档案工作实务

《档案专业实务》（中级）

第一部分 公文管理

一、公文概述

（一）公文的概念、特点和分类

1、公文的概念和特点

公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。

权威性：首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定。第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。

规范性：公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。

工具性：公文是机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。

2、文件、文书、公文之间的关系

文件、文书、公文三者在内涵上没有本质的区别，都是人类社会实践活动中为处理某种事务的需要而直接形成的信息记录。但是，三者在外延上有一定的区分，按从大到小的顺序排列应该是：广义文件>文书>公文>狭义文件。此外，文书、公文、文件概念的形成还源于历史和习惯两个因素。

3、公文的作用

行为规范作用、书面领导与指导作用、联系与处理公务作用、宣传教育作用、凭证依据作用。需要说明的是，公文的上述具体作用并不是孤立的，而是相互依存、彼此联系的。一般情况下，一篇公文往往同时具有几个方面的作用，从不同方面显示出公文的基本功能。

4、公文的分类

（1）按公文来源分类---收文、发文、内部文件

（2）按公文行文方向分类---上行文、平行文和下行文

（3）按公文涉密程度的角度分类---绝密、机密、秘密、内部、限国内公开和对外公开六个等级

（4）按公文的办理时限分类---特急件、急件、平件

（5）按公文的内容性质分类---规范类文书、领导指导类文书、报请类文书、知照类文书、契约类文书、会议文书等

（6）按公文稿本分类---草稿、定稿、正本（试行本、暂行本、修订本）、副本（存本、复制本、复本）、不同文字的稿本

（7）按公文的载体分类---纸质文书、感光介质文件、磁介质文件和电子文件等

（8）按公文的应用领域分类---正式通用公文、内部通用公文和专用公文

（二）通用公文文种及适用范围

1、规范类文书：条例、规定、办法、细则、章程的用途

条例，用于某一方面的工作比较全面、系统的规定；

规定，用于对于某一方面的工作作比较具体的规定；

办法，用于对于某项工作作具体的规定；

细则，是为使下级机关或人员更好地贯彻执行某一法令、条例和规定，结合实际情况，对其所做的详细的、具体的解释和补充；

章程，是组织、社团经特定的程序制定的关于组织规程和办事规则的法规文书，是一种根本性的规章制度

2、中央办公厅、国务院办公厅以中办发〔2012〕14号印发《党政机关公文处理工作条例》中规定的下列公文文种的名称与用途：命令（令）、决定、公告、决议、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、公报、函、纪要

命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。

决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

决议:用于经会议讨论通过的重要决策事项。

通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

通知：适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

通报：适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

报告：适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

批复：适用于答复下级机关的请示事项。

意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

公报：公报具有权威性、指导性和新闻性。公报也称新闻公报，是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。

函：适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

3、公文文种的选用规则

1）根据发文目的选用文种；

2）根据行文关系选用文种；

3）根据发文权限选用文种；

4）根据国家的统一规定选用文种

（三）公文的格式和稿本

1、公文的格式

1）标题：公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。

2）主送机关：上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。 在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。

3）正文：这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。 文中的结构层次序数应准确掌握和使用。

4）发文机关：写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

5）发文日期：公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。 一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。应用阿拉伯数字编写成文日期，如2013年7月9日，成文日期在正文之下一般空2行、右边空4个字，用3号仿宋体排印,发文单位署名在成文日期上一行和日期居中对齐。

6）抄送单位：是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。 抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，用横线把主题

词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。一行不够用二行,二行与冒号后对齐。

7）文件版头：正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。

8）文件编号：一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发〔1997〕5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“〔1997〕”是年号，（年号要使用方括号“〔〕”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

9）签发人：许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。

10）机密等级：机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常定格标在版心右上角第一行。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

11）紧急程度：这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

12）阅读范围：根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。

13）附件：这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。

置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。 公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。 例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。党委仅用"附",十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。

14）印章：除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文机关的印章。印章距正文2mm―4mm居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。

15）印制版记：由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印”字；下行文平行文的，排印“印发”2字

公文格式的三要素：标题、正文、版记。

特定格式：

①信函式格式：发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。

②命令格式：命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命

令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。

③会议纪要格式：会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。其标识位置同

8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。其他要素从本标准相关要素说明。

2、公文各种稿本的名称和作用

草稿：是文书撰拟过程中最初的非正式、无执行效力的原始文稿，供机关内部对公文讨论、修改、审批、征求意见之用。

定稿：又称原稿、底稿，是经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿，是繕印正本的依据。

正本：根据定稿繕印的、供受文者使用的具有法定效用的正式文本。

副本：指再现公文正本内容及全部或部分外形特征的复份或复制本，代替正本或定稿供制作、抄送、传阅、参考和存档之用。

不同文字的稿本：指同一份文书根据需要而采用两种或两种以上语言文字的文稿和文本。

二、公文撰写的要求和步骤

1、公文撰写的要求

内容要求准确无误讲求实效，语言要求严谨周密、简明精练、庄重得体，页面要求用纸规整划

一、字迹清晰规范、标点符号正确、排版格式统一、行（字）距适中、字（体）号适宜。

2、公文撰写的步骤

明确要求，确定文种，撰写提纲，选择材料，草拟文稿，修改润色。

3、常用公文的拟写和修改（通知、通报、函、请示、批复、报告、决定、会议纪要、会议记录、简报）

三、文书工作概述

（一）文书工作的内容、作用和性质

内容：是指围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称； 作用：助手作用、纽带作用、积累作用；

性质：政治性、技术性、服务性、时效性。

（二）文书工作的组织形式

是指在社会组织内部围绕着文书工作的活动程序，各部门之间的分工方式。 集中式、分散式、复合式。

（三）文书工作的基本原则

准确、及时、安全、精简原则。

（四）行文规则

根据机关之间的工作关系确立行文方向；选择适宜的行文方式，一般不得越级行文；正确选择主送机关和抄送机关；坚持党政文件分开的原则；联合行文时作者应是“同级”机关，并在行文前就有关问题协商一对致；严格控制公文数量，简化行文手续。

四、公文处理

（一）发文处理程序和要求

发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。草拟公文应当做到:(1)符合国家的法律、法规及其他有关规定。(2)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。(3)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。(4)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。(5)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。(6)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。(7)应当使用国家法定计量单位。(8)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。(9)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和

在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

（二）收文办理程序和要求

收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核。经审核,对符合本办法规定的公文,文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文,经办公厅(室)负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。收到上级机关下发或交办的公文,由文秘部门提出拟办意见,送负责人批示后办理。公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关协调或裁定。审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。送负责人批示或者交有关部门办理的公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

（三）办毕文书的处理程序和要求

公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

五、文书立卷

（一）文书立卷的定义和组织

1、文书立卷的定义

是指文书处理部分将办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系组成有序的文件信息系统的工作活动。

2、文书立卷的组织机构

文书处理部门是文书分类整理的组织机构。

3、文书立卷的组织形式

是指一个单位的文书部门选择何种方式组织文书立卷工作。与文书工作的组织形式集中式、分散式、复合式相对应，归档文件整理的组织形式也有三种，即集中整理形式、分散整理形式、复合整理形式。

4、文书立卷的要求

联系原则。首先，符合文件的形成规律；其次，符合人们查找利用档案的规律。便于保管与利用原则。（1）区分文件的保存价值（2）区分文件的密级和载体（3）把握装具内文件数量的适宜程度。

（二）案卷的组织和整理方法

1、文件分类

即归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干类别和层次，构成逻辑清楚、密切联系的文件系统活动。通用的文件分类方法：年度、组织机构（问题）和保管期限。

2、立卷方法

一般是按文件的作者、名称、所涉及的问题、时间、地点、人物以及收发文机关等特征归纳组卷，可按其中之一种特征组卷，也可几种特征结合使用。在现行机关，一般先将文件分为不同的系列，对不同类型的文件采用不同的立卷方法。如:①综合性文件(报告、计划、总结)，可按作者立卷,或结合时间和地区等特征立卷。②会议文件，基本上按文件的作者立卷。大型会议的文件可一会数

卷，一般会议的文件可一会一卷，同一内容的几个会议文件可合立一卷。③专题文件，可按问题结合作者来组卷，适当分级。④案件材料，通常按问题立卷。一个案件的材料应该放在一起，根据文件的联系、数量和保管期限,立成一卷或数卷。一般机关(司法机关除外)中的案件，如果案件材料数量很少，可将同类案件合并立卷。这类文件不分级，不分作者。⑤国民经济计划、统计报表、名册、简报，可按文件名称立卷。⑥群众来信，可按问题或按地区等特征立数卷。

3、填写卷内目录和备考表

卷内文件目录，是提示卷内文件内容与成分的一览表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查阅、统计卷内文件。备考表，置于卷内文件之后，用以注明文件及其立卷的状况，以备文件、档案人员和利用者日后查考。

4、拟写案卷题名

又称案卷标题，用以概括揭示卷内文件的主要内容与成分，是检索文件的重要标记，也是案卷编目和编制各种检索工具的重要依据。具体要求：主题明确；文字表达准确精练；基本结构力求完整

