XX公司驻外办事处管理制度

XX公司驻外办事处管理制度

第一条 总则

公司驻外办事处是随着公司业务的发展，客户的需要而设立，是公司销售窗口的延伸。为不断加强办事处业务队伍建设，完善现代营销手段，建立有效的竞争激励机制，整合公司内外可用的资源，实现公司、个人的效益最大化，优胜劣汰、奖优罚劣，充分调动办事处的积极性和创造性，特制定本办法。

第二条 第二条办事处组织结构和人事管理

1. 各办事处实行主管负责制，并在满足公司全面销售管理工作的前提下，负责办事处的一切事宜。

2. 办事处工种及人员的设置，初期按上述标准，后续以办事处实际情况可予以增减（审批权在公司销售部总经理或公司总经理）。

3. 办事处人员的招聘：办事处主管和库管由公司总部负责委派或聘任，其他人员由销售总经理和办事处主管根据实际情况在公司或办事处所在地招聘。办事处人员不管在何处招聘，都必须按公司人事管理流程办理好入职手续，

并将入职手续交公司行

政部存档。招聘方式可参照公司《员工招聘和离职管理办法》的相关条款。

4. 办事处人员离、退职（含自动离职和被公司辞退）：

1） 满足公司《员工招聘和离职管理办法》离退职部分的相关条款；

2） 办事处主管、业务人员、库管、司机或其他特殊工种人员的离职时间同管理人

员，搬运工的离职时间同一般员工；

3） 满足本规定的其他离职要素。

第三条 第三条办事处人员岗位职责

1. 办事处主管：

1） 负责办事处的日常工作；

2） 负责办事处所有人员的管理和考勤；

3） 负责办事处的收款工作；

4） 协助并督导办事处的业务销售和仓库管理工作；

5） 负责办事处与公司之间的产品调拨和下单工作；

6） 负责办事处的报销审核和把关工作；

7） 负责办事处与公司各部门及客户的联系沟通工作；

8） 负责办事处车辆的管理工作；

9） 负责办事处财产和安全的管理及督察工作；

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2. 库管：

1） 负责办事处仓库所有产品的入出库工作，产品出库要符合先进先出的原则；

2） 负责办事处仓库成品的堆码、管理和整理工作，成品堆放要横平竖直，便于人

员及车辆的进出；

3） 负责办事处仓库帐的建立和登录，数据要真实可靠，要及时入账；

4） 负责办事处仓库的安全和卫生工作，及时消除安全隐患；

5） 做好办事处仓库的盘点和“安全库存”工作；

6） 负责编制仓库月报表，并与公司财务部门及时核对；

7） 做好仓库内良品和不良品的分类工作，不良品在条件合适的前提下，要及时返

回公司； 负责办事处制度的拟定和执行，公司管理制度的传达； 负责公司报表、报告的编写填制，并及时上报公司各相关部门； 负责与办事处相关的其他工作或公司交代的临时工作

8） 及时完成办事处主管或公司其他部门交代的其他工作。

3. 业务员：

1） 服从办事处主管和公司领导的工作安排；

2） 负责所辖区域内的市场开拓工作；

3） 通过相关的市场调查（通过网络、走访客户等），熟悉并掌握所辖区域的资源

状况，了解各产品在当地的市场份额及主要竞争对手等，确定在当地的市场开

发目标。

4） 挖掘客户信息，进行有效过滤；与客户沟通，建立关系；对有意向客户进行跟

踪，以便完成营销任务；

5） 在合同（或订单）执行过程中认真跟进，同办事处或公司相关人员进行有效的

信息沟通，随时了解合同（或订单）完成的进度及效果，以求为客户提供优质

服务；

6） 负责催收所属客户货款，及时查询是否到账，以保证公司在规定的时间内足额

收款；

7） 执行公司规定的销售政策，并根据市场反馈，提出合理改进意见。

8） 收集区域市场信息，掌握区域市场动态、特点和趋势，并将所收集到的有用信

息反馈给相关部门以便作为决策参考资料。

9） 不断学习行业知识，不断提高业务素质，以便完成各项任务指标，扩大公司市

场影响，增强国内市场竞争能力，提高企业的知名度。

10）

11） 遵守业务规范及公司其他规章制度，努力完成公司下达的销售指标； 及时完成办事处主管或公司其他部门交代的其他工作。

4. 搬运工：

1） 服从办事处主管和库管的管理和工作安排，工作时间必须呆在工作岗位；

2） 搬运货物上下车时要轻拿轻放，严禁损坏货物；

3） 协助库管做好库存产品的堆放工作；中午不得饮酒，时刻注意搬运货物时的人

身安全，严禁胡干蛮干；

4） 按当天出货情况多少配合加班送货；

5） 办事处主管可根据需要安排调整其工作，不得以各种理由拒绝；

6） 及时完成办事处主管或库管交代的其他工作。

7） 司机：

8） 服从办事处主管的管理和工作安排，工作时间必须呆在工作岗位；

9） 办事处车辆的安全（油、水、电）、保养与维护工作；

10）

11）

12）

13） 做好办事处货物的运输工作，办事处主管可根据情况对车辆进行调配； 做好办事处车辆的清洁卫生工作； 根据业务量合理安排行驶路线； 工作期间严禁饮酒，驾车时要小心谨慎，注意安全，严禁开意气车、赌气

