(B02)质量记录控制程序
1.0 目的
为了确保服务质量符合规定要求和质量体系的有效运行，对服务质量记录进行控制和管理。
2.0 适用范围
适用于公司质量体系运行记录的管理。
3.0 职责
3.1
3.2
3.3 公司总经理办公室负责《质量记录控制程序》的制定和实施监督检查； 事业部负责本地区该程序执行情况的监督检查； 各单位办公室负责对本单位产生的质量记录进行管理，并派专人负责本
单位质量记录的填写、编目、归档和保管工作；
3.4 公司各管理部门负责本部门记录表单的编制及记录的整理、保存管理。 4.0 工作过程描述
4.1记录的范围
4.1.1 反映质量体系的记录：内部质量审核记录、管理评审记录、与质量体
系相关的培训记录、文件控制记录、纠正措施和预防措施记录等。
4.1.2 反映服务质量的记录：日常业务中的各种原始凭证、不合格服务的处
置记录、服务标识及追溯记录、统计技术应用记录、质量计划相关记录、客户投诉记录和与服务质量有关的其他记录。
4.2 记录的形式和要求
4.2.1 记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告、照片、胶片等；也可以
是存储在硬盘、阵列、移动存储设备（包括移动硬盘、优盘、磁盘、
光盘、磁带、存储卡等）上的电子文档、数据库记录、数字照片、音视频文件等，电子媒体的质量记录保存和使用前应经过计算机病毒查杀处理，应每月至少实施一次异地全备份，实施备份的要求参照《（信字054）信息安全管理规定》中“4.2 信息系统数据安全”的相关规定执行。
4.2.2 填写要求：填写及时、内容真实、意思完整、字迹清晰、有相关人员
签字，不得任意涂改。
4.2.3 如填写错误需要更正时，应由原填写人在要更正的原文上划一条横线，
将更正内容写在其上方或其它空白处；业务单据修改时应注明修改人和修改日期。
4.3 记录的收集、标识和归档
各单位文件资料管理人员应及时收集、汇总各类质量记录，保持顺序 号或日期、页码的连续，便于查阅。
4.4 质量记录保存
4.4.1 基层单位相关部室每月初将上月本部门发生的质量记录填入《质量记
录清单》中，报本单位办公室。
4.4.2 基层单位办公室每月初按各部门报来的《质量记录清单》对各部门的
质量记录进行抽查。
4.4.3 质量记录应保存在安全、干燥的地方，且便于存取和检索。应注意做
好防潮、防火、防虫蛀等工作；对于保存在硬盘、阵列中的电子质量记录，应做好访问权限控制工作，委托设备维护人员定期进行设备巡检，排除设备故障隐患。对于移动存储设备（包括移动硬盘、优盘、磁盘、光盘、磁带、存储卡等），要明确指定专人负责保管工作，日常做好防遗失、防外借、防碰撞、防潮、防磁、防晒等工作，长期保存的电子记录应定期对介质进行检查，确认电子纪录有效存储。
4.4.4 不允许使用热感应传真纸作为质量记录。
4.5 记录的查阅、借阅
4.5.1 经记录保存部门负责人同意，相关人员可以在记录保存处查阅所需记
录，如需借阅，需经双方负责人同意，进行登记、限期归还。
4.5.2 非工作需要，记录保存部门应拒绝非相关人员查阅记录。
4.5.3 提供给客户或其代表查阅时，应由总经理办公室和业务部门负责人批
准，必要时报分管总经理批准。
4.5.4 查阅管理评审报告、质量审核报告时，应由管理者代表批准，记录保
存部门需做好查阅登记记录。
4.6 质量记录的保存期限和销毁
4.6.1质量记录的保存期应从归档开始算起，保存期限的解释权属制定相关文
件的职能部门。变更保存期限时，应执行《质量体系文件控制程序》中文件修改的相关要求；保存期限在质量体系文件6.0质量记录中注明，引用的质量记录可以不写保存期限。
4.6.2 记录不得随意销毁，过期的记录须经所在单位负责人核实后方可处置。
4.7 外来文件的控制管理
4.7.1 各执能部门应对本部门相关的外来文件进行关注，发现有新版本的文件
应随时更新。同时联系总经理办公室按《质量体系文件控制程序》要求，做好文件的发放工作。
5.0 相关文件（无）
6.0 质量记录
6.1 《质量记录清单》B02-01，保存三年。