5、案卷排列和编号

案卷的排列就是固定全宗内各案卷之间的排列顺序。若全宗内档案进行了分类，实际上就是对类内案卷进行排列。案卷排列一般按案卷形成的时间顺序和各

案卷内容上的相互联系进行，即内容联系密切的案卷排在一起，形成时间早的案卷排在前面，时间晚的案卷依时间先后依次往后排。案卷编号就是给每一个案卷编定一个固定的号码。方法只能采用自然整数严格按案卷排列顺序依次编号。但号序系统可有两种：一种是按全宗内所分类别、年度或不同保管期限分别编立从1号卷开始的号序，当一本案卷目录内容纳若干类别，若干年度的案卷时，以案卷目录为单位编立从1号卷开始的号序（分编）。另一种是无论其分类与否，一个全宗的全部案卷只编立一个从1号卷开始的统一号序（统编）。

6、编制案卷目录

即案卷名册，其作用相当于一本财产总账。任何档案部门都必须编制案卷目录。案卷目录在档案管理工作中具有极为重要的基础性作用。（1）它是整理工作结果——档案实体秩序的真实记录和书面反映工具，对于了解控制馆（室）藏档案，固定档案实体秩序具有重要作用；（2）它是一种基本的检索工具，用其不仅可以进行检索，还可以作为编制其他专门查检性检索工具的基础；（3）它是档案登记工作的一种具体形式，可作为档案进行统计检查、清点的基础依据。

7、平时归卷和年终调整定卷

平时归卷：指机关文书工作人员在立卷计划的指导下，将处理完毕的文件随时或定期收集集中，初步分类，放入相关卷盒、卷夹等装具进行妥善保管的活动。

年终调整定卷：即文书处理部门（或人员）在档案部门（或人员）的指导与帮助下，对已收集归卷的文件，于本年年度或次年年初进行全面检查、调整与加工，最后确定归档整理成果的工作活动。

（三）归档制度

1、附件三---归档范围（以国家档案局2006年12月18日发布的8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》为准）

2、归档时间

指文书处理部门向档案部门移交应归当文件的时间。根据《机关档案工作业务建设规范》的规定，文书部门或业务部门一般应在次年6月底以前向档案部门移交案卷。

3、归档要求

根据国家档案局的有关规定，文书处理部门或业务部门向档案部门移交归档文件时必须遵循如下规定：（1）归档的文件材料应齐全、完整；（2）文件和电报按其内容的联系，应合并整理、立卷；（3）归档的文件材料，必须保持它们之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第二部分 文书档案管理

一、文书档案的收集工作

（一）文书档案收集工作的内容和要求

工作内容：

要求：

1、本单位自行文必须要有底稿，用计算机起草的文件要将有领导签字的文件作为底稿。

2、归档文件不能有重份

3、归档材料必须是同一年度。

（二）文书档案收集工作的方法

1、档案室收集工作的具体内容和要求

2、档案馆档案的来源、收集范围和要求

来源：现行机关档案源；撤销机关档案源；组织和个人保存的散失档案；档案馆之间交接的档案。

档案馆的收集范围：附件四----（以2011年11月国家档案局发布的第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》为准）

3、档案馆收集撤销机关档案收集的要求

撤销机关的档案，具有易分散、整理不系统、存在未办理完毕的文件等方面的特征。为此档案馆在接收撤销机关的档案时，除了应按接收现行机关档案的要求，对所接收的档案进行检查外，还应注意以下几个问题（1）严禁把机关在历史活动中形成的档案分散、毁弃或丢失；撤销机关应负责组织人力，将全部档案进行认真的清理和鉴定并保管好，按规定向各有关档案馆移交，或由其职能继任机关代管。（2）如有尚未办理完毕的文件，应转交给原机关的职能继任者或有关机关继续办理后整理保存。

4、历史档案的接收和征集

接收与征集历史档案的意义：它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施，是档案开放利用工作的需要，是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作，是发展我国档案馆事业的重要手段之一。

收集历史档案的对象与途径：收集散存于一些国家机关、社会组织中的历史档案；征集收藏于个人手中的历史档案；征集少数民族地区的历史档案；收集党史征集办公室、政协、文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案；收集散失国外的历史档案。

接收与征集历史档案的方法：收集历史档案是一项涉及面广、政策性强的工作，所以 必须掌握一定的方法，才能做好此项工作。目前主要有以下几种：发布通告、调查研究、广泛宣传。

二、文书档案的整理工作

（一）文书档案整理工作的内容和原则

内容：做好档案的分类、案卷排列及档号的编制（系统化）和编制案卷目录（基本编目）。 原则：充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。

（二）文书档案整理工作的方法和步骤

1、区分全宗

（1）全宗的概念

是一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体。凡具有社会独立性的组织或个人，其所形成的档案就可以构成一个全宗。

（2）立档单位的概念和构成条件

具有社会独立性的组织或个人在档案学术语中被称为立档单位或全宗构成者。构成条件：①可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；②设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；③设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

（3）立档单位的变化和全宗的划分

①立档单位被撤销，其基本职能也已停止，其档案应作为一个完整的全宗对待②由几个立档单位合并组成新的立档单位，合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗③由立档单位内部机构独立出来而形成的立档单位，其独立之前的档案作为其原所在立档单位档案全宗的一部分，独立后形成的档案构成新的全宗；原来是独立的立档单位后并入其他立档单位成为内部机构的组织所形成的档案，并入前的档案构成独立全宗，并入后形成的档案作为所并入立档单位档案全宗的一部分④内部机构直接并入（划归）其他立档单位，其并入前的档案是原所在立档单

位档案全宗的一部分，并入后的档案是所并入立档单位档案全宗的一部分⑤合署办公的立档单位，其档案若能分开，一般应分别构成全宗。若实在分不开，可按全宗补充形式对待，组建联合全宗⑥立档单位名称的变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部组织机构的调整、组织规模的扩大或缩小、工作地点的变动等变化，只要其基本职能未发生根本改变，

其社会独立性未发生根本改变，其档案均不构成新全宗，变化前后仍作为一个全宗对待。

（4）联合全宗、全宗汇集、档案汇集、全宗群的概念

联合全宗：是两个或两个以上全宗的联合体。主要适用于两个或两个以上全宗的档案已经混淆在一起且无法分开的情况下。

全宗汇集：又称汇集全宗，是一种由若干独立全宗人为汇集而成的全宗补充形式。

档案汇集：是由若干全宗所属不明或其所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式。

全宗群：是由若干具有某种联系的全宗构成的群体。

2、全宗内档案常用的分类方法和应用

（1）年度分类法

就是按档案文件形成的自然年度或专业年度分成各个类别。

（2）组织机构分类法

就是按立档单位的内部组织机构对档案进行分类。

（3）问题分类法

又称事由分类法，即按档案文件的内容所涉及的问题（主题）对档案进行分类。

（4）复式分类法

①年度——组织机构分类法，即将全宗内的档案按不同年度分开,在每一年度内再按立档单位内部的组织机构分类。这种方法只适用于机关单位,并且是内部组织机构变化不大的单位。

②年度——问题分类法，即将文书档案先按年度分开,再在每个年度内再按问题分类。机关采用问题分类法时通常分为党群工作类,行政管理类,业务工作类；企业单位只有这一种分类方法,通常分为党群工作类,行政管理类,经营管理类,生产技术管理类。

③年度——机构——保管期限分类法，这种分类方法比较适合采用归档文件进行整理的单位。 ④保管期限——年度——组织机构分类法，这种方法适用于按规定需要向档案馆移交档案的单位.

3、档号及编制方法

档号即全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件所在页号或件号的全称。

4、立档单位和全宗历史考证的编写方法

立档单位与全宗历史考证的内容一般由两部分构成：一是立档单位概况，二是全宗档案概况。 立档单位概况一般应包括：立档单位成立的原因与时间，立档单位名称的变化，隶属关系及其变化，基本性质、职能、职权、职责范围及其变化，历届主要领导人姓名，内部组织机构设置及其演变，办公地点变更，文书工作制度及其变化，公章及各种文书处理戳记印模，立档单位的重要历史活动简况，立档单位撤销时间、原因，等等。

全宗档案概况一般应包括：全宗档案的数量、完整程度，全宗内分类方法，保管状况（如完好程度、受损害的情况与程度、移入移出情况），鉴定情况（如已销毁档案的数量、原因、现存各保管期限档案的数量及所占比例），重要档案内容的简单介绍，特殊档案与新型载体档案的情况与管理办法，检索工具的编制情况及其种类，档案被利用的情况及编研工作情况，未经整理的档案数量与保管状况，等等。

三、档案的鉴定工作

（一）档案鉴定工作的内容和原则

内容：1.制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等

2.具体判定档案材料的价值，确定其保管期限

3.挑出本无保存价值的保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的

处理。

原则：从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。

（二）档案鉴定工作制度的内容

1.制发鉴定档案的标准文件

2.档案鉴定工作的组织领导

3.销毁档案的批准和监销制度。

（三）鉴定档案价值的标准

1、档案来源标准

档案的来源是指档案的形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能可影响甚至决定档案的价值上。①它是作为国家各级档案馆确定档案收集范围的基本依据②机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者③在本机关制定的文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。

2、档案内容标准

档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。这是因为人们对档案最普遍、最大量的需要来自档案的内容，即档案所记载的事实、现象、数据、经验、结论等。档案内容的重要性、独特性、时效性。