车；

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16） 协助搬运工完成上下货物较高或长尺寸的，并注意人身安全； 按当天出货情况多少配合加班送货； 及时完成办事处主管或公司其他部门交代的相关工作。

5. 其他工种：待工种确定后，再予以明确和规范。

第四条 第四条办事处人员薪资及作息时间（特殊情况另行呈报公司核准）

（一） 办事处人员薪资（含各种福利）：

1. 办事处主管：3000元月

2. 业务员：1000元月

3. 库管：1500元月

4. 司机：1800元月

5. 搬运工：2000元月

6. 其他工种：面谈确定后报公司核准

7. 试用期基本工资按本条对应之基本工资的80%-90%核算试用期时间为1-3个月（时

间长短由办事处主管综合评估后报公司核准）

（二） 二、办事处人员正常作息时间：

1. 办事处业务员每周上班6天，办事处其他人员每月上班28天。

2. 办事处所有人员的休息前提条件是不影响办事处工作的正常开展，不影响客户的的

交货和配合。办事处主管要做好办事处人员休息的合理安排和管控。

第五条 第五条办事处销售管理

1. 营销计划：业务人员根据办事处下达的个人年销售指标制定月或周销售计划计划，

经办事处主管审核同意后实施；该计划包括销售指标分解，及开拓市场、增加销售量的设想和措施；

2. 营销过程：

1） 业务人员根据业务开展情况真实完整的填写“工作日报表”和“客户档案表”，

次月5号前针对上月业务开展情况进行书面工作总结；办事处主管每月汇总

“客户档案表”，在次月10日前提交公司销售部总经理。

2） 各业务员开发的客户须及时向办事处主管备案，如同一区域内市场出现“碰车”

