费用支出管理制度

费用开支管理办法

第一章 总则

第一条 为加强公司财务管理，控制费用开支，实现财务管理制度化规范化，根据公司实际情况，特制定本管理办法。

第二条 本办法根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、专项支出等, 以下分别说明借款流程及各项支出具体的财务报销制度和审批流程。

第三条 公司各部门每月的费用支出包括办公用品、低值易耗品采购必须按规定提前做费用支出计划，各部门应于每月下旬做出下一个月的费用计划，于每月28日前将计划送交财会部审核，由财务统一报送公司领导批准后方可实行。

第四条 公司各部门在计划范围内的费用、支出事项须由经办人员报公司领导批准后才能办理或执行。超过部门计划范围内的费用、支出，财会部门有权拒绝办理，如有特殊情况需增加支出，应提前申请，经公司领导批准后补充费用计划方可实行。

第二章 借支管理规定及借支流程

第五条 借款管理规定

一、出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

二、其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

三、各项借款金额超过5000元应提前一天通知财会部备款。

四、借款销账规定：(1) 借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续。

五、借款金额在5000元以内（含5000元）的需报常务副总审批，5000元以上的需报总经理审批。借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

第六条 借款流程

一、 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。

二、 审批流程：借款人填写《借款单》→部门负责人审核签字→财会部经理复核→常务副总审批（5000元以上需总经理审批）

三、 财务付款：借款凭审批后的借款单到财会部办理领款手续。

第三章 日常费用报销制度及流程

第七条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

第八条 费用报销的一般规定

一、 报销人必须取得相应的合法票据, 且发票背面有经办人签名。

二、 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

三、 按规定的审批程序报批。

四、 报销5000元以上需提前一天通知财会部以便备款。

第九条 费用报销的一般流程:

经办人整理报销单据并填写对应费用报销单(须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单)

第十条 差旅费报销制度及流程。

一、费用标准:

1．住宿费用报销：出差人员的住宿费、市内交通费实行限额凭据报销的办法，其标准为：

（单位：元/日）

省外特殊地区是指北京、上海、广州、深圳、珠海、厦门、汕头、海南省（下同）。住宿费用、市内交通费用在上述标准内可凭票拉通结算。

2. 交通、伙食补助费：出差人员住宿、伙食补助费实行包干支付（不得再报市内交通费）。

标准如下：省外特殊地区80元/日、省外一般地区60元/日、成都50元/日、省内其它地市州县40元/日。上述补助费在途期间按一般地区计发，省内不含宜宾翠屏区。外出参加会议和培训的人员，主办单位统一收取了食宿费而出具了发票的，可经审核后报销，但不得再支付期间的伙食补助费。外地参加会议等，主办单位或参加单位统一安排了伙食的，不再支付伙食补助费。

（三）交通费用报销

1. 乘坐飞机；公司董事长、总经理、常务副总等公司领导出差，可乘坐飞机，随行人员应严格控制。其余人员原则上不准乘坐飞机，如因特殊情况需乘坐，需事前请示主要领导批准；回公司后，机票须由该领导签字方可报销。

2. 乘坐轮船；需在船上过夜的，可购三等舱以下船票据实报销；

3. 工作人员出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用，均由个人自理。

二、费用标准的补充说明：

1. 住宿发票必须注明凭住宿人姓名、住宿日期等要素，无住宿发票的一律不予报销。实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。

2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。

3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

4. 宴请客户需由公司领导批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。

5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

三、报销流程

1. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由公司领导批准。

2. 借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财会部, 按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到办公室订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。

4. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门负责人审核签字，财会部审核签字，公司领导审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。

第十一条 固定电话费用缴纳与监督流程

固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。财会部每月负责缴纳电话费，办公室不定期对固定电话开支情况进行监督、清查。

第十二条 交通费报销制度及流程

一、 费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经公司领导同意后可以乘坐出租车;(2)市内因公，公交车费应保存相应车票报销。

二、 报销流程

1. 员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由办公室派车人员签字确认，按规定填好《差旅费报销单》。

2. 审批:按日常费用审批程序审批。

3. 员工持审批后的报销单到财会部办理报销手续。

第十三条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程

一、管理规定:为了合理控制费用支出, 此类费用由公司办公室统一管理，集中购置, 并指定专人负责。

二、报销流程

1．购置申请: 公司办公室每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。

2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单) ，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财会部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

3．费用归集：财会部按月根据办公室提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

第十四条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程

一、费用标准

1．招待费：应酬应事先申请并得到公司领导批准，原则上不允许先斩后奏，因特殊原因无法事先办理的，事后须及时上报。

2. 培训费:为了便于公司统筹安排，此费用由公司办公室统一管理，各部门培训需求应及时报送办公室。办公室根据实际需要编制培训计划报公司领导审批。

3. 资料费：是指各部门购买的与业务相关的书籍、报刊、网络资料等。在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到办公室资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字) 。

4. 其他费用：根据实际需要据实支付。

二、报销流程：

1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

2. 培训费由办公室人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。

3. 资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财会部办理报销手续。

4. 其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

第十五条 工薪福利及相关费用支出制度及流程

一、工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。

二、工薪福利支付流程

1. 工资支付流程：

（1）财会部根据工资支付标准及经公司领导审批的月度奖金分配表编制工资表；（2）报公司领导审批；（3）每月6日前由财会部通过银行

代发形式支付工资；（4）每月15日前员工到财会部领工资条并与工资卡内资金进行核实。

2. 临时工资支付流程同工资支付流程。

3. 社会保险及住房公积金支付流程：办公室将由公司领导审批后的支付标准交财会部进行相关的财务处理。

4. 其他福利费支出由公司办公室按审批后的支付标准填写报销单→经部门负责人签字确认→财会部经理进行财务复核→报公司领导审批，审批后的报销单及支付标准交财会部办理报销手续。

第四章 专项支出财务报销制度及流程

第十六条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等

第十七条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。

一、填写购置申请，报批。

二、报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。

三、 结账报销：

1. 资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；

2. 按资金支出规定审批程序审批；

3. 财会部根据审批后的报销单以支票或转账形式付款；

4. 若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

第十八条 其他专项支出报销制度及流程

一、 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。

二、 费用标准：此类费用一般金额较大，由部门负责人根据实际需要向公司领导提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经公司领导签署审核意见后报董事长审批。

三、 财务报销流程

1．审批后的报告文件到财会部备案，以便财务备款。

2．签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同。

3．付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：部门负责人审核签字→ 财务复核 →公司领导审批；（3）财会部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

第五章 附则

第十九条 本办法由财会部解释、补充。

第二十条 本办法经总经理办公会议讨论通过并由董事长审批后生效。