采购部使用工作手册

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目 录第一章 采购部组织机构设置 ................................................................................................................... 1

第一章 采购部组织机构设置 ............................................................................................................................... 2

第一节 采购部职责 . ........................................................................................................................................... 2

第二节 采购部组织机构及职能分配 ................................................................................................................ 2

第二章 采购部流程汇编 ....................................................................................................................................... 4

第一节 招标流程图 . ........................................................................................................................................... 5

第二节 采购流程图 . ........................................................................................................................................... 6

第三节 低值易耗品采购流程 ............................................................................................................................ 7

第三章 采购部管理制度汇编 ............................................................................................................................... 7

第一节 供应商管理 . ........................................................................................................................................... 7

第二节 招标开标、评标和中标管理暂行办法。 ............................................................................................ 9

第三节 部门日常管理规定 .............................................................................................................................. 11 附表 ......................................................................................................................................................................... 12 采 购 单........................................................................................................................................................... 12 月采购计划 . ........................................................................................................................................................ 14 供方评价表 . ........................................................................................................................................................ 15 合格供方名录 ..................................................................................................................................................... 16 原物料检验报告单 ............................................................................................................................................. 17

第一章 采购部组织机构设置

第一节 采购部职责

部门名称：采购部

直接上级：总经理

部门职能：专职物资采购的部门

主要职能：

1、做好物资采购工作，为公司正常生产提供保障。

2、通过对供应商的科学管理以及利用信息网络的优势合理降低采购成本，力争公司利润最大化。

第二节 采购部组织机构及职能分配

一、采购部组织机构图

二、采购部岗位及职能分配

1、采购部经理

岗位名称：采购部经理

直接上级：总经理

任职要求：（1）男，年龄28-45周岁；（2）思想品德端正，素质良好，工作态度认真负责；（3）大学本科（含）以上学历；（4）3年以上相关工作经验。

主要职责：

（1） 主持采购部全面工作，提出公司月物资采购计划（见附表2）并组织实施，确保各项采购任务完成；

（2） 调查研究公司各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况。指导并监督采购员开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的采购正常进行；

（3） 审核年度采购计划，统筹策划和确定采购内容；

（4） 监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况；

（5） 定期向公司总经理汇报当前物资采购情况，以便于上级掌握全公司的采购项目及价格信息；

（6） 负责接待供应商与其他人员投诉、协助监察部对采购工作的监督和调查。

2、采购部内勤

岗位名称：内勤

直接上级：采购部经理

任职要求：（1）男，年龄21-30周岁：（2）思想品德端正，工作态度认真负责，能吃苦耐劳；（3）大学大专（含）以上学历、能够熟练操作电脑进行文字、报表等处理工作。 主要职责：

（1） 负责当天采购任务单的接收和分发；

（2） 作好采购部内部帐务、发票处理工作；

（3） 协助部门经理进行文字、报表、档案管理等文件处理工作；

（4） 作好所分配给自己的正常采购工作，在执行采购工作时与总公司采购员负同等责任。

3、采购员（总公司）

岗位名称：采购员

直接上级：采购部经理

任职要求：（1）男，年龄21-35周岁；（2）思想品德端正，工作态度认真负责，能吃苦耐劳；（2）高中（含）以上学历，2年以上相关工作经验。

主要职责：

（1） 保障供给，为生产经营服务；

（2） 保证原辅材料质量，把好物流第一关；

（3） 做好货源的组织工作，建立市场同盟伙伴关系，延伸对上游厂家的管理，使物料供应及时、完整，又不过于占压库存；

（4） 不断总结经验，创新管理，以适应品种多、批量少的生产发展趋势；

（5） 减少资金占用，促进资金流动，用较少的钱办较多的事；

（6） 对相关原材料的各类信息及时反馈给部门经理；

（7） 有义务处理分公司采购员提出业务范围内的帮助请求，并须优先解决。

4、采购员（分公司）

岗位名称：采购员

直接上级：采购部经理

任职要求：（1）男，年龄21-35周岁；（2）思想品德端正，工作态度认真负责，能吃苦耐劳；（2）高中（含）以上学历，2年以上相关工作经验。

主要职责：

（1） 在总公司采购部监督指导下，全面负责分公司采购相关工作；

（2） 负责分公司所有原物料的采购工作，保证正常生产需要；

（3） 积极协调分公司物资调拨工作；

（4） 对相关原材料的各类信息及时反馈给部门经理。

第二章 采购部流程汇编

我公司物资采购程序根据所采购不同原物料的种类、价格、采购频率等进行A 、B 、C 三种分类。

A 类：单位价格在10000元（含）以上不经常采购的原物料（如生产线、锅炉、起重机等），对此类物料我公司一般采用招标采购（见招标流程图）；

B 类：公司正常生产所需常用原物料（如面粉、棕油、添加剂、零配件等）（见采购流程图）；

C 类：公司不经常使用的低值易耗品（如办公用品、清洁用品等）（附表C ）；

第一节 招标流程图

注1：由采购部发标，在各类传媒、斯美特网站或其它方式发标。

注2：监察部、采购部及相关部门实施完成，由监察部监督。

第二节 采购流程图

注1：接受采购申请单（1）设备类采购申请单（董事长、总经理签批）；（2）零配件类采购申请单（总经理签批）；（3）化验室用易耗品采购申请单（总经理签批）；（4）办公用品采购申请单（总经理签批）；

