物业管理制度

山东银座购物中心物业管理制度

第一章 总则

一、为保障物业设备设施运行的安全性与经济性，营造整洁、美观、舒适的工作环境与购物环境，全面推进山东银座购物中心物业管理工作的规范化与标准化，特制定本制度。

二、本制度适用于山东银座购物中心物业管理以及旗下和谐广场物业部所有工作人员。

三、本制度依据中华人民共和国《物业管理条例》、《山东省物业管理条例》以及《济南市物业管理办法》等相关法律法规，以集团与公司各项制度为指导，结合山东银座购物中心物业管理的业务内容及其具体情况进行制定。

四、本制度的主要内容共分为六个部分，分别为：总则、设备管理、综合维修管理、保洁与绿化管理、费用管理和档案管理。

第二章 设备管理

一、设备机房管理

（一）值班管理

1．值班人员必须认真遵守公司考勤制度。不得迟到早退，有事提前请假，不准随意调换岗位和班次，不得擅离职守。

2．值班人员应严格遵守岗位工作制度，按要求穿戴，防止发生各种可能发生的人身及设备事故，机房内严禁存放易燃易爆等危险物品，严禁吸烟。

3．值班人员应检查机房内消防器材是否配备齐全，是否放在指定位臵。

4．设备机房实行24小时运行值班，非值班人员不得随意进入，如需进入，参考机房出入登记相关管理规定。

5．值班人员应认真管理好工具，用具及设备机房钥匙，维护检修工具要放在指定位臵，不得随意外借。

6．当值人员应及时清扫机房，清洁设备设施，做到地面、墙面、设备、设施，无积尘、无油渍、无污物。机房内的相应设备应随时上锁，钥匙由值班人员保管，值班人员不得私配钥匙。

7．值班人员应认真填写值班记录并妥善保管。值班记录包括操作运行情况，异常现象，故障事故处理情况，检修及施工情况，交接班情况及其他情况。值班记录应做到数据真实，准确，干净整洁，填写字迹应工整清楚。

8．值班人员须做好值班期间的设备巡视检查，对发现的设备缺陷及事故隐患，应认真做好记录并及时上报。

（二）交接班管理

1.接班人员应严格按值班表规定顺序上岗，每岗提前至少十分钟接班，接班人员不到当班人员禁止离岗。

2.交班人员须妥善交接工具及钥匙，认真填写交接班记录（电子版及纸质版），向接班人员如实交接本班情况，内容包括：设备运行情况、能耗指标情况、事故情况及遗留问题、机房环境卫生情况、上级的有关指令及其完成情况等。

3.交接班时，接班人员须认真查看交接班记录并进行现场核查，确认情况属实后，双方签字，交班人员方可离开。凡交班者交接时没有交清的问题，属交班者责任；接班者未经认真核查而盲目接班所出现的问题，属接班者责任。

