2015.03[档案室管理制度]
北京山水装饰工程有限公司
《档案室管理制度》
2015年3月
档案管理制度
为进一步规范公司工程档案管理,结合公司实际情况,参照 DB11/T695-2009《建筑工程资料管理规程》制定档案管理制度。
2.使用范围
适用于北京市行政区域内新建、改建、扩建建筑工程资料的 管理。如果项目在地方的按照地方要求参照执行。
3.基本规定
3.1 工程资料应真实反映工程质量的实际情况,并与工程进度同
步形成、收集和整理。
3.2 工程资料应字迹清晰并有相关人员及单位的签字盖章。
3.3 工程资料应确保真实有效、完整齐全,严禁伪造或故意撤换。
3.4 工程资料应为原件。当为复印件时,应加盖复印件提供单位
的公章,注明复印日期,并有经手人签字。
4 分类与编号 4.1 分类
4.1.1 工程资料按照其特性和形成、收集、整理的单位不同分为:
基建文件、监理资料、施工资料和竣工图。
4.1.2 工程资料的主要内容及类别见本规程附录 A。附录A中标注
“●”“○”的资料公司都要求存档,如果地方工程资料中
不需要保存的,交公司存档的资料按照附录A执行。
4.2 编号
4.2.1 施工资料应按以下形式编号:
╳ ╳ ─ ╳ ╳ ─ ╳ ╳ ─ ╳ ╳ ╳
2 1
3
4
注: 1 为分部工程代号(2 位),按附录 B 规定的代号填写。
2
为子分部工程代号(2 位),按附录 B 规定的代号填写。
3
为资料的类别编号 (2 位),按附录 A 规定的类别编号填写。
4
为顺序号,按资料形成时间的先后顺序从 001 开始逐张编号。
4.2.2分部工程中每个子分部工程,应根据资料属性不同按资料形 成的先后顺序分别编号;使用表格相同但检查项目不同时应
按资料形成的先后顺序分别编号。
4.2.3 对按单位工程管理,不属于某个分部、子分部工程的施工资
料,其编号中分部、子分部工程代号用“00”代替。
4.2.4 同一批物资用在两个以上分部、子分部工程中时,其资料编
号中的分部、子分部工程代号按主要使用部位的分部、子分
部工程代号填写。
4.2.5 资料编号应填写在资料专用表格右上角的资料编号栏中;无
专用表格的资料,应在资料右上角的适当位置注明资料编号。
4.2.6 由施工单位形成的资料,其编号应与资料的形成同步编写;
由施工单位收集的资料,其编号应在收集的同时进行编写。
4.2.7 类别及属性相同的施工资料,数量较多时宜建立资料管理目
录。管理目录分为通用管理目录和专项管理目录,格式见本
规程附录 C。
4.2.8 资料管理目录的填写要求:
1 工程名称:单位或子单位(单体)工程名称;
交底等;
3 序号:按时间形成的先后顺序用阿拉伯数字从 1 开始依次编
写;
4 内容摘要:用精练语言提示资料内容
5 编制单位:资料形成单位名称;
6 日期:资料形成的时间;
7 资料编号:施工资料右上角资料编号中的顺序号;
8 备注:填写需要说明的其他问题
4.2.11 建筑工程资料管理使用的各种表格见本规程附录D,附录D
中没有提供表样的可自行设计。
5 竣工图应满足以下要求:
5.1 竣工图应与工程实际境况相一致;
5.2 竣工图的图纸必须是蓝图或绘图仪绘制的白图,不得使用复
印的图纸;
5.3 竣工图应字迹清晰并与施工图大小比例一致;
5.4 竣工图应有图纸目录,目录所列的图纸数量、图号、图名应
与竣工图内容相符;
5.5 竣工图使用国家法定计量单位和文字;
5.6 竣工图应有竣工图章或竣工图签,并签字齐全。
6 编制组卷
6.1 工程资料组卷应遵循以下原则:
内在联系;
6.1.2 施工资料应按单位工程进行组卷,可根据工程大小及资料的
多少等具体情况选择按专业或按分部、分项等进行整理和组卷;
6.1.3 竣工图应按设计单位提供的施工图专业序列组卷;
6.1.4 专业承包单位的工程资料应单独组卷;
6.1.5 建筑节能工程现场实体检验资料应单独组卷;
6.1.6 移交城建档案馆保存的工程资料案卷中,施工验收资料部分
应单独组成一卷;
6.1.7 资料管理目录应与其对应工程资料一同组卷;
6.1.8 工程资料可根据资料数量多少组成一卷或多卷。
6.2 工程资料案卷应符合以下要求:
6.2.1 案卷应有案卷封面、卷内目录、内容、备考表及封底。 6.2.2 案卷不宜过厚,一般不超过 40mm。
6.2.3 案卷应美观、整齐,案卷内不应有重复资料。
附录 A 工程资料分类与归档保存表
11
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注:1 ●为归档保存资料;○为过程控制保存资料,可根据需要归档保存。
2 国家大型重点重大工程,城建档案馆可根据需要增加归档保存的内容。
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附录 B 建筑工程分部(子分部)工程划分与代号表
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附录E
工程档案案卷封面、目录、备考表与移交书
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档案馆代号:
城 市 建 设 档 案
名 称:...................................................................
...................................................................
案卷题名:...................................................................
..................................................................
编制单位:...................................................................
技术主管:..................................................................
编制日期:自 年 月 日起至
年 月 日止
保管期限:.......................
