企业实现内部审计增值服务功能的案例分析

作者：刘洋钟玮

商业会计 2010年05期

　　一、案例背景

　　甲公司是一家大型外贸企业，每年的差旅费用比较大，而机票费用则占到差旅费用的三分之二以上。甲公司实行定点机票采购制度，规定员工原则上应在指定票务公司购买机票。通过招投标，甲公司选定了A、B两家票务公司。其中，A公司是一家境外上市的专业商旅管理公司，不仅提供机票预订服务，还提供酒店预订、团组接待等其他服务。甲公司员工在A公司购买机票，A公司在次月15日内将上月消费明细交给甲公司财务部门审核，并统一结算票款。B公司是一家中型的民营票务公司，仅提供机票预订服务，甲公司员工从B公司购买机票，一般是在出差报销后自行与B公司现金结算票款。

　　在金融危机的影响下，甲公司提出了提升成本竞争力的战略。内部审计部门根据公司战略，决定对公司差旅费用进行审计。为集中精力，内审部门选取了公司成本中比例较大的机票采购费用进行专项审计。

　　二、内部审计工作的开展

　　（一）审计思路

　　本次审计的目的有两个：第一，机票采购过程中存在什么问题；第二，机票采购是否还有降低成本的空间。要实现第一个目的，首先要清楚公司目前有哪些与机票采购相关的制度，然后抽查员工采购机票的行为是否符合制度，同时检查制度的有效性。要实现第二个目的，就必须了解目前公司机票的采购规模，机票采购量在A、B公司间的分布，以及在各航空公司之间的分布；了解机票价格的形成机制；访谈票务公司、航空公司以及同样实行定点采购制度的其他公司。

　　（二）具体审计

　　1.与机票采购相关的制度。内部审计师了解到，甲公司有如下制度：1.《因公出差机票采购办法》。因公出差购买机票原则上实行定点采购制度；2.《关于因公出差购买机票相关差旅费报销事宜的通知》。在A公司购买机票，出差员工须等到结算完后，才能报销其他差旅费用和差旅补贴。在B公司购买机票，报销没有时间上的限制。

　　2.统计机票采购费用。由于甲公司员工在报销费用时，机票费用和其他差旅费用都混在一起（在A公司购买机票的情况除外，可以直接采用其提供的机票采购明细表），内部审计师无法从企业的财务账上搜集有关机票采购的数据。为此，内部审计师采取了一种比较原始的办法，即从公司的原始凭证中逐页翻阅员工报销凭据，从中找出机票采购的行程单，统计机票采购信息。

　　3.分析搜集的数据，检查制度的执行情况。内部审计师对搜集的数据进行了分类汇总。统计结果显示，2009年甲公司机票采购费用近3000万元，其中通过A公司购买占15%，通过B公司购买占80%，通过非定点票务公司购票占5%。可见，甲公司员工较好地执行了定点机票采购制度。通过进一步检查发现，在非定点票务公司采购机票的员工，均向部门领导提出了说明并得到事后批准。检查中没有发现违反制度的情况。

　　4.了解反常现象。通过了解发现，A公司比较有知名度，在全国有较完善的网络，按照常理应在A公司出票较多，但是甲公司员工购买机票主要集中在B公司，在A公司购票比例仅有15%，这种反常现象引起了内审部门的注意。为了解原因，内审部门访谈了部分员工，了解到原因：(1)A公司实行流程化管理，其部门、员工各司其职，对甲公司员工订、改票要求严格按程序办事，响应不是特别快，服务态度一般，结算不灵活。(2)B公司专门为甲公司配备了服务专员，该专员比较熟悉甲公司员工常走航线，提供全天候服务，出票速度快，签改票方便；结算方式上，B公司可先出票，职工报销完后再结算，省去了向公司借款的手续。

　　5.了解机票价格形成机制。内部审计师访谈了A、B公司的相关人员，了解到A、B公司都是航空公司代理商，只是报价机制有所不同。以国内机票为例，A公司按照“机票折扣价格×97%+20元”向甲公司收费，B公司按照“机票折扣价格”向甲公司收费。内部审计师经过测算，得出折扣价格在666元以上的机票，在A公司购买较为优惠。而A公司购买的机票中有99%以上折扣价格超过666元，可见，如果单从机票价格方面考虑，从A公司购买机票对甲公司较为有利，可以在一定程度上降低成本。