4.如交接班过程中出现问题，两班人员应配合将问题解决，不得互相推诿，如果一时无法解决，应及时记录，并上报运行主管处理。

（三）出入登记管理

1.除当值人员外，其他人员进入设备机房须经相关负责人同意，并填写出入登记表。机房值班人员应认真核对登记信息，无误后签字确认。

2.填写出入登记表的人员必须在值班人员陪同下方可进入，陪同人员应全程陪同并承担参观过程的管理责任；未经许可，一律不得复印技术资料或进行拍照。

3.外来人员进出机房，应遵守机房相关规定。

4.各类设备出入机房必须填写申请表，经主管领导签字同意并在值班负责人的陪同下进行。

（四）巡视管理

1.物业管理各科室须根据设备分布情况、管网情况进行全面分析，制定出切实可行的巡视路线，提高巡视质量。

2.巡视人员必须按照规定的时间和巡视路线定期按时巡查，严禁从事与巡视无关的事情。

3.巡视人员须在开场前至少20分钟入场对设备进行巡视检查，并认真作好巡视记录并签字，科室负责人应定期对巡视记录进行抽查并签字确认。

4.巡视人员须熟悉掌握设备系统知识，对巡视参数是否正常做出正确判断，发现问题能处理的要及时处理，不能立即处理的应马上采取临时措施并上报，必要时停止设备运行。

5.对有运行缺陷的设备应加强监视，如果发现其缺陷严重程度已使设备不能继续安全运行，随时可能导致发生事故，必须尽快消除或采取必要的安全技术措施进行处理。

6.具体巡视要求及内容详见各专业相应《运行手册》。

（五）标识管理

1.设备机房的管理标识主要有：设备标识牌、机房标识牌、阀门指示牌、管路标识牌、警示牌、方向指示标志、提示牌等。

2.各设备机房须制作统一格式的标识牌。

3.各机房应张贴设备用房标识牌。

4.各设备设施应张贴相应标识，其标示牌内容须包括：

设备名称、型号、台账编号、设备编号、设备品牌、维护责任人等项目。正在维修的设备，应标明维修的起始时间，维修负责人。停用、闲臵的设备必须标识清楚。

5.各机房空调管路、消防管路应张贴管路流向与分区流向指示标识并使用不同颜色进行区分；指示标识内容应包含管路名称、箭头流向指示等项目。

6.各机房手动阀、电动阀、电开关箱在日常操作中需对相应开关模式进行安全警示、操作提示的，应悬挂相应警示牌或指示牌。

7.安装和制作好的标识由管辖区域人员负责日常清洁与保养。如发现标识已经被污染、涂抹、自然破损或已失去标识意义，应及时更换、替补。

二、设备运行维护管理

（一）设备日常维护与保养

1.各专业主管应制定本科室设备的定期维护保养计划，报科室负责人批准后组织实施，并由科室负责人负责检查执行情况。

2.设备运行维保人员按设备维护保养计划定期实施设备维护保养，并认真填写维护保养记录表。

3.设备运行维保人员对所管辖的设备要做到“四会”：会使用、会检查、会保养、会排除常规故障。

4.设备运行维保人员应认真执行设备维护保养规程，对

设备进行擦拭、润滑、调整等日常保养，严格执行《运行手册》中各类设备的技术指标及保养标准的具体规定。不得私自更改维护保养程序、内容及标准。

5.设备维保人员在工作中应按照各类设备维护保养规程保证设备易损件更换及时。

6.巡视检查中发现设备损坏时，应及时进行维修，填写《设备维修记录表》，重大维修应向物业部长报告。

7.外委维修时按设备维护保养规程及合同约定内容，对委保厂家保养工作进行监督检查，验收合格后，在其保养记录上签字确认，物业部组织有关人员对委保厂家的服务进行评价。

（二）设备维修管理

1.设备所属科室须根据设备使用状况制定检修计划。根据设备保养情况及运行状态确定设备的大修、中修期限。

2.检修人员要严格按照检修计划进行检修，根据设备运行状况认真填写检修报告单，并签名存档。

3.维修人员须严格执行各类设备维修操作规程，维修完毕后填写维修记录单并存档。

4.维修人员要爱护维修工具、设备，节约材料，遵照领料规程，作好领料记录，专料专用，余料、旧料及时上缴，不得私自处理，做好维修材料的回收和二次使用。

5.对需要大修、中修的设备，须由专职技术人员对维修

级别做出鉴定，应逐级汇报至物业分管副总经理，按公司审批规定经批准后方可实施。

6.当设备出现严重问题，公司内部维修人员无法解决时，需进行外委维修。属于保修期内的维修设备，要及时通知厂家在规定时间内维修。

7.设备所属科室须对大修、中修后的设备进行维修后评价，认真检查修复后的检验报告以及各种参数等。若发现异常情况及时处理，重新维修。

（三）设备缺陷管理

1.设备缺陷是指运行及备用的设备或系统及生产设施随时发生的影响人身和设备安全、设备运行经济性以及文明生产等的设备异常现象。

2.设备缺陷管理的基本任务是掌握设备状态，及时发现设备缺陷，降低故障率，提高完好率，延长使用寿命。

