深圳市市场监督管理局罗湖分局

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档案扫描服务外包方案

根据分局档案管理工作的实际情况，为加快我局档案工作数字化建设的步伐，完善、规范档案管理工作，提升档案管理与档案应用水平。拟对我局历年个体档案资料进行数字化扫描、系统归档等服务外包工作。

本项目扫描服务外包工作量约为9万多盒、700万页个体档案资料（2008年前储存的所有个体档案资料，含2008年），扫描服务外包期限：6个月，工作内容需包括扫描、拆装、贴条码、录入及档案管理等工作。

本项目具体可分两部分，一、档案扫描加工部分；二、档案管理软件（网络版）部分。

项目采购实施方式:公开招标。

一、服务公司资质及相关要求：

1、参与投标的服务公司须是在深圳市内依法注册的档案中介机构(须提供深圳市档案局档案中介证书)；

2、参与投标的服务公司在最近3年须在中华人民共和国内有过5次以上类似(合同金额在100万以上含100万)服务业绩；服务公司必需自带扫描设备（包括高速批量扫描仪、电脑、复印机、普通A3页面的平板扫描仪等）、装订机、打印机、条码打印机、扫描枪、电

动缝纫机等设备，数量根据工作实际需求自带齐全进驻服务。

3、服务公司需提供驻场扫描服务工作，由我分局提供扫描服务场所。驻场期间，驻场人员需遵守分局的工作制度，服从分局领导，综合社保、食宿问题由服务公司自行解决；

4、服务公司扫描操作人员必须有一年的扫描工作经验较为专业性熟练的并能独立完成扫描工序分工的各个环节工作；服务公司必须根据工作需求配齐好足够的扫描工作操作人员（但不能超过30人）进驻服务；

5、服务公司必须安排2名档案专业人员服务期限1年。人员要求：必须具备独立完成规范整理做好文书、基建、荣誉（实物）、声像、会计、业务等档案专业技术能力（须提供深圳市档案局颁发的档案员资格上岗证书），并要通过我分局档案室考核后方能进驻服务。否则，取消该公司中标资格；

6、投标人注册资金不少于100万元（含100万）。

7、在政府采购最近三年内无骗取中标、无严重违约及重大工程安全及质量问题之一。

8、本项目不接受联合体投标，中标单位不得分包或转包。

9、软件质保期：3年。

二、 档案扫描加工要求：

1、扫描量：服务公司负责对我分局现有的个体存档资料，共计约9多万盒、700万页档案进行扫描、拆装、贴条码、录入等工作。

(上述数量仅供参考，实际数量与参考数量可浮动范围为+-10%)

2、扫描质量：必须能通过我局参照（ISO9001）质量管理体系标准进行验收。验收不合格，我局有权取消该公司中标资格。

3、完成时限：六个月。

4、扫描服务公司必需自行携带扫描仪（包括高速批量扫描仪、普通A3页面的平板扫描仪等）、电脑、复印机、装订机、扫描枪、条码打印机、电动缝纫机等设备；

5、扫描需生成黑白影像图片，影像采用单页TIFF压缩格式，分辨率200dpi以上，单个TIFF文件大小须严格控制在100KB以下；对于有相片或原件不清晰的页面，用黑白格式不能清晰地表现档案内容，应该用灰度生成单页JEPG格式，分辨率在200dpi以上，单个JEPG文件大小严格控制在200KB以下；对于个别档案资料，如审核文书等，需要对页面内容进行手工标注后扫描。（以单个文件最大容量测算，即200kb/文件，700万页档案扫描入库总容量约需800Gb硬盘空间，采用RAID1磁盘阵列模式，兼顾数据的存储和备份功能，总计需用硬盘空间2000g左右。）

6、实施内容与流程：

主要工作包括 : 卷宗出库、档案整理、排序索引、资料扫描 (信息著录)、特殊扫描、图像处理、图像质检(信息检查) 、卷宗材料装订（缝纫车订）、整理编号、卷宗回库、上架。其中，档案的出入库、档案整理和档案装订是由人工完成。

扫描工艺流程：

领取档案 [ 领档记录表]

定位

( 整理、分类、编码、撤档、信息、著录 )

扫描

档案装订 图片整理、标准化

质量检验 数码档案检验

档案归还 数码档案保存 [还档记录本]

档案扫描

档案制作

质量保证

档案交接

注：符合《中华人民共和国纸制档案数字化技术规范》的要求：

（1）领取纸质档案

从档案室中领取纸质档案，并与档案室管理人员进行档案领取记录。主要记录事项有：时间、类别、档案数量、档案号、人员确认签字、入库时间 ( 档案归还时填写 ) 。

（2）原始档案整理（按扫描需要）、分类（将档案重新分门别类）、编码（重新编号编排）、撤档（暂时撤档）。

（3）档案扫描

将己经整理过的档案交给扫描操作员，进行档案扫描工作，档案扫描将依据国家档案局下发的《纸质档案数字化技术规范》的要求对页面为黑白两色 , 并且字迹清晰、不带插图的档案 , 采用200DPI 分辨率黑白二值模式进行扫描，对页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，采用灰度或彩色模式扫描。

（4）电子图像标准化处理

扫描操作员扫描结束后，将由专门质检人员对图像进行检查，保证图像端庄、清晰、无黑边，图像倾斜度不大于 1 度、对图像中的污点进行清除( 不对图像内容进行修改 ), 图像在 50% 的比例下浏览看不到电子档案污点。