3、档案形式特征标准

档案的形式特征是指文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。①文件的名称。文件的不同名称具有特定的性能和用途，因而可以在一定程度上反映出文件的价值；②文件形成时间。文件形成时间对档案价值的影响主要是看文件形成距离现在的远近和文件形成于什么历史时间。一般来说，档案产生的时间离今天越远，保留下来的越少，也就显得越珍贵。③文本。同一文件在撰稿、印制过程中可以形成各种稿本，如正本、副本、草稿、定稿、底图、蓝图等。不同稿本的文件，在行政效能、凭证作用等方面是有区别的，因此价值亦不相同。④文件的外形特点。文件的制成材料、记录方式、笔迹、图案等外形特点也在一定程度上影响其保存价值。

4、相对价值标准

从理论上讲，每一份文件的价值是客观存在的，它取决于档案自身的属性及其满足利用者需要的程度，但从我国档案管理体制和档案工作原则出发，实际上还有一种被鉴定档案与其他档案相比较而存在的价值。①所存档案的完整程度②档案内容的可替代性③各全宗之间档案的重复性。

（四）文书档案鉴定工作的方法和步骤

鉴定档案价值的基本方法，就是直接、具体地审查档案，通常把这种方法称为直接鉴定法。直接鉴定法要求档案鉴定人员逐件审查档案材料，从内容、作者、名称、可靠程度等方面，全面考查分析确定其价值，不能只根据文件题名、名称、文件目录、案卷题名、案卷目录等确定档案的价值。

我国档案鉴定工作通常分三个阶段实施。第一阶段，在机关文件归档时确定归档范围，同时剔除没有保存价值的文件由机关文书处理部门或业务部门保存

一、二年后销毁。第二阶段，对于归档文件确定保管期限，即确定档案的“生存期”。第三阶段，到一定年限时进行档案价值复审。复审主要采取两种形式：①移交复审，即需要向档案馆移交档案的机关在移交档案时，由本机关档案室人员和档案馆有关接收人员共同对移交档案的期限加以审查②到期复审，即对于短期或长期保管的档案在保管期限期满后重新审查这些档案是否确实更丧失了保存价值，确已丧失保存价值的予以销毁，如尚有一定保存价值则需重新确定新的保管期限，继续保存。另档案馆还可以结合审查档案开放范围、编写全宗指南等工作检查档案价值鉴定是否准确，必要时加以调整。

（五）档案销毁工作

（1）档案销毁清册：为了供机关领导人审查、批准应销毁的档案，必须编制销毁清册。是日后查考档案销毁情况的凭据。清册封面的项目有：全宗号、全宗名称和立档单位名称、编制档案销毁清册单位名称、编制时间等。

（2）立档单位和全宗简要说明

（3）销毁档案的方法：准备销毁的档案，在未批准前应单独系统保管，以便审批时检查和未批准时拿出保存。待批准后，一般可将需要销毁的档案送造纸工厂作原料。离造纸工厂远或被销毁的档案特别机密，亦可自行销毁。严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。无论采用什么方式销毁，均须指派两人以上监销，直至档案确已销毁，此后，监销人须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并由监销人签字，以示负责。

（六）档案保管期限表的作用和类型

作用：就是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据。

1.是进行档案鉴定工作依据，可以在一定程度上避免个人认识的局限性和片面性，提高鉴定工作的质量和效率，防止错误销毁档案；

2.是文书立卷人员将具有不同保存价值的文件组成不同的案卷，并初步确定其保管期限的依据；

3.是档案馆（室）人员对归档、移交和保管期满的案卷开展复审工作的依据。 类型：通用档案保管期限表、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、同类型机关档案保管期限表、机关档案保管期限表。

四、档案检索工作

（一）档案检索工作的内容

档案检索包括档案信息存储和查检两个具体过程。档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具和档案信息数据库的过程；档案信息查检是指利用检索工具查找所需档案的过程。存储阶段的主要内容是著录标引、编制检索工具；查检阶段的主要内容是确定查找内容、查找。

（二）计算档案检索效率的方法

检索效率是指在检索过程中满足利用者需要的全面性和准确性程度，它是衡量检索系统性能以及每一个检索过程质量高低的最基本指标。通常采用查全率和查准率两个指标来衡量和表示。

查全率=（检索出的有关档案/全部有关档案）*100%，

漏检率=（未检索出的有关档案/全部有关档案）*100%；

查准率=（检索出的有关档案/检索出的全部档案）*100%，

误检率=（检索出的不相关档案/检索出的全部档案）*100%

（三）档案著录和标引的含义、依据的文件、工作步骤和基本方法

档案著录：是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。所谓内容特征，就是指对档案主题的揭示，表现为档案的分类号、主题词、提要等记录项。所谓形式特征，包括档案的标题、作者、形成时间、地点、档号、文种、载体等。

档案标引：在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为档案标引。

档案标引步骤主要包括主题分析和概念转换两个方面。

方法：通过对档案内容进行分析，明确档案的主要内容，然后用检索语言将其充分、准确、简明地表达出来，在标引之后应进行审校，以保证档案标引的质量。

（四）档案检索工具种类

1、按体例分---目录、索引、指南

2、按载体形式分---书本式、卡片式、缩微式、机读式（电子）

3、按功能分---馆藏性、查检性、介绍性

（五）常用档案检索工具的编制方法

1、卷内目录---登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。

2、案卷目录---一般采用书本式，其目录表包括：顺序号（案卷号）、案卷题名、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。编制案卷目录以全宗为范围，通常按照全宗内档案分类的类别来编

制，如按年度、组织机构、问题编制等；为了便于移交和管理档案，编制案卷目录以分清不同保管期限为宜。

3、全引目录---亦称案卷文件目录、卷内文件目录汇集。一般只需把案卷目录和卷内文件目录依次打印，或复印剪贴后装订成册即可。

4、分类目录---是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。主要特点是系统地揭示档案的主题内容，具有较强的族性检索功能。目前各档案馆的手工检索分类目录大多采用卡片式。编制卡片式分类目录的基本方法如下：（1）填制卡片（2）排列（3）安放导卡

（4）编制分类目录说明。

5、专题目录---是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。专题目录多采用卡片式，其编制方法如下：（1）选题（2）选材（3）填卡（4）排列

6、主题卡片---根据主题法的原理，用规范的词、词组揭示文件或案卷的主题内容，并按主题字顺组织起来的一种检索工具。

7、文号索引---是揭示档案的文号和档案号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。一般采用表格形式，所以通常称之为文号、档号对照表。文号索引应按年度、发文机关分别编制，即将同一年度同一发文机关的文件编一张表，然后将所有的表装订成册，便成为一个档案馆（室）的文号索引。

8、人名索引---是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。人名索引包括人名和档号两部分，即把人名引向所在档案的档号，利用者通过索引的指引，可以查到记载某一人物的材料。人名索引可以分为综合性和专题性两种。综合性人名索引是将馆藏档案中所涉及到的全部人名编成索引，专题性人名索引是根据所列专题范围，如任免、奖励、处分等对涉及专题的人名编制索引。人名索引的排列，可采用笔数法，即以姓氏笔画为序；笔形法，即按汉字的起笔形状将汉字分为几大类，然后按笔形排列；音序法，即按汉语拼音的字母为序排列。

9、全宗指南---揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。主要包括以下三部分：（1）立档单位和全宗的历史概况（2）全宗内档案概况（3）档案的内容与成分。

10、专题指南---是介绍报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具书，又称专题介绍。专题指南可在专题目录的基础上进行。基本结构可由以下三部分构成：（1）序言（2）档案内容介绍（3）附录

11、档案馆指南---是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。从提示馆藏详简程度上可分为简明指南和详细指南，从揭示范围上可分为单一档案馆指南和同一类型、同一地区档案馆指南。一般包括六部分：（1）说明或序言（2）目录（3）档案馆情况（4）馆藏档案情况介绍（5）馆藏资料情况介绍（6）附录

（六）档案馆（室）检索体系建设的要求

为了满足利用者多方面的需求，档案馆（室）需要编制多种不同的在功能上相互联系、相互补偿的检索工具。这些检索工具的集合便是该档案馆的检索工具体系。

合理的检索工具体系必须符合以下几点基本要求：

（1）要有一定数量的不同各类的检索工具

（2）不同各类的检索工具要能够功能互补

（3）检索工具设置要与利用需求相吻合

（4） 馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举，分类法与主题法相结合。

五、档案利用工作

亦称“档案利用服务”是档案馆、室以所收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。

（一）档案利用工作的基本内容和要求

基本内容包括了解和熟悉馆（室）藏档案信息的内容和成分，各种档案检索工具的使用方法；分析和预测社会对档案信息的需求特点，把握档案利用需求的发展规律；向档案用户介绍和报道馆

（室）藏中相关的档案线索，积极开展档案咨询服务；向档案用户提供他们所需要的档案及档案信息加工材料。

要求：根据《档案法》、《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》的有关规定，档案提供利用工作的基本要求是：档案馆（室）应当为档案的利用创造条件，简化手续、提供方便，主动开展档案的利用活动，及时掌握档案的利用效果。