3.按照设备缺陷的严重程度，设备缺陷可分为：

(1)一般缺陷：设备问题较轻，不处理对安全运行威胁不大的缺陷。

(2)严重缺陷：设备发生问题，对人身或设备威胁很大，但短时期内仍可暂时运行的缺陷。

(3)紧急缺陷：设备或建筑物发生的直接威胁安全，随时可能发生设备事故，需进行紧急处理的缺陷。

4.设备巡视人员发现设备缺陷时，应按下列规定及时报

告，并在《设备缺陷报告单》中进行登记。

(1)发现一般缺陷时，应报告科室负责人由科室负责人组织维修，缺陷消除后要重点加强监视，并将缺陷情况及处理过程记入《设备缺陷报告单》。

(2)发现严重缺陷时，必须立即逐级汇报至总经理，由物业部长调度，采取紧急措施进行缺陷消除。在设备缺陷消除前应加强监视，随时掌握缺陷发展变化情况。

(3)发现紧急缺陷时，必须立即报告总经理，由总经理指挥，采取紧急措施进行缺陷消除。在消缺前，要重点加强缺陷监视，有变化及时上报。

5.缺陷消除后，相关负责人须对消缺情况进行验收，并由当班人员登记消缺时间、消缺过程及工作内容。

6.对物业设备设施运行隐患、缺陷、质量、技术难点等方面无法做出准确判断的，应请外聘专家来提供解决方案或改进措施。

三、突发事件管理

（一）突发事件的定义

突发事件是指在日常物业管理与服务过程中突然发生，造成或者可能造成物业服务终止或严重危害，在物业管理职责范围内需要采取应急处臵措施予以应对的事件。

（二）突发事件的类型

物业管理突发事件包括但不限于：

1.突发的物业设施设备故障导致物业服务终止。如：停电、停水、电梯故障等；

2.突发的物业设施设备故障导致人员伤亡及财产损失。如：电梯困人、电压过高等；

3.自然灾害（台风、洪水）及特殊天气（雨雪、风沙）；

4.火警及火灾；

5.大规模流行性疾病爆发；

6.其它物业管理过程中的突发事件。

（三）突发事件管理的原则

突发事件管理应坚持“以人为本，减少危害，居安思危，预防为主”的原则。

（四）突发事件应急预案的建立及其演练

1.物业部要完善应急处臵各项制度，建立健全应急处臵快速反应机制，提高应急处臵能力。物业部必须确保常规突发事件均有相应的应急处臵预案。

2.各类突发事件的应急预案内容必须完整，至少包括：报告途径、处臵责任（应急组织）、处臵步骤和要求、必需的应急备品备件（器材准备）以及演练要求。

3.物业部应合理安排时间组织突发事件处臵预案演练，将其作为一项培训活动并形成相应的演习记录。

（五）突发事件管理程序

“突发事件识别→突发事件预测与预警→突发事件信息

报告与先期处臵→突发事件应急预案启动与实施→突发事件应急处臵后评价→突发事件信息发布”。

1.突发事件识别、预测与预警

（1）物业部长须组织各科室对潜在的突发事件进行识别、分析与预测，建立突发事件处理程序及处臵控制一览表，明确紧急处臵责任和处臵预案，并报上级管理部门备案。

（2）潜在突发事件的识别工作应结合各区域、各类活动的过程、性质，以及过去已经发生的事件等系统的进行。

（3）针对已识别出的潜在突发事件，物业各科室应具体分析当前管理体系中是否已经采取了必要的预防控制措施，否则应进一步制定或修订完善相应的预防控制措施。

2. 突发事件信息报告。物业管理管辖范围内所发生一般突发事件，其科室负责人必须在事发后及时逐级上报。发生重大突发事件时，须立即上报总部。

3. 突发事件先期处臵与应急响应。突发事件发生后，物业部须立即派专人赶赴现场，组织指挥有关人员进行先期处臵。对于先期处臵未能有效控制的突发事件，必须及时上报，由总经理安排启动相关应急预案。应急处臵过程中要及时续报有关情况。

4. 突发事件处臵后评价。实际发生并处臵完毕或突发事件演习后，物业部都要对应急处臵预案的适用性进行评估，并对此次突发事件处臵过程进行总结。

5. 突发事件信息发布。突发公共事件的信息发布应当由物业部指定专人，遵循及时、准确、客观、全面的原则，在请示公司领导后，适时向社会发布简要信息，并主动关注社会媒体的反应，采取相应的应对办法。

第三章 综合维修管理

本制度中综合维修是指物业管理范围内除机房设备以外的公共区域和租户区域的设备设施的报修及维修工作。

一、 报修管理

1. 物业报修中心设24小时报修电话并安排专人负责接听，全面调度维修工作。

2. 物业报修中心人员须使用礼貌用语接听报修电话，认真填写《物业报修单》，并立即将报修内容转达给相关专业科室，相关科室及时安排维修人员到报修中心领取《物业报修单》。

3. 维修人员接到通知后须及时领取《物业报修单》，并在15分钟内到达维修现场，检查核实报修项目的实际情况，并确定维修方案，尽快维修。若维修人员无法及时修复，应向报修人作出解释，并承诺维修时间。

