关于进一步规范公文处理程序的通知(附主题词表)

关于进一步规范公文处理程序的通知

各乡镇人民政府，县府各部门：
　　为进一步促进办文规范化、制度化、科学化，提高公文处理效率和质量，依据国家和省市政府系统公文处理有关规定，现结合我县实际，就进一步规范公文处理程序通知如下：
　　一、收文办理
　　收文办理的主要程序为：签收、登记、分发、审稿、拟办、批办、承办、催办、办结归档。
　　（一）签收、登记：所有报送县政府及县政府办公室的公文统一由县政府办公室综合科负责签收、登记、传递。综合科初审后，登记填写《文件处理签》、《阅办文件处理签》、《交办文件处理签》，代拟稿送秘书科进行公文处理，再送有关领导审签。正副县长、正副主任不受理和审批未经文书处理、登记请批的公文。其中乡镇政府和县府各部门送来的请示、报告由综合科转送办公室主任处理。登记工作必须在来文的当日完成。
　　（二）分发、拟办：根据来文性质可分为传阅件和拟办件两大类。传阅件由县府办综合科登记后分发各有关领导或科室传阅，并作好记载，传阅后及时收回。拟办件由综合科填写阅示单，由科室负责人提出拟办意见后分送有关领导批示。送领导的批示件，一般应在登记的当天送达，如领导未及时签批，由办公室主任或分管主任询问、提示。
　　（三）审稿、批办、承办：凡领导的批示件，应由提出意见的科室按领导的批示，送达有关单位和人员承办。办理单位或人员应当及时准确，不得延误、推诿，对报告性公文原则上从交办之日起10个工作日内办理完毕，请示性公文在5个工作日内办理完毕。确因特殊情况不能按时办理完毕的，应当在回复时限内以书面形式说明理由。
　　（四）催办：交办件一般从交出后5-7天无办理结果的即行催办。紧急件应当按照特定时限要求办理，必须指定专人跟踪督查，做好内部运转和衔接工作。
　　（五）办结归档：办结归档的文件，由承办科室按收文顺序，在来年四月向档案室移交，个人不得保存应当归档的公文。移交时，反映文件办理过程的有关文件、资料（包括批示单、交办单、处理笺）等都应收集完整、有序。
　　二、发文办理
　　发文办理的主要程序为：草拟、核稿、审核、签发、缮印、用印、办结归档。
　　（一）草拟：按照“谁承办，谁拟稿”的原则，一般由部门代拟稿或秘书科拟稿。对拟稿的要求是：所拟文稿内容要符合法律法规、方针政策，反映情况要真实、准确，文字规范，文章精炼，结构严谨，人名、地名、数字、引文、主题词准确无误。拟制紧急公文时，应体现紧急的原则，并根据实际需要确定紧急程序。拟文一般应以打印件送审，并附有关依据材料，包括有关文件、材料、领导批示及相关依据文字等，附件可用复印件。
　　（二）核稿：由拟稿单位负责人核稿，若是代拟稿，应由秘书科负责人复核。对核稿的要求是：重点审核是否需要行文，是否经过协商、会签，文种使用、行文格式、文字表述、报送单位、紧急程序、密级等是否符合规范，并按要求修改完善。文稿内容涉及有关部门的应交有关部门会签。核稿的时限要求：特急件、急件一到即核；其它文稿一般在1天内核毕。
　　（三）审核：县政府和县政府办公室的发文均由分管主任和主任审核后，送领导签发。对审核的要求是：重点审核文稿内容依据是否充分，情况是否属实，政策措施是否恰当，与政府工作是否相一致。
　　（四）签发：县政府（含办公室）发出的文件，必须按照规定的职责权限，经县政府或县府办领导签发。签发文件的权限是：
　　⒈县政府文件（包括江府发、江府函）：向上级的请示、报告按上述（一）、（二）、（三）程序处理后送分管副县长审核，由县长或县长委托的副县长签发；涉及两位以上副县长分管工作和全局性、综合性及重大方针政策方面的文件，由县长或县长委托的副县长签发；一般工作性文件由分管副县长签发。
　　⒉县政府办公室文件（包括江府办、江府办函）：属于县政府授权以办公室名义对各级政府、业务部门安排布置工作、转发县政府各职能部门的报告的文件，由分管副县长或办公室主任签发；属于办公室职权范围内问题的文件，由办公室主任签发。
　　签发文件，应明确签署“发”、“同意”、“同意发”等字样，并将签发的姓名和签发的年、月、日用钢笔或签字笔、毛笔书写齐全。
　　（五）缮印、用印：签发文件后交综合科编号、核实印发份数、填发打印通知单由打印室负责缮印。文件打印必须保质保量，特急件限时印发，急件一天内印发，一般性文件三天内印发。复核、校稿工作由秘书科负责。
　　（六）办结归档：由综合科用印、分发、立卷、归档。立卷时要反映文件形成过程，完整有序，不得缺漏。
　　三、各乡镇人民政府、县府各部门报送文件的程序和要求
　　（一）凡报送县政府、县政府办公室公文一律实行统一收文，统一办理，统一发文，送县政府办公室综合科统一签收登记。
　　（二）凡是以县政府、县政府办公室名义发文的公文，要坚持“少而精”的原则，从严控制发文数量，凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决问题的，不要行文。确需印发的公文，要注重实效，行文要着眼解决实际问题，简明扼要，反对文牍主义。代拟稿应具备部门法人代表签署具体意见和姓名，加盖部门印章，直接送县政府办公室综合科初审登记后，再送相关科室和领导审核签发，不得直接送县政府领导个人或交办公室其它业务科室办理，杜绝公文越级、横向传递和体外循环。
　　（三）上报县政府的请示性、报告性文件一律按规定标注签发人，签发人为县府各部门、乡镇人民政府的正职或主持工作的副职。请示、报告应遵循一文一事的原则，不得多项请示，报告中不得夹带请示事项，主送机关只有一个，杜绝多头报送，确需同时送其它机关的，应当以抄送的形式。同时，不得越级报送，除抢险、救灾、突发性事故、事件等紧急事项外，一律按逐级请示的原则办理。
　　（四）各乡镇政府、县府各部门上报的请示性、报告性文件，除突发事件重大事件或县政府领导交办的急件外，一律不得通过传真件形式报送。
　　（五）所有报送县政府、县政府办公室的请示、报告公文一律按一式二份报送。
　　（六)凡是不按上述规定报送的文件，县政府办公室不予受理，其责任由报送部门承担。
　　四、公文受理回复制度
　　县政府办公室对乡镇和部门以正式文件报送的请示、报告实行回复制度。
　　（一）对请示性公文，县府办在收文之日起5个工作日内对受理情况予以回复，特殊情况不得超过7个工作日。对紧急重要事项随到随办、及时回复。回复内容如下：
　　⒈已转县府有关部门办理；
　　⒉已送县府办分管主任、主任、分管县长、县长阅示；
　　⒊须经县政府常务会议或县政府专题会集体研究；
　　⒋来文不符合要求，退回来文单位按规定办理。
　　对县政府领导已明确签署意见或会议已讨论决定的，县府办及时退还来文单位或以公文批复。
　　（二）对乡镇和部门交县政府的报告，县政府领导有明确批示的，县府办在领导签署意见之日起3个工作日内按批示意见予以办理或返回来文单位；若无明确批示的，县府办原则上不再予以回复。
　　（三）对转交有关部门办理的请示，承办部门应于收文之日起7个工作日内明确答复来文单位，同时抄报县府办；属部门职权范围内不能解决的事项，承办部门应于收文后3个工作日内提出处理意见，报县政府审批；涉及几个部门的事项，由县政府分管领导或县府办协调办理。
　　（四）回复方式为电话、书面或其他方式。

