新形势下的会计信息化问题研究_何日胜

第23卷 第4期 2005年8月

嘉应学院学报(哲学社会科学)

Vol.23 No.4

Aug.2005

JOURNALOFJIAYINGUNIVERSITY(Philosophy&SocialSciences)

新形势下的会计信息化问题研究

何日胜

(嘉应学院财经系,广东梅州514015)

*

[摘 要]附着互联网络平台的日益成熟,信息社会环境已逐渐形成,电子交易平台日益普及,会计环境已发生极大的变化,构建开放、智能、实时处理、实时报告的会计信息化系统已是形势使然。本文着重对会计信息化的涵义、内容、实施和控制等方面进行探讨。

[关键词]会计信息化;信息技术;互联网

[中图分类号]F235 19 [文献标识码]A [文章编号]1006-642X(2005)04-0023-04

当前基于Internet和Intranet网络平台的电子商务网站大量涌现,电子商务的经营模式和结算方式改变着会计处理环境,而会计环境(包括信息科技)的剧变呼唤会计革命。此外,会计信息使用者对企业会计信息在时效性、公允性等方面也提出了实现实时报告的高要求,因此,在新形势下需要构建一个会计信息化系统,要求把会计信息构建置于企业信息化和社会信息化的大背景下,建立起会计与企业和社会的有机联系的系统,是一种更开放的、更智能化的、能随时感知信息变化的、实时处理的、便于进行交互式活动的信息系统。

一、会计信息化的涵义

会计信息化的涵义目前仍未有定论,存在着各家之言。会计信息化是一个新的名词,其含义中应体现以下几方面内容:一是现代信息技术的革命,使会计核算工作更多地利用现代信息技术高速发展的成果,此外,它同样深刻地影响和改变着会计的基本理论体系和方法、会计基础教育和高等教育、会计和财经法规、政府对会计工作的组织、会计人员的管理和培训等诸多方面;二是现代社会以信息化作为进步的标志,会计信息化是为了更新术语、顺应现代社会信息化发展趋势而产生的;三是会计信息化则要求人们以放眼世界的新视野、站在整个企业的高度来认识信息化工作,构架新一代的现代企业管理信息系统,促使企业推进全面信息化建设,最终促使整个社会经济信息化的快速发展;四是实现会计信息

化,其重要的目标和根本任务,在于建设能够迅速提高企业的现代管理水平、满足现代企业管理需要的新一代会计信息系统,也是将会计电算化

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发展为会计信息化的现实意义所在。

因此,会计信息化的概念可定义为,是采用现代信息技术,对传统的会计模型进行重整,并在重整的现代会计基础上,建立信息技术与会计学科高度融合的、充分开放的现代会计信息系统。这种会计信息系统将全面运用现代信息技术,通过网络系统,使业务处理高度自动化,信息高度共享,能够进行主动和实时报告会计信息。

二、会计信息化的内容

我们将循着会计信息系统的内容和会计信息化的发展过程两条主线对会计信息化的内容进行讨论,进而提出会计信息化内容。首先,从会计信息系统的内容来看,会计信息系统包括财务会计和管理会计两个方面的内容。将财务会计和管理会计统一起来考虑,就是以事前为主的 决策 、以事中为主的 管理 和以事后为主的 核算 。其次,从中国会计信息化的发展过程来看,主要分为三个基本的阶段,会计核算信息化、会计管理信息化、会计决策支持信息化三个阶

[2](P224)段。所以,无论从会计信息系统的内容上讲,还是从会计信息化的阶段上讲,会计信息化都不外乎是会计核算信息化、会计管理信息化和会计决策支持信息化三个方面的内容,以及会计基本理论信息化和会计教育信息化。

*本文是广东省2003年会计科研招标立项课题 新形势下会计信息化问题研究 的部分研究报告,项目编号:03038。[收稿日期]2005-06-28

[作者简介]何日胜(1965 ),男,广东兴宁人,嘉应学院财经系,副教授。

(一)会计核算信息化

这是会计信息化的第一个阶段,在这一阶段完成的主要任务包括:设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等。会计核算信息化主要是通过网络财务软件,实现会计数据处理的信息化。会计业务流程的建立是会计工作的基础,企业会计组织机构、会计工作岗位、会计人员职责、会计的内部控制制度等方面都是根据会计的业务流程来确定的。会计理论体系的变革与信息技术手段在会计领域中的广泛运用,对手工会计模型下的会计业务流程将产生深刻的影响和变革。会计业务流程的改变又将使会计核算方法也随之改变,同时建立在手工会计模式基础上的传统会计组织也将进行适应性变革,会计岗位将根据新的会计业务流程和新的内部控制制度的要求进行重新设计,还可建立跨会计主体的社会集团内部的集中的公共会计部门来开展会计工作,对信息社会中出现的新的企业形式,如虚拟企业,将采用新的会计理论体系来处理。由此可看出,会计实务工作的信息化实际是社会信息环境导致企业财务管理组织的创新和会计实务工作手段与方法的创新。

