关于档案本质属性的思考

32档案学通讯2001年第2期

本质属性

档案的本质属性是档案学基础理论研究中的一个十分重要的问题。能否以马列主义的方法论为指导, 正确地揭示隐藏在档案事物内部的本质, 对于许多相关理论与实践课题的深入探索, 均具有重要的理论价值与实际意义。

近几年来, 我国学术界有许多学者对此问题进行了不同于以往的学术探讨, 但由于思考问题的切入点不同, 所以便产生了多种不同的学术理论观点。这对和历史资源, 而且产生于国家各级机关和事业单位。但在通用保管期限表中反映不出来, 一张表包打天下使我国很多宝贵文件没有得到应有的重视, 只被当作部门资料保存。档案保管期限的定性与定量研究尚待深入。

5、面对新型载体出现的技术性和历史性挑战:旧的问题尚未解决, 新的问题更加艰巨。作为档案形成和永久保存的关键环节, 鉴定承担了重要的历史重任, 因而它的发展也标志着档案学理论的水平, 它的实践程度也反映着档案工作的水平和效率, 并且决定着其它环节的效率和效果。

种种问题说明档案价值鉴定工作是一项复杂、科学性强的重要工作, 它关系到国家历史文化财富的积累和保存, 关系到档案能否为国家经济建设提供有效的信息, 也关系到整个档案工作的效益和效率。既不能随便处理社会主义现代化建设各个行业、各条战线所产生的各种门类的档案, 也不能玉石不分地、不讲效益地将产生的文件全部保留。选择既是技术, 也是艺术; 既要有政策, 也要有灵活; 既要照顾历史, 又要面对现实; 在社会主义市场经济体制条件下还要兼顾成本与效益的原则, 档案工作者也必须改变旧体制下不讲效益的观念。

问题是发展的关键, 新世纪档案鉴定的理论与实践将有很大的发展空间:

)) ) 解决档案中重份文件是现行档案鉴定突破点。新型档案载体给档案鉴定工作带来新的挑战和机

的思考

王英玮

于档案学基础理论建设而言, 无疑具有积极意义。档案学基础理论建设的重点之一就是解决人们对档案、

档案工作及档案学自身的一些基本认识问题。正是基于此, 产生不同的学术理论观点是符合学科建设的基本发展规律的。本文将就比较有代表性的相关学术观点, 谈谈粗浅的认识。文中不当之处, 望同仁斧正。一、档案的本质属性是档案所固有的特性, 不是人们外加给它的; 档案的属性有本质属性和非本质属性遇, 电子文件的大量出现将缩小非永久纸质档案的保存、扩大电子档案应用, 从而解决档案保管的重份文件问题。

) )) 国家档案行政管理部门加大档案鉴定工作的监督指导力度是全面开展档案鉴定工作的前提。进入21世纪, 我国各级档案管理机构所保存的长期档案将陆续到期; 为方便利用的纸质档案电子化在很多单位已经开始, 档案鉴定将成为档案工作中一项刻不容缓的重要任务。这需要建立监督运行机制, 组成鉴定委员会, 并进行相关政策研究。

) )) 档案鉴定理论的研究将成为档案学理论最有活力的方向。我国档案鉴定理论研究相对地落后, 远不能适应档案工作发展的需要。因此, 期待着档案鉴定理论在解放思想、大胆探索和实践中的发展, 特别是建立在社会主义市场经济体制上的档案工作更需要新的鉴定理论的指导。因此, 适应新体制与新技术的档案鉴定的新方法必将在档案理论和实践的共同发展中出现。

总之, 鉴定既是档案形成的关键和档案生命期中档案命运的决定者, 也是档案学理论中的核心和难点。由于对档案价值的评价性预测和实践检验之反馈的时间性和人们对价值认识、探讨的哲学性, 因此, 档案鉴定的理论和实践都有待发展, 甚至/需要几代人的努力0。

(北京市, 邮编:100032)

中国人民大学档案学院

(责任编辑胡鸿杰)

