山东省中小学校档案管理暂行办法

山东省中小学校档案管理暂行办法

（修订稿）

第一章 总则

第一条 为了进一步加强我省中小学校档案工作，提高档案管理水平，更好地为教育改革和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及有关规定，结合全省中小学档案工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称中小学校档案（以下简称学校档案）系指普通高中、初中、小学在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第三条 学校档案工作是办好学校的基础工作之一，是学校管理工作的组成部分，也是衡量教育质量和管理水平的重要标志。各级教育行政部门和学校要把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，列入领导议事日程。

第四条 学校档案工作实行“四同步”管理，即在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时。布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章 管理体制、机构和人员

第五条 学校档案工作由各级教育行政部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督和检查。学校要确定一名校长分管档案工作，并定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。

第六条 学校设立综合档案室，由校长办公室领导，其基本任务是：

（一）贯彻落实党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定本校档案工作制度和规划；

（二）集中统一管理学校各类档案，维护档案的完整与安全，为党和国家积累档案史料；

（三）编制必要的档案检索工具，积极提供服务，开发档案信息资源；

（四）组织学习档案业务知识，指导立卷、归档工作，开展档案宣传；

（五）做好档案统计工作，及时上报统计结果。

第七条 配备与学校档案工作相适应的专（兼）职档案工作人员。学校档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，工作认真负责，积极接受业务培训。遵守纪律，身体健康，并具有大专以上的文化水平，具备档案和微机管理知识。

第八条 学校档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受与其他专业技术人员同等的福利待遇。

第九条 学校档案工作人员在一定时间内保持相对稳定，调动工作时做好档案业务交接。

第三章 文件材料的收集、立卷和归档

第十条 学校应建立和完善文件材料的收集、整理、立卷和归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十一条 学校各部门要安排一名专（兼）职档案人员负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。实行文书处理部门立卷制度。

第十二条 归档范围

（一）党政管理类

主要包括学校党委（总支、支部）、行政、工会、共青团、少先队、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。

（二）教育教学类

主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究、德育教育和外事交流等活动中形成的文件材料。

（三）学籍类

主要包括本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡等文件材料。

（四）科研类

按照国家档案局颁发的《利学技术研究课题档案管理规范》DA／T2—92执行。

（五）基建工作类

按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和山东省教委、省档案局1992年颁发的《山东省中小学校舍档案管理暂行办法》执行。

（六）仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在接受、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（七）财会类

按照财政部、国家档案局1998年颁发的《会计档案管理办法》执行。

（八）声像类

主要指学校在社会活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音录像带、磁盘、影视胶片、光盘等。

（九）实物类

主要指本校及其教职员工获得、接收的各种奖杯、奖状、锦旗、证书、牌匾、书画等实物。

（十）电子文件类

主要指本校重要文件材料的电子版、各类活动的数码照片、视频等影像文件。

第十三条 归档时间

（一）党政管理类文件材料和能按年度归档的其他文件材料，在次年的六月底以前归档；

（二）教育教学类文件材料以及能按学年度归档的文件材料，在次学年的寒假以前归档；

（三）学籍类文件材料按学年度归档；

（四）科研类文件材料在科研课题鉴定后归档；

（五）基建类文件材料，在项目完成后两个月内归档；

（六）财会类文件材料随时整理立卷，在财会部门保管一年后向综合档案室移交；

（七）仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归档；

（八）照片、音像制品和实物，随时整理，定期归档。

（九）电子文件类档案，随时整理，按年度归档。 第十四条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰；案卷质量符合有关规范和标准要求。

中小学档案工作业务建设规范另行制定。

第十五条 学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载休、形式的文件材料，必须按规定移交归档，集中管理，不得拒为己有。

第四章 档案管理和利用

第十六条 学校要有专用档案库房，档案库房必须符合档案管理要求，做到防盗、防火 防光、防高温、防尘、防潮、防虫鼠。

第十七条 配置必要的和符合档案管理要求的档案设备，积极改善档案保管条件；适应现代化要求，逐步实行电子计算机管理档案。

第十八条 学校综合档案室要对接收的各类档案进行科学分类、编号和排架。

第十九条 学校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。鉴定意见由学校档案部门提出，经校领导同意后，组成由档案部门和业务部门参加的鉴定小组，对失去保存价值的档案进行登记造册，领导审批后，在指定地点由二人监销，监销人在销毁清册上签字。

第二十条 档案室应对档案的收进和移出、案卷的数量、档案的利用等情况进行统计，按照有关规定，及时向当地档案部门和上级主管部门报送档案统计结果。

第二十一条 学校综合档案室要定期对所存档案进行全面检查，对已破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制；如遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。

第二十二条 学校撤销、合并或分立时，学校档案的归属：学校撤销时，档案移交当地档案馆保存；学校合并时，档案随之并入；学校分立时，档案由原校保存。

第二十三条 档案工作人员要加强档案管理，严格档案借阅制度，做好保密工作，确保档案安全。

第二十四条 学校档案主要供本校利用，其他单位和个人查阅档案时，应持单位介绍信，经领导同意后，方可查阅。

第二十五条 对于重要的、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件，如特殊需要时，须经分管领导批准。

