档案利用效果好

　　摘要：档案是历史的真实记录，近几年来，我们一手抓档案管理现代化，完善检索体系，提高管理水平；一手抓转变职能，大力开发档案信息资源，做好查阅接待工作。本文对建筑设计档案利用的效果进行了详细的介绍。 　　关键词：工程档案；档案管理；效果 　　引言：我院是一个老设计单位，从五十年代起一直承担着全市工业与民用建筑设计任务。院档案室保存的档案全面地反应了市建筑业发展的过程及所取得的建筑科技成果。这些资料是几代工程技术人员劳动智慧的结晶，在开发利用中发挥了明显的社会效益和经济效益。 　　1.工程档案的概述 　　工程建设，包括诸多环节，涉及到土建项目、设备安装、电力系统安装、监理招投标等诸多内容。因此，完整的工程资料包括：工程准备阶段资料、监理资料、施工资料、竣工图、竣工验收资料。 　　工程准备阶段资料：决策立项阶段资料；建设用地、征地、拆迁资料；勘察、测绘、设计资料；招投标资料；开工审批资料；工程质量监督手续；财务资料；工程竣工验收资料。 　　监理资料：监理管理资料；进度控制资料；质量控制资料；造价控制资料；分包资质资料；合同管理资料。 　　施工资料：工程施工技术管理资料；工程资料控制资料；工程施工质量验收资料；单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录。 　　总之，为了保证日后工作的需要，工程档案管理应该尽可能做到全、细、好。全，是要根据自己的实际经验，由专业人员来核对；细，就是对照清单，详细得查对是否存在实际中与清单总数量不符合的现象；好，就是要仔仔细细核对收集到的档案资料是否完好无损，存不存在部分丢失的现象。 　　工程档案应该该怎么用 　　加强工程档案管理的目的是为了利用，在工程档案的利用上，应该主要做好以下工作。履行完备手续，在各单位、各部门因为工作需要，确实需要查阅或借阅工程档案的，必须按照集团公司关于涉密档案的相关规定和工作程序办理完备的手续。如果是因为工作的需要不能及时得归还，必须要以书面形式来说明具体原因并且履行档案的续借手续。 　　严格注意保密工作，在因为工作的原因而必须复印工程档案时，必须要按照先由本单位领导来确认，并经过该档案管理部门的主管领导签字同意后，然后再请示上级领导批准后，方可复印；对于涉及到企业保密性的技术工程档案，应加盖保密印鉴，原则上严禁任何人复印。由于工作的需要，必须需要复印的，一定要经过主要领导（工程指挥）或主管领导（工程指挥授权的副总指挥）得同意方才能进行，切实保证不泄密。 　　及时收集整理档案，在遇到因为工作的原因，需要发放到施工单位以及各单位、各部门的工程档案，应该由档案的主管部门登记并填写《工程档案发放登记表》并且由接收的人员签字，以备检验查看。另外，要认真地做好工程档案的保管检查工作，以半年或一年为一个阶段，进行阶段地全面检查以及清理，做到账档保持一致，如出现丢失、被盗、被泄密，应立即报告并采取措施以便作出妥善的处理。 　　2.档案利用的效果 　　2.1能减少工程资金的投入 　　皖江影剧院是我市唯一一家能容纳二千名观众的影剧院。这座五十年代兴建的剧院，因1974年一场火灾，将屋面建筑全部烧毁坍塌，观众厅四周墙体及花楼门厅部分混凝土承重构件强度受到影响。因受当时经济条件所限，市政府决定对剧院只作复建，并要求舞台扩建升高，屋面改原木屋架为钢筋混凝土屋架，花楼重建，门厅修复.这样使复建的设计难度比重建设计难度还大。其一，要对现有墙体混凝土构件要逐一进行强度鉴定。其二，必须详细了解原设计墙体及钢筋混凝土构件的内力及安全系数，计算才能得出现存墙体及承重钢筋混凝土构件是否保留或在原基础上加固。