总经办岗位职责

四川派克杰纸业有限公司

总经办岗位职责

1、总办工作具有参与政务、掌管事务、搞好服务等主要功能，是

企业发展的基本保障，对推动公司的发展进程有着重要的作用。

2、总经办办职能

（1）对外联络：协调与政府主管部门、社会职能机构的关系，建

立良好的疏通渠道, 促进公司与社会各界包括同行业企业的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象；

（2）制度制定：起草、修改、完善各项行政管理制度（包括会议、

发文、档案、印章、固定资产、图书、电话、卫生、办公用品领用等），监督、检查、落实公司行政制度的执行；

（3）文件与档案管理：负责内部和外部文件的收取、编号、传送、

催办，负责内部文件打印、复印、传真收发、函件发送、报刊杂志订阅，负责各种合同、资料、文件、图书、证书的归档和管理，负责公司注册、变更等登记手续办理；

(4)会议管理: 负责公司内部会议的安排，整理会议记录，对会议

决定进行催办、查办和落实,代表公司出席有关会议，负责或协助公司组织对外重要会务及企划、公关活动;

（5）物资管理：负责办公用品及劳保用品的购买、发放、保管；

(6)费用管理：编制公司年度行政费用预算，控制行政费用支出，

确定费用分摊范围，按月份分摊各项办公费用；

(7)信息管理：负责公司公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通

内外联系、保证上情下达、下情上报；负责有关信息的整理和分析，为公司决策提供依据；

（8）党务工作管理：负责党建带团建、工会、妇女等工作的开展

与活动的组织安排。

（9）其他：按照总经理的要求，正常发挥综合监督职能的作用，

维持公司正常的工作秩序。

3、监督流程及内容：

（1）行政工作：

每月总结各部办公用品的请购情况，统计通报并存档，作为考核评

比的依据。

对公司运营过程中各项规章制度的执行情况进行检查、记录、汇总

后向总经理汇报。同时对整改落实情况跟踪检查，督促落实。

每季度检查各部的工作计划完成情况。

（2）生产安全工作：每季度对各部的生产安全运营情况进行检查，

重点检查领导对安全工作的落实情况，检查安全教育培训记录是否齐全，各种设备的安全保养、检测是否及时进行等保证安全平稳运营的工作。对评优选先有一票否决权。

（3）其他勤杂工做：对公司勤杂、日常事务工作的定期、度定期

检查，对不符合公司规章制度要求的要跟进督促落实。

总经办主任

职务名称：总经办主任

直接上级：总经理

直接下属：文员

岗位职责：

1.在总经理的领导下，主持总经办的全面工作，组织对各部办公室各岗

位工作的指导与监督部门工作。

2.负责组织收集和了解各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之

间相关的业务工作，协调公司外部的相关业务工作，掌握公司主要活动情况，为公司领导决策提供意见和建议。

3.负责公司各种公共关系的建立。

4.负责组织公司行政、人资统计、档案、印信、劳动纪律、消防、安全、

公司车辆、食堂、保洁、公共卫生等有关管理制度的拟定、修改、补充、实施和考核评比工作。

5.汇总各部门的年终工作总结和下一年计划。

6.负责公司各种会议的筹备、组织工作。

7.负责做好公司来宾的接待安排。

8.负责公司办公用品、劳保用品的采购、发放管理工作。

9.负责组织每季度末对各部门的综合检查、督导，并将检查结果汇总、

按奖惩制度实施情况公布存档。

10.完成公司领导交办的其它工作任务。

总经办文员

职务名称：总经办文员

直接上级：总经办主任

岗位职责：

1. 协助总经办主任做好日常行政事务工作。

2. 做好公司各种会议记录（纪要），并整理打印，负责公司各类文字资料

的起草（普通文稿）及打印工作，及时分发至各部门。

3. 接听电话，做好记录及时转达相关人员。负责总经办设备的使用及保

养。

4. 负责公司证明、印信、文档的管理，做好借用登记及催回工作。负责

及时将有关文档资料整理归档、登记、利用工作。

5. 协调其他部门做好相关工作，起到沟通协调、上传下达的作用。

6. 负责每月统计、汇总的各部门办公用品、劳保用品的请购计划、购入

后的入库、发放、建帐，并同财务定期核对帐务。

