股份公司办事处管理制度

公司办事处管理制度

为贯彻营销模式，使公司办事处的各项管理更趋正规化及合理化，以保证销售渠道的更加畅通，在办事处的运作情况及公司营销政策的基础上，特制定对关于办事处的具体管理方案。各级人员必须切实遵照执行。

一、管理模式及方向：

1.市场执行的销售模式：设立办事处仓库，严格实行收支两条线。。根据市场规划，以西安为中心，依据西安市场的拓展情况，加强陕西二级城市的开发及西北等地的营销工作，强化西安办事处以客户的终端协助销售工作为中心，全面加强对经销商及工程商，系统集成商的营销工作。

2.加强、完善办事处人员表格化管理。

3.严格按照公司财务管理规定，所有费用先书面申请，后操作实施的原则。

二、西安办事处的工作职能：

西安办事处是公司的驻外服务机构，是公司向市场延伸的重要窗口，其管理直属于公司销售部。办事处须履行如下职能：

1.根据公司的年度营销方案，承担公司下达的年度销售任务，并组织销售人员的二次分配。

2.根据公司下达的任务指标，可按要求报人员需求计划，经公司审批后由办事处组织、招聘、培训所需要的销售代表。

3.办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理。

4.办事处代表公司负责与当地客户的联系协调和销售业务的往来。

5.办事处对所辖区域公司产品的售前、售中、售后服务，处理客户和消费者的投诉。

6.办事处主动提出促进当地市场销量的促销方案，在公司的指导下做好产品宣传、企业形象宣传达及提升品牌宣传的促销活动。

7.办事处行使对公司在当地的财产的保护管理权，确保公司的财产安全。

8.负责收集、整理、反馈当地市场信息及同业竞争品牌的营销动态，并负责当地销售渠道的管理工作。

9.根据公司的有关规定、执行和负责各项资金回笼、费用结算工作。

三、办事处岗位职责

1.办事处经理的职责

1）对本区域销售工作的管理

（1）．代表西安办事处接受公司分配给该办事处的全年任务，并确保如期完成。

（2）．办事处经理在接受公司分配的任务后，要认真分析研究市场，并对所负责区域进行合理细分，并对工作过程作书面陈述向公司汇报。

（3）.负责作出全年销售工作计划，并对本区域的销售任务进行二次分配。将本区域的销售代表分区域、定任务，以书面形式呈交公司销售部作为全年工作考核依据。落实二次承包考核方案，作为工资核算依据。

（4）.积极开拓市场网络，配合公司销售部正确选择经销商，准确了解和掌握各经销商的销售情况，做好库存管理，建立安全库存，搞好销售预测。

（5）.加强应收货款的管理，防止拖欠款出现，每月按时完成与客户合作的往来帐目核对工作。

密切配合客户做好市场的深度分销、产品陈列及终端销售的管理工作，有计划地扩大公司的销售网络，提高市场的铺货率及占有率。

（6）.主动收集当地市场营销及新闻媒介的相关资料，积极配合公司企划部的市场调研工作。

严格执行公司新产品推广及宣传计划。

（7）.根据当地市场的销售情况，主动提出促销申请并监督执行。

（8）.加强当地销售人员的管理、培训，培养一支作风过硬、技术过硬、有战斗力的销售队伍。

（9）.密切做好与各经销商的沟通工作，严格按照公司的管理制度，灵活运用方法和技巧，最大限度地调动经销商经营公司产品的热情，引导经销商全力拓展公司业务。

（10）.严格执行公司的财务、人事管理制度，按时如实地填写公司下达的各项报表统计工作，严禁弄虚作假，做有损公司利益之事。

（11）应积极与公司沟通汇报，多提有利于市场拓展的建议和意见。

（12）管理、监控、指导办事处所有人员对公司规定的各项管理办流程的执行，杜绝违返公司规定管理及损害公司利益的违法行为发生，如有违反公司管理规定造成公司利益蒙受损失的，办事处经理要承但直接管理责任和经济处罚。