密 级:...........................缩微号:...........................
档 号:......................
共 册
第 册
20
城建档案案卷审核备考表
张,图样材料
张,照
本案卷已编号的文件材料共 张,其中:文字材料
片
张。
立卷单位对本案卷完整准确情况的审核说明:
立卷人: 审核人:
接收单位(档案馆)的审核说明:
技术审核人: 档案接收人:
年
月
年 月
年
月
年 月
日
日
日
日
城 市 建 设 档 案 移 交 书
册,
文字材料 册,其它材料 张(
)。
附:城市建设档案移交目录一式三份,共
张。
移 交 单 位: 单 位 负 责 人:
接 收 单 位: 单 位 负 责 人:
移 交 人:
移 交 人:
移交日期: 年 月 日
城市建设档案缩微品移交书
向北京市城市建设档馆移交
工程缩微品档案。档号
缩微号
。卷片共
盘,开窗卡
其中母片:卷片
盘,开窗卡
张;
拷贝片: 卷片 套 盘,开窗卡 套 张。
缩微原件共 册,其中文字材料 册,图样材料
其它材料
册。
附:城市建设档案缩微品移交目录
移交单位(公章): 接收单位(公章):
单位法人: 单位法人:
移 交 人:
接 收 人:
移交日期: 年 月 日
,
张,
册。
城 市 建 设 档 案 移 交 目 录
附录 G 工程资料案卷编制
1.卷内文件(资料)排列
1.1 工程资料卷内资料的排列应按资料的内在联系及资料形成时间
的先后顺序排列。
1.2 卷内既有文字材料又有图样时,文字材料排列在前,图样材料排
列在后。
1.3 竣工图应按同专业图号依次排列,新绘制的竣工图附有原图时,
新绘制的竣工图在前原图在后。
2 案卷封面编制
2.1 案卷封面内容包括:名称、案卷题名、编制单位、技术主管、编
制日期、保管期限、密级、保存档号、共 册第 册等。其中
保管期限、密级、保存档号、共 册第 册等项由档案接收
部门填写,其他由移交单位填写。
2.2 案卷封面的填写
2.2.1 名称:第一行应填写规划许可证审批名称。应在第二行填写
工程建设项目竣工后名称。
2.2.2 案卷题名:第一行填写案卷所属专业名称如建筑与结构工程
施工文件(资料)、幕墙工程施工文件(资料)、建筑电气
工程施工文件(资料)等;第二行为卷内文件内容提示。
2.2.3 编制单位:本案卷的主要编制责任单位,加盖编制单位公章。
2.2.4 技术主管:编制单位技术负责人签名。
2.2.5 编制日期:填写卷内文件(资料)形成的起止日期。
3 卷内目录编制
3.1 卷内目录内容包括:序号、文件材料题名、原编字号、编制单
位、编制日期、页次和备注。
3.2 卷内目录的填写
3.2.1 序号:按卷内文件资料排列先后顺序用阿拉伯数字从 1 开始
编写。
3.2.2 文件材料题名:填写文字材料或图纸名称。
3.2.3 原编字号:文件文号或资料编号或图纸图号。
3.2.4 编制单位:文件资料的形成单位或主要责任单位名称。
3.2.5 编制日期:文件资料的形成的起止时间;竣工图卷为竣工图
章日期。
3.2.6 页次:填写资料的页次或起止页次。
3.2.7 备注:填写其它需要说明的问题。
4 案卷页次编写
4.1 卷内文件资料均按有书写内容的页面编号,每卷单独编号,页
号从阿拉伯数字“1”开始依次编写。
4.2 页号编写位置、单面书写的文字材料页号编写在右下角,双面
书写的文字材料页号正面编写在右下角,背面编写在左下角。
图纸折叠后无论何种形式,页号一律编写在右下角。
4.3 印刷成册的文件资料,自成一卷的原目录可代替卷内目录,不
必重新编写页号。
5 备考
5.1 内容包括卷内文字材料张数、图样材料张数、照片张数等,立
卷单位的立卷人、审核人及接收单位的审核人、接收人应签字。
5.2 备考表的填写:
5.2.1 案卷审核备考表分为上下两栏,上一栏由立卷单位填写,下
一栏由接收单位填写。
5.2.2 审核说明填写立卷时资料的完整和质量情况,以及应归档而
缺少的资料的名称和原因; 立卷人由责任立卷人签名;审核
人由案卷审查人签名;年月日按立卷、审核时间分别填写。
6 案卷规格
6.1 卷内文件资料、封面、目录、备考表统一采用 A4 幅尺寸,封
面采用 120 g 纸张,其它采用 80 g 纸张。小于 A4 幅面的文
件资料要用 A4 白纸衬托。
7 案卷装具
7.1 案卷采用统一规格尺寸的装具。移交城建档案馆的工程档案应
采用城建档案管理办公室监制的档案卷盒。其它单位保存的工
程档案装具宜参照《建设工程文件归档管理规范》GB/T 50328
执行。
8 案卷装订
8.1 文字材料必须装订成册,图纸材料可散装存放。
8.2 装订时要剔除金属物,装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸。
8.3 案卷用棉线在左侧三孔装订,棉线装订结打在背面。装订线距
左侧 20mm,上下两孔分别距中孔 80mm。
8.4 装订时,须将封面、目录、备考表、封底与案卷一起装订。图
纸散装在卷盒内时,需将案卷封面、目录、备考表三件用棉线
在左上角装订在一起。