矩阵式组织结构模式在科研机构中的应用探讨_张超玉

DOI:10.15891/j.cnki.cn62-1093/c.2005.03.064

经济·管理

矩阵式组织结构模式

在科研机构中的应用探讨

○　张超玉　纪建悦

(中国海洋大学　经济学院,山东　青岛　266071)

〔提要〕　本文深入研究了科研机构的组织特点,分析了我国科研机构现行组织结构的弊端及其不良影响。在此

基础上,分析了矩阵式组织结构的特点,以及矩阵式组织结构在科研机构中的适应性,并对矩阵式组织结构在实施过程中可能产生的不利因素及其应对措施进行了探讨,为科研机构组织结构设计提供了一个新的思路。

〔关键词〕　科研机构;矩阵式组织结构〔中图分类号〕C931　　〔文献标识码〕A　　〔文章编号〕1003-3637(2005)03-0238-03　　科研院所承担着国家重大的基础理论研究、高新技术应用研究等项目的研究工作,是创造和产生科技成果的主战场。只有不断提高科研机构的效率,注重其体制创新,才能不断增强科研机构的活力,提高我国的科研水平,增强国际竞争力。随着科技进步和知识经济时代的到来,我国原有的科研机构组织结构模式已不能适应时代的要求,迫切需要变革与创新。

一、科研机构的特点科研院所从事的是利用知识或智慧,借助于先进的技术和设备,创造性很强的业务活动,它和一般的生产制造企业有着很大的区别。归纳起来有以下几个特点:

1.人员文化层次高,是典型的智力密集型组织

科研机构的性质决定了其从业人员的学历层次普遍较高,大多具有硕士和博士学历,高级职称比例较高。以中国科学院电子所为例,该所共有在职人员560人,其中具有高级专业技术职务人员138人,具有中级专业技术职务人员142人,具有博士、硕士学位的160人,这种人才结构构成特征在其他类型的组织是不多见的。组织结构若不合理,人力资源的优势就难以得到充分发挥,会导致无形的人才浪费。

2.科研机构从事的科研活动创造性强、知识含量高

理论研究、技术创新、产品开发等是科研机构的主要工作,这些科研活动具有不可预测性、风险高、创造性强的特点,随着知识经济的到来,新理论、新技术层出不穷,这对科研单位的科研活动也提出了较高要求,科研机构呈现多任务、多课题并行的状态。这在客观上需要组织结构具备相当的灵活性,强制性的管理约束不利于科研活动的有效完成。

3.跨学科研究已经成为科研机构科研活动的一个新方向

不同学科的交叉、交融已经成为现代科研活动的一个显

著特点。只有众多不同背景的科研工作者相互配合,形成一个团队,围绕某一个重大前沿问题,进行有效合作,才能更好地实现既定的目标。这种研究模式,既保证了科学研究自由探索的需要,又顺应了“大科学”时代科学研究的需要。

二、现行科研机构组织结构的现状及其弊端

科研机构的特征客观上要求科研机构的组织结构要有较强的灵活性和适应性,能充分利用内部资源和外部资源。经过多年的改革,我国科研机构的组织结构形式有了很大的改进,但总体上还是存在很多问题。概括起来主要有以下几点。

1.管理模式明显地不适应研究人员的需要

我国在2000年前后对科研院所实行转制,但转制后的科研院所并没有完全摆脱事业单位管理模式,大多数科研院所还是按职能设岗定人,主要采用的还是直线职能式组织结构(张轶材,2003)。业务组织过程复杂,创造性能力不够。有的科研院所没有意识到管理模式上存在的问题,仍然在强化监督和考核上下功夫,期望通过更严密的计划和更细致的考评来解决问题,由于科研活动难以准确计量和可监督性差的特点,监督效果往往不大。同时职能部门与业务部门又联系不畅,对基层了解不多,极易导致形式主义和官僚主义作风的滋长和蔓延,这些现象在一些科研单位中已经表现得很突出。

2.局部的组织结构调整效果有限

有些科研单位在某些方面进行了尝试,对一些短期的、技术简单、参与人员少的科研任务实行课题负责制等,取得了一定的效果,但毕竟是局部的,没有形成整体框架,配套管理跟不上,往往流于形式。

3.职能部门多,管理费用高,人浮于事

大多数科研机构专业室齐全,从事的研究工作大多覆盖

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了本行业的所有专业,并且专业管理职能层层分摊设有较多职能处室,而职能处室在新的环境下往往又管不了下面,导致管理费用高、人浮于事。