　　附件：⒈公文规范中应注意的有关问题
　　　　　⒉公文主题词表
　　

　　　　　　　　　　　　　　20xx年八月十日

　　附件1：

　　公文规范中应注意的有关问题

一、文种的问题。公文种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
　　二、用纸的问题。所有报送县政府、县政府办公室文件均执行国家规定的公文格式，一律使用国际标准A4（210mm×297mm）60-80克/m2胶版印刷用纸或复印纸（含文件附件、文件审签首页）。文件审签首页必须使用县政府办公室统一印制的发文稿纸。
　　三、格式的问题。
　　（一）结构层次清晰，第一层次为“一、”，第二层次为“（一）”，第三层次为“⒈”，第四层次为“（1）”。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字使用汉字（如：20XX年）外，应当使用阿拉伯数字。
　　（二）主送机关和正文、成文时间、印章。主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。正文是公文的主体部分，注意数字、年份不能回行。成文时间以负责人签发的时间为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准；成文时间置于正文右下方。
　　（三）附件。应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。公文只一个附件的只标注其名称，不标序号，如有两个或两个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字。如在正文中已写明附件的名称，在正文之下可不作附件说明。附件另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，如“附件1”、“附件2”等，并在后标全角冒号。
　　（四）签批时间和印发时间。文件中标明的签批时间要先于印发时间或与印发时间相同。文件版记中不注明“打字、校对”等人名。
　　四、字体、字号、行距。公文标题用2号小标宋体字；正文用3号仿宋体字，文中如有小标题，可用3号小标宋体字或黑体字。每页22行，每行28个字。
　　五、请示、报告文件，必须在首页注明签发人姓名（签发人一般应是本部门的主要负责人），签发人姓名平行排列于发文字号右侧。