档案学通讯2001年第2期33

道档案的本质属性是依靠主体的需要而存在的吗? 认为档案的本质属性是/备以查考性0的同志认为, /档案是在其特定的形成过程、特定的形式和满足特定的需要三位一体意义上区别于非档案文献的, ,, , -备以查考性. 包括前提、动机和行为三个方面,, 。0在这里, 持论者似乎是将档案的价值问题混同于档案的本质问题了。其实持论者本人也已经认识到了这一点, 正如他所言:/档案鉴定关键是查考保存价值的认定, 其鉴定标准不是由原始记录性概括得了的。0档案的本质属性是档案本身所固有的特性, 它同人们的价值判断虽然具有一定的联系, 即价值判断必须建立在对事物本质的充分理解和认识基础上, 试想, 不具备原始历史记录性的事物能够具有档案价值吗? 能够成为人类社会活动的真实、可靠记忆吗? 正是从这种意义上, 我们认为这两个概念之间具有一定的联系。但是, 本质同价值毕竟不是同等程度的概念。就哲学意义而言, 本质与必然性、规律才是同等的概念, 因为它们都是不以人们的主观需要和意志为转移的, 是事物本身所固有的东西; 而价值则是同作用、效用、效果等属于同等程度的概念, 即用以表达事物属性与主体需要之间关系的哲学范围。很显然, 档案的属性是档案价值赖以产生的客观基础, 但档案的价值(保存价值) 又不是由档案的属性单方面决定的, 它同人们的社会活动需要(主体需要) 有着千丝万缕的联系, 为此, 我们在鉴定档案的价值时, 必须综合考察影响档案价值的各种客观的因素和社会的利用需要。如果在表述档案的本质属性时, 我们加入了/主观能动性因素0/满足特定的需要0等主体性因素, 那么, 不是混淆了事物的本质属性与事物的价值之间的概念界限了吗!

二、档案的本质属性是原始的历史记录性, 这也是档案不同与相邻事物的突出特点; 否认这种认识将会动摇档案学的理论根基, 对于档案管理实践也是有害的; 作为档案保存的图书资料等, 必须具有多重属性, 既具有图书资料等的本质属性又具有档案的本质属性, 其中是否具有档案的本质属性是它们能否成为档案的关键

有的学者认为, /原始记录性虽然是档案最重要的属性, 却不是所有档案文献共同具有的属性, 不宜简单地讲它是档案的本质属性。0对于这种说法, 笔者认为就其逻辑而言是不清楚的, 因为, 严格地讲/档案0和/档案文献0就不是完全等同的概念; 此外, 如果认为一个事物的最重要的属性不是它的本质属性的话, 那么, 是不是那些不是最重要的属性才是事物的本质属性呢? 其实我们都不能否认一个基本的思想观点, 即一事物的本质属性就是该事物的最重要的属性。在以往的档案管理实践中, 我们正是由于比较科学地揭示了档

之分, 本质属性表现着档案的根本性质, 失去了这种性质, 档案也便不再是档案而是其他事物了; /原始的历史记录性0是档案的本质属性, 这是我国档案学理论研究的重要成果, 不能简单地否定; 本质与价值是不同程度的概念

档案的本质属性是以组成它的要素以及要素之间的关系结构为客观基础的。档案和其他相关文献的本质区别是由其各个特殊的组成要素及其关系结构决定的。对于传统意义上的档案而言, 其特殊要素包括:原生性的数据、信息和知识, 固定这些原生性内容的物理载体, 文件形成者最初所用的字迹、体例格式、签署、印章等。对于归档的电子文件而言, 其特殊的要素包括原始性的文件信息内容, 较为完备的反映其形成及运动情况的记录信息, 相关的软硬件因素等。档案的特殊本质属性是指基于上述诸种要素及其相互关系的/原始的历史记录性0。换言之, 档案是集原始性、历史性和记录性于一体的一种文献形式。其中, 原始性是指档案内容的原生性和固定之的物理载体的原始性(电子档案无后者) , 以及文件形成过程的直接性; 历史性是指档案的内容的本源性(即文件形成者对当时社会历史活动的记录) , 形成者的真实性(即必须是当时当事的文件形成者) , 以及档案形成过程的历时性; 记录性是指档案是人们有意识地采用一定的记事符号(原始记号、文字、声音、形象、数字等) 将人类社会活动的原生性数据、信息、知识等, 固定在一定载体之上。值得说明的是, 原生性的数据是指某些档案所记录的内容属于未经加工的社会活动的事实或是着重对一种特定社会与自然现象的描述; 原生性的信息是指那些对文件形成者在特定历史活动背景下有特定含义的数据; 原生性的知识是指那些在特定历史背景下被文件形成者系统化、组织化了的信息。档案内容的原生性, 在电子文件时代, 已经成为人们研究和探索的重要领域, 本文限于篇幅, 将在另文中阐述。