　　6.访谈其他相关方。为进一步了解机票采购是否还有降价的空间，内部审计师访谈了航空公司大客户营业部，探讨了直接从航空公司购票的可能性，并了解到如果和航空公司签约可以享受到一定折扣优惠，但是航空公司的后续服务不是很健全，而且员工出差的选择范围比较窄。为了解同样采取定点采购的公司的先进做法，内部审计师通过A公司找到了一家大型的日资公司C以及一家同行业公司D，以了解C、D公司在机票采购成本控制方面的经验。通过与C、D公司的访谈，内部审计师了解到机票采购返利的做法，即通过定点票务公司在某航空公司采购的指定折扣以上的机票达到一定量以上，就可以享受航空公司机票购买量5%至10%不等的返利。

　　（三）提出审计建议

　　1.建议修改不合理的报销制度。内部审计师建议财务部门应尽快修改有关报销制度，员工在A公司购买机票出差返回报销时，财务部门可以通过往返登机牌复核出差天数计算出差补贴，无须等到出票次月15日以后。但考虑到B公司能够提供优质的订票服务，没有建议规定员工一定在A公司购票。

　　2.建议甲公司与定点票务公司、航空公司签订三方协议。内部审计师根据掌握的机票采购数据，了解到公司采购的绝大部分机票是从某航空公司购买，而且大部分是指定折扣以上的机票。如果签订三方协议，可以为公司带来100至200万元之间的返利。而甲公司之前并不了解这种情况。

　　3.建议推广信用卡结算方式。内部审计师注意到，甲公司员工购买机票结算方式多样。如果员工在A公司为其他客户购买机票，需要员工先行用现金与A公司进行结算，然后再到财务部门报销。员工在B公司购买机票，一般是B公司先垫资，员工出差报销后再支付B公司的款项。就上述现象，内部审计师建议员工在办理储蓄卡的基础上，再办理一张信用卡。员工购买机票时，可以直接使用信用卡付款。员工报销时，甲公司可以利用POS机将报销款转入员工储蓄卡。员工可以选择各种方式还款，最便捷的方式是将储蓄卡和信用卡关联实现自动还款。采用信用卡结算的优点在于减少了甲公司、票务公司为员工购买机票垫付的资金，且减少了现金和支票的使用。

　　三、总结

　　笔者认为，内部审计能使企业增值关键在于其咨询活动。咨询活动是以确认活动为基础的。咨询活动提出的建议是内部审计的产成品，而企业高层是产成品购买的决策者，企业则是产成品的消费者。开展增值性内部审计，应该注意以下几点。

　　第一，善于发挥内部审计确认活动的“溢出效益”。本案例中，搜集、统计、分析公司机票采购数据，访谈定点票务公司、航空公司、其他同行等都属于内部审计确认活动。通过这些确认活动，内部审计师才注意到了航空公司的返利情况，为公司节省了资金。

　　第二，内部审计不仅应该发现问题，而且应该宣传推广先进做法。本案例中，从公司制度的执行上看机票采购活动没有问题。但是内部审计师针对甲公司与票务公司结算的现状，依据以往工作过程中接触到的好的做法，提出采用信用卡结算的建议，以实现无现金管理，为公司增加了价值。

　　第三，内部审计不仅需要关注制度的执行情况，更要关注制度的有效性。本案例中，可以看出公司员工比较好地执行了在A公司购买机票的报销制度的有关规定，但是内部审计师并没有满足于这一点，而是针对A、B公司出票比例悬殊这一现象与职工进行了访谈，了解到这一规定对员工带来的不便，提出修改报销制度的建议。

　　第四，内部审计的方法手段必须务实有效。企业高层是内部审计推行咨询建议的决策者。内部审计师提出的建议要言之有据、数据翔实、调查充分，使企业高层能够信服。本案例中，内部审计师通过搜集数据、测算、访谈相关人员等方法，提出的建议具有较强的实用性及可操作性。

　　第五，内部审计要突出重点，以点带面。本案例中，内部审计选取了机票采购费用作为突破口，以点带面，提出的建议可以辐射到其他费用。比如在提出推广信用卡结算的建议时，其他小额费用也可以利用这种结算模式。

作者介绍：刘洋 钟玮，中国北方工业公司、财政部财政科学研究所