜教。