（二）档案用户需求的构成

学术利用需求、实际利用需求、普遍利用需求。

（三）档案提供利用工作的基础条件

1.物质条件；2.检索条件3.制度条件4.社会档案意识条件。

（四）档案提供利用的法律依据和主要内容

《档案法》规定“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放”。这是各级档案馆开展开放档案工作的法律依据。《档案法实施办法》，又对开放档案的起始时间、开放档案的利用等事项，作了进一步解释和说明。《档案馆工作通则》也规定：档案馆应积极主动地开展利用工作，并根据党和国家有关规定开放历史档案。1991年12月26日，国家档案局发布了《各级国家档案馆开放档案办法》。上述法律、法规的有关规定和要求，是各类国家档案馆实行开放档案政策，从事开放档案实践活动的重要法律依据。

（五）档案提供利用的基本途径和方式

1、基本途径

（1）以档案原件提供利用

（2）以档案复制品提供利用

（3）综合档案内容编写参考资料提供利用

2、档案利用工作的方式

（1）阅览室

（2）档案外借

（3）出具档案证明

（4）档案复制品

（5）提供咨询服务

（6）举办档案展览

（7）网络提供利用

六、档案登记和统计工作

（一）档案登记工作的内容

1、档案状况登记的主要形式

案卷目录与卷内文件目录、档案收进登记簿、全宗名册、全宗单、全宗卡片、档案成分和数量变化情况报道表、案卷目录登记簿、总登记簿。

2、档案工作登记的主要形式

（1）工作日志（2）人员进出库房登记（3）档案出入库房登记（4）档案清点、检查登记（5）档案利用登记簿（6）利用者登记卡（7）档案借出登记簿（8）档案复制、摘抄登记（9）利用效果登记

（二）档案统计工作的要求和步骤

一般统计工作的基本要求1.重要性原则2.可量化原则3.科学化原则4.真实性原则5.规范化、体系化、制度化原则；

档案统计工作的专业要求：1.统计对象应选择确定足以反映档案工作整体状况的基本方面和关键性因素2.具体统计项目（指标）的设置、统计方法的使用应力求对上述各方面情况有精确具体的描述3.控制工作规模、类型及频率。

步骤：统计设计、统计调查、统计整理、统计分析。

第三部分 科技文件与科技档案管理

一、科技文件管理

（一）科技文件和科技文件工作概念和基本内容

1、科技文件和科技文件工作的概念

科技文件是在科技、生产活动中直接形成的、处于使用和运行过程中的文件材料。

科技文件工作，就是科学地管理科技文件，做好科技文件的形成、积累、整理、归档工作，充分发挥科技文件在科技、生产活动中的工具作用。

2、科技文件工作的基本内容

（1）科技文件的形成工作，就是伴随着科技、生产活动的进行，按照一定的原则、要求与方法，编制和逐步形成科技文件的工作。

（2）科技文件的积累工作，实质上是科技文件的日常管理工作。它贯穿在从科技文件形成到归档前的全过程。

（3）科技文件的整理工作，既是科技文件积累工作的继续和发展，又是科技文件归档的必要条件。

（4）科技文件的归档工作，这项工作是按照科技文件归档制度，由科技部门和科技档案部门共同完成的。

（二）科技文件的鉴别与整理

1、科技文件形成积累的措施

（1）以科技、生产程序和有关标准、规范为依据，检查、协助科技文件的形成和积累

（2）根据产品开发的类型和建筑工程的性质，检查、协助科技文件形成和积累

（3）抓住薄弱环节和难于形成的科技文件，做好对科技文件 形成、积累的管理工作

（4）实行“三纳入”，使科技文件的形成和积累制度化。纳入科技工作程序，纳入科技工作计划管理，纳入有关人员的岗位责任制

（5）运用经济原则，加强对科技文件形成、积累的监督管理

（6）建立责任保证体系和监督管理网络，保证科技文件的形成和积累。

2、科技文件的鉴别

归档文件完整性的鉴别、归档文件准确性的鉴别、文件属性的鉴别、科技文件保存价值和保管期限的鉴别以及归档文件密级的鉴别。

3、科技文件组卷方法

（1）按结构组织案卷，主要使用于机械产品和设备科技文件。其做法是：按照机械产品和设备的组、部件或系统，将其科技文件组成案卷

（2）按子项或子课题组织案卷，前者主要适用于建设工程科技文件，即按照建设工程的子项将其科技文件组成案卷；后者适用于科研课题文件

（3）按工序或阶段组织案卷，就是根据科技、生产程序或工作过程，把反映同一程序或过程的科技文件组成案卷

（4）按专业组织案卷，是按照科技文件内容所涉及的专业，来分别组织案卷。

（5）按问题组织案卷，是按照科技文件反映的不同问题，分别组织案卷

（6）按名称或文件性质组织案卷，前者是按照科技文件的不同名称，分别组织案卷；后者是按照科技文件的不同性质，分别组织案卷

（7）按地区组织案卷，是按照科技文件反映的地区分别组织案卷，主要适用于地质勘探文件、地形测量文件，以及水文、气象观测等文件

（8）按时间组织案卷，这是按照科技文件所反映或形成的时间，分别组织案卷。主要适用于水文、气象、天文、地震等观测文件

（9）按作者组织案卷，就是把同一作者形成的科技文件单独组织成保管单位。

4、科技文件案卷编目内容与方法

编目内容，是以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。其内容有：编页号、填制案卷内科技文件目录、填写备考表、填制案卷封面和脊背标签。

编页号方法：（1）凡是有书写内容的页面，都要采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注（2）单面书写的文件在右下角编号，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角编号（3）卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号。

填制案卷内科技文件目录，其项目有：序号，指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号；题名，指该份文字材料或图样的标题；编号，指该份文字材料的文件号或图样的图号；责任者，指该份文字材料或图样的直接编制部门或个人的姓名；日期，指该份文字材料或图样的编制日期；以及备注和页次。

备考表主要包括两个部分：一部分是对组织案卷时，卷内科技文件基本情况的有关记载和说明；另一部分是科技文件归档后，在科技档案管理工作过程中，对有关该案卷变化情况的记载和说明，这部分内容由科技档案部门的有关人员负责填写。

填制案卷封面，主要由有三分部组成（1）案卷题名（2）案卷的管理性内容项目（3）档号项 脊背标签：是管理和使用案卷的必备工具，其项目有案卷题名和档案号。

（三）科技文件归档制度的内容

1、归档范围

（1）确定归档范围的标准：科技文件是否有保存和继续使用的价值（2）确定归档范围的基本方法：第一，研究和分析本单位科技、生产活动的范围，从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文件的各类和成分，确定在归档范围中应该包括哪些方面的科技文件；第二，掌握本单位基本职能活动，把在基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体；第三，正确地划定单位科技文件与科技资料、科技文件与政务文件的界限；第四，根据科技文件的保存价值，确定归档范围。

2、归档时间

（1）按项目结束时间归档（2）按工作阶段归档（3）按子项结束时间归档（4）按年度归档（5）随时归档

3、归档手续和要求

（1）编写归档文件简要说明。一般包括下述内容：项目名称和代号；项目的任务来源和工作依据、主要任务和实施过程；项目的科技水平、质量评价和技术经济效益；科技文件完整、准确、系统的情况；项目主持人和参加人姓名和分工；归档文件整理人和说明书撰写人姓名、日期等。（2）填写归档文件移交清单。移交清单，是科技文件归档和接收的凭证。由档案部门设计，移交单位填制一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留一份，以备查考。

二、科技档案管理

（一）科技档案工作的任务与基本原则

1、科技档案工作的内容

（1）科技档案业务管理，又称科技档案微观管理，是以科技档案为对象的科技档案管理工作

（2）科技档案事业管理，是以科技档案的宏观管理活动为内容的科技档案管理工作，因此，也称科技档案的宏观管理。

2、科技档案工作的基本原则

按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。

3、微观科技档案机构的任务

对科技专业档案馆、基层科技档案机构和各项业务建设进行组织协调，制定科技档案管理的业务原则与标准，选择和使用优化的管理技术与措施，实现科技档案的科学管理和有效利用。

（二）科技档案的概念、种类和特点

1、科技档案概念

是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料。

2、科技档案种类

（1）工业生产技术档案

（2）基本建设档案

（3）设备档案

（4）自然科学研究档案

3、科技档案特点

（1）专业性（2）种类和类型的多样性（3）成套性（4）现实性

（三）科技档案收集工作的方法和要求

1、科技档案收集方法与渠道

（1）接收，基层科技档案部门和科技专业档案馆，按照制度无偿地接收移交归档的科技文件或移交报送的科技档案。

（2）征集，是科技档案部门经过协商或接受委托，向不同所有制单位或个人收集科技档案的一种方式。

（3）征购或购买，是科技档案部门根据需要，向不同经济核算单位和不同所有制单位计价收购科技档案的方式。征购，一般是指科技档案售让方履行义务向科技档案部门出售科技档案而形成一种价购方式；购买，则是指科技档案售让方无出售义务，科技档案部门完全通过平等协商，从科技档案所有者手中购买所需科技档案的方式。