(二)会计管理信息化

会计管理信息化是在会计核算信息化的基础上,利用会计核算提供的数据和其他有关数据,借助计算机会计管理软件提供的功能和信息,帮助会计人员筹措和运用资金,节约生产成本和经费开支,提高经济效益。会计管理信息的内容主要有:进行会计预测;编制财务计划;进行会计控制。会计管理信息系统可由资金管理子系统、成本管理子系统和利润管理子系统组

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成。会计管理是指财政管理部门对会计的管理工作,包括会计人员管理与会计信息管理两方面。利用现代信息技术建立会计人员信息系统和会计证管理系统,还可通过发达的教育培训网络,对在职会计人员进行会计知识的继续教育,使新制定的业务处理规则,运用现代化的网络培训及时地传达到广大的会计人员中。会计信息管理主要是通过会计法、会计准则、财务通则、财务法规、会计制度、财会规定等方面,对会计工作进行规范化管理。这种规范和要求必须充分考虑信息技术环境的影响,为会计理论与会计工作的信息化提供合法性支持和发展动力。

(三)会计决策支持信息化

这是会计信息化的最高阶段,在这个阶段由会计辅助决策支持软件来完成决策工作。该软件根据会计预测的结果,对产品销售、定价、生产、成本、资金、企业组织、经营方向等内容进行决策,并输出决策结果。主要包括经营活动决策模型及其应用、投资活动决策模型及其应用、筹

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资活动决策模型及其应用。会计决策支持系统与会计信息系统中的其他子系统共同组成了一个完整的会计信息系统,他们相辅相成,分别完成会计核算、会计管理、会计预测决策等相关工作。其中会计核算信息是基础,是后两个层

次的重要数据来源,会计决策支持信息化是从前两个阶段的信息化发展而来的,决策所依据的数据要靠前者来提供。会计决策支持系统按会计决策影响的时间、区间可以分为短期决策和长期决策两个子系统。前者以生产经营为内容,后者以项目投资、证券投资及长期资金筹集为内容。

(四)会计基本理论信息化

基于工业经济社会的传统手工会计基本理论,如何适应和建立在信息社会和知识经济社会下的信息化会计基本理论问题,是目前会计学界正在探讨的问题。信息技术的发展正在改变着传统会计理论体系,应根据信息社会的特点,在会计基本假设、会计一般原则、会计职能、会计任务、会计核算方法、会计报告原则等方面形成新的会计理论体系,并将这些新会计理论体系的内容录入财务网络系统,让全社会的人都可以上网查询,还可就有关理论问题在全社会中探索和争鸣,形成一个开放式的会计信息体系。

(五)会计教育信息化

在信息环境下,传授给会计专业学生的应该是与信息技术完美结合的现代会计理论体系,学生学到的不仅仅是现代会计的基本理论与方法,而且还要学会建立与企业相适应的会计信息系统。此外,应充分利用信息技术的成果,建立会计教育网络系统,面向学校、面向社会,让学校会计专业学生、会计理论和实务工作者,都可以通过网络在会计教育网上学习最新的会计知识,并为之展开讨论。此外,利用先进的视频信息技术,在电视频道中开设会计频道,面向会计人员,系统地播出信息化的会计知识,让全社会的人都可以有机会接受正规的会计知识教育。

三、会计信息化的实施(一)会计信息化的实施

会计信息化涉及企业组织内外经济、技术、观念等环境性因素,也涉及人、财、物和会计基础工作等基本条件,是一项复杂的系统工作。会计信息化的实施主要应做好以下几个方面的工作:

1 对准备实施会计信息化的企业实行业务调查。必须抽调一批精干的人员建立一个组织策划机构,负责对企业现行会计工作的现状、会计电算化的流程,以及行将进行业务与财务一体化的各个环节进行业务调查,摸清现状,找出信息化的切入点。

2 进行需求分析,做好规划工作。根据业务调查的结果,结合企业的实际,进行业务财务一体化系统的需求分析。制订企业管理信息化系统的总体规划,制订单位会计信息化的发展规划。

