提高工作效率的方法)

提高工作效率的方法1.员工要有目标意识一个有理想有抱负的员工，一定会为自己的人生设定出长期、短期目标。为了使这些目标实现， 他就会充分做好生涯计划。具体地说，就是处理好自己衣、食、住、行等各方面的生活。一般说来，员工需用确立的人生目标可分为三种。其一是达成目标。对公司来说，是指营业额 需过多少？或业绩要达到多少？至于一般员工，则是指何时要结婚成家？何时要考取什么资格、执 照之类的东西。其二是向上成长目标，就是追求比现在还要好的目标。譬如一个人的人格、性格、领导力、人 际关系等，并没有所谓的终点站，而是要不断精益求精，追求上进即向上成长目标。其三是经检目标，即将亲身的历练放在很重要的位置，再依此设定目标。因为一般人是靠经验 来促进自身和成长，所以，想要有什么成长，就需要先有什么经验了。如果你以经验为目标，就要 争取多岗位练习的机会，最后确定最适合自己的岗位。设定人生目标的时候要尽可能明确，但同时也要高瞻远瞩、高屋建瓴。2.制定你的工作目标在工作时,员工不可忽略的首要问题是确立目标.工作上没有目标,就等于马拉松赛跑没有终点线. 因为,工作目标是一切工作之基石，所有工作之根本。无论工作的条件或内容怎样，但在制订目标时，都必须遵守一些原则。这些原则即具体性、计 量性、期限性。在确立目标时，必须制订具体计划，也就是使用可以计量的数字予以表示，然后确 定完成的具体期限。在制订长期目标时，事先应该考虑最终目标、阶段性目标和措施目标三项要素。最终目标，即 最终要达到的目的地；阶段性目标，即每一个阶段要实现的短期计划；措施目标则是为完成阶段性 规划的具体措施方案。没有目标就不会有成功。员工应该养成制订切实可行的目标，并力求速度快、 高效率的付诸行动的良好习惯。因此，为了切实地完成工作，员工必须为确定目标，实现目标而不 懈努力。如能像上述那样，明确地将目标分为长、中、短三阶段，那么实现目标就更容易了。“在制订计划时，我追求的是什么呢？以什么目标开展业务活动呢？．．．．．．”要认真想想 这些问题，然后条款清晰地记录在卡片上，根据自己所处的立场，将你对所有的问题的看法，真实 的记录下来。在记录中，对你认为需要三年多方能完成的项目写上“长”字，对三之内即可完成的项 目标上“中”字；一年之内就能完成的项目标上“短”字。因上述目标不可能同时实现，故需要确定实 现目标的先后顺序。我们在具体实施时应该这样做：首先在标有“短”字的项目中选择三个最有价值的，然后以同样 的方法，根据目标内容的重要程度，分别在中、长期项目中各选出三项，计为九项。有趣的是这些 内容之间大多具有相关性，只是表现方式不同罢了，有的具体，有的抽象。综合上述内容，并联系 起来，最后选择三个目标。既已确定了目标，今后努力的方向也就明确了，继之便是坚定不移地干 到底，最终一定能战胜困难、挫折，胜利地实现目标。３。制订你的工作计划在完成一项任务或目标之前，员工必须先做好计划，没有计划地进行工作，只会产生“浪费、 忽高忽低、不合理”的涣散局面。消极的态度必然会导致工作上的失误。计划是一门技术，如按照计 划进行训练，再艰巨的目标也能完成。关键在于你是否坚持。鉴于计划的重要性，希望大家务必掌 握这门技术，并请牢记制订计划的五要素。（１）确立目标：没有目标的计划是毫无意义的，空乏无力的。为什么要确立目标呢，最终要 达到什么样目的呢？弄清上述问题是制订计划应具备的最起码的先决条件。（２）掌握是否具备实现目标所必需的条件：人力、财力、物力、时间、信息等等。