（13）负责对办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平的开支各项费用。

（14）负责对办事处各项固定资产办公用品管理和保护，保证公司财产不受损失。

（15）每月根据办事处工作人员的工作表现，进行工作成绩和业务能力的考核，填写销售人员月度评分表，配合公司对办事处人员的工资核算及定级考核工作。

（16）不定期对属下人员进行综合培训。

2.与公司的协调管理

1.办事处经理要与公司销售部、财务部等密切配合，确保销售工作的顺利开展。

2.协助公司销售部，监督和管理好所在区域客户的货物进、出、存、汇等销售管理工作，同时处理好客户的投诉问题，发现问题及时追查处理。

3.办事处经理的权限：

1.制订办事处人员配制计划，

2.制订并报批办事处人员的招聘选拔考核任用激励计划，并执行之。

3.行使办事处人员的工资考核、分配建议权。

4.行使办事处的销售任务的计划分配权。

5.行使办事处人员的定岗分区，调动权。

6.行使办事处的各项计划内费用的开支、监督使用权。

7.行使促销方案的计划、执行权。

8.行使售后、售前服务的处理和建议处理权

9.行使办事处财产的管理、控制保护权。

10.行使办事处所需货源的计划调度权。

四、销售业务管理

1.市场执行的销售模式：

以全面协助所负责区域客户的

2.销售业务管理产品价格的制定及管理

1)办事处对外的产品价格及相关价格政策应严格按照公司销售文件执行。如因市场因素需要调整由办事处提出、报公司销售部审批后方可执行。

1)所有产品的销售价格及销售扣率由总经理统一制定，并由销售部、财务部负责监控。销售部在进行客户信用审批的同时，全面负责销售价格及扣率的控制，确保所有产品的销售价格及扣率与公司的规定相符。

1)产品以最低出货价出售，但通过提供产品作为折扣的（如促销活动使用产品），由办事处提出申请，报销售部审批。对提高产品价格开票，但以开票价格与实际价格差额返还客户业务，须报销售部、财务部审批。

1)办事处未经审批程序，不得以任何形式变相降低出货价。不得以任何形式跨区域销售。

1)对违反产品价格政策、扰乱经营秩序的，公司将对责任人做出严肃处理。

3.客户管理

1）客户选择：

必须对公司系列产品有足够信心，并愿作主推品牌加以推广，有义务销售公司产品，能突出展示公司产品系列特点，突出公司品牌形象。

具有一定的经济实力，资信状况优良，固定资产相对雄厚，在当地安防行业经营情况良好，具有广泛的销售渠道，特别是市区内的经销及周边城市的深度分销能力，在有当地较大的分销网络优先考虑。

2）客户资信审查

（1）审查内容

对于新客户，在供货或正式签定经销合同前，都必须进行必要的资信审查，确保客户具有佥的经销资格和能力。审查的主要内容包括：

公司名称、注册地点、注册资本、经营范围、法人代表、经营责任人、经营历史和现状。

（1）文件要求

对新客户，在进行资信审查时，要求提供下列复印件并出示原件：

营业执照、税务登记证、法人代码证、合同专用章、经营责任人身份证

（1）实地调查

对新客户的注册地点（办公或经营场所）进行实地调查，确保客户提供的资信真实可信。

（1）客户档案建立

当新客户资信一经审查合格并计划建立业务关系，业务员按公司统一格式建立客户档案，办事处、公司各留一份备案。公司指定专人管理客户档案。

客户档案要根据客户情况变化和公司业务管理人员变化进行更新。

（1）客户名称变更管理

按客户资信审查要求提供名称变更后资料。

由该客户提供对名称变更前债务承担证明，交公司财务部作调整应收帐款依据。

（1）经销合同的管理

除款到发货之外，其余供货业务都必须事先签署经销合同。

合同的签订报审合同必须备齐如下相关资料：

合作方的营业执照副本复印件。

合作方的税务登记证复印件。

公司统一的客户档案卡

公司拟好的合同书一式两份。

办事处经理根据公司选择客户原则的要求，初步确定合同意向及时向销售汇报，销售部同意后由客户先填写合同。签名、盖章，并备齐合同所需的相关资料，报销售部进行合同审查，总经经理审批。