（4）代存，是科技档案部门接受委托，将委托管理的科技档案暂时保存在科技档案部门。这些科技档案的所有权仍属委托单位。

（5）实测补制，这是科技档案补充收集的一种特殊方式，即通过对科技档案反映的物质对象进行实际测量，重新绘制出相应的科技文件，以弥补库藏科技档案的严重短缺。

2、科技专业档案馆的接收制度

（1）科技档案实行无偿进馆制

（2）科技档案实行相关单位主送制

（3）科技档案实行补送制。

（四）科技档案整理工作

1、科技档案整理工作的内容

就是由档案部门对收集来的科技档案，按其形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。这项工作包括系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系。科学编目包括编档号和编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷的内容和构成。科技档案整理的原则：遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，便于保管和利用。

2、科技档案分类的基本方法

（1）对象分类法，就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法。其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征是①以套为分类单元，维护了科技档案的完整性②外部界限明确，便于进行归类③保持了科技文件之间的有机联系。

（2）特征分类法，就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法。其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。特征是①按专业分工进行②按时间进行③按地域进行

3、科技档案号的编制

（1）科技档案号的结构模式：①分类式科技档案号的结构模式，主要有单纯号码制和混合号码制②累积式科技档案号的结构模式，只采用单纯号码制

（2）科技档案号的要求：档案号的结构要清楚、代字的含义要明确、档案号的位置要醒目

（3）科技档案号的程序：设计科技档案号、编制科技档案代字表、纳入辅助号。

（五）科技档案鉴定工作

1、科技档案鉴定工作的内容

就是根据一定的原则和标准，科学地判定科技档案历史与现实价值，确定其保管期限；通过价值核查和质量核查，对失去保存价值，或者内容失真和不完整的科技档案，按照规定的手续进行处理的科技档案业务管理活动。

2、科技档案鉴定的原则

（1）全面与辩证分析的原则（2）技术原则（3）功能原则（4）典型原则（5）高龄原则。上述原则，是相互密切联系的整体，但是它们的地位和作用是不同的。全面与辩证分析的原则是一条重要的思想方法原则，它要体现和贯穿于鉴定工作的全过程，并且体现在其他几项原则的贯彻运用之中。因此，它是科技档案价值鉴定工作的基础和前提。技术原则、功能原则、典型原则和高龄原则，是鉴定工作的技术原则，是辅助地位。

3、科技档案内容鉴别方法

（1）通过科技档案同有关目录之间的核对进行鉴别

（2）通过科技档案材料之间的核对进行鉴别

（3）通过科技档案内容与科技对象之间的核对进行鉴别。

（六）科技档案的保管

1、科技档案保管的方法与要求

（1）底图的保管方法：底图是具有复制工具的一类图纸，因此，底图保管的要求是严禁折叠存放。目前底图一般采用平放和卷放两种保管方法。

①平放法。就是将底图按套或按保管单位，展开后平放在底图柜的抽屉中。这种方法能保证底图平整，使其不易折损，有利于保护底图，取放和查找也很方便，是目前公认的最好的存放方法，缺点是占用柜架多。适合存放A1～A4幅面底图。

②卷放法。就是将底图按套或按保管单位卷起来，装入特制的金属筒里，然后分别存入专用底图柜的小格子里。这种方法也能保证底图平整，无折痕，同时占用柜架也少。缺点是取放、查找和晒图不方便。此法适合于存放大于A1幅面的底图。

（2）蓝图及复印图的保管方法：蓝图及其它复印图以“手风琴”式折叠成A4型幅面大小，图样标题栏露在右下角以便查阅。折叠后，装入用牛皮纸板双裱压制的卷盒或卷皮中保存。其中图样文件一般采用散装的形式，而文字材料一般采取装订的形式。

（3）感光材料的保管方法

科技档案中的感光材料主要包括缩微胶卷、缩微平片、底片（胶片）和照片等。其保管方法为： ①密封包装，防止阳光照射。

②控制温、湿度。保存一般胶片的库房温度应控制在14℃～24℃，相对湿度在45%～60%，底片库房的温度应控制在13℃～15℃，相对湿度在35%～45%。

③加强检查。

（4）磁性材料的保管方法

科技档案中的磁性材料主要有录像带、录音带、唱片、电影胶片、机读磁盘（软盘）等。其保管方法为：

①防磁。具体措施是，把磁带放入金属柜中保存，磁带库要远离散射磁场，周围不能有变压器、电动机、电视机等电气设备。

②平放。如果外包装盒较软，平放时不要叠压太多，以免压坏磁带。 ③定期检查。

（5）光盘材料的保管方法

光盘存贮作为一种新的档案信息存贮手段，具有记录密度高、存贮容量大、数据传输速度快、保管空间小等优点。其保管方法为：

①减少使用。

②保持清洁，防止标记面机械划伤。

③调控温、湿度。保存光盘较适宜的温度范围是14℃～24℃，湿度范围为45%～60%，温度变化范围应低于5%。

2、科技档案保管制度

（1）科技档案库房管理制度的内容：保管人员岗位责任制、库房管理的分工、库房纪律；（2）科技档案保密制度：关于科技档案的保密范围和机密等级、关于密级的调整、关于保密档案的管理与使用；（3）检查制度。

（七）科技档案的开发利用

1、科技档案开发利用工作的基本内容

是指采用多种有效的方式，直接提供科技档案及其信息加工材料，及时、准确地满足用户对科技档案信息的利用需求。

2、科技档案检索工具的种类

（1）根据载体形式分类：书本式、卡片式、缩微式、机读式

（2）根据编制方法分类：目录、索引、指南

（3）根据功能分类：查检性、馆藏性、报道性

3、科技档案编研成品的基本类型

（1）文件选编或汇编，主要采用选录方法进行文字加工。

（2）简介、文摘、手册，一般采用摘编方法进行文字加工。

（3）专题著述、科技史、科技年鉴，采用著述方法进行文字加工。

4、科技档案提供服务的方式

阅览、出借、复制供应、信息交流、咨询服务

第四部分 会计档案管理

一、会计档案的概念和特点

会计档案是机关、企业、事业单位或其他经济组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿和报表等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。

特点：广泛性、严密性、稳定性

二、会计档案的归档

第一，明确会计文件材料的归档范围，即哪些单位或部门的那些材料应该送到档案室归档。 第二，按照会计制度的统一规定，年终在办理决算以后，会计凭证、账簿和报表应一律归档，统一保存，以备查询。

第三，把会计文件的积累和归档，列入会计工作人员的职责范围之内。

三、会计档案的整理

（一）会计档案整理的内容

就是将零散的和需要进一步条理化的会计文件，通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目，组成一个序的过程。会计档案是会计在进行经济管理和经济建设活动中产生的。而会计工作是由会计设置，会计核算，会计分析，会计检查和会计预测、决测五个部分组成的。它们是相互依赖、相互配合、密切联系着的，但又各自具有相对独立性。因此，会计档案整理工作的内容，就是依照会计工作的基本环节，进行科学的分类整理。

（二）会计档案的分类标准、方法

（1）会计年度——形式——保管期限分类法，适用于单位预算会计、企业会计

（2）会计年度——保管期限——组织机构分类法，适用于各级总预算会计单位

（3）会计年度——会计类型——形式——保管期限分类法，适用于专业性强的各级税务机关的会计档案。

（三）会计档案的组卷、编目

会计档案的立卷，应遵循经济活动和财务收支规律，由财务部门办理，按照现金、银行存款、销售往来等会计科目装订成册，各类账簿也按科目成册形成案卷，直接成为档案的基本保管单位，在立卷时，一本凭证作为一个保管单位，一本账簿作为一个保管单位。会计报表是将年报、季报和月报分开立卷，同时考虑报表的多少组成保管单位。

会计档案经过分类、排列、装订和编号，使之位置固定下来，然后都要登入案卷目录，这就是会计档案的编目。通常按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料分别编制目录。保管期限不同的案卷，一般应该分别编制案卷目录，尤其是永久保管的会计档案，应该单独编制案卷目录。会计档案案卷目录，按保管单位进行登记编制的，著录案卷内容和成分并按一定次序编排的用于检索的案卷名册。会计档案案卷目录的项目主要有：案卷顺序号、案卷号、原凭证号（或文号）、案卷标题、起止年月日、页数、保管期限，存放位置、备注等。

四、会计档案的鉴定和销毁

（一）会计档案鉴定的依据

会计档案的保管期限，根据其特点分为：永久、定期两种。原则上按《会计档案管理办法》和两个附件《企业和其他组织会计档案保管期限表》、《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》的规定执行。会计档案保管期限中的永久保存为50年以上。定期保管分为：25年、15 年、10年、5年、3年五个层次。会计账簿，一般保存15年既可。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

永久保存的会计档案有：年度决算报表、涉及外事和对私改造的会计凭证、账簿等。

（二）会计档案鉴定的步骤和方法

第一步，初步鉴定。它是在会计核算材料整理过程中由会计人员完成。 第二步，复查鉴定。档案部门接收会计部门移交的档案后，要定期会同会计人员对已到保管期限的会计档案进行复查鉴定。

第三步，销毁鉴定。对档案期满可以销毁的档案，由档案部门提出意见，再由会计部门与档案部门共同鉴定，造具清册，经过批准可以销毁。

（三）会计档案的销毁

（1）会计档案销毁清册的编制。它是指会计档案超过其保管期限，经鉴定后失去保存价值的会计档案所编制的目录名册，它作为被销毁会计档案的依据。

（2）会计档案销毁审批报告的编制。指经过鉴定对需要销毁的会计档案的各类情况进行总合，上报单位领导、上级主管部门以及上级财政部门和档案部门审批，且由监销与销毁人员签名盖章的责任报告。各单位按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务会计部门共同派员监销。各级主管部门销毁会计档案时，还