这些条件 自然要受实际情况的限制。所以必须事先搞清楚实际情况对上述条件限制到什么程度。（３）实现目标的方针、政策：在制订方针、政策时，一个有效的方法是广泛征求上级、前辈 及下属等人的意见、建议。（４）制订方针政策的具体安排：方针和政策一经决定，应马上做出安排工作。尽量发挥主观 能动性、启动脑筋、考虑采用哪些方法才能使既定方针和政策变为实际的行动。（５）力求方针、政策的完善：方针和政策是行动的指南，所以，要经常修改。为了提高方针、 政策的质量，应时刻具备问题意识，发现问题并积极改进。逐条对照五要素提出的要求，以期订出一个细致、周密、完美无缺的计划来。还有，因为人们 制订的能力不一，与能力较高的员工共同磋商制订的有关问题，是制订计划时必须灵活掌握的原则。（１）事先认真考虑：失败并不都是成功之母，有时也会出现连接失败的情形。最明智的办法 是，在开始制订计划认真考虑，这样才可以防患于未然。（２）牢牢掌握目标：考虑通向目的地的最佳途径，否则会出现意想不到的糟糕结果。（３）尽量将计划订得大些：计划也要强化自己的信念，并要比常识性目标定得高。（４）动用脑筋积极思考：“xx 能成功吗？”“如何干才好呢？”以这种积极的观念去思考。４．促进任务完成的“５Ｗ－Ｈ法则”“５Ｗ－Ｈ法则”即“Ｗhy、Ｗhat、Ｗho、Ｗhen、Ｗhere、Ｈow。这些法则，我想在部分员工都 知道，但能熟练地支配并善用的人却很少。员工如果有在完成任务的过程中，能积极并善用这些法 则，其作用是可观的。下面叙述“５Ｗ－Ｈ”的详细内容：（１）Ｗhy（为什么——--理由、目的）（２）Ｗhat（什么------情况、材料、钱财、资讯）（３）Ｗho（谁-----人）（４）Ｗhen（什么时间-----时间、时期、期间）（５）Ｗhere（什么地方-----场所）（６）How（怎么样-----实行的方法）在实际工作中，要认真思考并灵活运用上述法则的各项内容。除此之应掌握以下几个要领。（１）Ｗhy（为什么）．有必要吗?．调查了吗？（２）What（什么）．什么是必要的？．什么可以使用？（３）Who（何人）．谁最适合呢？．应答应谁呢？．请谁合作好呢？（４）When（何时）．什么时候开始好？．什么时候完成？．什么时候最合适？（５）Where（何地）．在什么地方最合适？．放在哪里好？.在哪里可把东西弄到手？ （６）How（怎么样）．怎样干好？．怎么决定呢？．怎么处理好呢？对上述疑问，如能有令人满意的回答，就标上 OK（很好），如果得不到正确的答案或回答是 否定的，就需进行处理。比如说做为一个咨讯人员，有整理资讯时的基本态度必须以“这个咨讯是否 有用呢？”这一判断为基础。 在过去的三年里， 如这份资讯只用一次便不再使用， 就应断然地处理掉。 即使不是三年而是一年，如资讯使用情况与上述情况类似，也同样要处理掉，关键是必须根据“资讯 是否有用”这一观点作正确的判断。5.遵循工作流程每一位员工到公司上班,脑子里应时时刻刻存在有工作要依循目标—计划—实行—评估的流程 来进行。所谓目标,是指明确地了解工作的目的何在?到何时、做到何种程度将能达到所设定的目标。计划是指想些方法,以更有效的做法促使目标如期达到。实行或称之为执行，这方面应该注意的有：（1）依据计划来正确、迅速地去执行。（2）严守完成日期。（3）不能照预定进度而不得不变更计划时，一定要向上司报告并接受其建议，千万不可独断 独行。（4）做到一半发生疑问时，一定要与上司商量。至于评估，则需考虑以下几点：（1）如果进行得不顺利，其原因何在？