（5）研发实验用新增原辅材料采购申请单（研发部、总经理签批）；（6）日常生产用原辅料采购申请单（库管员）；（7）其它用品采购申请单（总经理签批）。

注2：（1）凭检验合格单、入库单、发票办理签字直接进入财务结算；（2）凭检验合格单、入库单、发票办理签字、入帐进入应付帐。

第三节 低值易耗品采购流程

注（1）：采购申请单由我公司仓库保管进行申报，请部门领导批准后递交采购部执行采购程序。

第三章 采购部管理制度汇编

第一节 供应商管理

一、合格供应商初选程序：

1、采购员以公司需要的原辅材料、主要备品件为依据，收集有关信息资料，初步确定几个生产管理好、质量可靠、服务信誉好的生产厂家作为候选商。

2、采购员向上述厂家索取样品并谈价。

3、质检员及相关使用部门对采购员提供的样品进行验证，做好记录，并将验证结果填入《原材料检验报告单》（见附表5）。

4、采购员分析验证结果和质量、价格情况，初选合格供方，填入《合格供方名录》（见附表4），交采购部经理审批。

5、对比较重要的原辅材料、备品备件商的初选，采购部经理可以组织质检科、研发部、监察部等有关人员进行实地考察，并写出考察报告，经合议审核后，由采购部列入初选名单。

二、评价供应商的准则

1、质量水平。包括：（1）物料来件的优良品率 （2）质量保证体系 （3）样品质量

（4）对质量问题的处理。（5）设备的优良性。

2、交货能力。包括：（1）交货的及时性 （2）扩大供货的弹性 （3）出样的及时性

（4）增、减订货的反应能力。

3、价格水平。包括：（1）优惠程度 （2）消化涨价的能力 （3）成本下降空间。

4、技术能力。包括：（1）工艺技术的先进性 （2）后续研发能力 （3）产品设计能力 （4）技术问题的反应能力。

5、后援能力。包括：（1）零星订货保证 （2）配套售后服务能力

6、人力资源。包括：（1）经营团队 （2）员工素质。

7、信用状况。包括：（1）合同履约率 （2）年均供货额和所占比例 （3）合作期限 （4）合作融洽关系，（5）经济状况；

8、须经审核的供应商（1）生产许可证（2）卫生合格证（3）营业执照副本（4）质检报告单。

三、供应商考评与淘汰

1、供应商考评每月进行一次（见附表3《供方评价表》），由采购部负责具体实施。一旦发现严重问题，应及早采取应对措施，并及时上报采购部，必要时公司采购部应将供应商情况内容通报各分公司采购部，以引起重视。

2、质检科会同采购部依据供应商业绩情况，对成绩偏后的供方进行不定期辅导。

3、采购部对连续三次评核成绩不合格的供应商，有权终止采购合同。在协商解决遗留问题后，四个月时间将供方余款全部结清。

4、采购部根据考评结果和各种情况反映，及时分析研究，按A 、B 、C 三类对供应商重新排序打印，及时分发各分公司采购部。

第二节 招标开标、评标和中标管理暂行办法。

第一条 开标一般按以下程序进行：

（一）主持人在招标文件确定的时间停止接收投标文件，按确定的时间开始开标；

（二）宣布开标工作人员名单；

（三）确定投标人法定代表人或授权代表人是否在场；

（四）宣布投标文件开启顺序；

（五）依开标顺序，先检查投标文件密封是否完好，再启封投标文件；

（六）宣布投标要素，并挂图公示或在电子屏幕上公示；

（七）对上述工作进行记录，存档备查。

第二条 评标工作由评标委员会负责。评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济、合同管理等方面的人员组成，成员人数为七人以上单数，其中不含招标人代表人数不得少于成员总数的三分之二。

第三条 评标人员的选择应当采取随机的方式抽取。

第四条 评标委员会成员不得与投标人有利害关系。所指利害关系包括：是投标人或其代理人的近亲属；在5年内与投标人曾有工作关系，或有其他社会关系或经济利益关系。

评标委员会成员名单在招标结果确定前应当保密。

第五条 评标工作一般按以下程序进行：

（一）、招标人宣布评标委员会成员名单并确定主任委员；

（二）、招标人宣布有关评标纪律；

（三）、在主任委员主持下，根据需要，讨论通过成立有关专业组和工作组；

（四）、听取招标人介绍招标文件。

（五）、组织评标人员学习评标标准和方法。

（六）、经评标委员会讨论，并经二分之一以上委员同意，提出需投标人澄清的问题，以书面形式送投标人。

（七）、对需要文字澄清的问题，投标人应当以书面形式送达评标委员会。

（八）、评标委员会按招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标候选人推荐顺序。

（九）、在评标委员会三分之二以上委员同意并签字的情况下，通过评标委员会工作报告，并报招标人。评标委员会工作报告附件包括有关评标的往来澄清函、有关评标资料及推荐意见等。