为了不影响业务的开展，当销售人员与经销商已确定了合同的意向，且合作方按协议已汇款购货，在未经公司确认合同资格时，按实际收到金额付货，事后必须完善合同手续，否则，该合同无效。

已经生效的经销合同，要立即将合同原件寄回公司销售存档，以供相关部门进行资源共享；办事处可保留合同复印件，但需专人管理。

（1）客户信用管理

客户信用是指公司提供给客户的进货可欠款总额（即信用额）和每笔进货的欠款期限（即信用期）。

每种产品在配销政策中规定其信用额、信用期。

办事处产品的信用总额及单个客户产品的最高信用额由财务部、公司销售部核定。 客户信用必须每半年更新1次，在年度预算及配销政策下达30天内提出申请。

客户超过信用额不能发货（如须发货，须办理一次性超授信申报）；对于本年度已超信用额的客户，每批回款必须大于供货。

销售人员必须在客户定货试用到期前跟单催收。如到期未收回欠款，立即停止供货，组织追款。

（1）客户订单处理程序

接受订单

办事处在接到所在区域客户的订单后，立即对订单进行全面审核，确保订单上的价格、付款条件等与已签订的经销合同相符，并审查客户的存货、销售进展、应收未收等情况；然后由办事处经理签名后传至公司销售部。

订单确认

办事处经理根据存货或生产部门的货源计划，及时以书面形式向客户确认订单。

订单档案

办事处经理需专人管理订单档案。订单一经确认，立即按订单编号建立档案，并在发货后进行相应注销。每月底，向公司报送“客户订单处理情况统计表”。

（1）公司物流程序

公司销售部收到办事处或购货单位的订货单或传真件，由公司销售部根据订货单或传真核查订货单所列产品仓库的库存情况，发现仓库库存不足或缺货，应及时反馈生产部和办事处再做调整，并初步核算该批产品的总值，联系货款的落实情况。

公司销售部主管按订货单内容进行合同资格审核，审核无异议，将订货单交制单。

商务助理填制统一的发货单，列明客户名称、区域、联系方式、品名、型号、规格、单位、单价、数量、金额、总值，由公司销售部主管签名后送财务部复核。

财务部根据发货单的内容进行审核,在确认购货方已来款并足够发运该批产品,超额但在铺底限额内符合条件的,签名后由商务助理交与公司销售部经理或总经理终审。

所有出货单须经公司销售部经理或总经理签名核准后方可出货。

办事处根据本区域市场销售情况须在当月25日前向公司公司销售部报定货计划，当月的追加计划须在当月的5号前报公司。公司按计划生产的产品由办事处全负责。

（1）应收账款处理程序

月底对账

每月末，财务按客户列印出“对账清单”，分发给办事处进行对账处理，限期交回公司财务。确保公司的应收账款与相应客户的账面记录一致。

催收货款

每月底，根据与客户的对账结果，由办事处负责向客户催收货款。

回收货款

所有客户的付款，统一通过银行结算，由客户直汇到公司。现金货款，办事处必须在收到货款次日汇到总公司指定银行卡。小额销售货款可暂存于办事处，当货款额度达到壹万元时，及时汇到总公司指定银行卡。

应收账款的责任

办事处经理对所负责区域内全部应收账款负责。每一个客户的阶段性应收账款由办事处经理负责。

办事处经理和销售经办人在岗位调动前，应对应收款款有明确的交待和交接，并经公司公司销售部经理确认。

办事处经理和销售经办人在未收回或交接好客户应收账款前，不得调离岗位或离开公司。 违反销售政策和不按程序办事造成的应收账款、坏账由办事处经理承担经济、法律责任。 公司财务部和公司销售部负责对应收未收进行监督管理。

（1）退货管理

客户对按经销合同订购的产品负责，公司原则上不办理除产品质量原因之外的退货。特殊情况下需办理退货者，由办事处申请，公司销售部审批。

对出现跨区冲货等违反经销合同有关规定的客户，不办理退货。

客户退货总值一般不得超过前一次进货总值的50%，并且产品有效期在12个月以上，产品须完好无损；退货须由客户提供合法单据经公司财务审核，并验证该货物的发货记录。 对签订经销合同的客户，在合同有效期内经双方协商后解除合同时，可按下列程序办理退货: 符合本项第3点。

