外贸下单和出货流程

外贸下单和出货流程

1、当客户在邮件里说明要订购产品或直接发PO过来时，就需要做形式发票（Proforma Invoice)，在业务员的成交客户里面都可以找到模板。形式发票的编号需要在部门共用的绿色笔记本里面拿编号，组成为：HP+年分+月份+流水编号；比如HP[1**********]。需要注意产品金额，数量，交易条款，银行信息等，做好发票后打印出来找Sawyer签字盖章，再扫描发给客户。

2、一般发出形式发票后就需要提醒客户打款，并要求提供银行水单。如客户已确认打款，要留意钟经理在QQ群里面发出的汇丰银行进账信息。发现与客户信息和打款金额是相同或相近的时候，就在群里面确认是哪个订单的款项或者是还未下单的。

3、询问客户当地电压。

4、收到客户PO和订金或全款时，就需要下单到工厂。如果是公司常规产品，也可以灵活处理；只要收到PO，不需要等到订金，也可以下单。但如果是非标产品，比如说客户特殊要求的尺寸，容量等，就需要收到订金再下单到工厂。 下单前可以找相关同事确认一下交期，以便填写在订单交期一栏。下单时先找Bella拿订单编号，编号组成是：WM+年份+月份+流水号，比如WM1305001。然后再根据表格要求填写相应的信息，需要注意产品参数，电压，交货条件，包装，付款条件等信息。尤其是客户特别要求的非标参数，一定要列在订单上。

填写好订单就打印出来，连同形式发票本人签字后再找Sawyer签字，然后扫描发给Judy，抄送给Bella, Sawyer, 钟经理等。

5、和客户确认Consignee和Notify party或者指定货代信息，用于后续订舱用。并询问清关需要哪些资料，比如：packing list, commercial invoice, bill of lading, certificate of origin...，且提单（B/L）是需要电放还是寄正本。

6、跟进订单交期和生产情况，快到交期时，需要亲自到工厂看货以确保产品质量。如有交期赶不到货延迟的，需要提前找Sawyer和工厂协调。

7、下单后需向货代询问船期，并在货准备好之前提前一个星期订舱。找货代要booking form，然后填上对应的Consignee，产品名称，体积和重量信息等。填好之后发给货代，并询问SO（入仓单）。拿到SO之后需留意结关日期，报关所需文件，对送货车辆是否有要求，SO是否需要盖公章等...

另将SO给到Bella，Bella会转给一达通做报关资料。一达通做好报关资料后就会按照SO上的地址寄出报关资料，也可以要求将报关资料寄到我们工厂Judy处，提醒司机送货时带上报关资料一起。

8、结合船期和工厂货物准备好的时间，在出货前2,3天请Bella发出货通知到工厂，并做好产品说明书和箱唛给到Judy和Bella；说明书放木箱里面，箱唛贴在外箱上；并提醒木箱一定要打牢固，尤其是走空运的货物。

9、确保在船期结关之前送出货物并且仓库收到一达通寄出的报关资料。

10、拿到船期后，就将ETD（预计开船日期）和ETA（预计到港日期）给到客户。

11、一般货物顺利报关放行后，货代就会提供提单（B/L）草稿要求核对，主要需核对的信息有：Consignee, 货物名称，箱唛，包装尺寸和重量...一旦出了正本提单或船已开出，再修改提单就要产生费用的。

如果有客户需要做原产地证书的（Certificate of origin)，也需要核对Consignee, 货物名称，箱唛，包装尺寸和重量，上面的发票编号和日期需和后面做的commercial invoice上的编号和日期一致。

确认资料无误后，货代就会寄出正本提单到我们公司。如果提单是电放的，就要

求填写电放提单保函，不同公司保函的形式不同。

如果是客户指定的货代，一般会要求我们先支付FOB的费用之后，才寄出正本提单（和发票）给我们，这就要求我们安排财务按照货代提供的账单先付款，并提供银行水单给货代；但如果是我们自己长期合作的货代（像崴航，旗昂），就可以先给正本/电放提单再付款。

12、做packing list和commercial invoice，模板可以在业务员成家客户文件夹里面找。需确保这两份资料上的Consignee, 货物名称，箱唛，包装尺寸，重量，商业发票编号和日期完全一致；也就是说B/L, CO, packing list 和commercial invoice上的所有信息需要一致。

13、做好packing list 和commercial invoice后，可以将B/L, CO, packing list 和commercial invoice先发给客户确认一下，确保万无一失（自己能把握的可以不麻烦客户）。

如没问题，packing list 和commercial invoice各打印三份找Sawyer签字盖章；如果客户是需要电放提单的，打印一份，把签字盖章的packing list 和commercial invoice扫描后连同电放提单一起邮件发给客户用于清关。如果客户需要寄正本提单的，就把正本提单，签字盖章的packing list 和commercial invoice原件一起用快递（DHL, Fedex...）寄给客户。如果有CO或其他文件的，也一起提供给客户。快递寄出清关资料后，将快递单号给到客户以便跟踪。

14、根据船期留意船是否到港，并和客户确认货是否已收到，有无需要帮助的技术问题。