第二十六条 学校综合档案室应通过举办展览、陈列、提供目录等多种形式，积极开展档案宣传；配合学校中心工作，有计划地开发档案信息资源，开展档案编研工作。

第五章 奖励与处罚

第二十七条 学校应建立健全档案工作检查、评估和考核制度，对档案工作成绩优秀、贡献突出的档案工作人员或有关人员给予表彰奖励。

第二十八条 对于违反《中华人民共和国档案法》行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚。

第六章 附则

第二十九条 各级教育行政部门和学校可结合实际制定实施细则。

第三十条 普通中等专业学校、职业学校和幼儿园可参照执行。

第三十一条 本办法由省教育厅负责解释。

第三十二条 本办法自发布之日起施行。

附件：山东省中小学校文件材料归档范围及保管期限表

山东省中小学文件材料归档范围及保管期限

一、党政管理类（DZ）

序号 归档范围 期限

1 上级党组织的决议、决定、条例、办法、规定及针对本校党、团、工会工作的文件材料（重要的永久，一般的短期）

2 本校党、团组织的年度工作计划、总结、统计报表 （永久）

3 本校党、团组织的会议记录、纪要 （永久）

4 本校召开的教代会、团代会及有关会议的文件材料（主要的永久，其它的短期）

5 本党校、团组织关系介绍信存根 （长期）

6 本校工会、妇女、老干部工作等方面的文件材料 （短期）

7 党组织关于理论学习的决定、通知、计划、总结 （长期）

8 学生业余党校发展新党员、新团员的名单及有关文件材料文件材料 （永久）

9 表彰和奖励先进党、团支部、优秀党、团员的文件材料 （长期）

10 党、团员名册 （长期）

11 学校党团组织成员名单 （长期）

12 学生会文件材料 （长期）

13 本校关于廉政建设、表彰、违纪等文件材料 （长期） 14 本校关于处理来信来访的文件材料（重要的永久，一般的长期）

15 团组织、学生会各种活动的情况总结 （短期） 16 国旗下的讲话 （短期）

17 少先队组织的有关文件材料 （短期）

18 本校校长会议记录、行政办公会会议记录、纪要和

全体教职工大会会议记录 （永久）

19 本校及各部门年度工作计划、总结、大事记、校务

日志及行政管理的规定、办法、通知 （永久） 20 本校机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部

任免、启用印章的通知 （永久）

21 本校教职工录用、转正、定级、调资的报告、请示

通知 （永久）

22 本校教职工退休、离休、伤亡、抚恤、劳保福利、

困难补助的报告、请示、通知 （永久）

23 学校综合年报、老干部情况年报 （永久） 24 职称评定的有关文件材料 （永久）

25 专业技术人员年度考核文件材料 （永久） 26 教职工花名册 （永久）

27 学校关于表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件

材料 （永久）

28 学校的请示、报告和批复 （永久）

29 学校与有关单位及个人的合同、协议 （长期） 30 学校关于向学生收费的文件材料 （长期）

31 学校组织教职工政治学习的计划、总结、通知 （长

期）

32 校史、校友、校庆工作的文件材料 （永久） 33 学校的发展规则 （永久）

34 学校周工作日程、值班表、作息时间表 （短期）

35 教职工的考勤记录 （短期）

36 学校评估文件材料 （永久）

37 学校档案全宗介绍 （永久）

38 全校性的规章制度 （永久）

39 对教职工的处分或复查、撤消处分的文件材料 （永

久）

40 教师工作量的规定及执行情况 （长期）

41 房屋调整、调配使用、转移等的规定、总结 （长期） 42 防震、防汛工作的文件材料 （长期）

43 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定 （长

期）

44 本校计划生育工作及领取独生子女证名册 （长期） 45 校园绿化、伙食工作的有关文件材料 （短期） 46 外事活动及学校与外国友人的信件 （永久） 47 社会治安综合治理文件材料 （短期）