4. 维修完毕后，经相关负责人检查验收合格后，维修人员方可将《物业报修单》填写完整，经报修人签字确认后方可交回报修中心。

5.接到完修返回的《物业报修单》后，报修中心应对报

修人进行及时回访，了解维修人员到达现场的及时性及维修服务状况。报修中心须对报修项目的维修及时率和满意度进行定期统计分析并予以登记。

6.报修流程（见图3.1与图3.2）

图3.1 公共区域报修流程

图3.2 租户报修流程

二、维修材料管理

（一）材料采购入库管理

1.材料采购前需由各科室填报《材料审批单》（必须注明规格型号、数量、单价、金额），做到填写清晰，信息准确，经仓管人员确认库存情况后报总经理审批。

2.货物入库前，需核对送货单，待进仓物品名称、规格型号、数量与送货单相符合可办理入仓手续。

3.材料入库时，材料验收员要开具材料入库单，并经材料验收员、采购员及相关负责人签字确认。

4.材料入库后，采购部门负责人须定期对入库材料进行抽检，如发现情况不符，则追究相关人员责任；若造成损失，则由相关责任人进行赔偿。

5.材料采购人员要及时了解市场价格信息、各供货商供给的材料、工具等的质量标准及使用情况。

（二）材料出库管理

1．各科室在领用物品时必须认真填写《材料出库单》，经科长审批后，由仓管人员办理相应物品出库手续。

2．仓管人员在办理出库手续时，必须认真审核《材料出库单》的内容及审批手续。

3．仓管人员要严格按照《材料出库单》进行材料发放。如有紧急情况，需经科长同意后，暂时外供，但事后必须及时补办相关出库手续。

4．仓管人员对任何违反仓库管理制度的人员，有权拒绝发放相关材料。

5．材料发放须遵循先进先出的原则。仓管人员必须严格落实出库程序，当面清点，材料出库后及时登记库存明细账。

6．仓管人员应定期清点库存备件，及时提报材料购买计划。

（三）仓库管理

1．仓管人员要严格执行防火、防盗的管理原则，工作完毕随即锁门，妥善保管仓库钥匙，不得随意将钥匙交与他人，严禁他人自行入库。

2．仓管人员须根据材料性质进行分类保管，妥善维护，确保材料质量。

3．仓库材料必须按品种、规格、型号分类摆放，整洁有序，要保持通道通畅。

4．仓管人员必须熟悉各类材料的用途及摆放位臵。发放材料时，领用人不得进入仓库。

5．仓管人员每月必须定期盘点所有库存材料。

6．仓管人员应协助财务部门定期对库存材料进行盘存，核对账簿记录与实物数量，如发现账实不符，则要查明原因，追究相关人员责任。

7．凡属代管的有关材料，仓管人员必须办理相应出入库手续，并单独设帐登记保管。

（四）维修工具管理

1．物业部要根据工作需要配备各类工具。各专业科室维修工具由各科室负责保管。

2．所有工具都要进行建账管理，做到帐物相符。

3．所有工具必须正确使用，严格遵守安全操作规程，严禁违章使用，发现问题必须立即停止使用。专业工具未经培训不得随意使用。

4．所用工具坚持以旧换新的原则，在领用新工具时必须交回旧的工具，交回的工具统一由库房处理，不准外流。

5．个人领用工具因正常使用损坏，必须经科长批准后，再办理以旧换新手续。

