档案管理及监督检查
01-16
目的：完善公司内部文件资料的管理，确保各项数据资料的完整及可追溯性，同时也为了方便资料的
检索及备查，更好地服务于公司的经营管理工作。
内容：
一、文件资料的归档要求
1、每月度结束后，各部门负责统计的人员，应将本月产生的各种纪录表格收集整理，并进行简单的编目管理，便于查询。
2、对收集的资料进行适当的技术处理，破页的要修补，字迹模糊的、有标记的要进行修正。
3、区分不同种类的记录表格，按日期进行分类整理、分类装订。
4、装订要求。所有需要装订的资料，封面必须附有卷内目录，并逐页编写页码。
5、存放要求。按照月度或记录内容分类存放。
6、公司在经营管理过程中形成的文件、备忘录、部门间的往来函件要按类别分类整理，编目装订。
二、保存期限及查阅
1、所有文件资料装订成册后，存放于单独的档案橱柜内。
2、对所有资料的借阅、查询应建立记录表格，控制档案资料的流向，防止数据的流失，以及保证档案资料的安全。
3、各部门档案资料管理人员应由部门指定（不设专职），内部查阅必须经部门负责人同意方可查阅。
4、外部人员借阅，必须经总经理批准后方可查阅。所有借阅者不能将文件资料带出本部门，不能照相及复印，必须复印、照相的须有总经理书面批准。
5、数据类资料在公司内保存期限为1年，每年度经营终结，次年3月后资料转公司管理部存档。文件类资料保存期限，根据文件的执行期限确定，无明确执行期限的存档期为一年以上；有执行期限的，失效期后不具使用效力的，可进行处置（对于有执行期限的文件资料，建议部门保存完整，便于追溯）。
三、监督检查
由公司总经办负责对档案的业务管理，协助部门理顺管理档案，并不定期对所有档案资料的管理情况进行抽查，抽查发现的问题应立即进行处理，防止出现纰漏造成管理被动。