（2）如果进行得顺利时，为何那么顺利？以及再确认一下其成功的原因。如果做事情都经过上述流程的话，就能自由的掌握住工作的全盘性。尤其是组织的工作，必有 其纵向、横向流程，每一位员工，脑子里必须时时存在着目的、背景与其他事情的关连性等观念， 事情才能做到正确无误。6.工作要分清轻重缓急一个具有判断力的员工，做事时一定会考虑优先顺序，先做最重工业的事，然后才做比较次的 要的工作。万万不可先做自己认为好做或自己喜爱的事，那样，可能会将重要的事耽搁，造成公司 的损失。那么该如何决定工作的优先顺序呢？一般说来，可以依据工作期限、重要程度，以及性质来判断。就公司而言，一般都要求员工在 交货期之前必须完成工作，所以，在做事之前，应该制定一个紧密且可行的流程才是。身为员工，做事一定要坚持一大原则，就是“今日事，今日毕”，绝不可拖至明天，因为明天还 有明天要做的事。如果每天都无法将今日的事做完，就会累积一大堆工作，造成赶不上交货期。假 使突然接到临时插进来的工作，最好跟上司或资深人员商量，请教他们该如何处理。避免擅自作主出差错。 不过， 也不可什么事都去麻烦他们， 最好是自己先衡量后再去请求人家。7 .按照正确的步骤做事一名员工被指示做某一工作时，最好依以下步骤来进行，可以收到事半功倍之效。（1）接受工作指令或命令。一般员工在做某一工作时，会接获上司的工作指令。这时候，不 能只听上司所交代的，还要明确地掌握工作目的，所以，员工要深思的事情有：a.目标是什么？b.为什么必须达到那个目标？c.何时达到呢？d.如何会做得更好？ （2）搜集有关的资料、情报。即搜集与工作的计划、执行等相关的文件、资料、情报，而且 对于情报的选择，要有独到的眼光。（3）考虑工作的步骤与方法。愈是需要花长时间工作的事情，愈需要依照工作的步骤与方法 来做，才比较有效率，此是宜好好活用“5W2H”（4） 决定工作的步骤与方法。 不妨从所拟定的几个方案中挑选较合理的， 决定时应该考虑到“更 早、更好、更轻松、更便宜”这几项因素，来做筛选。（5）制定实施表。（6）实施时须留意：a.确实依照所计划的步骤和方法去做。b.很有自信地去执行。c.时时审核实际进度和预定计划的差距，必要时修改所定计划。 （7）检讨与评估。从品质、期限、成本等层面，将工作结果和当初的计划做一比较，如果不 能达到预期效果，就应该找出其原因。（8）做完后，向上司报告。8.学会消除工作倦怠症 一般员工在进入公司两三年后，大致上已摸熟了每天要做的例行工作，空虚感就会趁机而入， 整天提不起劲，对工作产生倦怠感，严重的甚至会变得神经质、懒散、精神萎靡不振。空虚感因人而有不同的感觉和表现方式，但大致有如下症状：（1）每天多多少少流露出忧郁的神情。（2）每天觉得无聊、发闷。（3）对工作场所觉得索然无味。（4）觉得工作很不顺手。其发生空虚感的原因，与工作的重复呆板有很大的关系。员工情绪处于低潮时，切不可借酒消愁，那无济于事。最好是向公司请几天假，参加旅游等休 闲活动，换个环境来调剂身心，或者调换工作、调单位，来消除工作的倦怠感。但不管采取什么方法， 以后仍难免再发生对工作的倦怠感。 所以， 员工应从根本上有面对工作、 冲破障碍的意念。有句名言：“生活中并不缺少美，而是缺少发现美。”同样，工作中也有许多新鲜刺激的乐趣， 而是缺少发现。而且，我们还可以创造娱乐化的工作。9.养成使用“日常备忘录”的习惯 “日常备忘录”,是一种把简单且精确的讯息、文件和资料存储的工作，需要时可以立即找出来。 