继续教育辅导[会计档案管理]3

第三讲　电算化会计档案管理

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一、电算化会计文档信息特点

在电算化条件下，传统的会计档案管理理论和方法已经显现出一定的不适应性。为此，我们必须认真了解和掌握电算化条件下会计文档信息及其管理的新特点，及时对会计档案的管理理论和方法进行补充和完善，才能使其发挥对会计文档管理实践的指导作用。那么，电算化会计文档信息系统与传统的手工会计系统相比，具有哪些呢?

第一，电算化会计文档信息系统中会计信息存储数字化。

在电算化系统下，会计文档信息以电磁数字信号的形式存储在光磁介质中，不能直接识读，并且很容易被篡改或删除而不会留下任何痕迹；此外，电磁介质易受损，所以会计文档信息也面临着丢失或毁坏的威胁。

第二，电算化会计文档信息系统缺乏交易处理痕迹。

由于以往手工会计系统中严格的凭证制度，在电算化会计系统中逐渐减少甚至消失，凭证所起到的较强的控制功能会变得逐渐弱化，其中部分交易几乎没有留下什么痕迹。这种问题的存在，无疑给会计信息的有效控制带来了一定的难度。

第三，电算化会计文档信息系统的交易授权及其执行与手工会计系统存在差异。

授权、批准控制是一种常见的、基础性的内部控制。手工会计系统对于二项经济业务的每一环节都要经过具有相应权限人员的签章。但在电算化会计文档信息系统中，控制只有具有相应权限的人才能执行输出操作，从而达到限制接触输出信息的目的；但有关业务人员利用特殊的授权文件或口令，获得某种权利或运行特定程序，由此引起失控而造成损失的案件不胜枚举。如：业务人员被客户收买，非法取得他人口令绕过批准程序开出销售提单；非法核销客户应收款及相关文档；窃取公司顾客订单密码信息，开出假订单，骗走公司产品等。

第四，网络技术的发展及其在会计活动中的进一步应用，带来了许多新问题。网络技术无疑是目前发展的方向，电算化会计文档信息系统也不可避免受到其影响，特别是Internet在财务软件中的应用，对电算化会计文档信息系统的影响将会是革命性的。目前财务软件的网络应用有：远程报账、远程报表、网上支付、网上催账、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等，实现这些功能就必须有相应的控制，从而形成电算化会计文档信息系统内部控制的新问题。

二、会计档案管理办法中相关规定

第十二条、采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

三、会计电算化工作规范中相关规定

七、建立电算化会计档案管理制度，主要内容包括：

1.电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

5.通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

（1）纸介质会计档案。包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。

（2）电子数据会计档案。包括以计算机硬盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式与计算公式）等数据和会计数据库。

（3）计算机系统档案。包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及网络操作系统型号；会计电算化软件系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。

2.电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。

3.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

4.采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

四、备份常识

1.定期备份与年度备份相结合。

在一定的时间间隔内如一会计年度，把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而形成了脱离于原计算机系统的会计档案。

对于在会计核算系统中产生的会计数据必须定期备份归档，以制度的形式规定下来。以便能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

2.保存会计核算软件的全套技术资料。--开发软件

为了便于以后对会计核算软件的二次开发和外挂数据编程接口，应把会计核算软件的全套技术资料作为会计档案保存，包括：核算系统说明书、软件需求说明书、系统外部数据接口参数等。这些资料的保存年限应以财务核算系统停止使用为限，且用此会计核算软件产生的会计数据磁性介质和光盘介质到了保存年限。

3.保存相关的软硬件平台资料。--开发软件

还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；

计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；

财务软件的编程语言、数据库系统类型；

财务软件的系统名称、版本号以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

4.还应注意电算化会计文档与对应的财务软件版本的一致性。

因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或产生某些预料以外的错误。因此，电算化会计文档除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统，二者的一致性是非常必要的。

在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：

（1）所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将你所需调阅的档案通过会计电算化系统中的数据恢复功能进行调阅即可；

（2）所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，只有在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统后，才能进行调阅。

我们都听说过这样一个故事，说有人问三个砌砖工人：“你们在做什么？”第一个工人说：“我正在砌砖。”第二个工人说：“我正在赚钱。”第三个工人却说：“我正在建造世界上最富有特色的房子。”故事的结果就是到了最后，前两个工人还是普普通通的砌砖工人，而第三个工人却成了伟大的建筑师。人们通过这个故事，无非是想讽刺前两种人胸无大志，所以一事无成。而赞美第三种人有远大的理想，所以能够成就大业。但我对这个故事却另有一种看法：这个世界需要好的建筑师，同样也需要好的砌砖工人。这个世界有伟大的建筑师，同样也会有伟大的砌砖工人。伟大的工作需要人来做，平凡的工作也同样需要有人来做。很难想象，如果这个世界上光有建筑师，没有砌砖工人，那些漂亮的高楼大厦怎么能够被建造起来呢？

结论：建立适合本单位的会计档案管理制度---有章可循，有法可依。