7. 负责协助领导来访客人的接待、服务工作。

8. 协助总经办主任对公司各项工作综合检查、督导材料的记录、整理、

汇总、存档工作。

9. 协助总经办主任对各类员工工服的定购、发放，并严格执行发放标准。

员工离职后旧工服收缴等统计工作。

10.负责每月末对公司办公用品、劳保用品的库存核查盘库上报，每月初

的物品领用、发放及记录。

11.负责公司办公家具、设备、办公用品、劳保用品等的采购。

12.完成领导临时交办的各项工作。

办公室员工行为规范

一、岗位规范 。

（1） 遵守上班时间，因故迟到和请假的,必须事先电话联络。

（2） 遇有工作部署应立即行动，并做到有步骤、迅速踏实地进行。（3） 工作中不扯闲话、不要随便离开自己的岗位。（4） 长时间离开岗位时,可能会有电话或客人,事先应拜托给同事。椅子全部推入，以示主人外。（5） 不打私人电话，不从事与本职工作无关的私人事务。（6） 在办公室内保持安静，不得大声喧哗。（7） 办公用品和文件须妥善保管,使用后马上归还到指定位置。（8） 文件保管不能随意处理,或者遗忘在桌上、书柜中。（9） 重要的记录、证据等文件必须根据公司文件管理制度归档。（10） 下班时，文件、文具、用纸等要整理，要收拾桌子，椅子归位。 关好门窗,检查处理火和电等安全事宜。切忌粗心大意，不关电脑等办公电器，不锁抽屉、文件柜即下班离去。二、形象规范

1、着装

（1） 服装正规、整洁、协调、无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣。（2） 鞋、袜保持干净，鞋面洁净，在工作场所不赤脚，不穿拖鞋，不穿短裤。

2、仪容

（1） 头发梳理整齐,不戴夸张的饰物。（2） 男员工修饰得当，头发不掩耳、不触领，不留长胡须。（3） 女员工淡妆上岗，修饰文雅，且与年龄、身份相符。（4） 保持口腔清洁，工作前忌食葱、蒜等有刺激性气味的食品。3 举止

（1） 精神饱满，注意力集中，无疲劳状、忧郁状和不满状。（2） 保持微笑，目光平和，不左顾右盼、心不在焉。（3） 坐姿良好。上身自然挺直，两肩平衡放松，后背与椅背保持一定间隙，不用手托腮。（4） 不翘二郎腿，不抖动腿，椅子过低时，女员工双膝并拢侧向一边。（5） 避免在他人面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、抠鼻孔、挖耳朵等。（6） 不能在他人面前双手抱胸，尽量减少不必要的手势动作。（7） 站姿端正。抬头、挺胸、收腹、双手下垂置于大腿外侧或双手交叠自然下垂。

三、语言规范

1、语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和。2、与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反应冷漠。3、用谦虚态度倾听、不要随意打断别人的话。

4、严禁说脏话、忌语。5、使用“您好”、“谢谢”、“不客气”、“再见”、“不远送”、“您走好”等文明用语。 四、社交规范

1、接待来访

（1） 接待来访热情周到，做到来有迎声，去有送声，有问必答，百问不厌。（2） 迎送来访应主动问好或话别，设置有专门接待地点的，接待来宾至少要迎三步、送三步。

（3） 来访办理的事情不论是否对口，不能说“不知道”、“不清楚”。要认真倾听，热心引导，快速衔接，并为来访者提供准确的联系人、联系电话和地址或引导到要去的部门。2、访问他人

（1） 遵守访问时间，比预约时间提前5分钟到达。（2） 如果因故迟到，提前用电话与对方联络，并致谦。

（3） 访问领导，进入办公室要敲门，得到允许方可入内。（4） 用电话访问，铃声响三次未接，过一段时间再打。3、使用电话

（1）电话铃响三声之内要主动接听， 接电话时，要先说“您好”。（2） 使用电话应简洁明了，不要用电话聊天。4、交换名片

（1） 名片代表客人，用双手递接名片。（2） 看名片时要确定姓名。

（3） 拿名片的手不要放在腰以下。（4） 不要忘记简单的寒暄。 五、会议规范

1、事先阅读会议通知或做好准备，针对会议议题汇报工作或发表自己的意见。2、按会议通知要求，在会议开始前5分钟进场。3、开会期间关掉手机或设成振动，不从事与会议无关的活动。4、发言简洁明了，条理清晰。5、认真听别人的发言并记录，不得随意打断他人的发言。