应有同级财政部门、审计部门派员参加监销。集体所有制单位必须由主管部门派员监销。各级财政部门销毁会计档案时，由同级审计机关派员参加监销。

第五部分 声像档案管理

一、照片档案（含数码照片）

（一）照片档案的构成：底片、照片、文字说明

（二）照片档案的整理

1、分类

一般按照照片所反映的内容或专题来进行分类，使同一内容或同一性质的的照片归入同一类中，保持其内在的联系。照片的分类，应在全宗内按年度——内容分类。分类应保持前后一致，不应随意变动。也可以考虑与文书档案的分类方法保持一致。照片档案数量较多的单位，还可以从摄影的目的、记载的内容和表现形式，划分为记录性照片和艺术性照片两大类。

2、编号

是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式：（1）全宗号——保管期限代码——册号——张号（2）全宗号——保管期限代码——张号

3、存放

照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。大幅照片的放置对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照照片号顺序排列。如竖直放置，应首

先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。

4、文字说明的编写方法

文字说明同底片、照片一起构成了照片档案的基本要素。文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等6个要素。单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。大照片的文字说明可另纸书写，一同保存。

（三）照片档案的保管要求

底片、照片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±2℃，相对湿度变化不应大于±5％。中期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±5℃，相对湿度变化不应大于±10％。

中期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、湿度条件下至少能保存10年。 长期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、温度条件下至少能保存100年。 贮存库房应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规则。

照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。

接触底片的人员应戴洁净的棉薄手套，轻拿底片的边缘。

底片册、照片册应立放，不应堆积平放，以免堆在下面的底片、照片受压后造成粘连。

珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。拷贝片提供利用，以便更好地保存母片。 每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。若温、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。检查中应密切注意底片、照片的变化情况（卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等），亦应注意包装材料的变质问题，并做好检查记录。若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。

二、录音录像档案

（一）录音录像档案的概念和种类

是一种特殊的文件材料，即用专门器械和材料，采用录音、录像的方法，记录声音和图像的一种特殊载体的档案。

分为唱片、磁带录音与磁带录像档案等。

（二）录音录像档案的整理

1、分类

在一般机关、单位形成的并不多，内容比较单一，无必要分类。在形成数量较多的单位，利用也很频繁，可以按内容进行分类。通常按政治、经济、文学艺术、科学、教育分为若干类别。如果数量多，还可以再分属类。分类时应把永久保留性节目与临时性节目分开，把机密的与一般的分开，把不同版种区别开来（原版、复制版、播出版）。

2、编号

录音录像档案是以盘或盒为保管单位，一盘或盒为一卷。编号格式如下：类别代码～顺序号，编号要标注在两个位置：一是磁带带身的标签上；二是外盒的标签上，内外要相符，书写清楚。

3、文字说明

录音录像档案在录制和制作完成后，应作必要的登记并辅以文字材料，主要是记录磁带的形成单位、形成时间、内容、节目时间、盘数、技术质量、摄录人员、检查人员等。

（三）录音录像档案的编目

主要包括如下项目：编号、收到时期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况（消磁情况、模版质量）、数量、备注等。

（四）录音录像档案的保管要求

1.适宜的温湿度。国家规定保管磁带的库房温度应控制在15～25℃，相对湿度应保持在45～60%。

2. 磁带应卷绕平整，不能有折皱、弯曲、防止带体损坏。

3.定期复制与转绕

4.磁带要竖放

5.磁带使用与保存处所应避免靠近磁场。

6.防尘、防光。

第六部分 档案的保管与保护

一、档案库房的管理

（一）编号与排架

库房中的档案架、柜的排放，应合乎下列要求：1.排列整齐，横竖成行。2.避免光线直射，注意通风。3.节约库房面积和空间，存取方便。

为了便于对库房内的档案的管理和迅速取放，所有的档案架、柜都应进行统一编号。编号的一般方法是：自门口起，从左到右编架、柜号，如果架、柜有栏，也是从左向右编号，每栏则自上向下编号。柜架摆放要避免强光直射档案，注意不要阻碍通风 摆放不能紧靠墙壁，柜架与墙壁之间距离大于10CM，最大限度地利用库房的地面与空间，同时与要便于档案的搬运与取放。两行间净宽不得小于0.8米，主通道应正对库房门，净宽不小于1.5米。

（二）档案的存放和排列

档案存放方式，可以采用竖放与平放两种。竖放是目前采用最多、最普遍的一种方式，其优点是便于存放和提供利用。平放，取放档案不大方便，但对保护档案有利，特别适合保管珍贵档案和不宜竖放的档案。一般我国档案馆（室）保存的档案应该按全宗排列、整理和保管。全宗的排列，一般采用两种方法。一种是按全宗号流水排列，一种是按全宗分类（分全宗群）排列。前者简便易行，后者能把属于同一类型的全宗排在一起，能较好地保持全宗之间的群体联系。 一个全宗的档案应排放在一起，同一个全宗的档案，按案卷的顺序号，依柜、栏、格编号，依次排列上架。有的全宗内可能还包括一部分声像档案、技术图纸中会计报表等档案，这些不同载体和类型的档案，可以分别保管，但应填写说明放置于原全宗内，指明该部分的存放地点，以保持其应有的联系。

（三）档案存放位置索引

是一种记录、引导性管理工具。就是以表册或卡片的形式将档案在库房及装具中存放秩序情况如实记录和反映出来，以此来指引档案工作人员对档案的调取、归还或其他日常管理。

（四）档案代理卡和全宗卷

档案代理卡又称代卷卡，是一种行之有效的微观管理手段。即预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用，每从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理卡插放在所调出的案卷的位置上，还卷时再将其取下。

（五）档案的安全检查

二、常见档案的保护要求

（一）纸质档案的保护要求

（二）胶片档案的保护要求

1.库房管理方面具体要求：控制温湿度；防止阳关照射；保持库内清洁；库内空气净化；注意预防火灾；加强检查。 2.温湿度标准：档案局1987年《档案库房技术管理暂行规定》，保存一般胶片适宜的温度为14-24°，相对湿度为45%-60%；保存母片适宜温度13-15°，相对湿度为35%-45%

（三）磁性载体档案的保护要求

1.适宜的温湿度，录音录像档案库内温度保持在15℃～25℃，相对湿度保持在45%～60%为宜。

2.远离磁场以及有害气体的场所。3.防抹措施4.保持清洁

5.定期检查，长期保存的磁带应每隔6～12个月重绕一遍，定期转录，可以5～10年转录一次。

（四）光盘档案的保护要求

1.减少使用；为延长光盘寿命，要采取有效措施，减少光盘的使用。

2.防止空气污染物。光盘保存环境要注意远离氟化氢（HF）、氯化氢（HCI）气体、海盐（NaCI）微粒等物质使用，必要时须采用空气过滤措施。

3.调控库房空气温湿度。光盘保存比较适宜的温度范围是14℃—24℃，较适宜的相对湿度范围是45%—60%。

4.保持信息读取面的清洁。在每次拿取光盘时，只能接触光盘的内外沿，不能触摸光盘的数据区，以免油渍、汗渍和指纹落在读取面的数据读取区，使用完毕后，应将光盘立即放回到盘盒中，避免灰尘、异物的污染。

5.防止标记面的机械损伤。信息记录的坑点只能约30微米，即使轻微的划伤都有可能大面积地破坏信息记录的坑点，导致原记录信息的不可纠正性的损坏。因此绝对禁止在标记面上进行任何形式的书写、划伤，以免造成信息记录层不可挽救的损坏。

三、档案保护环境

（一）档案库房防潮（水）、防高温、防光、防尘、防虫、防有害气体、防盗、防火、防震的措施

（二）档案库房温湿度的调节与控制

库房温湿度的调控是档案库房管理的一项经常性工作。标准温度14度—24度，标准湿度为45%—60%。控制是基础，调节是重要的补充。库房的温湿度调节的方法很多，如密闭、通风等。采取增湿、降湿、增温、降温相结合是调控温湿度的有效方法。

1.密闭。库房密闭的重点是门窗，考虑自然通风的需要，库房门窗、通风孔洞应尽量做到密闭时不透气，需要时又可以敞开通风。库房的密闭可以分成两种类型：一种叫永久密闭。即封闭部分窗户。另一种是暂时密闭。可分为三种：一是库房密闭，即在库房门窗的缝隙处嵌以绒布条，毛毡条或在铁制门窗边缘嵌以橡皮条等。二是箱柜密闭。部分利用率低或者珍贵档案，可以用柜箱密闭进行保存。箱柜的缝隙用纸条或胶布条严密封起。三是塑料袋密封，即用透气度上的聚乙烯塑料薄膜制成口袋，装入档案后封口。

2.通风。（1）通风调节库内的温度的原则，如果通风是为了增温，只有当库外温度高于库内时，才能进行通风，增加库内温度。如果是为了库内降温只有当库外温度低于库内温度时才能进行。