目前, 有学者对档案的原始记录性产生了怀疑, 并提出档案的本质属性是/备以查考性0。对此, 笔者不敢苟同。持有这种学术观点的同志认为, /与-原始记录性. 相比, -备以查考性. 有四个显著特点:第一, 以文献所具有的广义原始记录性为基础, ,, ; 第二, 突出了原始记录的查考价值。第三, 一个-备. 字, 强调了档案属性中档案形成者或收藏者的主观能动性因素, 与档案工作把查考价值放在第一位来加以考察、保护和利用以及赋予了档案具有-身份. , 确认标记性质与管理作用的档案外表特征等情况相吻合。第四, 内涵更为丰富, 适用性更加广泛而长远。0这里有一个非常关键性的问题需要讨论, 即:事物的本质属性是内在的还是外在的, 是事物本身所固有的还有人所赋予的呢? 难

34

案的原始的历史记录的本质, 才使得档案的管理真正走上了科学化的道路, 维护档案历史真实记录的本质也就成为档案工作者责无旁贷的重大历史使命。这一点, 即使在电子文件占统治地位的未来社会中, 也不会有所改变。从根本上讲, 档案管理的全宗理论、文件生命周期理论等, 都是出于维护档案的本质属性而提出并得到不断发展的。如果认为档案的本质属性是/备以查考性0, 那么, 岂不是说图书、情报、资料等都具有档案的特征(因为它们也是人们为某种需要留备日后查考的) 吗? 那么, 是不是可以用管理图书、资料的办法来管理原来意义上的档案呢? 恐怕又会出现许许多多的21世纪的卡缪和多努了!

诚然, 在档案的家族中有一些兼具图书资料属性的成员, 即5中华人民共和国档案法6第12条规定的事项。那么, /既是文物、图书资料又是档案的0东西到底包括什么呢? 5中华人民共和国档案法实施办法解释6中明确规定, /长期以来, 在档案与文物、档案与图书资料的概念和保管范围上客观上存在相互交叉的问题。一些档案部门视为历史档案、革命领袖和历史著名人物手稿档案的, 而文物、图书部门视为文物或图书; 同样, 一些在文物与图书部门视为革命历史文献、手迹、手稿等文物或图书的, 档案部门则认为是档案。0这种档案往往具有多重性质, 即兼具有档案、图书或文物的本质属性特征, 但是, 有一点是值得我们注意的, 就是它们必须是历史的原始记录。实际上, 手稿、手迹、日记、载有书史性铭文是青铜器、甲骨刻辞、缣帛汉简等等, 无疑均具有历史的原始记录之本质。我们难道由此可以推断出所有的图书和资料都具有档案的本质属性(历史的原始记录性) 吗? 恐怕答案应当是否定的。

有的同志认为/只讲传统意义下的-原始记录性. , 涵盖不了有些已经或基本上已经得已公认的档案。,, 现实中有部分档案实际上不具备传统意义下的-原始记录性. 0。那么, 究竟有哪些例外的情况呢? 持论者认为:/在特定的条件下, 有的事后补记、回忆录、文献汇编, 乃至书刊杂志等都可能成为档案。即便在5中华人民共和国档案法6中也有-图书资料也是档案的. 之说。0实际上, 这种认识带有一定的主观性。事后补记而形成的文件, 如工程建设中的实测补记的图样, 会议结束以后补记的会议纪要等, 都是人们特定社会工作活动的有机组成部分, 都是为了留下历史的记录而有意识地形成的文件; 从它们的形成过程和所记录的数据、信息的性质来看, 仍然属于原始的历史记录范畴。回忆录可分为出版的回忆录和作为手稿保存的回忆录两种。其中作为档案保存的第一种回忆录, 是出版社书稿档案(有的单位亦称图书档案) 的有机组成部分, 它与作品的手稿、出版合同、编辑部门的修改意见

