集团公司文件全程管理制度

集团公司文件全程管理制度

文件管理概述

1 文件管理制度的含义

“文件”是指内容比较重要、格式完整的公文。文件是为一定的办事目的而产生的，它服务于一定的社会集团，使得在它的一定关系范围内，受命者执行文件所规定的事，从而达到文件颁布者的办事目的。文件在强令受命执行事务的同时，还能起到沟通信息、宣传说理的作用，而且，文件本身是办事的凭证，是判断企业各部门活动是非的一种标准。 2 文件的种类

就文件的来源来说，企业的文件可分为三类：一类是发出的文件；一类是收进的文件；一类是企业的内部文件，如会议文件，参阅文件等。

企业涉及的各类文件多种多样。

常见的文件种类有：法律、法规、决议、决定、指示、报告、请示、批转、批复、批示、通知、通报、条例、规定、章程、准则、纪要、大事记、简报、记录、命令、全通令、指令、布告、通告、公函等。

3 文件的构成

文件在构成上包括以下各项：

(1)标题。它概括文件的主要内容，应当准确简要。

(2)正文。它是文件的主体，表明发出文件的目的、内容，所要落实的事项。

(3)收文单位。如文件是外来的，那么本企业就是收文单位，如本企业是发文单位，那么发文对象是收文单位，收文单位可能是本企业的各科室，也可能是上级主管部门。文件的主送单位也称上款。

(4)发文单位，也称落款或下款，几个单位联合发文时，只标明主办单位的发文字号。有的在落款之下还得加附注，并用括号括起来。

(5)发文日期及签署盖印，签署盖印表明文件生效，会议通过的文件，还应放在标题后注明会议名称和通过日期。

(6)秘密文件应标明秘密等级。

(7)正文之后注明附件名称和顺序。

(8)印发单位、印刷份数、印刷时间等。

以上各部分组成完整的文件，但并非每一文件都需包含以上部分，如有些面向公众发布的文件不必写收文单位。

企业中文件材料的日常管理工作，主要由企业的秘书人员负责。

企业文件的管理包括从文件的产生到文件的立卷归档全过程中与本企业有关的各个过程中的文件管理，具体的说包括文件的收文管理、发文管理、文件传阅过程管理、文件的清理和销毁管理。

4 建立文件管理制度的必要性

(1)企业在其经营过程中，会涉及大量文件特别是对一些大型企业更是如此。有些文件与本企业密切相关，直接涉及本企业的经营活动和经济利益，有些文件则对本企业的经营活动影响较小；有的文件对本企业具有长期的指导或约束能力，有的则只是短期内对本企业有影响或只具有参考价值。对于这些种类繁多、轻重不一的文件，只有加强管理，才能提高企业各行政部门的工作效率，既能抓住文件的精要部分，又能有足够的精力抓好企业的生产。从而形成高效的企业行政管理。

(2)大多数法令、法规、规章制度等都是以文件下达到企业的。这些文件的下达在于向企业传达党和国家的方针政策规范。

(3)企业上级单位可能对企业发出指示、决定、通知、决议等文件，这是上级单位对企业实施领导的一种方式，企业必须执行。

(4)有些文件发自其他有业务联系的企业或是一些设有隶属关系的机关单位，这种文件的重要作用是为了加强经济联系，互通情况、交流经验等。它是企业的重要信息来源，只有加强文件的处理、传阅、保管等各方面的管理，才能收集更多的经济信息，并更好地协调与其他单位的经济关系。

(5)有些文件是涉及中央国家机密的，有些文件是涉及企业生产机密的，对于这些文件，必须有专人收发、制定严格的登记签收制度才能防止文件的遗失和机密的扩散。现代企业要想在市场上独占鳌头，还需要保证企业机密的安全，这需有健全的文件管理制度。这样即使保密上出现了问题，也能及时采取一定的措施进行补救，减轻机密的扩散度，尽量使危害和损失达到最小程度。

5 文件管理工作的基本要求

(1)迅速性。时间就是金钱，现代化企业管理应该追求效率，这也就要文件管理工作中不能有拖拉现象。

(2)准确性。文件管理工作中的准确性是企业正常运转的重要保证。企业的文件涉及到企业

管理的各个方面，关系到企业的决策及发展方向，其中必然在文字上、数据上、技术上、工作环节上都需要有高度的准确性，不得出任何差错，因此对于文件的撰写，印刷、校对都要提出很多的要求，特别是对于文件的分发登记工作更要加强准确性管理，否则一旦发生漏发、误发或延误文件将会给企业造成巨大损失。

(3)保密性。对于机密性文件，在文件管理过程中应加强保密性。

文件传阅的管理

文件的传阅，就是组织两人以上轮流看同一份文件。文件传阅是企业领导班子管理企业不可缺少的一种方式。

首先，传阅文件是企业领导人商决事务的方式。如企业需要进行重大决策或需要执行上级领导机关某项要求时，常先写成初步的文字材料，供企业领导人传阅，每个传阅人读后写下自己的意见，然后对文件进行修改，如无不同意见就算定板；

其次，传阅文件是互通信息、交流情况的渠道，如上级机关颁布某些法规、制度的通知，其他企业来件要求加强经济联系，专家的市场经济状况研究成果等等，都需要企业的各部门领导人进行了解，通过文件的传阅不失为一种好的方法；

再次，有些文件由于受某种限制不能复印，而所需看的人数又超过文件的份数，在这种情况下，就需要进行文件传阅；

最后，文件的传阅是一种较灵活的企业事务商讨方式，会议需要统一的时间、地点，而传阅却不受这些限制，谁有空谁先看，而且也不限定非得在某一地点看，这样简化了决策的组织工作，提高了工作效率。

1 传阅文件的种类

企业中存在的传阅文件通常有以下几种：

(1)上级政策性文件。企业的上级机关发给企业的文件多为政策性的文件，用以指导企业的经营方面，或向企业宣传党和国家的方针政策。政策性文件是企业经营活动的基础。通常上级政策性来件需要企业领导人传阅，有的甚至需要在企业的各级干部中传阅。

(2)企业的决策方案。企业的决策方案需要企业领导人商讨，提出意见和建议。使方案文稿在企业领导人中传阅，并提出修改意见，不失为企业决策的一种方法。

(3)企业的发文。企业向上级机关的请示或报告，向下级所属内部发出的指示、规定，以及向其它企业发出的合作报告，所签的协议书等，如果有必要在本企业领导中进行讨论的话，就可采用传阅的方式。

(4)企业收集的经济信息。经济信息是企业决策和经营的重要参考资料，有些需在企业各部