附件2：

　　公文主题词表

使用说明

一、体系结构
　　词表共由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。如“体制”、“职能”、“编制”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
　　二、标引方法
　　（一）一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。
　　（二）标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。
　　（三）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。
　　（四）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，可标“科技、体制、改革、决定”。
　　（五）当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。
　　

公文主题词表

01．综合经济（77个）
　　01Ａ计划
　　规划　统计　指标　分配　统配　调拨
　　01Ｂ经济管理
　　经济　管理　调整　调控　控制　结构　制度　所有制　股份制　责任制　流通　产业　行业　改革　改造　竞争　兼并　开放　开发　协作　资源　土地　资产　资料　产权　物价　价格　投资　投标　经营　生产　转产　项目　产品　质量　承包租赁　合同　包干　国有　国营　私营　集体　个体　企业　公司　集团　合作社　普查　工商　商标　注册　广告　监督　增产　效益　节约　浪费　破产　亏损　特区　开发区　保税区　展销　展览商品化　横向联系　第三产业　生产资料
　　02．工交、能源邮电（69个）
　　02Ａ工业
　　冶金　钢铁　地矿　机械　汽车　电子　电器　仪器　仪表　化工　航天　航空　核工　船舶　兵器　军工　轻工　有色金属　盐业　食品　印刷　包装　手工业　纺织　服装　丝绸　设备　原料　材料　加工
　　02Ｂ交通
　　铁路　公路　桥梁　民航　机械　航线　航道　空中管制　飞机　港口码头口岸　车站　车辆　运输　旅客
　　02Ｃ能源　　石油　煤炭　电力　燃料　天然气　煤气　沼气
　　02Ｄ邮电
　　通信　电信　邮政　网络　数据
　　民品　厂矿　空运　三线　通讯　水运　运费
　　03．旅游、城乡建设、环保（42个）
　　03Ａ旅游
　　03Ｂ服务业
　　饮食业　宾馆
　　03Ｃ城乡建设
　　城市　乡镇　基建　建设　建筑　建材　勘察　测绘　设计市政　公用事业监理　环卫　征地　工程　房地产　房屋　住宅　装修　设施　出让　转让　风景名胜　园林　岛屿
　　03Ｄ环保
　　保护区　植物　动物　污染　生态　生物风景　饭店　城乡　国土　沿海
　　04．农业、林业、水利、气象（56个）
　　04Ａ农业
　　农村　农民　农民负担　农场　农垦　粮食　棉花　油料　生猪　蔬菜　糖料烟草　水产　渔业　水果　经济作物　农副产品　副业　畜牧业　乡镇企业　农膜　种子　化肥　农药　饲料　灾害　以工代赈　扶贫
　　04Ｂ林业
　　绿化　木材　森林　草原　防沙治沙
　　04Ｃ水利
　　河流　湖泊　滩涂　水库　水域　流域　水土保持　节水　防汛　抗旱　三峡
　　04Ｄ气象
　　气候　预报　预测
　　烟酒　土特产　有机肥　多种经营　牧业
　　05．财政、金融（57个）
　　05Ａ财政
　　预算　决算　核算　收支　财务　会计　税务　税率　审计债务　积累　经费　集资　收费　资金　基金　租金　拨款　利润　补贴　折旧费　附加费　固定资产
　　05Ｂ金融
　　银行　货币　黄金　白银　存款　贷款　信贷　贴现　通货膨胀　交易　期货　利率　利息　贴息　外汇　外币　汇率　债券　证券　股票　彩票　信托　保险　赔偿　信用社　现金　留成　流动资金　储蓄　费用　侨汇　折旧率
　　06．贸易（52个）
　　06Ａ商业