档案学通讯2001年第2期

等是不可分割的档案有机体; 第二种意义上的回忆录则无疑是作者个人形成的手稿档案。显然, 这两种意

义上的/回忆录0无疑都是一定社会活动的原始的历史记录; /文献汇编0中作为档案保存的, 一般是那些可以证明机关曾经从事过编写某种/文献汇编0工作的归档材料; 而非所有的/文献汇编0和从其他单位购买来的、仅供参考的汇编材料; 可见, 作为档案保存的文献汇编仍然是机关单位工作活动的一种历史的原始记录; 至于书刊杂志也只有当它们作为有关出版社或期刊杂志社的编辑与出版活动的历史记录时, 才有可能成为档案家族的成员。因此, /特定条件下的0这些历史记录物, 有的本身就是档案, 有的则兼具有档案、图书或资料的多重属性, 但是, 它们均具有原始的历史记录性特征。图书资料也是档案的, 必须是多种属性的统一性, 它们既具有图书资料的本质属性, 同时也具有档案的本质属性; 如果不讲这种本质属性方面的必然联系, 而是孤立地去思考问题, 或是抛开这些文献的档案本质属性而仅讲它们的图书资料之本质属性, 其认识结果就会偏离正确的轨道。

三、文件与档案是存在着部分质变关系的同一事物的两个不同发展阶段, 它们虽然有着共同的本质规定, 但文件更加强调其现行性或现行性与半现行性, 而档案则更加强调其历史性

有的学者认为将档案的本质属性确定为原始记录性是占不住脚的, 其理由是档案和文件均具有/原始记录性0的特点。以此为据又进一步认为/在以文件为属概念的档案定义中, 属概念的性质作为被定义概念的本质属性, 这是一个根本性的错误0, /必须承认文件和档案不再具有本质上的区别。可认为它们是一种事物的两种不同的状态, 但不可将它们视为两种事物, 否则仍会陷入逻辑上的矛盾之中0。这种认识在一定程度上具有积极的学术理论意义, 它是对那种将文件与档案视为本质不同的两种事物的传统观念的一种挑战。吴宝康先生主编的5档案学概论6一书, 一直主张文件与档案是同一事物的两个不同发展阶段。即便是建国前的档案学旧著中, 也存在着/文书0与/档案0实为/一物也0的论断。但是, 应当引起我们思考的问题是, 现行性文件或半现行性文件同作为档案保存起来的文件之间, 尽管在根本性质方面未发生质的变化, 然而, 有没有发生部分的质变呢? 如果我们承认现行文件或半现行文件同档案是同一事物的不同发展阶段, 那么, 就应当承认两者之间存在着部分质变的关系。因为从哲学意义上来分析, 根本性质相同但却存在明显阶段性的事物之间, 必然存在着发展过程中的部分质变特征。其实在以前的研究实践中, 有的学者已经天才地猜测到了这样一个基本的事实, 即/文件0(现行性的文

档案具有法律效力吗?

) )) 兼与刘家真、李军商榷

中国人民大学档案学院博士研究生

多年以来, 档案界一直对档案具有法律效力这一提法持肯定的态度, 档案由于具有它物所不可替代的

原始性和真实性而具有法律效力似乎成了一个无庸置疑的事实, 令人遗憾的是, 有关这一问题的争议和评述文章较为少见, 对档案的法律效力也一直没有清晰的

º

定位。如今对电子文件的研究中不少论文自然也十分重视研究怎样维护(注意:用的是维护一词) 电子文件的法律效力, 虽然认识上各有千秋, 但均与法学理论

»¼

和司法实践对法律效力的定义大相径庭。错误的前提必然导致错误的结论。随着档案法律问题研究的进一步深入, 重新对档案法律效力进行审视, 消除对法律效力概念理解上的偏差, 还档案法律效力本来面目是一件十分必要的事情。

