办公室的地位和作用

2010年04月27日 发布

（吴美香）

不论党政机关还是企事业单位，大大小小的社会组织都不能没有办公室这一机构设置，可见办公室的地位有着不可替代的作用。办公室属于一个单位的行政部门之一，它的地位和作用是：担负承上启下、协调关系、联系各方、发号司令的任务。是一个单位工作运转的枢纽和调度中心。工作的基本规则和要求是：按照单位首长的指令安排部署一个时期的工作，并抓好贯彻落实，为领导起参谋助手作用，为部门起协调服务作用。

办公室的职责可以归纳为这么几句话：文件收发传阅，文书处理归案，打字复印传真，公章印鉴保管，综合材料起草，事务检查督办，会议安排记录，有关问题调研，征询群众反映，传达领导意见，参谋助手跑腿，接待买票订饭。别人不管的都管，别人不干的都干。工作虽然杂乱，样样不可小看，一个环节怠慢，就会影响全盘，人员应当敬业，在平凡的岗位上做出不平的贡献。

办公室有这么多项的工作任务，处于如此重要的地位，那么办公室如何才能发挥好自己的作用，为单位的工作搞好服务呢，我体会要处理以下几个问题和关系。

一、       办公室工作要发挥好三个作用

领导的参谋和助手作用。办公室人员是领导的耳目和左右手，要当好助手就必须熟悉上级文 件精神，了解和掌握单位一个时期的工作安排及其贯彻落实情况，了解和掌握一个时期内职工的思想情绪。对这些情况，办公室要及时调查收集、分析研究，得出正确的看法，提出加强和改进工作的意见和建议供领导参考，为领导的决策提供服务。

承上启下和协调工作的作用。办公室是一个单位工作运转的轴

心，是领导联系各方的纽带，是上下级之间沟通的桥梁，起着平衡各方关系、协调各方工作，化解各种矛盾的作用。办公室人员必须加强政治理论的学习和各项工作的方针政策、规章制度的学习，不断提高理论水平、思想觉悟、办事质量。做到思想敏捷、处惊不慌、沉着应对、正确衔接，既不将复杂的问题简单化，更不将简单的问题复杂化，实事求是地科学有效地处理好各种关系，为单位工作的顺利开展奠好基铺好路。

单位的窗口和门面作用。外单位人员前来办事，首先接触的是

办公室的工作人员，办公室人员的着装打扮、精神面貌、语言表达、办事水平均代表着一个单位的形象。办公室人员要不断提高自己的综合素质，加强职业道德修养，对前来办事的内外部人员要热情接待、周到服务。即便遇到特殊情况，也应不急不燥，心平气和，使办事者高兴而来、满意而归。

二、办公室工作要处理好三个关系

1、工作要到位但不能越位，为领导服务但不能代替领导决策。领导没想到的办公室要想到，领导没看到的问题办公室要看到，领导没预见到的事情办公室要能预见到，领导手头没有的资料办公室要备有，领导需要的情况或资料办公室要能随时提供。这就是参谋、就是服务。办公室的参谋服务一定要到位，但一定不能越位，不能代替领导决策，不能指使领导怎么办。办公室的工作是在被动中发挥主动，职能永远是服从、服务于领导。办公室主任在这一问题上一定要把握好度，千万不可粗心大意，粗心大意就可能造成领导成员之间、部门之间的矛盾，轻者对你工作不利，重者则给工作造成混乱。到了这个份上你这个办公室主任也就该下课了。

2、工作要牵头但不能当头，受领导委托但不能假领导名义指手画脚。办公室的工作地位和作用决定了办公室在许多工作方面要受领导委托组织牵头，要把领导的意图、班子的决策传达贯彻下去，要把单位的工作情况汇报上去，要和内外部单位打交道。在工作关系的处理上，办公室要注意摆正位置，明确自己的职能是协办服务，与人共事要平等相待，密切合作，不能越权当头，更不能给别人感觉是领导的化身高人一等。

3、工作要认真细致但不能事无巨细，不分轻重缓急。办公室的工作虽然琐碎庞杂，但每项工作都比较重要，都必须认真对待。对工作要根据各工作人员的文化素养和性格特点科学分工，尽量使每个人的特点得以充分发挥。在抓工作上不能事无巨细，主次不分，保持一个水平。要学会抓重点、抓大事。单位各个时期的工作都有其侧重点。比如事关全局的决策、发展规划、改革部署、重要决策的实施，突发事件的处理等，这些都是必须重视的重点。对于重点工作办公室要集中人力、精力、物力、时间抓紧抓好，抓出成效。工作中要抓好事前的调查研究，事初的安排部署，事中的检查落实，事后的总结验收，力求在预期的时间内完成，并根据需要写出总结报告，呈报主管上级，下发所属单位。

