CP集团采购管理制度

采购作业管理制度

一、采购科与采购委员会的组织关系:

公司采购科为采购委员会决议事项的日常执行部门，采购委员会对采购科有业务指导和统计管理的责任以及监督考核的职能。釆购科对采购委员会有在业务上接受指导、监督的职责和统计管理的责任。

二、采购科与采购人员的职责：

1、负责向采购委员会报告上次会议决议事项和上月采购计划议案的执行情况。

2、负责编制采购计划议案、采购文件、建立健全质量信息、采购信息的反馈渠道。

3、负责按采购委员会核准原、辅料及包装材料等的采购议案进行采购，确保公司生产经营所需的原辅料、包装材料及零配件等的正常供给。

4、报告原物料的现行市场行情及未来预测，提出次月采购方案及建议公司应采取的相关措施。

5、负责组织评价分供方，建立完善的合格分供方及供货的质量等档案。

6、执行总经理临时交办的各项采购方案。

三、采购计划的编制：

1、饲料原料由饲料生产科，根据使用计划（内部自用科）制定出饲料生产计划，经饲料品管测算， 向采购科提供每月的“月份原、辅料用量计划”；再由采购科根据库存及行情走势提出下月原、辅料用量计划，经采购科主管初核、汇总，编制成“重要原辅料采买议案”。

2、其它生产用化工燃料、包装材料、辅料等，每月由使用部门提出，经部门经理初核，事业处（分公司）副总经理主管审核后，由采购科汇总、核备。

3、五金工具、玻璃器皿、备品备件、生产用具及其它类的低值易耗品按季度、进口配件按半年事业处副总（或总经理）审核后， 由采购科汇总、核备。

4、劳保用品类，由各场长提出，事业处副总经理审核，经人力资源部根据公司规定的相应标准复核后，由采购科汇总、核备。

5、办公用品类（包括印刷品及名片），由使用部门提出，经部门经理初核，事业处副总经理审核后由采购科汇总并报备。

6、汽车配件类，由行政部提出和初核，经事业处副总经理审核后由采购科汇总并报备。

7、固定资产及小设备需根据已批准的标准预算填写《资本支出申请单》，经按公司核决权限呈报核准后可由使用部门提出采购计划，由部门经理初核，经事业处副总审核后，由采购科汇总。

8、特殊资材〔例招待用品、礼品等）可由相应部门按财务核决权限经批准后，直接执行采购。

四、采购计划的确定：

1、各使用部门于每月25日前将本部门下月采购计划、采购资金计划以及后三个月采购滚动计划报事业处副总经理审核后，由采购科汇总。

2、采购科应于每月28日前，将汇总的下月采购计划及资金需求计划，经财会部会签后，报采购委员会审核，采购科根据采购委员会之决议执行。若因采购委员会未能及时召开，可凭总经理批准先行执行后，再向委员会报告。

五、紧急采购：

1、月度运行中，因故未能提报采购计划，而又必须使用的资材，生产用直接原料、包装物和兽药，可以由使用部门以“紧急请购单”形式提出，按计划（预算）外财务核决权限报部门经理、事业处副总经理或总经理审核批准后，通知采购科采购，执行完成后向采购委员会报备；其它资材应以签呈形式由使用部门提出，按计划（预算）外财务核决权限审核后，如无特别授权，由采购科依据呈批结果执行，执行完成后向采购委员会报备。

2、为维持正常生产急需采购的零星资材，可经使用部门经理核准在采购委员会规定的限价、限额内按计划〔预算）外财务核决权限自行采购，或采购科授权采购，若已列入当月采购计划中，必须在自行采购前通知采购科办理原计划的撤消手续，以免造成重复采购。