3 制定解决方案,提出会计信息化需求实施细则。根据需求分析的结果,初步制定解决方案,并提出会计信息化需求的实施细则。

4 进行会计信息化的流程设计。根据解决方案的实施细则要求,采用系统软件进行会计信息化的流程设计。

5 网络财务管理软件的安装与设置。做好计算机硬件配置的同时,应选择适合企业实现业务财务管理现代化的软件,可选择ERP管理软件。ERP(EnterpriseResourcePlan企业资源计划)是结合现代先进的信息技术和系统化的管理理念,基于面向供应链的管理思想,把企业经营生产过程中的有关各方和各个环节纳入一个紧密的供需体系中对供应链中的信息流、物流、资金流、工作流和增值流进行设计、规划和控制,合理安排企业的产、供、销活动,使企业能够及时有效的利用一切资源快速高效地进行生产经营,是服务于企业决策、生产、运营的管理信息系统和

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综合管理平台。对ERP软件进行安装和合理的设置。

6 会计信息化系统的试运行及调试。会计信息化系统试运行是将会计业务交给ERP系统、网络财务软件来处理,同时继续保留会计业务的手工处理方法(或电算化处理方式),不断将两种处理结果进行比较,发现不一致时,查出原因,解决问题;通过系统的试运行进一步认识与熟悉网络财务软件与ERP系统的功能和性能,不断调整其基本设置,使系统运行达到比较理想的结果。

7 会计信息化系统正式投入运行。经过试运行并保证结果一致时,并符合财政部颁发的 会计电算化管理办法 所规定的标准,经过有关部门审批,可将会计信息化系统正式投入运行,同时要对系统运行中的异常及故障及时进行维护,以确保系统能持久可靠地使用。

通过会计信息化的实施带动整体管理水平的提高,实现财务会计基础工作的规范化;实现会计核算和财务管理局部网络化;实现财务信息集成的高度自动化;实现成本核算平台的统一化;实现对同一经济业务的数据共享,使财务人员从手工劳动中解脱出来,从核算型向管理型转变,充分发挥分析、评价、管理的作用,同时提高企业的核心竞争力和综合管理水平。

(二)会计信息化实施的难点

目前的会计电算化在运用过程中暴露出来的问题主要有:一是中国实行会计电算化的单位中,大部分只是利用电脑处理会计的基本核算,而大量的财务管理和财务分析工作,仍采用手工操作,很多单位因缺乏高水平的财务管理人员,使财务管理成为空谈。而中国大多数已实行电算化的企业只处于(EDP)阶段,局限于对手工的模仿,只有极少数单位开发出包括会计信息系统在内的一体化的MIS,能用DSS的基本没

[6](P43)有。二是在电算化实施中,财务数据与业务不能共享,致使财务软件只有财务部门在使用,不仅与企业外部信息系统隔绝,而且与企业内部的业务部门也没有很好的连接。财务人员录入的数据,基本上只是单纯地为了记账和完成事后对业务的反映工作。三是软件开发不到位,给使用造成不便。四是软件提供的功能不全面,使得有些核算还需手工完成。在市场竞争激烈的环

[7](P16)

境下,各单位的管理在不断细化。

会计信息化是建立企业级的全面管理信息化,实施过程中的难点主要体现在:一是目前中国的软件开发要达到财务与业务一体化的要求还不太理想。对财务软件而言应包括会计核算子系统和管理会计子系统,前者侧重于向企业外部提供有关整个企业的经营成果、财务状况及其变动信息;后者则侧重向企业经营者及各层管理部门提供经营管理所需的预测、决策信息。企业要有效地控制信息流、资金流和物流,单靠财务部门使用软件是不够的,企业各个部门尤其是业务部门必须将其业务信息纳入软件管理的范畴,软件功能将延伸到企业经营和管理的各个方面。因此,财务软件必须从部门级应用向企业级应用扩展,建立财务信息和其他业务信息的接口,彼此共享,做到 信息集成、过程集成、功能集成 ,实现财务信息和业务信息一体化,才能真正从全方位、多层次体现可信的决策信息。二是要实现会计信息网络化,给网络管理带来重大的挑战。网络财务是电子商务的重要组成部分,将帮助企业实现财务与业务协调,远程报表、报账、审计等远程处理,事中动态、会计核算与在线财务管理,实现集团企业对分支机构的集中式财务管理,它支持电子单据与电子货币,改变了财务信息的获取与利用方式。网络财务软件能够在局域网和广域网范围内整合使用,适合远程应用,支持电子商务。现代信息技术的发展带来的大量先进的高新技术,为开发与应用网络财务软件奠定技术基础,基于Internet/Intranet的Web技术、网络数据库技术和三层结构组件技术的成功应用,为开发网络财务软件提供了坚实的技术保障。另外,防火墙技术是实施网络财务软件必不可少的安全保障,它可把企业的内部网与Internet隔