三、办公室工作必须遵循的三项原则

1、 保密的原则。办公室人员因工作关系要经常接触领导和一些重要文件，参加一些重要会议，了解一些重要决定。凡是单位的决策都比其他人员先知晓一步。这就要求办公室人员必须有高度的保密意识，一项决定在没有公布之前，都属于保密，如不注意提前泄露，就可能给工作造成损失。办公室人员在工作中要做到，知道的不要乱说，不该知道的不要打听，切实做到知情不泄密，谨言慎行。

2、 准确的原则。办公室工作的准确性涉及的方面很多，简单的说，就是：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。做到这些，就必须态度认真，作风过细，工作扎实。譬如阅文，就应该细读深思，领会文件精神，熟悉工作要点，牢记批复时间，做到博闻强记，理解准确，胸有成竹。当领导或同志们问到某文件的内容及某件事的办理情况时，应回答得八九不离十，不能含糊其辞，望文生义或者凭想象答复。又比如发文，我们就应知道文书工作就其范围来说，是属于一个单位内部的工作，但其影响却直接关系到政策、规章制度、工作任务的贯彻及部门之间的联系。它是连接决策与执行的桥梁，从决策到实施，都要通过文书处理的程序方能实现。再比如撰文，就应保证文件的引文与原文一字不差，保证文件的质量完美无缺。为此，必须从起草、校对、印制到呈批、传阅、登记、装封、递送、收拆、复制、分发等每一步都力争做到准确无误。如果马虎大意就可能出错，小错可能降低文件质量，大错可能歪曲文件内容，使读者产生误解，在贯彻执行中就可能背离领导和上级的意图，导致“失之毫厘，差之千里”的错误，从而贻误工作。

3、迅速的原则。办公室上情下达、下情上报的这一工作性质，决定了其工作必须讲求时效。因为单位所有的决策都是因事而定的，所有的文件都是因事而发的，办公室的使命就是使这些决策、这些文件在规定的时间内贯彻落实，确保各项工作任务的预期完成。这就要求办公室的工作人员要有高度的政治责任心、良好的工作作风，办事既要准确无误，又要雷厉风行，该当天完成的工作不能拖到明天，该在一定期限内完成的任务不能逾期完成。所以，办公室人员在工作中要始终保持一丝不苟的工作态度和严肃紧张的工作作风。

四、办公室人员必须从四个方面不断加强自身建设

时代在发展，知识在更新，办公室的工作也在随着时代的前进和工作任务的新要求不断发生变化。办公室工作要适应日新月异的形势做到与时俱进，工作人员就必须不断加强学习，解放思想，转变观念，更新知识，以满腔的热情、丰富的经验、高超的艺术适应新时期工作的要求。

1、要坚持学习。学习邓小平理论，以解放思想，更新观念，适应改革开放的时代，跟上时代发展的步伐；学习江泽民同志“三个代表”的重要思想，以强化对办公室工作的认识，增强使命感和工作责任心；学习办公室工作业务，以更新知识，不断改进工作，提高工作质量；学习同行者的工作经验，以改进工作方式和方法。使办公室工作的质量和效率不断提高，更好地为单位的发展服好务。

2、要乐于吃苦。办公室工作的性质要求办公室的人员作息时间要与他人略有不同，要早上班，晚下班，有时候还要加夜班。这就要求办公室人员要树立乐于吃苦不计得失的精神。正确处理个人与集体，工作与家庭的关系，要敬业爱岗，任劳任怨，在平凡的岗位上做出不平凡的成绩。

3、要乐于奉献。办公室的工作无非是一些收收发发、抄抄写写的日常事务性工作，无风无浪、平淡无奇，不产生直接效益，看不到明显效果，只是在幕后默默无闻地为单位工作和领导服务，个人难以出头露面、显山露水。有人说：办公室的工作是为他人做嫁衣不是没有道理。因为你写的报告、讲话、新闻报道都是总结宣扬别人。但是，试想如果单位工作无政绩，人员无先进，办公室也就无用武之地、巧妇难为无米之炊了。事实上，单位和职工受到表彰奖励，其中也有你的一份功劳。想到这些，你就会感到你的平凡的工作中孕育着不平凡的意义。

４、要甘于寂寞。办公室工作属于内务性工作，基本是运筹帷幄，足不出户。不像业务部门和其它职能部门对外业务联系较多，人员经常出差，有观赏祖国山光水色、品尝四方美味佳肴的机会。这是由于工作分工不同所致。办公室工作人员不要因此而感到自己的工作没意思。要经常想想此项工作与全局工作的关系，深刻理解本职工作的重要性。要自觉培养爱岗敬业的意识，增强工作责任感和使命感，做到干一行爱一行精一行。实际上任何寂寞的工作都有其闪光之处，都有其不同的意义，只要你善于思考，善于钻研，干出成绩，就会感到趣味无穷，其乐融融。

