帕金森定律视角下的高校行政管理工作

　　【摘 要】从帕金森定律视角看，组织机构膨胀、岗位设置不合理、部门之间统筹协调机制不健全、缺乏信息共享机制、人员素质较低等因素影响了高校行政管理工作的效能。合理设置行政机构、推进高校管理部门职能创新、建立富有活力的用人机制、推进办公现代化管理等可作为提高高校行政管理工作效能的有效举措。 　　【关键词】帕金森定律 高校行政管理 管理效能 　　俄国著名教育家乌申斯基说，学校有三要素——行政管理、教育和研究。相对于高校教育、研究活动而言，高校行政管理是辅助性的，但却必不可少的一项活动，行政管理工作的好坏直接影响办学水平和办学效益。长期以来，高等学校受计划经济时代的人事管理观念和工作模式的影响，出现了机构重叠、臃肿，人浮于事，人才成长缓慢，工作效率低下等问题，缺乏生机和活力，严重地影响着高等学校行政管理工作的有效开展。从帕金森定律的视角解析上述问题产生的原因，对改进高校行政管理工作，提高行政管理效能具有重要的现实意义。 　　一、帕金森定律概述 　　一个不称职的官员可能有3条出路：第一是申请辞职，把位子让给能干的人；第二是让一位能干的人来协助自己工作； 第三是任用两个水平比自己更低的人当助手。第一条路不会走，因为那样做他会失去很多权力；第二条路不能走，因为那个能干的人会成为他的对手；看来只有第三条路最适宜。于是，两个平庸的助手就分担了他的工作，他则高高在上发号施令，而他们不会对自己的权力构成威胁。两个助手既然平庸无能，他们也上行下效，再为自己找两个更加无能的助手。这样一来，1个人的工作变成7个人来完成，且7个人之间形成了许多的相互关系，制造出许多新工作，7个人都将显得很忙。由此就形成了人浮于事、机构膨胀、效率低下的局面。这就是著名的帕金森定律。 　　“帕金森定律”是英国著名的政治学家诺思科特·帕金森在对组织机构的无效活动进行调查和分析中，提出的关于组织机构臃肿低效的形成原因的定律。之后，帕金森提出了一个公式：X=[100（2KM+L）/yn]100%。式中：K表示一个要求派助手从而达到个人目的的人；L表示从这个人被任命到他退休期间的年龄差；M表示部门内部行文通气而耗费的劳动时数；y表示往年所需人员的数目；n是被管理的单位；用这个公式求出的X就是每年需要补充的新职工人数。帕金森研究得出结论，无论工作量有无变化，用这个公式求出来的数值总是处在5.17%-6.56%之间。由此类推，就形成了一个机构重叠、人浮于事、互相扯皮、效率低下的领导体系。 　　帕金森定律从行政机构和行政人员的结构层面揭示了行政管理的负效应，充分地暴露了管理机构存在的顽症，体现行政效率增长的消极与对抗力量。它并非只是特定社会制度和特定时期内行政机构中所具有的现象，而是贯穿于人类社会各个历史时期行政管理活动和全过程。作为公共行政的一部分，我国高校行政管理不可避免地受到帕金森定律的影响，制约着高校行政管理效能和教育教学质量的提高。 　　二、从帕金森定律看影响高校行政管理的主要因素和原因 　　（一）帕金森定律产生的条件 　　帕金森定律是一条官僚机构自我繁殖和持续膨胀的规律。该定律要发生作用，必须同时满足以下四个缺一不可的条件：一是必须要有一个组织，这个组织必须有其内部运作的活动方式，其中管理要在这个组织中占有一定的地位。二是寻找助手以达到自己目的的不称职管理者本身不具有对权力的垄断性。权力对这个管理者而言，可能会因为做错某件事情或者其他人事的原因而轻易丧失。三是这个管理者能力极其平庸，他在组织中的角色扮演不称职，所以他要找几个助手来协助。四是这个组织一定是一个不断自我要求完善的组织，正因为如此，才能不断地吸收新人来补充管理队伍，也才能符合帕金森关于人员编制增长的公式。 　　（二）从帕金森定律来看影响高校行政管理的主要原因 　　一是组织机构膨胀。我国的高校行政机构和人员的设置，基本按照政府机关的机构和人员的编制建立起来的。机构在行政分工中越设越多，功能越分越细，编制内人员和辅助人员也就随之增加。特别是管理层级过多，构建了一个金字塔式的组织机构。同时，校级管理层的权力过分集中，职能部门管理幅度和自主权过小，遇事需要层层请示、层层汇报，这是产生官僚主义、行政效率较低的重要根源。二是岗位设置不合理。目前岗位设置主要采取定编定岗。在岗位设置时对工作任务量的大小和服务对象的范围及数量考虑不周全，一岗一人的设置导致有些岗位工作量不满，而有些岗位相对轻松，造成部门间或者部门不同科室间工作量的不均衡。三是缺乏部门之间协调配合机制。我国高校的行政管理工作带有明显的科层制特点。部门之间划分明确，而工作任务划分相对模糊。这就造成在实际工作中，尽管各个部门能够很好履行职责，但只是完成自己分工范围内的工作。