浅谈设备物资管理中碰到的问题及解决办法

王树宏

（中国水电顾问集团昆明勘测设计研究院，云南昆明 650051）

摘 要：文章从个人的实际工作出发，针对工作中碰到的设备物资管理方面的问题，提出了个人的想法和解决办法，并举例加以了说明。

关键词：设备物资管理；问题；解决办法

中图分类号：F253.4 文献标识码：A 文章编号：1671-8089（2009）05-0141-02 为了减员增效、机构有效整合，当前许多公司将财务部门和设备物资管理部门合二为一，合并为财务资产管理部门，这就要求财务资产管理部门“既要管财，又要管物”，财务资产管理部门的领导既要懂财务，又要懂得如何管理实物资产。

实物资产管理通常包括资产的采购、验收、调拨、使用、信息反馈、修理、报废、处置等内容。首先，要制定切合实际、方便操作的管理办法，管理办法要从规范流程着手，对供应商评审、采购、验收、调拨、使用、保管、信息反馈、报废、对外租赁、对外处置、奖惩等环节进行强制规定，有了管理办法设备物资管理才有依据，相关人员才可以按章办事，整个管理工作才有章可循。其次，要严格执行管理办法，严格按章办事，严格奖惩，如此制定的管理办法才有意义、才能发挥作用。最后，要根据工作实际情况不断完善管理办法，让管理办法的生命力一直延续下去。

然而在实物资产的管理中，常常会碰到基础管理工作薄弱、管理办法执行不力等问题。下面我结合自己的工作经验谈谈设备物资管理中碰到的问题及解决办法。

一、设备物资管理中碰到的问题

1、管理办法缺失或不完善。有的公司设备物资管理出问题时，问相关人员“为什么会这样办理？”很多人会这样回答“以前就是这么办的，一直都是这么办的。”问其这么办的依据在哪里？往往都是回答“不知道，原来谁谁谁就是这么办的”。这就说明该公司没有相应的管理办法，设备物资管理人员只是按习惯和个人意愿来办理业务和进行管理。

有的公司虽有管理办法，但管理办法是多年前就制定的（甚至是计划经济时侯的管理办法），早已不适用了，但一直没有更新。

有的公司管理办法不完善，没有相应的奖惩措施，一旦出现未按程序进行采购、验收、对外处置、对外租赁、信息反馈等问题，就会出现处理起来没有依据，导致不能有效地进行设备物资管理。

2、管理办法执行不力。有的公司采购人员不严格按章办事，使用部门口头提出采购申请，没有书面的购置申请，未经过分管领导的审批，未进行评审就擅自采购。采购价让人质疑，采购的设备物资质次价高，使用部门怨声不断。设备物资使用部门的分管领导和经办人员对管理办法学习不够，不了解采购程序，从而不能有效地参与到设备物资的管理中来。

3、设备物资使用信息反馈不畅。一方面财务资产管理部门不能及时、全面地了解设备物资使用中的问题；另一方面，使用部门对使用的设备物资意见不断。设备物资使用信息不能有效反馈，发现的问题得不到及时解决。

4、供应商范围局限，透明度不够。公司现有哪些供应商？它们的供货价如何？只有少数人掌握，其他人根本不得而知，供应商的范围局限和供货价不透明。

5、可重复使用的材料未规范管理，出现流失。公司对使用部门领出的可重复使用的材料情况不掌握，使用部门对领出的可重复使用材料未建帐管理，出现流失。

6、设备在使用部门间调拨困难。一方面有的部门部分设备闲置，另一方面另外的部门又急需同样的设备，但部门间设备调拨困难。

7、材料使用现场管理混乱，材料使用浪费严重。材料使用现场管理混乱，材料使用人责任心不强，浪费严重，材料使用效率不高。

二、解决办法

1、取得公司分管领导的支持。将设备物资管理中的问题进行收集、汇总、分析，拿出切实可行的解决方案，并向公司分管领导汇报，取得分管领导的支持。没有公司层面领导的支持，要规范公司设备物资管理工作是非常困难的。

2、制定或完善管理办法。没有管理办法的公司，必须尽快制定管理办法。管理办法不完善的，必须尽快修订和完善管理办法。管理办法要从规范流程着手，对供应商评审、采购、验收、调拨、使用、保管、信息反馈、报废、对外租赁、对外处置、奖惩等环节进行强制规定，重点放在规范评审和采购验收程序上。另外管理办法要切合实际，方便操作。有了管理办法设备物资管理才有依据，相关人员才可以按章办事，整个管理工作才有章可循。

3、管理办法执行初期，财务资产管理部门分管领导要全过程参与管理，严格执行设备管理办法，重点放在采购前的评审和采购的执行两方面，直至管理办法的执行步入正轨。

4、畅通信息反馈渠道，财务资产管理部门分管领导和具体管理人员要深入工地现场了解设备物资的使用情况，多听取现场使用人员的意见，以便及时发现问题，更好地改进工作。

5、扩大供应商范围和采购透明度

技术部门、使用部门、纪检部门、财务资产管理部门都要安排人员参加评审会，参加评审会的人员都可以推荐供应商，把所有的供应商放到一起进行评审，供应商和采购价在评审会上现场确定。这样供应商的范围就扩大了，供应商和供货价也变得透明了。

6、通过对设备物资进行清查、盘点，摸清公司的设备现状、设备的使用情况和可重复使用的材料情况，同时规范可重复使用材料的管理。督促使用部门建立健全设备物资台帐，对可重复使用的材料一定要建帐管理。

7、设备实行有偿使用。由公司测算出使用费收取比例，让使用部门知道闲置的设备不能放在自己手上，应退回财务资产管理部门，否则需承担使用费。这样退回的设备就可调拨给需要该设备的其他部门使用，提高设备使用效率。

8、制定工地物资管理办法，要求各工地建立设备物资台帐，认真记录领用和使用情况，杜绝浪费。并将该项工作纳入考核范围，有效地进行奖惩。

三、案例

某公司2003年以前，没有相关的设备物资管理办法，设备物资管理流程基本是按：物资采购部门接到生产部门的通知（传真或电话）后，采购人员直接请示公司分管领导（口头或电话）或者未请示任何领导就进行采购；只有极少数的设备进行过供应商和供货价的评审，且未留下评审记录；采购回来的设备物资，未由采购部门会同使用部门验收，就进行加工或直接发往工地使用。如此设备物资一旦有问题，就只能在使用环节才能发现，增加了退货的代价，造成使用部门与采购部门经常扯皮。另外，由于没有相关的管理办法，导致发现问题后没有处理的依据。如此导致不能有效地进行设备物资管理。

2004年公司制定了相关的管理办法，从供应商评审、采购、验收、调拨、使用、保管、信息反馈、报废、对外租赁、对外处置、奖惩等各个环节进行了强制规定。自此设备物资的管理有了依据，对采购和验收程序进行了强制规定：使用部门提出购置申请、相关领导分级审批同意后进行评审、评审后进行采购、采购部门会同使用部门一起验收、验收合格后才能进行加工或发往工地。同时管理办法中规范了工地物资的管理，畅通了信息反馈渠道。任何人违反上述程序都按管理办法进行惩罚。另外，经常对设备物资管理工作进行总结，进一步完善管理制度，并严格执行，最后经过半年时间物资管理工作就步入了正规。

作者简介：王树宏（1977年- ）男，云南陆良人，会计师，主要从事财务会计工作、资产管理和全面预算管理工作。