办公区环境管理制度
办公区环境管理制度
为规范办公区域环境管理,保持办公环境整洁、清新,维护良好企业形象,保持良好办公秩序,创造和谐办公环境,根据公司发展要求,特制定本制度。
1、适用范围
1.1 本制度中的环境管理,包括前台、领导办公室、公共区域(开放式办公区、会客室、会议室、资料室等)的环境卫生管理。项目部、案场办公区参照此制度执行。
1.2 人力行政部为办公区环境管理部门,进行日常环境管理考核工作,不定期对各区域办公环境进行抽查,并对检查情况进行通报。
2、前台的管理
2.1前台文员负责维护前台办公环境的清洁干净,确保文件资料摆放整洁有序。
2.2办公时间客人来访,前台文员须热情接待来访人员,使用文明用语,了解客人来意,及时通知被访人员到前台处将来访者请至接待室交谈。如果来访者既不能说明事由又不能说出被访者的姓名,前台文员不得将来访者带入办公区内,而应报告人力行政部负责人进行接待。
2.3 前台文员应管理、维护打印机和传真机,及时检查打印机、传真机的纸张、墨粉等,如有缺少,及时补充。
2.4 前台文员收到公司订阅的杂志、报纸后,应及时进行整理与分类。
2.5凡带出公司的重要物品(如电脑、电话、办公家具等),前台文员应在收取加盖了公司公章的出门证后方可放行。
2.6 前台文员负责对公司大门的开关进行管理。
2.7 前台文员负责信件、快递的收发并进行核对与登记,防止送件人员直接进入办公区。
3、总经理办公室的管理
3.1 总经理办公室环境卫生由公司保洁员完成。前台文员负责整体环境维护、办公用品需求补充等。
3.2每天早上上班之前,前台文员需整理总经理桌面文件、检查办公文具(如笔能否书写、铅笔是否需要削、文件放置的是否整齐等);检查总经理办公室的饮水机电源是否打开、卫生是否干净、饮水机水桶里的水是否用完,上班前要打开总经理办公室空调,下班后关闭。
3.3凡是前来拜访公司领导的客人,前台文员把客人带至会客区接待,然后通知接访的领导,经领导同意之后,将客人请入总经理办公室。
3.4外来人员或公司人员进入总经理办公室放置文件或物品,必须通过档案管理员,或在档案管理员陪同下共同进入。
3.5总经理办公室内的绿植应保持新鲜、旺盛的生长状态,对于发黄、枯萎的绿植,保洁员要及时向人力行政部反映,联系绿植公司进行保养或者更换。
4、开放办公区的管理
4.1开放办公区由各工位人员自主管理,人力行政部监督检查。员工有爱护办公区域内各种设施设备、办公物品的责任,对办公用品妥善保管使用,不得无故浪费与丢弃。
4.2办公桌上应保持整齐、干净。桌面不得随意堆放文件、报纸及其它杂物,应按规定整齐摆放电脑、文件框、电话、笔筒、台历、水杯等物品。离开座位后,必须将椅子归回桌子下方,办公桌上不得留有杂物。
4.3 不得在墙上张贴与工作无关的物品及图片。保持地面干净整洁,不得有果皮纸屑等杂物。
4.4办公区不得大声喧哗,打电话时不得使用免提,接电话时铃声最多不得超过三声,说话声音尽量放小。
4.5 与同事进行工作交流时,必须走到被交流人座位处,低声交谈。
4.6 公共办公区域严禁吸烟,吸烟应到指定的吸烟区。
4.7员工工作时间不得在办公室化妆、吃零食等。
4.8员工原则上不得在办公区域内就餐。
4.9 下班离开后需关闭电脑、灯、空调及其它用电设备。
4.10 公共卫生区域由人力行政部监督,随时保持整洁。
5、会客室/洽谈室的管理
5.1 前台文员负责会客室/洽谈室管理,客人离开之后,应将椅子摆放整齐,将客人用后的纸杯放置垃圾桶里。
5.2 洽谈室严禁吸烟。
5.3 洽谈室环境应保持清洁与整齐。
6、会议室的管理
6.1 保持会议室整洁,保证室内灯光、音响、空调、投影等设备正常运行。
6.2 会议室为公司级、部门级、临时性会议召开的地点,由人力行政部负责统一管理。
6.3 公司级会议布置及会后清理由人力行政部负责妥善安排。
6.4 部门开会使用会议室需提前到前台文员处登记,如发生冲突,人力行政部协调安排。部门会议由申请部门自行布置,离开前负责清理、收拾、关灯、关空调。
6.5 临时性会议使用会议室要求同上。
7、资料室(档案室)的管理
7.1 由资料室由档案员负责管理,离开资料室时,务必关灯、关空调、锁门,人力行政部将对资料室不定期检查。
7.2 各部门使用指定的档案柜,并以备注标签进行识别。
7.3 使用人负责定期对档案柜进行整理,保持整洁。
7.4 资料室不得乱堆放图纸、文件。
8、门户的管理
8.1钥匙由人力行政部指定人员保管,备用门卡及钥匙由人力行政部负责人保管。
8.2钥匙需统一编号统一管理。
8.3领用钥匙需进行登记,如员工离职时需交回钥匙。
8.4 人力行政部负责对大门进行统一管理,下班后由专人负责锁好大门。