现象，由办事处主管以“先入为主”原则予以协调。若出现跨区域的“碰车”现象，由公司销售部以“先入为主”原则予以协调。

3） 销售时，原则上要经过办事处主管对合同评审后签订经济合同，合同签订后办

事处要对合同归档备查；对信誉较好的老客户经办事处主管同意后，可由用户

负责人签字的采购单为订货依据；合同额五万元以上的原则上要有预付款。

4） 销售价格低于公司报价底线的经济合同或销售行为必须要通过公司销售部总

经理同意后决定。

5） 业务人员负责合同履约，并按约定回收合同款项（包括质保金）；因业务人员

个人原因不能收回货款、形成呆坏帐造成公司损失的，由业务人员付连带赔偿

责任。

3. 销售价格：

1） 业务人员必须按照公司销售部确定的产品销售指导价向客户报价（销售指导价

由公司销售部门制定，当产品成本增减幅度在5%以上，指导价将予以变动）。

2） 业务员对外报价前应先弄清客户的货款结算方式、月销售量、竞争程度、是否

开票、是否送货到厂及与办事处仓库路途远近等要素，再根据产品销售指导价

对外报价。

3） 客户还价低于公司销售指导价，须报公司销售部主管批准。

4） 公司销售指导价属公司秘密，严禁对外泄漏，违者追究相关责任。

4. 货款结算方式：

1） 客户月销售金额在2万元以下，实行现金收款。超过2万元以上，才能实行

月结，月结期限最长不能超过一个月。

2） 月结客户若信誉不好，发生付款不及时的现象，应转为现金收款。

3） 实行特案处理价格较低的客户，实行现金收款。

4） 情况较为特殊的客户，经总经理批准可予以灵活处理。

5. 销售回款：

1） 办事处客户的收款除直接汇到公司指定的账户外，一律由办事处主管负责收款。

2） 业务员不得私自收取任何客户货款，并要告知客户无公司专印的正式收款收据

（上有盖公司财务专用章）不得付款给任何人，否则造成的损失由客户承担。

3） 业务员要负责催收所属客户的付款，及时向办事处主管或公司查询款项是否到

账。

4） 任何人不得以任何方式挪用公司货款。

6. 产品运输：

1） 在同客户确定价格时，业务员必须明确是否送货到厂。

2） 同一客户月销售量在2万元以上，且单次订货在3000元以上，办事处才送货

到厂。

3） 办事处要树立成本意识，在不增加成本或对成本降低有帮助的前提下，可实行

拼车或请客户返空车协助运输。

4） 零星购买的散户必须要求其到公司仓库自行提货。

5） 若有特殊情况或有潜力的客户在办事处主管全盘考虑和衡量做特案处理后予

以送货到厂。

第六条 办事处仓库管理

1. 收到从总公司或客户退回的实际货物和相关的货物明细后，办事处库管员应进行清

点和核对，做到数量、规格型号等准确无误,并签收入库单，及时做好入库登记。

2. 货物入库要按照不同的型号、材质、规格和要求分类、分别放入适宜的储存，保证

货物的安全。

3. 货物入库要数量准确、规格型号准确，做到帐、物相吻合。发生问题不得随意更改，

应查明原因，是否有漏入库，多入库。

4. 每次入库的送货单库管员都要做相应的保留备案。

5. 物品出库，库管员要做好记录。出库单由办事处主管签字后方可生效。如若遇到相

关责任人外出不能及时签字的，应有电话口头的方式授权，货物方可出库。负责人外出返回公司后，应及时补上签字。

6. 物品出库，规格型号和数量要准确，要按照先进先出原则发货，做到帐物一致。

7. 库管员要及时做好出库登记，并保证发货的正确性，及时供货，保证合同的完整履

行。

8. 库管员要做好库房的账目管理工作，保证账物一致。每天做好相应的库存更新，在

每月末编写《办事处仓库报表》。

9. 办事处仓库每月底要进行一次库房盘点工作，对出现盘亏或盘盈的现象要分析原因，

报公司批准后处理。

10. 库房要做好安全管理，若有安全隐患，要从快从速予以消除。

第七条 第七条办事处车辆管理：参照司机岗位职责部分的相关车辆管理条款

第八条 第八条办事处费用管理

1. 差旅费：公交车费凭车票报销，市内的士车费必须说明原因后方可报销（办事处要

加强管制），长途汽车票、火车票、飞机票等必须事先向公司申请批准后予以报销。

2. 通讯费：

1） 手机费补贴：办事处主管和业务员每月100元，司机每月50元。用公司配置

手机者，公司将代为缴纳手机费，超过部分公司将从其当月工资中扣除。个人

自配手机者，手机费补贴将同工资一起发放（手机必须每天24小时开机，如

有发现关机者，每发现一次扣款20元）。

2） 固定电话和网络费：据实实报实销（办事处主管要严格管制，长话短说，杜绝

与公司业务无关的通话）。办事处主管每月打印电话清单到公司，若查为私人

电话，将由个人承担。

3. 生活费：办事处业务人员每人每月150元。

4. 办公费：实报实销（单项费用超过100元须事先向公司申请）。

5. 房租费：公司统一承租，费用由公司承担。

6. 车辆使用费：若为外租车辆，按相关协议执行。若为公司配置送货车辆，则相关费

用实报实销。

7. 业务招待费、佣金回扣、礼品礼金等费用须事先向公司申请并得到批准后才能报销。

8. 时机成熟后，销售费用按销售额实行费用提成制（比例另订）。

第九条 第九条办事处业务奖金及提成

1. 业务员按每月的销售额核算业务提成，业务提成的发放以业务员每月收回的实际货

款为准，业务提成多少与货款收回时间长短挂钩。

2. 业务员若月销售额低于10万元，将不予提成。超过10万元，业务员的提成=当月

收款额业务提成比例收款时间比例系数。业务提成比例表：

收款时间长短比例表：

3. 不管何原因导致客户退货、补数、扣款都应扣除业务员相应的提成。对公司造成损

失的，将由相关责任人承担。

4. 销售提成同次次月工资一起发放（即5月的提成同7月工资一起发放）。

第十条 第十条办事处单据管理

1. 办事处的专用收款收据（盖公司的财务专用章方为有效），办事处主管必须妥善保

存和使用，严禁遗失和毁损。收款收据若有作废，必须三联同在并注明作废字样。收款收据用完后，存根联要移交给公司财务部。

2. 办事处的所有出货都必须有出货单据，出货单在客户签章后必须当天内传真公司。

3. 客户若有退货或扣款的单据，必须在当天内传真公司。

4. 办事处人员因公发生的各项支出，必须在两天内据实填写报销单呈办事处主管审核

（相关的单据附在报销单后），无误后方可报销。办事处的报销单据在次月5日之前必须快递至公司。

5. 办事处若签有业务合同等其他相关销售单据，也必须在当天内传真公司备案。

6. 办事处《仓库报表》《办事处销售、收款、汇款明细表》《办事处考勤表》、、等各种

报表必须在次月5号前传真至公司。《办事处业务员每月销售及收款明细表》必须在次次次月5号前传真至公司。

7. 客户的质量投诉单也必须当天传真公司并只会相关部门。

8. 办事处的单据除报销单外，都必须有留底备存，保存期限至少在3年以上，若要销

毁，也必须先报经公司总经理同意。

9. 办事处若还有其他单据或报表等，比照上述方式处理。