件或半现行文件) 是现实性事物, /档案0则是历史性事物。一般而言, 在我国的档案学理念中, 现行性文件是指正在制作和作为办事工具使用中的那部分文件, 它们在总体上呈现出明显的现实性特点; 但是, 当它们完成文件形成之初的使命后, 即作为档案保存之后, 其总体特征却发生了一定的变化, 即它们中的一部分具有保存价值的文件被作为历史的记录保存下来了; 这些文件在总体性质上更多地表现出历史性的特征。所以在大文件观的思想之中, 档案也是文件, 是具有明显历史性特点的文件。在采用大文件概念(一种国际时尚) 的前提下, /文件0也可以作为属概念来使用, 但务必在定义的种差之中指明档案的历史属性, 以便同其他文件相区别。在电子文件时代, 由于文档一体化的实现, 特别是实时归档的实现, 现行文件与档案之间的界限将会变得难以区分, 但是, 从历史的发展来看, 档案作为历史的原始记录的根本性质是不会改变的。四、研究档案的本质问题必须注意思维方法的正确性, 必须注意从整体上把握档案的本质属性, 不能见木不见林, 更不能到档案事物之外去寻求问题的答案在档案管理实践中, 我们探究档案的本质属性, 必须注意思维方法的选择。黑格尔曾言:/本质,, 之所以是本质,, 是由于存在本身的无限运动0, 列宁对此的评价是具有/客观意义0。所以, 我们应当学会在事物的运动发展中, 通过其所表现出来的现象、外观、现

¹

张世林

一

档案是否具有法律效力是一个非常值得探讨的理

论问题, 但是探讨的前提不能有悖法律角度对/法律效力0一词的定义, 否则档案的法律效力就不是法律意义上的法律效力, 严格意义上也就不能称其为法律效力。过去一些论文对于档案法律效力的提法从法学角度看有失偏颇, 主要是由于对这一概念的理解把握不准确造成的, 有的更是作者的一厢情愿, /望档生义0, 因而导致整个论述都是欠推敲的。目前, 关于法律效力定义的认识有多种, 5辞海6定义为/法律效力是法律所产生的作用。包括保护作用与制裁作用。合法行为由法律加以保护, 违法行为由法律加以制裁。与法的效力不同,

½

法的效力是指法的生效范围。0有的人认为法律效力实情况等, 逐步认识和把握隐藏在/泡沫0下面的/扎实0的、/稳固0的/深流0。从哲学意义上讲, /外观(外观的东西) 是本质在自身中的放映; /外观的东西是本质的一个规定, 本质的一个方面, 本质的一个环节。0为此, 在研究档案的本质问题时, 一方面应当注意对档案的存在与运动的各种相关现象的深入分析与探讨, 通过理性思维把握档案的内在的本质属性; 另一方面, 也应注意到我们认识水平的局限性, 即我们所认识到的档案的本质属性, 可能仅仅是它本质的一个规定、一个方面、一个环节而已; 若想获得对档案本质的更为深刻的、更为全面的科学认识, 还必须经过长期的奋斗。例如, 文件之间的有机联系性是不是档案的本质规定性呢? 这是非常有必要加以深入思考的一种认识。

从整体上认识和把握档案的本质属性, 客观上要求我们必须注意研究问题的切入点。一般而言, 如果单从某一局部的或个别的现象出发去探究档案的本质属性, 往往只能见木不见林, 甚至使研究者不自觉地步入思维的死胡同, 不能自拔。事物的本质属性取决于其主体的性质, 而非事物的枝节或末梢。因此, 我们应当从档案的主体所表现出来的现象、外观等出发, 通过对它们的/平静的反映0, 正确认识档案的真正本质属性。档案的保存价值因素出现在档案的定义中, 并不意味着它就是档案的本质属性。定义中的种差, 主要是用以揭示被定义的/种概念0与其他(下转第13页)

关面临建立档案室时人、财、物的不足。另一方面, 我国的档案室也并非没有优点, 在电子技术不断发展的信息时代, 各单位的无纸办公将成为必然趋势, 这种前景将会为档案室的存在提供文件中心无法比拟的优越性:一是由各单位承担档案的管理, 可以减轻文件中心在电子时代所面临的压力, 即文件数量的几何级数膨胀和库房的紧张及管理方式的转变。二是由各单位在本单位的计算机信息管理系统中自行管理档案, 适应网络化管理及在社会运用中的网络化利用的趋势。在新的管理模式还未探寻出来的时候, 仅因为档案室存在的弊端就将其一棍子打死, 主张建立全新世界的看法是不足取的。因为目前在我国建立文件中心还存在许多可知的未知的困难, 譬如国情的限制, 人们思想观念的难于改变, 建立文件中心须配套的硬件设施不完善, 经济发展的制约, 法制的不健全等等。同时, 技术的发展使得文件中心已不再具有得天独厚的发展优势, 相反, 它还面临许多技术冲击造成的问题, 这是影响文件中心建立与否的最关键因素。从主客观的这两方面来看, 不难得出如此结论) )) 至少目前, 文件中心还不能在中国的土地上遍地繁衍。