（2）通风调节库内湿度的原则，当库外绝对湿度小于库内绝对湿度时可以通风降低库内湿度，当库外绝对湿度大于库内绝对湿度时可以通风增加库内湿度。 以通风降温为例，可以将上述原则进一步解释为四点：①如果库外温度和湿度都低于库内，可以通风；反之，不能通风。

②库外温度低于库内温度，库内外的相对湿度相同时，可以通风；反之，不能通风。③库外的相对湿度低于库内，库内外的温度相同时，可以通风；反之，不能通风。④当实际情况与上述三种不符合时，则需要根据库内外温度和相对湿度进行计算，根据计算所得到的绝对湿度决定能否通风。

3.调节库房温湿度的其他方法 ：（1）降湿方法，目前普遍采用去湿机和对档案无不良影响的吸潮剂。常用的吸潮剂有氯化钙和硅胶两种。（2）降温方法，第一杜绝或减少库内热量的来源；第二消除或减少已有热量。使用空调设备是比较理想的做法。（3）增湿方法，包括自然增湿和机械增湿两类方法。（4）增温方法，比较理想的方法是使用空调设备。注意不要使用炉火，碳火给库房局部增温。

（三）档案库房灭菌与杀虫的方法

灭菌1.物理灭菌法（1）微波灭菌（2）冰冻真空干燥灭菌2.化学熏蒸灭菌法。杀虫1.化学杀虫法（熏蒸剂、接触剂、胃毒剂）2.物理杀虫法:高温杀虫法、低温杀虫法、辐射杀虫法和气调杀虫法（缺氧杀虫）等。

四、档案修复技术

（一）档案修复前的准备工作

1.接受登记2.检查（检查字迹水溶性、检查纸张材料）3.除尘4.制订修复方案（根据检查情况，确定修复时使用的材料、方法及修复程序，制订出修复方案）

（二）档案修复方法

1、纸质档案的去污、去酸、加固、修裱、字迹恢复与显示

去污：（1）机械去污法（2）溶剂去污法（3）氧化剂去污法

去酸：（1）液相去酸法，使用某些碱性溶液与氢离子反应而达到去酸目的

（2）气相去酸法，将档案置于碱性气体或蒸气中进行去酸。

加固：（1）涂料加固（2）丝网加固（3）塑料薄膜加固

修裱：优点（1）用纸张和粘合剂提高档案强度，使用的材料与档案本身材料基本一致，一般不会产生副作用（2）此种方法是可逆的（3）设备、材料简单，

购置容易，有的可以自制（4）技术容易掌握。缺点:目前修裱技术是手工操作，工作效率低；在高温高湿条件下，胶粘剂易生虫长霉。

字迹恢复与显示：（1）物理法：摄影法显示字迹，数字图像处理技术（2）化学法：硫化铵、硫代乙酰胺法，黄血盐法，单宁法，LC显色固色剂恢复法，BS23、TH22、NHJ剂恢复法，BAH、DAH剂恢复法。

2、胶片档案的去尘、去污、消除划伤与折痕、恢复退色黑白影像

去尘：第一，用羊毫笔或其他软笔扫下胶片上的尘土；第二，用棉花球蘸酒精轻擦；第三，用流动清水将胶片冲洗干净后再晾干。

去污：（1）去指纹及其他油脂斑，可用棉花球蘸上20％-25％汽油与75％-80％甲苯的混合液，轻轻擦除。如果污斑的程度比较严重或时间较长，可先在流动水中漂洗15分钟，然后用5％冰醋酸漂洗1分钟。漂洗时可用手轻擦油斑处。（2）去红、蓝墨水斑，将胶片放在清水内漂洗5-15分钟，再放入D-72配方显影液内浸泡5分钟（温度不高于20度）。同时应不断翻动胶片，使它能均匀接触药液。然后将胶片放在清水中冲洗。为了更好地去除污斑，可用手轻轻抚摸胶片正反面。随后放在5％冰醋酸液内浸一下，再在流动水中清洗15分钟，最后取出晾干。（3）去霉斑，①擦除法，将胶片放在垫有橡皮的台面上，用脱脂棉蘸上除霉液（将1％五氯酚钠溶解于85％乙醚和15％酒精的混合液）轻轻擦除霉斑。此方法可以去除一般霉斑，且对胶片的性能影响较小。②冲洗法，冲洗药液配方：五氯酚钠5g、硼砂0.5g，加水1000ml。该溶液PH值为9±0.2。冲洗时将胶片现放在清水中冲洗，然后放在药液中处理，冲洗温度为18-24度，冲洗时间为5-8分钟。最后再用清水冲洗8-12分钟。（4）去黑斑点，采用比例减薄的方法，可将胶片上的黑色斑点减到与周围影像密度一致，随后使黑色斑点消失。比例减薄液的配方：温水（50度）200ml，铁氰化钾（赤血盐）10g，加水至500ml。操作时先将胶片放入比例减薄液内（20度）约30秒至2分钟，然后放在清水中冲洗一下，再放入定影液内定影5分钟，最后在清水中冲洗15分钟后取出晾干。

消除划伤痕迹。①将胶片放入清水内浸透，再放入流动清水中水洗5分钟，然后晾干。乳剂膜经过水浸膨胀、干燥收缩过程，划伤痕迹即可被消除。②将胶

片放入清水中浸湿，再放入干酪素乳液中约一份钟，取出晾干后，胶片表面会增加一层无色透明的保护膜。干酪素乳液配方：蒸馏水200ml（25-30度），硼砂25g，干酪素25g，甲醛7.5ml，加蒸馏水至250ml。

消除折痕。先将胶片放在流动的清水中水洗5分钟，使乳剂膜松软。然后放入显影液内浸泡5分钟。浸泡时可用手轻摸胶片折痕处，除去灰尘。随后把胶片放在5％冰醋酸溶液中浸一下，中和从显影液中带来的碱性物质。再把胶片放入流动清水中漂洗15分钟，并可将底片按折痕反方向轻折几下。最后取出晾干

3、磁性载体档案的去污、剪接、消除复印效应

4、灾后档案的抢救

（1）水灾后档案的抢救：将被水浸湿的档案迅速迁至安全地段。冷冻水浸档案，有条件的地方要将水浸档案送到冷库中冷冻暂存，防止霉变和粘连，雨季后分批阴干。无法冷冻的地方，使用软毛刷等，将水浸档案清除泥沙后，进行干燥。干澡方法如下：减湿干燥、自然晾干、预防霉菌。

（2）火灾后档案的抢救：在搬运被烧库房的柜子时，尽可能要少震动，注意排好顺序号，处理时要放在一特定的房间内。特别要考虑抢救时间。当库房温度高于70℃，24小时就会开始发生霉变现象。因此必须在48小时内进行干燥。干燥的方式可在室内用大型去湿机，或室外自然晾干，但须注意要在风不大、非强阳光的条件下进行。如果档案被烧处理方法，烧焦档案的光化技术、烧焦档案字迹的显示。

第七部分 档案编研工作

一、档案编研工作的内容

就是档案工作人员以馆（室）藏档案为基础所进行的编辑和研究工作，内容主要包括：编辑档案史料和现行文件汇编、编辑档案文摘汇编、编写档案参考资料、编史修志。

二、现行文件汇编和档案文摘的编写

1、现行文件汇编的种类和编写方法

法规文件汇编：具有权威性、准确性、资料性等特点，在选材中应严格注意

1.要收录按照法定程序发布的法律、行政法规等规范性文件；2.收录的文件应现行有效。要有明确的时间断限，为便于查找利用，通常收入文件按内容分类后按时间排列。

重要文件汇编：首先要根据编辑意图和文件情况确定好收录范围。编辑时需分门别类后按发文时间顺序排列。编辑本机关的重要文件汇编可利用原有文件，汇集成册后提供利用。

发文汇编：应将本机关一定时期的发文收集齐全，可在发文时留出若干份，除一份连同定稿立卷归档外，其他用于编辑发文汇编，汇编内文件按发文号顺序排列。

会议文件汇编：要选能够反映会议基本情况的、具有查考价值的文件加以汇编。

公报、政报：选材范围主要是有关方针政策的规定性、领导指导性文件，一般以正式下发的文件为主，选用领导讲话时要确保内容的准确无误。

其他专题文件汇编：专题文件汇编，一要专，二要精。

2、档案文摘的特点和编写要求

特点：1.文摘言简意赅地揭示文件的主要内容，文摘汇编信息密度高、容量大，利用者可用较短时间获得大量信息；2.文摘具有引导利用的作用，利用者可借助档案文摘汇编选择自己所需要的档案原件，有针对性地查阅利用；3.档案文摘汇报编辑出版形式多样，可及时报道各种文件中的最新信息。

要求：1.要忠实于原文，客观、如实地叙述文件的主要内容，不带编写人员的主观意见；2.档案文摘应具有自含性和独立性，使读者不阅读原件也能从中获得必要的信息，可以独立使用；3.文字要简练、准确，表述要清楚，要注意使用

标准科学术语，一般不用图表、公式、缩写词等，篇幅一般在200字至400字左右。

三、常见档案参考资料的编写方法

大事记、组织机构沿革、统计数字汇集（基础数字汇集）、专题概要、会议简介、科技成果简介

1.大事记（掌握）：一部独立编印的叙述式大事记，一般由以下部分组成：题名、编辑说明、序言、目录、正文、按语和注释、附录。大事条目的编写方法

1.大事时间，应力求准确日期2.大事记述，是对史实的记述，是大事记中最重要的部分。大事记述须一条一事，不可将几件事放在一个条目中综述；大事记术文字要简明；大事的记述要注意将其始末因果交代清楚；编写大事记要以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导，注意观点正确；编写大事记可在客观记述的基础上作适当评价。