6、公司内部会议，按秩序就座。7、不要随意辩解，不要发牢骚，保持会场肃静。 六、安全卫生环境

1、工作时既要注意自身安全，又要保护同伴的安全。2、提高安全知识，培养具备发生事故和意外时的紧急管理能力。3、爱护公司公物，注重所用设备、设施的定期维修保养，节约用水、用电及易耗品。4、有维护良好卫生环境和制止他人不文明行为的义务。5、养成良好的卫生习惯，不随地吐痰，不乱丢纸屑、杂物，办公室内不得吸烟。

6、如在公共场所发现纸屑、杂物等，随时捡起放入垃圾桶，保护公司的清洁。7、定期清理办公场所和个人卫生。将本人工作场所物品区分为有必要与没有必要的，有必要的物品按规定管理，没有必要的清除掉。七、上网规定

1、在工作时间内不得在网上进行与工作无关的活动。2、不得利用互联网制作、复制、查阅违反宪法和法律、行政规定的以及不健康的信息。

3、不得对计算机信息网络功能和应用程序进行删除、修改或者增加。4、不得制作传播计算机病毒等破坏程序。八、人际关系

1、同事关系：懂得 “理解与尊重他人比什么都重要”，营造 “同欢乐，共追求”的氛围。2、尊重他人：肯定、赞扬他人的长处和业绩，对他人短处和不足，进行忠告、鼓励。3、相互合作：在意见和主张不一致时，应理解相互的立场，寻找能共同合作的方案。

4、禁止派别：不允许在工作岗位上以地缘等形式拉帮结派。九、心灵沟通

1、虚心接受他人的意见。2、不要感情用事。4、真诚对待他人。对他人有意见应选择合适的时机和场合当面说清，不要背后乱发议论。

5、不要看他人的笑话，在公众场合出现他人有碍体面，有违公司规定的行为时应及时善意地提醒。

6、对领导的决策要坚决执行。有保留意见的，可择机反映，但在领导改变决策之前，不能消极应付。7、不要胡乱评议领导、同事或下级，更不能恶语伤人。8、对公司规章制度等信息，可对此提出意见和建议。

员工日常行为规范

一、言语

1、上班初次见面，彼此问好致意：“您好”、“早上好”等。

不要冷面相向，匆匆而过。

2、接听电话首先问好，随后通报姓名，或说：“这里是四川派克杰纸业有

限公司，您好!”

不要抓起电话就问：“喂!你找谁?”态度粗鲁。

3、谈话或打电话时，语气和言词要注意场合掌握分寸，给人好感。

不要不注意场合分寸令人难堪，也有损自己的形象。

4、称呼同事或冠以“先生”“女士”或直呼其名，注意亲切有礼。

不要给同事乱起外号。伤人自尊，惹人反感。

5、在办公场所言语温和平静，激动时尽量控制语气音调，给人的印象是：成熟，有自制力。不要喧哗吵闹，既妨碍他人工作，又有损个人形象。

6、研究工作时，坦诚发表意见，论事不论人地交换意见，进行讨论。

二、行为

1、坚持“对人保持不变的尊重”的信念。平等待人、友善待人； 以礼相待，以诚相待。

2、爱护派克杰财物，维护派克杰利益。厉行节约，以最少的耗费争取最好的效果。

3、爱护公司一草一木。时刻维护院落卫生整洁。主动维护派克杰的形象、规范和标准。

三、衣着

按公司规定，各岗位人员在岗工作期间要穿着配用相应的工服和劳保用品，佩戴胸卡，保证整洁、得体、大方、安全的工作。男士不得穿短裤、背心、拖鞋上岗。女士不得穿超短裙、超短裤、吊带衣裙或其它过分裸露的服装及拖鞋上岗。