当发现图像折叠、变形、不清晰时必须对图像重新整理扫描。

（5）电子档案保存与数据库挂接

档案制作完成后，经过多次检查，在保证图像质量和数据正确后，制成电子档案数据库

（6）档案的装订

纸质档案扫描、质检的工作完成后 , 由装订人员把档案进行恢复装订（缝纫机装线）或其它装订。

（7）扫描后档案重新整理、编号、归档、回库上架

上述工作完成以后，由工作人员归还档案并进行下一批档案的领取。

(8) 数据的抽检与验收

在档案数字化加工 ( 工程结束 ) 时我分局将依据国家档案局下发的《纸质档案数字化技术规范》要求达到或超过 :“一份档案数字化转换质量抽检的合格率达到 99%以上 ( 含 99%)”的规定随时对己完成的电子档案与原始档案进行抽查 ( 验收 )。

合格率 = 抽检合格的文件数 / 抽检文件总×100%

(9) 档案电子化过程中的特色服务

档案信息化的过程本身也是原始 ( 纸质 ) 档案管理正规化的过程,同时也是数据初始化的过程，通过有效的档案整理和复查，将提高档案的图象完整性、准确性和有序性。

(10) 项目开展过程中应符合以下技术标准

1、《中华人民共和国档案法》；

2、《深圳经济特区档案和文件收集和利用条例》；

3、《深圳市电子文件归档及管理办法》；

4、《深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规则》。

三、工作场地：

1、工作场地由我分局安排解决，包括办公场地（约45平方米）、

电源、网络、办公桌椅等办公设备。

2、在档案数字化加工过程中，分局派人予以配合，主要负责档案的交接和管理，随时对制作完成的工作进行抽检，明确修改意见等。

四、扫描档案软件管理要求

1、服务公司需提供自主开发的档案管理软件（网络版）供我分局使用。

2、服务公司必须在应标现场演示扫描档案软件管理系统。

3、扫描档案软件管理系统设置每个功能都要根据我分局实际工作和结合档案库房管理进行深入细微制作，务必要求做到易操作、高效，确保电脑和人工寻找利用档案便捷、准确、效果好。

4、档案管理软件需具备通用档案管理的基本功能，在分局现有服务器的基础上实现高效的分布式数据库存储和管理，支持对超过500万以上档案数据的检索和存储，方便浏览、查询、统计、纠错、自定、打印等，还应实现如下功能：

一、 技术先进性

1、 采用纯B/S的三层架构体系；

2、支持各种大型数据库，具备超大容量的数据处理能力；

3、采用优化的数据库检索技术，实现高速查询响应；

4、 采用松散耦合式的模块插件技术灵活实现档案业务；

5、 采用统一媒体浏览技术，实现各类档案电子原文的在线浏览；

6、 严格执行国家档案管理规范、标准，紧跟行业最新技术标准，保证了业务规范性；

7、可根据操作人员不同权限提供档案资料的新增、修改、删除、打印档案维护功能；

8、对调阅、打印档案的用户和ip地址进行记录、跟踪管理,可以实现多人查看同一档案资料；

9、对档案各类相关文书（如：Word、Excel、TIF、PDF等）进行电子格式文件存储；

10、根据多重条件对档案进行归纳统计如：归档统计、调卷统计库藏统计、归档借阅月统计；

11、建立约束条件保证数据录入的准确性和完备性；

12、多种查询方式如包含、大于、等于、范围等查询方式；查询速度快；

13、可将电子文书与档案批量挂接，无须人工录入；

14、由系统管理员统一分配权限给操作员；

15、数据输入方式多样化，如主题词自动抽取、编码输入、自动输入等；

16、系统使用界面采用标准Windows web浏览方式，清楚直观。全部信息在一个窗口中，不用切换窗口就可以浏览全部信息。

二、 安全性

1、 与CA系统紧密结合实现了系统访问的身份安全及不可抵赖；

2、 系统自身多级权限管理架够保证了系统自身的逻辑安全；

3、完善的日志系统含盖了系统及数据访问日志便于统计；

4、 系统采用完善的组织机构管理、角色管理及严格的权限管理；

5、 系统采用水印技术、打印、保存控制技术，保证客户端原文数据浏览安全；

6、 系统提供可操作的备份恢复机制，保证数据管理安全；

7、 系统采用工作流技术，规范档案借阅审批流程。

三、扩展性

1、 基于模板设计理念保证了系统良好的业务扩展性；

2、 通过系统模板的定义，用户可以在不修改任何系统软件的基础上， 通过参数的定义就可以使系统在最大限度内适应实际管理过程中产生的新的需求和新的变化，因此，该系统也具有非常强健的生命周期。

实现了数据结构完全自定义

实现了业务属性完全自定义

实现了报表完全自定义

实现了权限完全自定义

四、友好性

1、系统采用界面模板机制，可由用户自定义界面；

2、系统提供简单方式多字段信息检索；

3、系统提供多条件组合方式信息检索；

4、系统提供自定义分类检索功能；

5、系统提供跨门类全文检索功能；

6、系统提供多层次逼近检索功能；

7、采用模板化管理，使得整个单位业务系统规范统一。

五、评标表格

1、商务符合性审查表

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