由此可见, 在这种情况下, 充分发挥现有机关档案室的优点, 发展基于中国档案传统理论基础的联合档案室的方式实际上是与中国的现状十分相符的, 而且, 适应现代信息技术发展的需要。同时, 我们也可以探索一种符合中国国情的更新的管理模式, 而不必一味追求与国际接轨, 在中国普及文件中心的建立, 我们只是在中国的土壤上培育、发展适合中国特色的过渡性保管机构, 并探寻所有可能存在的中介机构。

注释:

¹º»5中国档案6, 1998年第11期, 第34-37页。

(北京市, 邮编:100872)

和提供利用的传统管理方式, 而是用控制有关文件信息及其利用方法来保证它们的安全存放和利用。而且, 现在网络分为Int ernet 和Int ran et 两部分。In -tranet 可以很好的解决信息安全和保密问题, 又可以很方便的与Internet 相联。这也对文件中心提出了极大挑战。

(三) 电子文件的法律凭证性的必然确立。虽然现在电子文件实行纸质和电子双套保存, 但随着电子文件法律凭证性的确认, 电子文件可以像纸质文件一样单独存在, 拥有法律凭证性。现在, 世界各国文件和档案界都在为确立电子文件的法律凭证性而努力。而现代电子商务法已为我们提供了许多可资借鉴的做法。可以肯定, 电子文件的法律凭证性问题必将得到确认, 这为摆脱纸质文件拷贝提供了可能, 而且必将彻底打破纸质文件占统治地位的局面。也许, 一旦电子文件的法律凭证性问题完全解决, 纸质文件将少之又少, 甚至不再产生。这样, 文件中心所赖以存在的根基(即文件中心设立的立足点是为解决纸质文件积压导致的库房拥挤, 经济高效保存半现行文件) 就彻底动摇了。鉴于以上原因, 文件中心这种管理模式必然面临极大挑战。

四、结论

既然现代技术已经为我们提供了前所未有的条件, 我们的工作、管理模式, 思维方式也应该随之更新、发展。我们完全可以跳出文件中心的思维框架, 或立足于我国现有的/枝繁叶茂0的机关档案室, 做不断改进, 或探寻优于文件中心的更好的模式。但是, 就我国现实的国情而论, 一方面, 我国的机关档案室作为一种档案保管过渡性机构的确存在许多弊端:一是设置上的一刀切, 尤其体现在企业档案的综合管理中不能因部门制宜, 强调企业档案的个性化特征; 二是行政干预程度较高, 从某种意义上说较僵化; 三是保管效率低, 要么造成各形成机关人、财、物的浪费, 要么是有些形成机(上接第35页) 相关/种概念0之间的差别; 这些种差有的是揭示了种概念的本质属性, 有的则只是用以表明种与种之间在内容和形式方面的不同点而已, 即:并非所有的种差都是事物的本质属性, 其中有的种差是属于现象范畴的东西。也许正是因为将档案定义中所有的种差都同档案的本质属性等同起来的缘故, 所以, 有的学者才将档案的价值因素误认是档案的本质属性了。

参考文献:¹列宁:5哲学笔记6, 中共中央党校出版社1990年版。

º伍振华:5再论档案的本质属性6, 5档案学通讯6

(责任编辑

2000年第6期。

陈智为)

»桑毓域:5档案本质属性的再认识6, 5档案学研

究62000年第4期。

¼郭树银主编:5中华人民共和国档案法实施办法解释6, 中国法制出版社2000年版。

½吴宝康主编:5档案学概论6, 中国人民大学出版社1988年版。

¾5中国大百科全书6(哲学分卷) , 中国大百科全书出版社1987年版。

(北京市, 邮编:100872)

(责任编辑胡鸿杰)