客户提供有效退税折让证明。

退货须经公司销售部最终审批。

退货损失从办事处经理的绩效奖金内扣取。

退货产品30天内，财务在扣除客户应收未收后如有收款净额，可按供货价格向客户办理退款。

五、办事处人员管理规定：适用于办事处所有员工（办事处经理、办事处销售代表、临时促销人员）

驻办销售人员必须维护公司利益及公司形象，严格按照规范操作，在业务洽谈过程中，不得渗杂个人私利，自觉遵守公司的各项规章制度。

驻办人员要本着实事求是、科学的态度努力开拓市场，发展客户网络，不断加强学习，努力提高业务水平，发挥自己的才能，积极拓展业务。培养严谨务实、拼搏向上的工作作风，加强个人意志品质和道德品质的修养，及时完成公司下达的各项任务。

驻办人员出差或中途返回，须由公司安排，报公司销售部批准，方可成行，并按公司出差人员管理办法具体执行相关事宜。

为了规范管理，严禁驻办人员私自直接向客户结款或借支现金。

严禁驻办人员私自以公司名义向客户提取公司产品或办理退换货手续，因特殊需要，驻办人员确需与客户办理退换货，提取货物时，报公司公司销售部同意，经公司公司销售部经理批准，并持公司销售部签字的证明才能办理。

一切经济往来，要按合同办事，签订合同须公司销售部审核，报公司销售部审批，补充协议或在经销协议上增加条款，必须直接由公司销售部经理亲自签字并盖章，方才有效。任何职员不得超越权限，违者将按公司的有关规定处理并追究经济责任。

办事处经理所负责的业务区域，在管理期间出现呆、坏、死账情况的，办事处经理有责任和义务将债务清理，或公司进行协调解决，界定责任，按实际情况承担相应的责任。客户六个月后不能正常回款、办事处经理不能正确陈述理由，公司视为呆死、坏帐，同时按公司财务相关管理制度处理。

驻办人员如需出差在外，必须及时将行踪和通讯联络方法报公司公司销售部，以便联络。 办事处经理必须按公司公司销售部规定完成如下表格：(下述报表的完成情况将作为办事处经理的月度奖金挂钩)

项目

呈报人

上交时间

周计划、周总结

办事处经理

每周六上午

月总结、月计划

办事处经理、销售代表

每月3号

经销商应收帐款对帐表

每月25号

六、办事处业务人员管理与考评办法

本管理办法适用：销售代表

为了适应公司业务发展需要，充分调动办事处业务人员的积极性，更好地规范化管理，特制定本办法。

一、招聘程序及条件：

1、根据市场需要，办事处业务人员的招聘及由办事处经理提出要求报告，由公司销售部根据市场需要，经总经理审批后由办事处组织招聘、并经公司同意录用方可聘用。（但所聘人员原则上不能与办事处经理有直接关系。否则一经发现，全部解雇，并扣发当月工资）办事处需将录用人的入职表、身份证复印件、照片、开户行、帐号（只须在第一次申报销售人员工资时提供）

2、办事处业务人员由办事处经理直接管理领导，其工作直接对办事处经理负责，并按照其具体岗位目标、任务、职责全力以赴达成良好业绩目标。

3、办事处业务人员招聘条件：

年龄在22—30周岁，中专以上学历，品行端正，无不良纪录，体貌端庄、身体健康，熟悉当地市场具有一定终端推广经验。

4、商务人员招聘条件：

年龄在18—28周岁，高中以上文化，体貌端庄、身体健康。

二、管理办法：

1、办事处业务人员由公司统一管理，具体工作由办事处经理负责安排，公司监督检查工作情况。

3、办事处业务人员必须严格遵守公司各项规定以及相关管理制度。

4、各级人员按公司的统一要求，办理相关聘用录用手续。

三、薪酬及奖励办法：

见办事处人员工资待遇及其奖励、补助标准

七、办事处人员工资待遇及其奖励、补助标准

职务

基本工资 (月)

浮动工资

效益提成

各项补助

备注

试用期

录职后

考核奖金 (月)