六、采购计划的撤消：

已批准的采购计划、签呈和申请单如因突发原因需撤消的，提报部门必须以“备忘单”形式在采购执行前通知采购科。

七、采购价格的确定：

1、采购经办人员必须在采购委员会核准的参考限价基础上依据采购计划或签呈所要求的品质、数量，参考价格和交货期等要求，进行询价和议价。询价参考过去采购记录或供应厂商资料拟订询价对象，除特殊原因〔如独家制造、独家代理）外，原则上应向三家以上厂家询价，然后综合询价结果、供应商的销售成本和兄弟公司市场信息等因素进行议价，议价应以供应商生产、加工能力及价格、质量因素确定。

2、采购业务人员原、辅料进行议价、询价后必须填写“采购合同”或“请购单”，按财务核决权限报部门经理、事业处副总经理或总经理批准后方可采购；采购包装物、兽药必须填写“请购单”或“包装材料订单”，按财务核决权限报事业处副总经理或总经理批准后方可采购；经批准后的“采购合同”、“请购单”及“包装材料订单”要及时发给财务部，以便请款和报帐时核查。

3、凡使用部门自采的资材，在规定的限价限额内的，方可在采购科登记报帐。

八、供应商的确定与管理：

1、采购供应商选择顺序：首先是直接生产厂家，其次是大经销商，最后是一般经销商。

2、在同等条件下，优先选择有一定经营规模，资金雄厚的可提供优惠赊款条件的经营单位。禁止选择没有经营单位的中间商，没有正式经营执照的厂家。

3、供应商的各种资料，按类别、时间等分别建立合格供应商档案，采购部并对合格分供方定期监督考核。

4、采购合同签订由釆购科从合格分供方中选定。

九、订立采购合同：

凡下列情况的采购应签订采购合同。

1、需付定金，预付货款和带款提货；

2、巿场价格不稳定，特别是行情看涨时；

3、供应商需要签订的。

4、凡采购标的物的采购金额超过10，000元以上，或对产品质量及验收有特殊要求的。

由主办人员（当事人）起草标准合同，并填写“经济合同呈批报告”，严格按公司规定的核决程序及权限办理审批手续后，方可用公司合同章，但进口资材的采购合同必须由总经理签准，所有合同必须存档。

十、资材检验与入库：

1、饲料原料、辅料、包装物、煤、兽药疫苗等进厂须由品管或动保中心负责检验，检验合格以后，方能入库。

2、特殊资材（固定资产和基建，技改用大额资材）由使用部门会同公司工程主管单位进行验收。固定资产的使用部门会同公司行政部统一验收登记。

3、进口资材按国家有关规定办理验收手续。

4、印刷品，各机动车用油由公司行政部负责验收及入库，以上入库手续按公司规定办理。

十一、财款结算：

由采购科统计人员将《发票》、《入库单》以及按采购及财务制度规定应具备的《请购单》和《合同》等相关原始凭证汇总登记后填写《支出报帐单》，按公司财务核决权限逐级审核，只有经审核的《支出报帐单》进入财务帐，整个采购过程才全部完成。有关部门紧急采购及由采购科授权采购的原物料一律须经采购科备案后才能报帐。

十二、进口物资的采购管理：

进口物资从计划的编制、询价议价、到合同的签定以及验收入库保帐，原则上程序如前所述，不同的是：所有进口物资总额在规定的额度内，需附详细的清单报企业上级主管部门审批，经批准后进口物资清单交主管海关备查。非许可证管理的商品可按国家海关总署对进口物资的具体规定进行报关，报验。属许可证管理的商品，需申领进口许可证后继续操作。进口机电产品按国家海关总署的具体要求进行申报,批准后方可继续操作。 十三、供应商档案管理：

l、资料来源：

a、供应商的基本资料(简介、产品说明、营业执照副本复印件、分供方情况调查表等)；

b、合格分供方的质量记录及相关原材料的价格记录； c、己订《经济合同》和采购申请单或请购单；

d、合同执行情况；

e、合格分供方资信情况。

2、资料存档

由采购科将各类资料输机备案,按类别、时间分别建立档案。