五、办公室主任要念好七字经

办公室主任是一室之长，办公室工作搞的好不好关键在主任的领导。办公室主任要挂好帅，领导大家干好工作就应念好七字经。也可以叫七字诀，即：敏、谋、快、敢、勤、实、宽。

敏，就是反应敏捷，一是要有敏锐的的政治头脑，善于站在讲政治的高度看问题，做到见事早，定位准，有主见。二是有敏锐的洞察力，对上级的文件和领导的指示领会深刻，善于思考，思维有超前意识，有预见性。善于从全局观察问题，并能提出解决问题的思路及方案。三是有敏感的嗅觉，能够及时觉察干群思想动态，及时扑捉群众的反映，及时了解领导班子成员在某项工作决策上的意见分歧的矛盾焦点，以便做好协调工作，化解矛盾，统一思想。四是有敏捷高效的行动，每当一项工作来临，在第一时间就能作出比较准确的判断，及时谋划出应变方案，给领导提出参考意见。

谋，就是要能吃透上情，摸准下情，找准上级精神与本单位工作的结合点，增强工作的预见性和创造性。一是为领导决策搞好谋划。首先，要认真学习中央的大政方针和上级的决策部署，认清形势任务，把握上情；同时经常深入基层、深入群众，了解下情。在此基础上提出对某项决策的意见和建议。二是搞好督办和责任落实。及时督促检查各分管领导及部门对领导班子的决定的承办情况，发现问题及时反馈，以便及早采取措施，确保工作任务的贯彻落实，并收到预期效果。三是搞好工作协调。凡是涉及两个部门以上的工作任务，办公室主任要主动搞好协调，避免互相推诿扯皮贻误工作。四是坚持群众路线。办法在实践中，点子在群众中，办公室主任不是万事通，但万事多绕不过办公室主任，要做好工作，办公室主任一方面要不断向书本学习，不断更新知识，扩展视野。另一方面要不断向实践学习，经常到干群中去调研，吃透情况，研究问题，思考对策，把握工作主动权。

快，就是办事要讲效率，雷厉风行，对决定的事项，看准的事情，说办就办，干净利落，不拖泥带水。

敢，就是敢于负责，敢说真话，敢于碰硬，敢于冲锋陷阵，敢作敢为，敢抓敢管，敢当领导的挡箭牌风雨墙，不怕引火烧身，不怕得罪人。

勤，就是要勤勉。一是要勤学习，学理论学业务，古今中外，历史文化，天文地理，政治经济，社风民俗等方面的知识都要具备一些，不断提高驾驭工作的各种能力。二是勤观察勤思考，脑子里要经常装有问题。三是勤写作，办公室主任必须会写东西，除各种应用文外，还应会写一些文学作品，办公室实际上从事的是文案工作，办公室主任不会写东西，工作就不能得心应手，光会动嘴不会动手在同事中你强不起来，领导也不会欣赏你的。四是要勤俭，不要大手大脚，铺张浪费，凡事要精打细算，为领导把好关当好家。

实，就是坚持真理实事求是。一是工作要务实，不搞形式主义，不做表面文章，不欺上瞒下，不应付差事，不敷衍了事，兢兢业业、扎扎实实做好各项工作。二是做老实人，在领导和群众中要树立诚实守信、言行一致，说实话、办实事、求实效的良好形象。三是要慎言。人们日常称办公室主任是灵通界人士，就是因为我们经常接触领导，经常参加一些会议，了解单位的情况比别人多、比别人早，我们所做的事情和工作容易引起人们的关注。经常会有一些人到我们这里打听探测有关的消息。办公室主任在这些问题上要有高度的政治责任感，要慎言谨行，说话办事要三思而行，进退有据，谈吐有度，力戒信口开河，随便透漏消息。对人对事，不得乱发议论，评头论足，蜚短流长。对下不能故弄玄虚，传遍小道，扰乱人心。对上不得弄虚作假，谎报情况，或者随风使舵，卖乖取悦，更不能搬弄是非，挑拨离间，影响领导成员的团结。要讲道德、讲党性、讲原则。以严格的纪律管好自己的嘴，管好自己的人，看好自己的门。以高尚的人格力量影响下属搞好工作，以高超的工作艺术扮演好参谋助手角色。

宽，就是心胸宽广，对人对事宽宏大量。办公室主任处于领导和群众之间，在工作中难免受到一些委屈，办公室主任必须有“宰相肚里能撑船”的气度，能容天下难容之事，以宽广的胸怀、豁达的气度，高超的技巧化解各种矛盾。在复杂多变的形势和炙手可热的问题面前，处惊不慌，以静制动，以柔克刚，以宽取胜。

总之，办公室的人员属于领导身边的人员，所从事的工作与领导工作息息相关，所以，办公室的人员要经常掂掂肩上工作的分量，牢记自己的使命，珍惜岗位，尽职尽责搞好工作。要处理好公与私、名与利、获取与奉献、权利与服务的关系，摆正位置，做到尽职不越位，办事不越权，参谋不掺水，帮忙不添乱。依法依纪履行好自己的职责，为单位的建设做出应有的贡献。