2.组织机构沿革（掌握）：内容大致有机关或地区、系统的历史概况，行政区划，建制变更情况、机关名称的改变、地址迁移，成立、合并以及撤销时间，职权范围、隶属关系、领导人的任免、编制发展情况、内部组织机构的设置变化情况。要求：内容全面、材料翔实，结构合理、脉络清晰，组织沿革可以采用文字叙述和图表的形式，也可以图文并茂。

3.统计数字汇集（基础数字汇集）（掌握）：科学地确定统计指标，选好采集数据的年代断限，数据准确，根据主题特点可进行适当的统计分析，表式清晰。

4.专题概要（掌握）：简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考资料。 专题概要的特点：主体鲜明，内容专一；材料系统，重点突出；体裁灵活，适应性强；种类主要有会议简介；产品、工程设备、科研项目简介；地区（机关）综合情况简介；专门问题简介等。编写要求：内容全面，材料翔实；叙中有议，评介得当；叙述准确，文字朴实；文图结合，不拘一格。

5.会议简介（熟悉）：是简述会议过程和基本情况的参考资料。主要内容有会议名称及届次，会议时间、地点及主持人，会议参加人员，会议主要议程及内容。编写注意：事实清楚、准确；语言简练，要点突出；一次会议的简介要眉目清楚，对于同类历届会议简介，可按届次顺序依次排列，汇集成册并编制目录。

6.科技成果简介（熟悉）：课题研究单位在成果评审时应对科技成果进行简明扼要的介绍，以使评委对成果总体了解；科技成果一经评审备案，也要编写项目简介，利用信息平台系统进一步推广应用。为规范项目成果介绍的内容，较全面的将科技成果中研究的关键技术和创新点及效果总结出来，特归纳以下编写要点：（1）项目简介，介绍科技项目关键技术的形成，科技项目研究的主要内容。

（2）项目背景，介绍科技项目研究的意义，针对的难题及研究方向、研究目的。

（3）关键技术和创新点,介绍解决难题的主要方法，对项目研究内容中的关键技术和有技术创新的结果进行归纳，以表明技术水平和创新程度,可附图。（4）社会经济效益，分析比较在安全、质量、工期及造价方面取得的显著效益和推广应用情况。

第八部分 电子文件和档案信息管理

一、电子政务基本知识

1、电子政务的概念和类别

所谓电子政务，就是应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。类别：G2G：政府间电子政务；G2B：政府-商业机构间电子政务；G2C：政府-公民间电子政务；G2E：政府-雇员间电子政务

2、电子政务的主要内容

1.政府从网上获取信息，推进网络信息化2.加强政府的信息服务，在网上设有政府自己的网站和主页，向公众提供可能的信息服务，实现政务公开3.建立网上服务体系，使政务在网上与公众互动处理，即“电子政务”4.将电子商业用于政府，即“政府采购电子化”。5.充分利用政务网络，实现政府“无纸化办公”。6.政府知识库。

3、电子政务的主要特点

相对于传统行政方式，电子政务的最大特点就在于其行政方式的电子化，即行政方式的无纸化、信息传递的网络化、行政法律关系的虚拟化等。

电子政务使政府工作更公开、更透明；使政务工作更有效、更精简；为企业和公民提供更好的服务；重构政府、企业、公民之间的关系，使之比以前更协调，便于企业和公民更好地参政议政。

二、电子文件

（一）电子文件的概念和种类

概念：电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。

种类：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、程序文件（命令文件）、数据文件。

（二）电子文件的特点

1.信息的非人工识读性，比特；2.系统依赖性；3.信息与特定载体之间的可分离性；4.信息的易变性；5.信息存储的高密度性；6.多种信息媒体的集成性；

7.信息组织的多维性；8.物理结构与逻辑结构的分离性；9.信息的可操作性。

三、电子文件管理

（一）电子文件的管理原则

1.统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。

2.全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。

3.规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。

4.便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。

5.安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。

全程管理原则：全程管理，根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理（全面的管理、系统的管理、过程的管理）。

前端控制原则：文件形成是前端；处理、鉴定、整理、编目等是中端；永久保存或销毁是末端。前端控制要求对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把需要和可能在文件

形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在文件形成阶段实现。前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略；是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。

集成管理原则：是将电子文件生成、运行、保管等管理活动有关的要素进行合理的互联与组合，形成具有要素结构的管理体系。包括三个方面的内容：文件流与业务流的集成；文件流与其他信息流的集成；文件流内部管理活动的集成。

动态管理原则，对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证管理目标的实现。

注重效益原则，电子文件管理中对成本和效益的关注尤其突出，这主要来自两个方面的原因：电子文件管理的投入大；信息化过程中各种组织更加注重信息资源的效益问题。

可读性保障原则，经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以适度、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性（保证电子文件可读性的措施应该贯彻于全部管理工作的始终）。

【电子档案管理原则：完整性原则、可读性原则、可靠性原则。】

（二）电子文件的管理模式

1、机构内部电子文件的管理模式

对电子文件实行统一管理；实行文件、档案一体化管理

2、档案馆电子文件的管理模式

各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立电子文件备份中心或者异地备份库。

集中式保管模式：文件的生成机构使用文件，并通过一些方法来保护文件的可靠性和真实性；文件生成者将失去现行使用价值的文件移交档案馆，由档案馆进行整理、编目和长期保管。

分布式保管模式：形成机构应自始至终保管自己的电子文件，而不是将进入档案阶段的电子文件移交档案馆，档案馆对于非现行电子文件的保管进行指导和帮助，并具有一定的控制权。

（三）电子文件的归档

1.电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应当在第二年6月底前完成；2.归档电子文件的保管期限划分准确；3.电子文件及其元数据应当同时归档；4.电子文件归档时，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由相关责任人确认；5.电子文件应当以国家规定的标准存储格式进行归档，属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储，并按保密规定办理归档手续；6.具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档。

电子文件的归档方式：1.将应归档的电子文件最终版本存入磁、光记录介质上。2.压缩归档。采用数据压缩工具，对电子计算机网络上应归档的电子文件，经过一段时间积累后进行压缩操作，录入到磁、光记录介质上。3.备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上

（四）电子文件的销毁

电子文件的销毁应当履行有关审批手续；涉密电子文件的销毁应当按照国家保密法律法规的规定处理。

四、档案信息的数字化

（一）档案信息数字化的含义与原则

档案信息的数字化：是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。现阶段和今后一段时间，我国档案信息数字化的中心任务：对纸质档案信息进行数字化转换。

原则：使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。在此基本原则的基础上遵守以下要求：（1）规范性要求（2）安全性要求（3）真实性要求（4）效率性要求（5）实用性要求

（二）档案信息数字化的内容

①档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库； ②载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库； ③档案专题信息的采集与建库。

五、档案网站建设

（一）档案网站的含义与功能

是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。

服务功能；宣传功能；交流功能。

（二）档案网站的主要内容

1.档案工作信息；2.档案机构信息；3.档案资源信息；4.档案利用服务信息。

（三）档案网站建设的问题与对策

问题：第一，档案网站的质量普遍不高。首先，在网站设计上难尽如人意。其次，档案网站的内容少。再次，档案网站内信息更新慢。第二，档案网站的访问量少。第三，档案网站的服务功能薄弱。

对策：第一，强化意识是前提。这里的意识有两个，其一是档案部门的意识。其二是社会公众的意识。第二，了解需求是基础。第三，提高质量是核心。第四，强化服务是保障。第五，做好宣传是手段。

六、数字档案馆建设

（一）数字档案馆的含义

利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。（数字档案馆不是一种具体的档案馆形态，而是一种无形的信息组织与利用环境）

广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。

狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆，其含义除了馆藏档案数字化的工作外，还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建（包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立）。它包括：

1.接收应归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督和控制，以及时获取电子文件，防止重要文件的流失；

2.将现有馆藏档案数字化，实现数字化档案资源在网上的发布和传递；

3.支持对馆藏各种档案实体的自动化管理；

4.支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够提供分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享；

5.组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息（包括目录、索引和全文）进行查阅。

（二）数字档案馆的主要特点

1 存在方式，是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式；

2 运行方式，是存取档案信息的网络化；

3、功能定位，是一个档案信息资源的积累与保存中心，数字档案馆因其主要是对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻连接这一特色，从而在功能定位上是以“存取”为中心。（馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。）

（三）数字档案馆与现行实体档案馆之间的关系

1.实体档案馆是数字档案馆形成的基础；

2.数字档案馆的出现对实体档案馆的馆藏建设提出新要求；数字档案馆为实体档案馆提供了新的管理和服务机制。

3.数字档案馆与实体档案馆不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。没有实体档案馆，数字档案馆就失去了一个重要的信息源泉，没有数字档案馆提供的信息环境，实体档案馆就不可能

突破原有的工作局限；数字档案馆的建设需要以实体档案馆作为基础，而数字档案馆的建设也可为实体档案馆的进一步发展提供新的机遇。