四、仪表

1、经常换洗衣服和工作服，给人洁净清爽的感觉。

2、头发保持适当长度，经常修剪指甲、刮胡须。予人精力充沛、清醒干练的感觉。切忌男士发长过耳、胡须满面，女士头发蓬乱，指甲常不修剪。给人疲惫憔悴、心绪昏乱的印象。

3、注意饮食卫生，保持良好的身体健康状态。

切忌暴饮暴食，偏择偏食，不注意营养与卫生。

4、提高化妆技巧和审美水准，为自己设计最优雅美好的形象。赢得人们的尊重和喜爱。

5、保持健康的心理：自尊、自信、自爱、自重。精神振作。

五、行为

1、在办公区域行走，从容不迫、庄重大方。在紧急情况下快步疾行、注意不发出大的声响。

切忌来往奔跑，造成嘈杂烦乱的气氛。既有损形象，又妨碍工作。

2、靠右行走，为对面行人留出通道。

切忌争先恐后，猛然出入，可能撞伤他人和自己。

3、在楼梯拐角、门口处注意慢行，互相礼让。

切忌推门而过，甩手关门。既可能给后面的行人造成不便，也给人举止粗鲁的感觉。

4、关门注意身后，待身后人走过再松手关门，尊重他人，彬彬有礼。

5、遇携带重物的行人，礼让对方先行。如在门口，主动为对方开门，直到通过。

6、在通道和路口谈话时，尽量靠边，并注意不妨碍他人通行。

六、就餐

1、按规定时间就餐，取餐具时遵守秩序，不急不躁；排队轮候，举止文明。

2、厉行节约，对不限量供应的食品按需取用。需多少，盛多少；盛多少，吃多少。

3、带领客人（客户）用餐时，要礼貌引导其按公司规定用餐。

七、工作

1、保持严肃、认真、合作、自信的工作态度。

2、严格执行工作流程，服从主管的工作安排，发现问题，根据问题的不同严重程度，及时报告上一级领导。

3认真清点物品，完成记录，做好班前班后的交接工作。

4、在工作中要保持工作环境的整洁，使工作有条不紊，系统化。

5、团结友爱。不利于团结的话不说，不利于团结的事不做。

6、互相帮助，充分肯定别人的长处，努力改进自己的不足，取长补短。

7、严守职业道德，工作时候专心致志，不做与工作无关的其他杂事。

8、未经主管领导允许，不得私自动用公司车辆，如有违反，造成损失的由个人承担全部责任，情节严重者开除处理。

9、非工作需要，任何时候不得酒后上岗，不得在宿舍内酗酒或组织娱乐活动，影响其他员工正常休息。

10、及时向上级反馈公司组织的各项工作进程，实行“四小时复命制”，

11、员工在业务范围内，应坚持合法、正当的职业道德，反对以贿赂或其它不正当手段取得不正当利益。不得索取或者收受相关业务往来单位（客户）的酬金（回扣），违反者，视情节轻重，公司给予相应罚款直至开除，并收回所收之财物。

12、员工不得挪用公款谋求个人利益或为他人谋取利益，如有违犯予以开除，并依法追究其刑事责任。

13、严格遵守公司保密制度，不该看的不看，不该问的不问，不该说的不说。

八、安全

1、严格执行公司消防安全制度，遵守所有的安全指导。

2、了解公司各种安全标志，爱护公司防火和安全设备。

3、培养牢固的安全观念，行动慎重，避免任何可能给自己和同事带来危险和危害的行为。

4、发现任何不安全现象—火灾隐患、设备失控等，立即向主管报告，并采取必要的行动。但在对设备的性能、特性不了解，对由此可能产生的后果不能做出正确判断的条件下，不要采取任何行动，以防事态进一步恶化。