[8](P28)

离开来,作为企业网的第一道安全防线。

四、会计信息化系统的控制

会计信息化是利用现代信息技术等手段建立起来的一个开放的信息系统,它与传统的会计系统在业务的集成化、业务数据的采集、业务的处理过程、会计信息报告等方面有着很大的区别,因此,会计信息化系统的会计控制就显得更为重要。会计控制可分为环境控制和应用控制两个大方面。

(一)环境控制

环境控制是对系统运行环境因素进行的控制。包括组织控制、开发控制、操作控制、安全控制、会计档案控制等方面。

1 组织控制。组织控制的最基本要求是达到恰当的职责分离,使系统中的有关人员正确、有效地履行自己的职责,并能有效地限制和及时发现错误和不法行为。主要应做到部门之间的组织控制,以及部门内部的岗位分工控制,做到系统开发维护人员与系统使用人员相分离、信息处理部门与业务处理操作人员相分离。

2 开发控制。系统开发过程指系统的规划、分析、设计、实施、运行与维护的各个阶段,其控制是一种预防性控制,是为了防止系统在开发过程中可能出现错误和偏差,保证会计信息系统开发过程中各项活动的合法性和有效性以及系统的内部控制和审计线索。主要应采取开发方案控制、开发过程控制和系统测试控制。

3 操作控制。应通过操作规程来控制操作活动,防止和减少操作失误及利用操作进行舞弊。主要措施应包括:规定上机操作步骤、程序运行顺序、设备和文件使用要求、重新启动系统的规则、改错要求等方面。

4 安全控制。安全控制项目主要应包括环境控制、维护控制和档案控制三个方面的内容。环境控制保证设备运行正常的温度、湿度、供电和磁场等。维护控制应做到维护测试系统与作业系统相分离,应及时对系统软件进行升级和平台转换,防止计算机病毒的攻击。档案控制应保证系统文本资料的完好性和保密性。

(二)应用控制

应用控制是对系统中具体的数据处理活动进行的控制,主要是指输入控制、处理控制和输出控制和会计期间控制。

1 输入控制。在会计信息化系统中,数据输入是数据信息的源头,输入控制就是要保证输入数据的有效性、合法性、完整性和准确性。输入控制的控制技术包括平衡校验、逻辑校验、代码校验、复录校验、分录校验和责任控制等方法。

2 处理控制。处理过程控制主要包括软件控制和硬件控制两个方面。软件控制主要审查

软件对数据的计算、分类、汇总等处理是否正确,是应用控制的关键,主要方法有程序审核、数据有效性测试、数据完整性测试、断点技术控制和记录处理日志等。硬件控制是通过计算机硬件系统本身控制数据的准确性和完整性。

3 输出控制。输出控制是对系统的输出结果进行控制,重点在于数据稽核控制、授权输入控制和打印程序控制等。

4 会计期间控制。会计期间控制的主要措施是保证计算机系统日历、电子证账表日历和自然日历三者的一致,以保证会计信息系统操作的有效性。

五、结语

会计信息化是当今日益形成的社会信息化环境和会计信息使用者对信息需要的改变环境下形成的,是时代发展的需要。会计信息化的确立对传统会计中会计基本前提、会计原则、会计处理方法、会计报告体系等理论和实务将产生一定的冲击。建立会计信息化是一个体系也是一个理念,是一个与社会现实中的各种业务和信息体系相关联的系统,将有一个漫长而复杂的实施过程。同时,由于中国现在的信息化水平不高、会计电算化也还尚未普及、对传统会计的理论和实务冲击较大、会计信息化系统自身构造的复杂性等原因,我们必须认识到会计信息化实施存在相当大的难度。但尽管如此,会计信息化是社会发展中不可阻挡的潮流,通过广大会计理论和实务工作者以至全社会的努力,会计信息化系统一定会建立起来的,迎接会计发展的新时代。

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责任编辑:陈 永

StudyofInformationizationProblemsofAccountingundertheNewSituation

HER-isheng

(DepartmentofFinance&Economics,JiayingUniversity,Meizhou514015,China)

Abstract:EnvironmentofinformationsocietyistakingshapegraduallyalongwithplatformoftheInter-net sincreasingmaturation,whichleadstoelectronictransactionplatformbeingpopularizeddaybyday,aschangestheaccountingenvironmentgreatly.Suchsituationre-quirestoconstructinformation-basedaccountingsystemthatisopen,intelligent,real-timeprocessing&reporting.Discussioninthispa-perfocusesonaspectsofaccountinginformationization smeaning&content,implementation&control,etc.

Keywords:AccountingInformationization;informationtechnology;internet