其三，该剧院是五十年代兴建的，由于当时的地基处理技术及施工条件限制，采用的是松树桩，用人工制作的木制打桩架土施工加固的，剧院落成不久观众厅及门厅墙体出现裂缝。复建工程要求将舞台观众厅升高，原设计采用的木屋子架改为钢筋混凝土屋子架，其荷重大大增加对已不堪重负的地基必须采取加固处理。要解决上述问题，必须要有原设计资料及地质勘探与原基础处理资料为依据。因此，这项修复工程能否进行，取决于是否保存有原设计的完整图纸资料。也正因为该剧院的全部资料保存完好，设计人员才能顺利地按照复建工程的要求对照原始资料，对基础、墙体及混凝土构件进行详细设计计算，很快提出了复修意见：一是保留原舞台的一部分及观众厅四壁；二是花楼部分的混凝土构件因受高温影响强度无法满足安全使用要求，因而必须拆除重建；三是门厅墙体混凝土构件强度影响较小，采取局部维修保留使用；四是基础在原松树桩加固的基础上，根据上部荷载情况采用石灰桩加固。复建工程保留原建筑物面积约2000平方米，可节约经费开支达百万元。到八十年代后，该剧院又委托我院设计剧院空调工程，工程技术人员利用复建工程中收集的剧院附近地下人防工程的详细资料，成功地设计了利用地下人防工程的室内空气温度与地表外大气温度差，解决了大型剧院室内空调问题，不仅效果好，设备投资也少比采用其它空调设备节约投资10余万元。 　　2.2能缩短工程建设时间 　　当代的设计工作正朝着组合式设计、简化设计和计算机辅助设计的方向快速发展。实现组和式设计，主要体现在工程建设中对住宅楼、标准车间、厂房、仓库、学校教学楼等标准图的套用，如1985年我市开始进行老城改造，各住宅小区设计任务十分繁重，那时又没有计算完全靠手绘图和计算。如果每幢楼均按常规设计方法进行就无法适应老城改造的发展需要。因此就在小区住宅楼设计中采取利用现成单元拼凑或住宅楼整套图纸套用，既满足了各开发单位的时间要求，又适应了老城改造的步伐。1991年，我院承担的经济开发区前期拆迁户的住宅区规划与设计任务，共6.5万平方米，档案室提供套用图纸6.2万平方米，保证了在半个月的时间内完成整个小区的设计任务. 　　2.3能及时找出工程事故的原因 　　建筑物在设计施工过程中或在工程竣工以后，质量事故是难以完全避免的。如何分析事故原因、分清事故责任、制定处理方案，原始档案资料是唯一的凭证和依据。如某塑料厂兴建制鞋车间，拟建场院地地质条件较差，我院原基础设计采用磨擦桩.在工程竣工即将投产的前夕，因邻近工厂兴建厂房，基础施工采用振动灌注桩.受振动的影响制鞋车间附房与主厂房连接处发生了断裂.根据甲方反应，我院查阅了原设计图纸资料，经技术人员鉴定确认原设计图纸无任何问题后经了解发现，甲方在施工过程中为节约经费自行改动地基基础设计方案，因受外界一振动地基下沉造成主厂房和附房严重断裂.经甲方再次委托，我院参照原设计图纸资料提出了修复方案使断裂处得以修复.即分清楚了事故责任又为厂方解决了之急.由此可以看出档案的利用不但起重要的作用而且还创造了社会效益和经济效益. 　　3.结语 　　工程建设中的档案资料是对整个建设工程过程的实际记录，包括工程从立项到施工、再到竣工阶段的各项活动，加强工程档案资料的编制与管理工作，认识到工程档案的重要性，利用有效记录的工程施工过程，可及时汲取教训、总结经验，并为项目后期的维修、改建等提供有力依据。 　　参考文献： 　　[1]付华，国家档案资源建设研究[D]；北京人民大学资源管理学院；2006年 　　[2]徐英浩.浅谈施工档案在工程管理中的作用[J].工海煤气，2004（5）：87-88