48 宣传学校的有关材料 （长期）

二、教育教学类（JX）

序号 归档范围 期限

1 上级关于教育教学改革和管理及专业设置、课程设置

的规定、办法等 （永久）

2 本校年度教学计划、方案、大纲、总结、课程总表 （永久）

3 本校教改方案、观摩教学教案、教师备课方案 （短期）

4 本校制定的教学规章制度、办法、规定 （长期） 5 本校各科试卷（空白）及答案、评分标准、试卷分析、

学科成绩统计及成绩分析、市区统考成绩统计 （长期）

6 本校教学实习实验大纲、计划、指导书、讲义、总结及有典型意义的报告 （短期）

7 本校学生开展社会调查、义务劳动、军训、野营、夏令营等活动的通知、安排、总结 （短期）

8 教研组工作计划、总结、活动记录 （短期） 9 学校评选教学能手的有关材料 （短期）

10 教学进度表 （短期）

11 班主任和任课教师安排情况 （短期）

12 活动课（选修课）计划、安排、考核、总结 （短期） 13 本校教师进修、培训的计划、安排 （短期） 14 本校招生计划、总结、新生名册 （长期）

15 本校新生入学成绩统计表、中考、会考、高考成绩

统计表、分析表 （长期）

16 学生座谈会情况 （短期）

17 本校毕业生质量跟踪调查、信息反馈的材料、学生意外伤害登记 （长期）

18 班级量化管理成绩统计 （短期）

19 学生思想品德登记评定、成绩统计 （短期） 20 教师家访、家长来访情况 （短期）

21 学生奖惩的有关材料 （短期）

22 学生国家体育锻炼标准达标率、优秀率、体育合格

标准合格率 （短期）

23 指导学生课外活动（文艺、美术、科技）计划、措

施、获奖情况及总结（ 重要的长期，一般的短期） 24 本校各类活动的材料（学校运动会、冬季越野赛、

艺术节等 （短期）

25 学校体育代表情况（队员名单、队员个人档案、训

练计划总结、比赛成绩） （短期）

26初中毕业升学体育考试成绩统计 （短期）

27 卫生工作计划、总结、学生体检、近视防治，常见

病、传染病预防和治疗措施，健康教育情况、心理咨询 （短期）

28 学生参加各学科竞赛的情况 （长期）

三、学籍类（XJ）

归档范围 期限

本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡 （永久）

四、科研类（KY）

序号 归档范围 期限

1 本校科研计划、实施方案、鉴定的文件材料 （长期） 2 本校科室、教研组科研计划、总结 （短期） 3 教职工科研项目的申请、立项和批复 （永久） 4 本校教职工的论文、论著及其出版情况 （永久） 5 本校教师在各种刊物上发表和在学术会议上交流的论文、论著及专家评价材料 （长期）

6 本校教师自编讲义、教材、典型、教案 （长期） 7 教职工科研计划、总结 （短期）

8 本校教师、学生参加科研活动的成果材料 （永久） 9 本校开展外事校际学术交流活动的文字材料、领导讲话等（重要的永久，一般的短期）

五、基建工作类（JJ）

归档范围 期限

本校校舍拆迁、新建、维修、征地等的申请、报告、 批准文件、校舍规划图、平面图、本校基建工程概、 预、决算、经费划拨、收支文件、表格，基建工程 承建合同、协议书、勘测、设计、施工、竣工、验收的图纸、资料，校园地下管理网等 （永久）

六、仪器设备类（SB）

序号 归档范围 期限

1 本校大型非教学设备、供暖锅炉、配电系统等的材料 （永久）

2 本校校办工厂设备的说明书、图纸、维修记录及产品设计、生产图纸、工艺、配方、检验合格证质量标准、经济效益等材料 （长期）

3 本校各种教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录、概预决算 （短期）

七、财会类（CK）

序号 归档范围 期限

1 上级有关财务会计工作的文件材料 （永久）

2 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等 （长期）

3 财务档案移交清册 （永久）

4 财务档案销毁清册 （永久）

5 决算报表 （永久）

6 预算会计报表 （短期）

7 年度以上各种统计报表（含工资报表） （长期） 8 会计月、季报表 （短期）

9 总帐 （长期）

10 预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐） （短期） 11 预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐） （短期） 12 日记帐 （长期）

13 往来帐 （长期）

14 预算内各种原始凭证、记帐凭证 （短期） 15 预算外各种原始凭证、记帐凭证 （短期） 16 学校基金各种原始凭证、记帐凭证 （短期） 17 银行存款余额调节表 （短期）

18 银行对外帐单 （短期）

八、声像类（SX）

序号 归档范围 期限

1 反映本校教育、教学重要活动的录音带、录像带 （长期）

2 本校历任领导和全体教职工集体照片 （永久） 3 本校重大活动（校庆、校友会、运动会、教代会、上级领导来校视察、外事接待等）照片、录像带（永久） 4 毕业班集体照片（永久）

5 学校、教师、学生获上级各类先进称号和各种竞赛获奖照片（长期）

6 本校教师、学生在报刊上发表的照片 （长期）

7 本校参加校外各级体育比赛的照片、录像带（长期） 8 反映本校特点的新旧建筑物、构筑物和反映校园面貌

的照片（长期）

九、实物类（SW）

序号 归档范围 期限

1 本校及其教职员工获得、接收的各种奖 杯、锦旗、奖状、证书、牌匾及其它有 纪念意义和凭证作用的物品等（省级以上的、重要意义的永久，市地以下的长期）

2 本校接受的国外友人、友好团体、校友捐赠纪念品、书画、文字材料（永久）

十、电子文件类（DZ）

序号 归档范围 期限

1本校形成的重要文件材料的电子版（永久）

2本校举办的各种活动的数码照片、视频、音频等图像影像文件（永久）

3本校教职工教学方面获得省级以上荣誉的课件（永久） 电子文件类档案可以分为：光盘、机读磁盘、机读磁带三个类别保存。