6．领用工具须填写领用单，经部门主管审批后方可领取；凡属借用的工具在办理出库手续时，仓管人员必须填写《工具借用出库单》。

7．较大型的专业工具应随用随借，及时归还。

8．新增工具必须由各科室负责人提报，按审批规定批准后，方可购买。新工具在领用时也必须进行登记、建账签字。

9．未经批准，不可将领用的工具带出公司；凡是用于公司外的工具需由相关负责人签署出门证。

10．所有工具实行丢失赔偿原则，谁丢失谁赔偿。

三、综合维修后评价

1.维修后评价是指在维修工作结束后，通过对报修人进

行回访，对维修工作进行的综合评定。维修回访记录须经报修人签字确认。

2.维修回访内容主要包括：维修及时性、维修质量、维修人员工作态度、维修综合满意度等。

3.维修回访时间安排在维修后一星期之内。其中：物业设施维修两天内回访；漏水项目维修三天内回访。

4.物业部需安排专人进行维修回访，回访率应达到100%。

5.对回访中发现的问题，回访人员应在24小时内通知维修人员进行整改。

四、二次装修管理

（一）二次装修的申请与审批

1.二次装修是指购物中心开业后，租户对所租赁的商业区域进行的装修以及和谐广场产权所有者发包的装修改造、设备安装等工程。

2.本规定中施工单位是指租户委托的装修施工单位以及和谐广场产权所有者发包工程的承包施工单位。

3.二次装修的申请与审批程序参照《租户装修管理手册》执行。

（二）进场装修管理

1.施工单位应严格遵守相关法律法规、技术规范和和谐广场管理制度，严格按照审核通过的施工方案进行施工。施工单位必须确定现场负责人及安全员。

2.施工单位凭批准后的《装修申请表》复印件进场施工复印件进场施工。

3.施工单位进场装修，自接电源设备，电器材料必须符合消防安全规范的要求；所有电线必须套管，不准外露，电线与开关负荷必须匹配，电器安装必须由持有电工操作证的专业人员进行施工。

4.施工单位不得从公共区域私自接拉电线，工程施工如需增加用电负荷，必须到物业部申请临时用电。

5.装修期间，施工单位应加强消防安全措施。施工现场必须配备符合消防要求的灭火设备。施工单位不得对和谐广场消防系统设备及公共设施等做出修改或接驳，如需改动，必须到物业部提出申请，经物业部书面批准后，方可施工。

6.施工单位现场所用材料必须符合消防规范要求，并根据需要备存相关材料的防火检测证明。未经许可，禁止将易燃物、易爆物、腐蚀品及危险品带入现场，装修工程所需有机溶剂、油漆等只允许带进当天的装修用量。使用易燃品须指定专人负责。

7.施工单位明火作业须提前到安保部门开具动火证。电焊工应持证上岗，并确定防火措施。

8.施工人员必须服从和谐广场的统一管理。管理人员一旦发现工程施工存在问题或隐患，必须及时制止，叫停施

工。施工单位更改施工方案，经物业部书面批准后方可继续施工。

9.施工区域外严禁堆放施工材料及设备。施工单位在搬运施工材料或设备时，必须严格遵循物业部与安全部的指定路线及程序，若施工期间对和谐广场公共设施及装修等造成损坏，须负责赔偿。