为了让“日常备忘录”更有用，要养成一种习惯，把你现在想的或做的，以及以后你想要提示的 事都记在上面。一些成功的职场人士，会把老板谈到的工作或一些指示也记下来，每天早上查看， 并督促自己去做。有些人在和上司谈工作或闲聊时，一听到重要消息，就会马上从口袋里拿出备忘录，把重点记 下来。在每一个公司，老板都会喜欢工作用心而无遗漏的员工，因为在老板看来，这样的员工工作态 度好，所以对他们做事比较放心。而那些听过就忘的员工则不知道下一步将怎样开展工作，即使他 们记住了开会时上司安排的工作内容，也容易给上司留下应付公事的坏印象。如果平时不记“备忘录”，只用脑子去记，突然要用的时候却要花很长时间才能想起来，或者根 本就想不起来了。有时候，不做“备忘录”，你会忘记上司安排你做的工作，当上司问你做的如何时， 你才猛然想起来，可这时已经晚了。类似的事情你一定经历过。很多事记不下来，就必须在脑子里 想着不能忘！不能忘！这样一来，你累都累坏了，还能干好什么工作！养成做“备忘录”的习惯，会给你带来不少好处。当你每天早上打开当天的“备忘录”，就可以找到你想要的东西。你会因为没有把事情或工作忘 了而心安；你可以把苦思冥想的时间省下来，用在其他的工作上；你总能知道你的约会、计划和文 书工作，你因用不着分心于其他的事而变得工作起来相当有效率。同时，它还能记录你的工作状况， 让你能看清楚自己在某段时间里的变化，从而引导你采取正确的工作方法与技巧走向新的目标；它 还能提醒你在适当的时候发个邮件、打个电话，与同事、朋友保持联系……使用“日常备忘录”，能让你用最少的时间，以充沛的精力去提高工作效率。当你使用“日常备忘 录”时，你就能亲身体验到它带来的积极变化，为你的成功提供有力的保证。一人优秀的员工在进公司上班后，应该养成记备忘录的习惯，特别是新进人员。带了笔记本之后，应该记些什么事呢？（1）如果出席会议的话，应该记下会议上交谈之事、所决定的事情，以及被指示的事项等。（2）在一个小单位里，若有商谈、小型会议的话，也要将所谈的内容记录下来。（3）被上司呼叫的时候，要带着笔记本去，把批示、联络的内容写下来。（4）为了工作而外出。或访问老顾客之际，应将客户交待之事记下。（5）有其他公司的人到公司拜访时，把与该人谈话的内容简单地写下。（6）看报纸时，将记事本放在旁边，随时记下与工作有关之事。随时记下备忘，除日后用得着外，对以后写营业日记、业务日记也有很大的便利。至于写备忘 录时， 不可忘记“5W2H”， 是指 When、 Where、 Who、 Why、 What； 而“2H”， 则是指 How、 How much。10.为第二天的工作做好准备做任何事情，只有先做好相关的准备工作，到时才不至于手忙脚乱，才能事情圆满地做好做完 善。做任何事情，都要提前做好充分的准备。作为一个上班族，要想把第二天的工作做好，你最好 在每天下班前的几分钟制定出第二天的工作计划，如果拖到第二天上午上班的时候才制定工作计划 表，那就会做得比较费劲，因为那时又面临新一天的工作压力。而前一天晚上就把第二天的要做的 事准备好，第二天工作起来就轻松的多了。头一天做好准备工作，可以了解第二天第项工作可能会发生的问题，并能采取预防措施，防微 杜渐。第一天要准备第二天的事，每一天做的事都是在为将来做准备，当你做好了充分的准备，机会 来临时你就会抓住，如果你没有做好准备，不管任何机会都不会是你的。凡事做好准备，每一天都可以很轻松地达成你的目标。所有成功的人，都是凡事有准备的人。