5、按安全规定正确地使用保护装置和正确着装。

6、受到伤害，不论轻重立即向主管报告，以便及时进行救护和治疗。

7、清楚地了解所在区域的所有紧急出口和疏散路线。

8、明了以下火警应急程序：

（1）发现火情立即通知主管。

（2）找到最近的警铃按响。

（3）如果可能的话，用灭火器灭火。

（4）如果火情无法控制或烟雾太多，立即撤出。

（5）当听到疏散警报时，由最近的紧急出口迅速离开所在的建筑物，疏散过程中：不要奔跑，不要高声喊叫。 不要因某种个人原因返回 。不要吸烟。

保密制度

第一章 总则

第一条 为了维护公司的利益，加强全体员工的保密意识，特制定本规

定。

第二条 秘密划分为绝密、机秘、秘密三级。

第二章 细则

第三条 严守秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公

司机密或涉及公司机密。

第四条 不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。

第五条 严格遵守文件（包括传真、计算机盘、光碟）登记和保密制度。

秘密文件必需设置口令。并将口令报告董事长（总经理），不准

带机密文件到与工作无关的场所，不得在公共场所谈论秘密事

项和交接秘密文件。

第六条 严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用秘

密文件、资料、档案，须经总经理批准，并按规定办理借用登

记手续。

第七条 秘密文件、资料不准私自翻印、复制、摘录和外传。因工作需

要翻印、复制时，应按有关规定经综合部批准后办理。复制件

应按照文件、资料密级规定管理。

第八条 会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人员、机构

以及有争议的问题。

第九条 调职、离职时，必须将自己经管的秘密文件或其他物品交至公

司董事长（总经理），切不可随意交给其他人员。

第十条 公司员工离开办公室时，必须将文件放入抽屉和文件柜中。 第十一条 发现失密、泄密现象要及时报告，认真处理。对失密、泄密

者给予50—100元罚款；造成公司严重损失的予以开除，并送

有关部门处理。

第三章 附则

第十二条 保密守则：

1、

2、

3、

不该说的机密，绝对不说； 不该问的机密，绝对不问； 不该看的机密，绝对不看；

4、

5、

6、

7、

8、

9、 不该记录的机密，绝对不记录； 不在非保密本上记录机密； 不在私人通信中涉及机密； 不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密； 不在不利于保密的地方存放机密文件、资料； 不在普通电话、明码电报、普通邮局传递机要事项；

10、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

档案室管理制度

1、 对接收整理的各类档案，要认真检查质量，办理好交接手续，及时

登记分类，对号入座。档案资料要经常核对，做到帐物相符。

2、 严格执行保密制度，维护档案的安全和机密，任何人未经许可，不

得擅自扩大使用范围。

3、 认真执行档案借阅制度，严防档案损坏、散失、失密，同时做好档

案的利用统计工作。

4、 保持档案室清洁卫生，严格做好防火、防盗、防潮、防鼠、防蛀、

防晒、防尘等工作。

档案借阅管理制度

1、 借阅档案时，必须填写借阅单。

2、 借阅档案，应严格遵守保密制度。做到不丢失，不泄密。

3、 借阅者必须保证所借档案资料完整无损，不得拆散、抽换、圈点、

划线、涂改或作其它任何标记。借出的档案，不准转借他人，要严加保管。

4、 借出的档案应当日归还，最迟不能超过七日，需要延长时间的应重

新办理借阅手续，节假日前必须返还。工作有变动时，必须返还所借档案。

借阅档案资料，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向领导和有关部门报告，依据《档案法》有关条款处理。

办公用品管理制度

一、 为保持办公用品的妥善保管，物尽其用及保障正常办公且严格控

制办公费用支出，特制定本制度。

二、 办公用品包括：

1、公司给员工配置的办公桌椅和员工日常工作所需的个人办公用品

等；

2、公司给部门配置的文件柜、机柜、电话机、计算机、打印机等；

3、公司公共的办公用品如传真机、复印机、饮水机、沙发、茶几等。

三、 各部门需采购之办公用品，须填写《办公用品请购单》，在每月20

日送到办公室，办公室汇总编制采购计划，报总经理审批，由采购部门负责采购，如涉及专业用具，应由使用部门和采购部门共同购买。

四、 办公用品由办公室和备品库设专人管理。办公用品购入后，应按

采购明细单逐一验收，签字登记上帐入库。然后凭购物发票（发票注明验收人、经办人签字）到财务审核报销（属低值或固定资产需填写低值易耗入库单）。物品出库，必须有领取人签字，做好出库管理。办公用品负责人必须做到帐物清楚，如有损耗，注明

原因。

五、 各部、各店请领办公用品应指派专人负责，每月25日前持《办公

用品请购单》复联，到总经办领取。个人办公用品由部门统一领取后分别发放。

六、 每个员工都应遵循勤俭节约原则，按有关规定使用办公用品。

1、 计算器、清扫工具等办公用品以旧换新。

2、 计算机、打印机、电话机、传真机、文件柜、办公桌、沙发、

茶几等办公用品，实行责任监管，责任监管为直接使用部门。公司购入办公用品的使用说明书，保修证书均由总经办管理负责存档。使用部门留存复印件妥善保管。办公用品需维修时由综合部指派专人负责。人为损坏办公物品，按价赔偿并做相应处罚。

3、 报废物品应由使用部门提交具体情况说明，根据物品的价值由

各级领导审批，由总经办统一处理。

4、 每月月底办公室、库管将各部门领用办公用品情况汇总上报，并盘库。

七、 员工离职应交回公司配备的办公用品（低值易耗品除外），否则折

价赔偿。

八、 公司办公用品的管理进入成本核算。

附：《办公用品请购单》