对一些大型活动或涉及全局的工作任务，部门间缺乏配合意识，一旦出现问题，则相互推诿，影响工作的正常运行，造成工作拖延、成本加大，管理效率大大降低。四是部门间缺乏信息共享机制。相当多的部门没有建立数据库或者没有对各类信息进行动态管理，没有信息归口管理部门，造成部门间信息共享不够，上报数据或表格时出现重复上报，需花费大量人力和时间才能完成任务，工作效率低下。五是部分行政管理人员素质较低。行政管理讲求的效率和执行力。而在一些高校内，一些行政管理人员因教学科研能力较弱，不能胜任专业技术岗位需求，未经过严格选拔而进入管理岗，因而行政管理服务能力不强。其次，有的高校领导对行政管理工作重视不够，片面认为高校主要工作就是教学科研工作，把行政管理工作看得无足轻重，使得工作人员积极性不大。再者，受机关化影响，一些行政管理干部养成了官僚作风、形式主义作风，行政权力泛化，加之不注重学习提高，造成了行政管理队伍整体素质较低，不适应新形势下的高校行政管理工作，影响了行政管理工作的高效、良性运转。 　　三、跨越帕金森定律提高高校行政管理质量 　　（一）合理设置行政机构 　　高校行政机构是具体实施行政管理的主体，高校行政机构的设置、结构、编制、职位对高校行政效率有着直接的影响，行政组织机构设置的合理化是高校行政效率提高的重要组织保障。在机构设置上，首先高校应当严格遵循教育规律，坚持“精干、高效”的原则，对主体职能相近或任务性质基本相同的部门和机构要精简合并或实行合署办公，充分发挥综合管理的效能，提高用人效益。其次，要理顺行政部门之间和部门内部之间的关系，建立统筹管理、协调合作机制，明确各自职责权限，避免出现管理盲区和多头管理。 　　（二）推进高校管理部门职能创新 　　高校机构臃肿的原因很大程度上在于理念上因循守旧，不能改革创新。如高校中食堂、车队、物业、医务管理等应该进行社会化改革，交给市场运作，使其按照市场的规律自主经营、自负盈亏，成为市场经济的主体。同时对原有执行部门进行改革、职能重新定位，保留其决策、调控、监管职能和人员，实现资源的合理重组和优化配置。这样既缓解了高校行政管理压力，又可降低行政成本，焕发起活力。 　　（三）建立健全各项管理制度 　　科学合理的管理制度是学校高效率运转的基本条件，高校要顺应整个国家形势发展的需要，逐步实现行政管理的科学化，决策制定的民主化。要在建立健全现代大学制度上下工夫，改变制度保障不完善、工作“无章可循”和“有章难循”、主观随意的状况，通过制度化、规范化的行政管理，来实现管理出效益的办学目标。提倡分权管理模式，实现权力中心适当下移，为管理人员创造良好的人文环境和工作环境，充分发挥下级管理人员的主观能动性，提高工作积极性。 　　（四）建立富有活力的用人机制 　　1.科学实施人力资源配置。人是组织的灵魂，是实现组织目标的关键。在选拔使用上要坚持任人唯贤，按照“按需设岗、公开招聘、平等竞争、择优聘用”原则，积极推进行政管理人员聘任制，建立“能上能下、能高能低、能进能出”的用人机制，真正把懂业务、善协调、会管理的人聘任到行政管理岗上来。 　　2.建立科学的考核激励体系。要本着科学合理、简便易行、平时与年终相结合、专项与综合相结合的原则，对行政管理人员的思想品德、管理能力、工作积极性和工作业绩等方面进行全方位的考察，建立完善的评价考核体系。对考核优秀的人员除给予一定额度的物质奖励外，可为其提供在国内外进修和学习的机会，通过考核机制激发管理人员的进取和创新意识，最大限度地挖掘行政人员的潜力，逐步形成自我激励、自我约束、自我完善、自我发展的机制。 　　3.建立健全有效的培训体系。高校的行政管理是各种决策的制定和组织实施的动态过程，需要行政管理人员具有一定的前瞻能力、风险预见能力和应变能力，迫切需要管理人员提升专业素质和综合能力。高校可根据岗位需求和职业发展需要，将其纳入学校整体人才培养规划，定期组织业务学习培训，以提升其专业素养和管理能力，提高管理效能。 　　（五）推进办公现代化管理 　　实现办公现代化管理是高校行政工作高效运转的有效手段。各高校可根据实际情况，统筹规划，全面推进学校的信息化建设。如：积极开展电子平台应用，在平台上实现各部门应用系统的信息交换和互联互通，实现学校组织结构和工作流程的重组和优化；加强学校信息资源的统筹开发和利用，建设跨部门、基础性的数据信息库和办公信息资源库，建立一套信息发布和更新维护机制；全面实行无纸化办公等。通过推进办公现代化管理，降低管理成本，提高行政管理效率。 　　【参考文献】 　　［1］林洲.浅淡当前高校行政管理存在的问题及对策[J].北京电力高等专科学校学报（社会科学版），2010（8）. 　　［2］张文渊.对高校行政管理的探讨[J].科技情报开发与经济，2008（18）.