提成率 %

通讯补(月)

市内交通补(月)

办事处经理

业务人员

办事处商务人员

说明：

1、基本工资：

1）办事处经理基本工资：根据办事处经理的能力在此范围内经公司销售部、总经理考核后可在此范围调整。

2）业务人员：

3）其他人员

2、相关奖励：

办事处经理：每月发放回款提成的70%，余30%在年底根据回款情况发放。

计算办法：所负责区域应计回款总额*提成比例X70%；

年底：全年回款比例控制在范围内，余下的30%全额发放。

销售业务人员：按月度发放，月度所负责网点应计回款总额*提成比例

月度考核奖励

3、相关补助

市内交通补助：

指市内的公共交通费用补助，但如去周边地区乘车单程票价超过5元，公司可适当考虑报销（出租车费除外），报销时需提供电脑发票，如报非电脑车票的其它形式有效财务发票，还需在票面注明起止地点和时间；另要报销车费时还需将票据按时间顺序张贴好，并附旅程工作表。

通讯补助：

出差补助：

指在公司公司销售部部的授权下因业务出差需离开办事处所在地，且当晚无法返回需住酒店而给予的补助，该补助以每晚为单位，计头不计尾；出差前需写出差申请表和旅程工作、时间安排；申报出差补助时需提供本次出差的工作总结报告和注明住宿时间、单价、姓名的酒店发票，并在范围内实报实销；另如办事处经理出差的目的城市已租有住房，则不计出差补助。

公司销售部保留对上述提成点数调整的权力（视业务进展而定）。

八、相关费用的报结制度

1.差旅费用

1）报销原则：必须是在出差前填写《出差申请表》，详细说明出差路线、出差事由，并经过公司销售部经理或总经理的签名同意的费用。

2．报销时间：返还即报。但长驻外地人员必须在次月5日前将当月的费用寄到公司公司销售部。每愈一天,扣报5%,跨月费用不再批报。

3．报销费用项目

1．长途车、船费（详见《费用报销管理制度》）

办事处经理报销该费用注意事项：

必须是财务有效发票，有电脑发票的必须用电脑发票，并在每张票据背后简单注明事由，非电脑发票必须在每张票据背后注明时间、起止地点、事由。

票据必须按时间及途径顺序张贴好，不得张贴住时间和起止地点。

报结时必须有本次出差的工作小结，否则公司按该次费用的一半进行报结。

2．各项补助：

办事处费用

固话费用

办公费用

费用所属范围：

复印、特快专递、印刷名片、广告费用

报销注意事项：

注明费用内容

提供有效财务发票

报销时间：必须在次月2日前将当月的费用寄到公司公司销售部。每愈一天,扣报5% , 跨月费用不再批报。

推广费用

报销原则：必须是事通过书面申请，经公司销售部经理或总经理同意支出的相关费用。

报销时间：当月发生的费用必须在次月的5日前将有关票据及报销要件寄到公司公司销售部。每超过一天扣报总额的5%。跨月费用不再批报或直接在当月办事处经理工资中扣减；如某项费用已申请并执行，即费用已发生未支付的，办事处经理也必须附清单一起寄到公司，否则视该项申请的费用作废，公司不予报结，

费用项目与报销要件（报销时，相关要件必须齐全，否则不予批报或处以罚金）

3报刊广告、店内广告费用：（申请时提供报价和最大折扣）

报结要件：1）有效广告发票

2）广告公司承制合同

3）制作好后的照片

报结要件：1）有效发票

费用报结总则：

1、先书面申请，经批准备后操作实施，有凭有据按时报结。

2、特殊情况，先报总经理审批，再到销售部建档。

3、各种费用报结时间必须严格按照此规定执行，凡有违反者，公司将有权不予其报结，并且再按所违反的每项报结费用处以50元以上的罚款，由当月工资中扣除。

补充说明

一、费用申请流程：（5个工作日）

办事处经理公司销售部经理总经理公司销售部办事处经理

申请审核批复建档执行

二、费用报结流程：（在5个工作日内完成）

办事处经理公司销售部经理总经理财务部

申报审批批复审核报结建档