10.施工人员将施工材料、工具等运出和谐广场，必须提前通知物业部与安全部，按相关管理规定执行,否则不予放行。

11.施工垃圾必须做到日清，严禁将其存放或遗弃在和谐广场区域内。

12.装修施工质量、验收标准参照《租户装修管理手册》执行。

13.若施工人员违反上述规定，物业部与安全部有权对其进行制止或罚款。

第四章 保洁与绿化管理

一、 保洁管理

1．为规范对保洁外包公司的管理，提高保洁质量，依据双方签订的保洁服务合同制定本规定。本规定适用于保洁外包公司及对其进行考核与监管的部门与人员。

2.和谐广场物业部应安排保洁科对保洁公司进行监督、检查与定期考核，考核周期与考核质量标准详见《保洁操作

手册》。

3.保洁人员应自觉遵守公司及所属公司的各项规章制

度，严格按照保洁服务外委合同、保洁考核质量标准以及《保洁员服务规范》（见《保洁操作手册》）完成各项工作，并积极配合和谐广场监管人员的检查工作。

4.对日常检查中未达到保洁考核质量标准的保洁服务，监管人员有权对其进行处罚或作出其他处理。

5.保洁外包公司应健全清洁服务制度，加强监督检查力度，做到“六定”、“三查”。

（1）六定：定人员、定岗位、定责任、定任务、定时间、定标准。

（2）三查：员工自查，领班巡查，部门经理抽查。

二、 绿化管理

1.绿化管理单位必须严格遵守公司及所属和谐广场各项管理制度，按照绿化委托合同及绿化养护计划认真完成绿化养护工作，严格执行绿化养护考核标准（见《保洁操作手册》）。

2.绿化管理单位须定期对花草树木进行浇水、修剪、喷药、除草、灭虫，确保其茁壮生长。

3.对花草、树木歪斜，断枝现象，绿化管理单位须及时处理；对严重患树、缺树现象，应按和谐广场规定程序报物业部。

4.在当多雨或大风季节来临之前，绿化管理单位须做好防汛和防风措施准备，冬季须做好花草树木的越冬管理工作。

5.绿化人员要保持绿化管理区的清洁卫生，杂物、杂草必须及时清理，不得将有毒有害或污染性的废水、废渣等倾倒在绿化区内。

6.绿化管理单位应对践踏草坪、攀树折枝、树旁挖土等不良行为进行监管，一旦发现，应及时制止。

7.物业管理部应对绿化管理工作进行定期检查，对违反绿化管理规定的行为予以处理。

第五章 费用管理

一、物业维护费用管理

1.物业维护费是指和谐广场保障物业设备设施正常使用进行的设备保养、零星维修以及购臵维修材料等形成的费用。

2.物业部各科室须建立设备日常维护保养机制，根据季节变化和设备运行特性编制维护保养计划、费用预算和实施方案，项目施工完毕后及时整理实际决算费用资料并存档。

3.建立物业维护费用台账，加强设备保养、零星维修、维修材料等费用控制。物业维护费用台账各项数据必须准确、齐全，与财务部门统计的数据保持一致，并由和谐广场物业部存档。

4.在和谐广场物业系统进驻项目施工阶段，物业部须建立设备台账，台账进程应紧随工程进度不断完善，应在开业后两个月内完成设备基础资料台账建立工作。

5.物业维护费用台账的信息管理应及时进行更新。 二、物业设施改造费用管理 （一）物业设施改造计划提报管理 1.改造计划提报的内容及时间

（1）提报内容：下年度物业改造项目及改造招标项目。 （2）提报时间：每年12月10日前报送物业管理部。 2.计划内提报要求

（1）下年度物业改造项目和改造招标项目以计划表的形式提报物业管理部。（附表1、2）

（2）提报的物业改造项目应与公司年度物业装修改造费用预算内容保持一致，未在年度物业装修改造费用预算的项目，不得列入计划表中。

（3）计划表必须由提报单位总经理签字确认后，报送物业管理部，由物业管理部审定后报公司领导审批。

（4）为保证成本控制的严谨性，要求预算费用准确率达到80%以上。

（5）为保证改造项目顺利实施，各和谐广场应明确改造计划实施时间。

3.计划外提报要求

（1）对未在计划表内的物业改造项目，属于追加预算范围，各和谐广场须以书面形式报公司领导审批。

（2）经审批通过的物业改造项目，和谐广场按计划表提报要求将新增物业改造项目添加到计划表中并报物业管理部备案。

4.管理办法

（1）经审批通过后的计划表一律不得更改，如遇特殊情况不能按期执行的，提报单位须编制情况说明，经该单位总经理签字确认后，由物业管理部报公司领导审批。审批通过后对计划表进行修订，和谐广场存档，物业管理部备案。

（2）物业管理部须对审批通过后的计划表按照表格内容进行逐项跟踪管理,并提示和谐广场按期执行计划步骤。

（3）计划表按期执行情况列入公司考核标准。 （二）物业设施改造项目验收管理

1.改造项目施工完毕必须有现场验收记录，验收记录应作为改造项目最终造价和付款进度依据，由和谐广场负责整理存档，物业管理部备案。

2.验收记录应包含：工程量测算、设备验收及工程质量验收记录。工程量测算按《和谐广场改造/新增工程结算管理》执行，设备验收和工程质量验收分别按《改造项目设备验收表 附表3》与《改造项目工程质量验收单 附表4》执行。

3.改造项目施工完毕后应及时更新设备运行台账信息记录；采集设备运行数据，将改造后项目效果评价以书面报告形式反馈到物业管理部。

三、能源消耗费用管理 (一)能源统计与分析

1.和谐广场物业部应根据不同时段、不同用途能源价格执行标准，对能源消耗费用进行及时统计与认真核对，做到记录准确，数据真实，严禁编造、使用虚假数据。

2.和谐广场物业部应定期对各类能源信息进行分类统计与对比分析，总结能源消耗变化趋势。

3.物业管理部与和谐广场物业部分别建立、健全各项能源统计资料和台账，并及时存档。

4.能源管理信息属商业机密范畴，未经公司领导同意，一概不得外泄、传阅、修改、删除或作其他处理。

（二）能源报表管理

1.和谐广场物业部须按照统一模板，在每月3号前报送上月计量统计月报，每月5号前报送上月物业费执行进度表，遇法定节假日则在上班第一天上午12:00前提交月报。 2.各和谐广场物业部需配备专职或兼职能源报表报送员，负责能源报表的报送。