4.没有理顺单学科发展与多学科融合的问题

科研机构的研究室是按学科划分的相对稳定的部门,但大的科研任务往往是跨室的,如何作好跨室的课题管理,要同时处理好两方面的因素:一是任务;二是学科、关键技术。从我国目前科研发展情况来看,很多科研问题已不是单纯的某一个学科领域的问题,而需要多个学科或专业、多种知识领域的专家合作才能解决。传统的科研管理模式,课题责任人的自主性较弱,受到的行政干预较多,积极性与创造性无法得到充分发挥;同时,各种科研资源难以打破单位界限、部门界限和所有制界限,不利于人才流动机制的建立。

三、矩阵式组织结构在科研机构中的应用分析

随着信息化时代和知识经济的到来,对科研机构的组织适应能力提出了很高的要求,同时也为有效的组织结构实施提供了技术保障。现代组织的设计要求柔性原则,这是相对于传统金字塔式的刚性结构提出来的。所谓组织的柔性,是指组织的各部门和人员都是可以根据组织内外环境的变化而进行灵活调整和变动的,组织的结构保持一定的柔性可以减少组织变革所造成的冲击和震荡。

美国加州理工学院天体物理学系F·茨维基教授发明的“矩阵式管理”,正是这样一种通过建立系统结构来解决问题的创新方法,后来被推广为激励创新的一种管理方法。

矩阵制结构通过将职能部门的专家们分配到一个或多个由课题负责人领导的课题中工作。它的特点表现在围绕某项专门任务成立跨职能部门的专门机构上,例如组成一个专门的技术攻关小组去从事新产品开发工作,在研究、设计、试验、制造各个不同阶段,由有关部门派人参加,达到资源共享、统一协调各有关部门的活动,保证任务的完成。组织结构形式是固定的,人员却是变动的。项目小组和负责人也是临时组织和委任的,任务完成后就解散,有关人员回原单位工作。某IT产品开发公司的矩阵组织如图1所示

。

务的有机结合:纵向为学科专业导向,由学科专业负责人实施管理,符合学科专业发展规律;横向为问题导向,按项目实行管理,由项目负责人实施管理,以解决实际问题为目的。

1.矩阵式结构的优点

矩阵制结构是为了改进直线职能制横向联系差,缺乏弹性的缺点而形成的一种组织形式。“矩阵式管理”组织的主要优点有:

(1)分权化与集权化有机结合

便于各个管理部门之间相互协调和相互监督,促进各种专业人员互相帮助,互相激发,相得益彰。

(2)促进了管理中的横向联系和纵向联系

传统研发组织的“金字塔形”组织结构的信息与决策的传输路线长、环节多、速度慢,对环境反映迟钝。矩阵式研发组织采用的是分权管理、扁平形、层次少的组织结构,减少了中间层次,缩短了信息通道,加快了决策速度,利于信息的横向交流,使信息利用更及时、更充分,保证了组织结构的柔性化,组织应变生存能力强。

(3)资源有效共享

在矩阵管理中,人力资源得到了更有效地利用。研究表明:用矩阵管理模式的企业一般能比传统企业少用20%的员工。

(4)应变能力强,工作效率高矩阵型结构的科研组织能够集成组织内部不同部门之间的知识和技能,能对外部技术和环境的变化做出快速的反映,具有较强的灵活性和适应性,能完成复杂性程度的任务和产品。科研机构可以在最短的时间内调配人才,组成团队,集中不同职能的人才,解决复杂的高难度问题,形式机动、灵活,项目结束即可解散。由于这种结构是根据项目进行组织的,任务清楚,目的明确,在新的工作小组里,同事能沟通、融合,协作攻关。

(5)利于培养复合型人才

研究人员能有更多机会接触科研机构的不同部门,可以实现人员之间的专业互补,扬长避短,相互借力和支撑,弥补缺陷和不足,对提升其综合才能有帮助,可以培养一批既懂技术又懂管理的复合型人才。

2.矩阵制结构的弊端

在分析矩阵式组织结构在科研机构中有着很强的发展潜力,表现出多方面的优越性的同时,我们还应看到它存在的缺点和应用的局限性。

(1)纵横交错和复杂的关系易带来沟通协调的困难

关系的增多,若管理跟不上,易导致部门之间沟通协调的困难,为解决这方面的问题可能要浪费很多时间,这就降低了工作效率。

(2)组织的临时性产生的注重局部利益与责任不清问题有时课题组或项目组等新组织的运作与科研机构长远战略发展不一致,过份注意小团体利益。在责任承担方面,人员受双重领导,有时不易分清责任,动力不足,影响了组织的效率。