第六条 招标人对下列情况之一的投标文件，可以拒绝或按无效标处理：

（一）、投标文件密封不符合招标文件要求的；

（二）、逾期送达的；

（三）、投标人法定代表人或授权代表人未参加开标会议的；

（四）、未按招标文件规定加盖单位公章和法定代表人（或其授权人）的签字（或印鉴）的；

（五）、招标文件规定不得标明投标人名称，但投标文件上标明投标人名称或有任何可能透露投标人名称的标记的；

（六）、未按招标文件要求编写或字迹模糊导致无法确认关键技术方案、关键工期、关键工程质量保证措施、投标价格的；

（七）、未按规定交纳投标保证金的；

（八）、超出招标文件规定，违反国家有关规定的；

（九）、投标人提供虚假资料的。

第七条 评标委员会经过评审，认为所有投标文件都不符合招标文件要求时，可以否决所有投标，招标人应当重新组织招标。对已参加本次招标的单位，重新参加投标不应当再收取招标文件费。

第八条 评标委员会应当进行秘密评审，不得泄露评审过程、中标候选人的推荐情况以及评标有关的其他情况。

第九条 在评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容采取书面方式作出必要的澄清或说明，但不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。

第十条 评标委员会经过评审，从合格的投标人中排序推荐中标候选人。

第十一条 中标人的投标应当符合下列条件之一：

（一）、能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准。

（二）、能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格合理最低；但投标价格低于成本的除外。

第十二条 招标人可授权评标委员会直接确定中标人，也可根据评标委员会提出的书面评价报告和推荐的中标候选人顺序确定中标人。当招标人确定的中标人与评标委员会推荐的中标候选人顺序不一致时，应当有充足的理由，并按项目管理权限报市水行政主管部门备案审查。

第十三条 自中标通知书发出之日起15日内，招标人和中标人应当按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同，中标人提交履约保函。招标人和中标人不得另行订立背离招标文件实质性内容的其他协议。

第十四条 招标人在确定中标人后，应当在5日内按项目管理权限向我公司主管部门提交招标投标情况的书面报告。

第十五条 当发生中标人拒绝签定合同时，招标人可与确定的候补中标人签定合同，并按项目管理权限向我公司主管部门备案。

第十六条 由于招标人自身原因致使招标工作失败（包括未能如期签定合同），招标人应当按投标保证金双倍的金额赔偿投标人，同时退还投标保证金。

第十七条 本办法最终解释权归属斯美特食品有限公司。

第三节 部门日常管理规定

物质供应工作是开展生产经营活动的必备条件，是优质生产的先天保证，为了搞好采购供应工作，树立良好的采购形象，更好的为公司各个部门服务，我部门特制定以下条例，望大家严格遵守。

1、采购人员要有一个良好的心态去面对采购工作；

2、采购人员必须严格按公司规定时间上下班；

3、采购人员在同供应商合作时，应注重文明礼貌，自觉维护公司形象，严禁同供应商发生争吵、漫骂、斗殴现象，一旦发生，严肃处理；

4、采购工作人员不得介绍自己的亲属与挚友参与公司供货，如有特殊情况，报经部门经理与总经理批准后，方可供货；

5、采购人员在采购物品时，应在保证产品质量的前提条件下，尽可能的为公司节省资金，严禁不负责任、假公济私，损公利己；

6、采购人员不得以任何形式接受或向供应商索要物品和钱物，在不得以的情况下接受后应及时报告，物品或钱物上缴公司，如有隐瞒，一经发现当事人下岗，并按情况追究其刑事责任；

7、采购员在接到采购申请后应抓紧时间采购。所购的物资以不耽误生产为准、配件物品应随报随买，不得超出2天，如造成公司停产，后果自负；

8、采购员必须每天坚持书写工作日记，汇报当天的工作情况，并背上查询电话，于第二天上午交于内勤整理、存档，以供部门经理随时了解、审核本部门人员的工作状况；

9、采购员每天所购原材料的发票应背书上供应厂家的名称和查询电话，以便公司督察人员抽检；

10、采购员必须做到公司所制定的三位一体集中核价采购，如不按作业流程执行，一切后果有当事人自己负责；（三位一体是指监察部、财务部、采购部互相协作，相互监督的工作体制）

11、采购人员的手机要全天开机，以保证突发事件的消息传递，如有特殊情况，及时报告。

上述情况出现后，严格按公司规定的《奖惩条例》执行。

附表

采 购 单

附表2：

月采购计划

编号：JL-7.4- 序号：

供方评价表

编号：JL-7.4-01 序号：

合格供方名录

编号：JL-7.4- 序号：

附表5：

原物料检验报告单

原料名称： 供应商： 数量：

审核： 检验员：

年 月 日 贴心服务，以下空白

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