3.物业管理部须对各和谐广场物业部上报的报表进行认真审查，并对报表的准确性和报送的及时性进行定期考核

评比。

（三）能源计量管理

1.和谐广场物业部各专业科室须建立能源计量器具管理台账，并定期对各能源计量器具进行维护及校检工作。若计量器具发生故障，应按规定及时报修。

2.计量人员配合市政人员定期抄取能源数据时，应认真查看计量表数值并如实记录。

3.计量人员应严格控制抄表时间，若因不确定因素延误抄表时间，应在记录表中注明误差时间，保证能耗统计及分析的有效性。

（四）节能管理

1.在兼顾经济效益的前提下，和谐广场物业部应统筹考虑各物业设施设备的更换周期，引进先进适用的节能技术或设备设施以实现节能降耗。

2.和谐广场物业部应定期对和谐广场能源消耗状况进行分析评价（结合月报实施），找出能源利用中存在的问题和节能方向，提出具体的节能方案并测算节能潜力，最终形成能源消耗状况评价报告报送物业管理部。

3.和谐广场物业部每月应至少组织一次内部业务技能培训或运行经验交流活动，物业管理部每季应至少组织一次各和谐广场物业系统节能降耗交流或专项课题培训活动。 4.和谐广场物业部须对高效节能的工作方法与经验进

行定期总结，并向物业管理部提报，由物业管理部综合论证后试行推广。

第六章 档案管理

一、物业档案管理的目的及适用范围

为了加强物业档案管理工作的专业化、规范化与标准化，保证物业档案收集的及时性、完整性以及物业档案利用的有效性，根据《山东银座购物中心有限公司档案管理办法》结合和谐广场物业部档案管理的实际情况，特制定本规定。本规定适用于和谐广场物业部的各种档案管理工作。

二、归档范围

物业档案资料是指在物业开发与管理过程中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种方式和载体的资料。物业部所需归档资料主要包括：物业设备档案资料、二次装修改造资料、保洁绿化管理资料、物业日常管理资料以及物业部其他档案资料。 （一）物业设备档案资料 1. 物业设备原始技术档案 (1)设备出厂合格证及检验单；

(2)设备说明书、使用操作规程及维修图册； (3)设备安装质量检验单、设备调试记录；

(4)设备基础安装工程施工图及水电气等工艺图等； 2.设备运行技术档案

(1)设备性能和预防性试验记录等; (2)设备历次保养与修理记录； (3)其他需要留档的有关技术资料等。 (二)二次装修改造资料 1．二次装修方案及相关图纸；

2．二次装修的申报、审批文件及验收记录； 3．物业设施改造申报、审批文件及验收记录； 4．其他需要留档的有关二次装修改造资料。 （三）保洁绿化管理资料 1．保洁、绿化外委合同； 2．保洁、绿化质量标准； 3．保洁、绿化检查记录表；

4．保洁、绿化其他需要留档的有关资料。 （四）物业日常管理资料 1．物业人员个人履历资料； 2．专业培训资料；

3．需要在物业部留档的物业人员的其他有关资料。 （五）物业部其他档案资料

1.物业部各项规章制度、会议纪要、往来公文等行政文件；

2.各科室的专题报告、集体和个人的调研资料等。 三、档案管理规定

1.和谐广场物业部应配备专职或兼职档案管理人员。物业部暂未配备档案管理人员的，可暂由各科室负责本科室的档案管理工作，科室负责人应对本科室档案进行定期检查（每半年至少一次）；各科室外的其他档案资料由物业部指定人员负责管理。

2.和谐广场物业部应设立必要的符合保管要求的装具设备或专用库房对物业档案等进行集中统一管理，并定期检查档案的保管情况。对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。

3.档案管理人员应按规定对本部门形成的物业档案及有关资料进行整理和保管，并做好借阅、使用及销毁工作。

4.为保证归档文件资料的完整性、准确性与系统性，档案管理人员应建立各类档案总目录及分类目录（必要时建立微机查询目录）。

5.归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。

6.物业档案借阅须经科室负责人批准，并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。

7.任何科室或个人不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。 8.物业档案管理其他规定按照《山东银座购物中心有限公司档案管理办法》执行。

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改造项目工程质量验收单

编号：

负责人：

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附件6：交接班记录

附件7：物业月报

附件8：和谐月度能源费用执行进度表

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