　　商品　物资　收购　定购　购置　市场　集贸　酒类　副食品　日用品　销售　消费　批发　供应　零售　拍卖　专卖　订货　营业　仓库　储备　储运　货物
　　06Ｂ外贸
　　对外援助　军贸　进口　出口　引进　海关　缉私　仲裁　商检　外商　外资　合资　合作　关贸　许可证　驻外企业　　贸易　倒卖　外向型　议购　议售　垄断　经贸　贩运　票证　外经　交易会
　　07．外事（42个）
　　07Ａ外交
　　对外政策　对外关系　领土　领空　领海　外交人员　建交公约　大使　领事　条约　协定　协议　议定书　备忘录　照会国际　涉外事务　抗议
　　07Ｂ外事
　　国际会议　国际组织　对外宣传　出访　出国　出入境　签证　护照　邀请　来访　谈判　会谈　会见　接见　招待会　宴会　外国人　外宾　对外友协　外国专家　涉外
　　08．公安、司法、监察（46个）
　　08Ａ公安
　　警察　武警　警衔　治安　非法组织　安全　保卫　禁毒　消防　防火　检查　扫黄　案件　处罚　户口　证件　事件　危险品　游行　海防　边防　边界　边境
　　08Ｂ司法
　　政法　法制　法律　法院　律师　检察　程序　公证　劳改劳教　监狱
　　08Ｃ监察
　　廉政建设　审查　纪检　执法　行贿　受贿　贪污　处分侦破
　　09．民政、劳动人事（85个）
　　09Ａ民政
　　基层政权　选举　行政区划　地名　人口　双拥工作　社会保障　社团　救灾救济　募捐　婚姻　移民　抚恤　慰问　调解　老龄问题　烈士　纠纷　残疾人　墓地　殡葬　社区服务
　　09Ｂ机构
　　驻外机构　体制　职能　编制　精简　更名
　　09Ｃ人事
　　行政人员　干部　公务员　考核　录用　职工　家属　子女知识分子　专家参事　院士　文史馆员　履历　聘任　任免　辞退　退职　职称　待遇　离休　退休　交流　安置　调配　模范　表彰　奖励
　　09Ｄ劳动
　　就业　失业　招聘　合同制　工人　保护　劳务　第二职业事故
　　09Ｅ工资
　　津贴　奖金　福利　收入老年　简历　劳资　人才　招工待业　补助　拥军优属　丧葬　奖惩
　　10．科、教、文、卫、体（73个）
　　10Ａ科技
　　科学　技术　科普　科研　鉴定　标准　计量　专利　实验情报　计算机　自动化　信息　卫星　地震　海洋
　　10Ｂ教育
　　学校　教师　招生　学生　培训　毕业　学位　留学　教材校办企业
　　10Ｃ文化
　　文字　文史　文学　语言　艺术　古籍　图书　宣传　广播电视　电影　出版　版权　报刊　新闻　音像　文物　古迹　纪念物　电子出版物
　　10Ｄ卫生
　　医院　中医　医疗　医药　药材　防疫　疾病　计划生育　妇幼保健　检验　检疫
　　10Ｅ体育
　　运动员　教练员　运动会　比赛　　馆所　院校　校舍　地方志　软科学　社科
　　11．国防（24个）
　　11Ａ军事
　　军队　国防　空军　海军　征兵　服役　转业　民兵　预备役　军衔　复员　文职　后勤　装备　战备　作战　训练　防空军需　武器　弹药　人武　退伍
　　12．秘书、行政（74个）
　　12Ａ文秘工作
　　机关　国旗　国徽　机要　印章　信访　督查　保密　公文　档案　会议　文件　秘书　电报　提案　议案　谈话　讲话　总结　批示　汇报　建议　意见　文章　题词　章程　条例　办法　细则　规定　方案　布告　决议　命令　决定　指示　公告通告　通知　通报　报告　请示　批复　函　会议纪要
　　12Ｂ行政事务
　　行政　工作制度　纪念活动　庆典活动　休假　节假日　着装　参观　接待　措施　调查　视察　考察　礼品　馈赠　服务出席　发言　转发　名单　批准　审批　信函　事务　活动　纪要　督察
　　13．综合党团（54个）
　　13Ａ党派团体
　　共产党　民主党派　共青团　团体　工会　协会　学会　民间组织　文联　妇女　儿童　基金会
　　13Ｂ统战
　　政协　民主人士　爱国人士
　　13Ｃ民族
　　民族区域自治　民族事务
　　13Ｄ宗教
　　寺庙
　　13Ｅ侨务
　　外籍华人　归侨　侨乡
　　13Ｆ港澳台
　　香港问题　澳门问题　台湾问题
　　13Ｇ综合
　　整顿　形势　社会　精神文明　法人　发展　其它　试点推广　青年　政治　范围　党派　组织　领导　方针　政策　党风　事业　咨询　中心　清除