(3)成员身份特殊,管理上有一定困难

图1　某IT产品开发公司的矩阵组织结构图

矩阵式组织结构是科研机构中学科或专业与项目或任

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参加项目的成员都来自不同部门,隶属关系仍在原单位,成员位置不固定,有临时观念,有时责任心不够强,若没有足够的激励手段与惩治手段,项目负责人对他们管理就会困难。这种人员上的双重管理是矩阵制的先天缺陷,同时员工接受双重领导,他的两个直接上司的命令经常会发生冲突,经常能体会到焦虑与压力。

3.克服矩阵制结构局限性的对策与建议

矩阵制结构的局限性更多的是在执行过程中产生的,有效克服其弊端是我们在科研机构运用矩阵式管理取得效益的关键。在实际应用中要结合科研机构的特点,积极探索矩阵式管理的规律,加强管理,研究措施,克服不足,提高矩阵式组织结构的效率,发挥其优势。

(1)充分运用信息技术加强信息共享和沟通

充分利用科研机构技术领先和设备先进的优势,运用信息技术提高沟通的效率,传统无法处理的指数化增长的信息量和复杂的人际关系在计算机强大的信息处理能力面前迎刃而解。建立一个完善信息管理系统,作为成员之间、上下级之间高效率沟通的平台,达到政策和信息共享,实现“跨越时空的界限”的交流。充分运用因特网的巨大作用,加强信息的传输,通过电子邮件、BBS(电子公告牌)、视频会议等通信技术可以在同一时间将信息在整个组织范围中扩散。同时,采取制度性或结构性措施来保证沟通的有效性,如召开定期沟通例会或结构性地设立一个负责协调的岗位,如专业的监督委员会、特别小组等,解决跨部门沟通问题,使部门围墙透明化。

(2)利益引导,交流思想,提升凝聚力

在处理不同利益之间的再分配问题时,科研院所可以通过制度化的形式让研究人员和技术人员的利益得到保障,如加强知识产权的保护,承认科研人员的贡献和努力,有的科研单位实行实时施奖,对创造出重大科研成果的个人的奖励及时兑现,有效地调动了科研人员的积极性;另外,加强与研究人员和技术人员的思想沟通,让其明白新的管理体制对单

位发展的重要性以及对其发展的意义,让他们抛掉狭小的本位主义,凡事以大局为重。

(3)加强协调管理

为了保证科研活动的高效运行,职能和产品主管必须一起工作,解决问题。职能主管主要解决下属的技术水平问题,而项目主管则具体管理下属在这个项目上的行为、工作结果和绩效。这些活动需要大量的时间、沟通、耐心以及共事技巧。

四、结束语

经济社会的发展,对科研机构的组织结构形式提出了新的要求,原有的组织结构形式已经不适应时代的要求。矩阵式组织结构是解决当前我国科研机构弊端的一个很好的方式,表现了很强的生命力,它对我国科研机构组织结构的调整将会起到重要的作用。

参考文献:

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2.林景新:《为什么选择矩阵管理》中国管理传播网(http://manage.org.cn)2004-8-13。

3.邢少国、李孝刚:《组织结构设计系列(四)———矩阵式组织结构》《友邦创富管理论坛》,2004年,第8期。

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8.王英俊、

丁

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理对策》,《科学学与科学技术管理》,2004年,第4期。

9.张轶材:《研究所的改制与组织结构设计》,《电器工业·行业工作时事》,2003年,第6期。

责任编辑:汉河;校对:亚中

(上接第124页)的东西,美好的东西,能达到一种极致。在

一定的时代,在一定的环境,可以达到顶点。我经历了美好的极致,那就是抗日战争。”⑧这与他的浪漫主义的文学观相一致。

注　释:

①②④⑥孙犁:《孙犁书话》,北京出版社1996年版,第238、237、237、238页。

③郭志刚:《孙犁评传》,重庆出版社1995年版,第96页。⑤孙犁:《风烛庵文学杂记》,郭志刚《孙犁评传》,重庆出版社1995年版,第72页。

⑦孙犁:《黄鹂》,《写作文鉴》(上),中央广播电视大学出版社1984年版,第78页。

⑧孙犁:《文学和生活的路》,郭志刚《孙犁评传》,重庆出版社1995年版,第79页。

责任编辑:杨文德;校对:三川

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