市政基础设施工程档案编制书

东莞市市政基础设施工程档案

编 制 指

（试行）

东莞市档案馆

2011年12月

南

目 录

市政基础设施工程档案编制指南…………………………………………1 附录A 市政基础设施工程档案移交内容一览表………………9

附录B 卷内目录样式（空白目录）……………………………………32 附录C 卷内备考表样式………………………………………………33 附录D 案卷封面样式…………………………………………………34 附录E 卷盒脊背样式…………………………………………………35 附录F 市政基础设施工程档案概况表样式…………………………36 附录G 市政基础设施工程档案移交书…………………………………37 附录H 工程竣工档案移交目录样式…………………………………38 附录I 设计变更通知单汇总表样式…………………………………39 关于印发XXX城市建设档案管理暂行规定的通知（朗府2007年52号） ……………………………………………………………………………40

市政基础设施工程档案编制指南

（试行）

一、工程文件的归档范围

（一）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

（二）市政工程文件的具体归档范围符合本规定附录A。

二、市政基础设施工程竣工档案编制方法

（一）工程文件归档的质量要求

1、归档的工程文件应为原件。因特殊情况只能提供副本或复制件的，须注明原件存放地点，并加盖存放单位公章。

2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4、监理、施工、竣工验收所用表格，均必须按《广东省市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表》的要求编制，不得使用自制的表格编制（因工程情况特殊《广东省市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表》没有的表格除外）。

5、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

6、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完

备。不得使用复印件、电子签名和电子图章。

7、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297mm×210mm），小于A4的应用A4纸衬托，不得擅自用复印纸或其他有字纸张裱贴。图纸应采用国家标准图幅。

8、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张（70g以上打印纸）。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

9、归档照片统一采用4R规格，要求冲晒质量好、图像清晰、画面完整、照片上无划痕、污渍和磨损。数码照片要求400万像素以上，光学照片另需提交底片。

10、归档用光盘要求光盘质量良好，刻录文字、图形、画面清晰、稳定，声音清楚，光盘没有磨损、刮花、变形和断裂。

11、各种不同类别电子文件的存储应采用通用格式。电子文本材料可采用XML、DOC、TXT、RTF格式、电子竣工图采用DWG格式，照片采用JPG格式。

（二）竣工图的编制要求

所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。

1、竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图尺寸为：50mm×80mm。竣工图章应使用不褪色的红印泥，加盖在蓝图右下角设计图标的上方或周围不压盖图形文字的地方。

2、竣工图示例如下：（单位：mm）

80

15 7 7 7 7 7

50 3、施工图没有变动的，在原施工图上加盖“竣工图章”后作为竣工图。 4、重新绘制竣工图的在图签栏中必须有原设计单位的设计人员的签证。 5、施工图有局部变更的，在原施工图上进行修改、补充，并加盖“竣工图章”后作为竣工图。利用施工图改绘竣工图，必须以变更图章标明变更修改依据，变更图章尺寸为35mm×15mm。 变更图章可以采用以下几种形式： 6、凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。

7、对发生设计变更的工程项目，要求编制设计变更通知单汇总表

（见附录I）。

8、不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面（按《技术制图复制图的折叠方法》）（GB/10609.3－89）。

（三）工程文件立卷原则与编制方法

1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。

3、建设工程文件按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像档案六部分。

（1）工程准备阶段文件按建设项目的建设程序、专业、形成单位等立卷。

（2）监理文件按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷。

（3）施工文件按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷。

（4）竣工图按单位工程、子单位工程、专业立卷。

（5）竣工验收文件按单位工程立卷。

（6）声像档案可按建设项目或单位工程立卷。

4、卷内文件的排列：卷内文件必须按本规定附录A的类别和顺序排列，图纸按专业图纸目录顺序排列。

5、案卷的规格：文字材料一般不超过1.5厘米，图纸不超过3厘米。印刷成册的工程文件保持原状。

（四）案卷的编目

1、卷内文件页号的编制

（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

（2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

（3）印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。

（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。

2、卷内目录的编制

（1）卷内目录排列在卷内文件首页之前，样式应符合附录B。

（2）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

（3）文件按照卷内目录的顺序排列，如果在施工中不产生的文件，在卷内目录上不用打印出来。

（4）责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选择一个主要责任者，其余用“等”代替。

（5）文件编号：填写工程文件的文号、施工用表或图号。

（6）文件题名：填写文件标题的全称。

（7）日期：填写文件形成的日期或起止日期（竣工图填写竣工图章上的日期）

（8）页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

3、卷内备考表的编制

（1）卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，样式应符合附录C。

（2）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明，如文件的变更和参照情况。

4、案卷封面的编制

（1）案卷封面样式应符合附录D。

（2）档号、档案馆（室）号和缩微号由XXX档案馆填写。

（3）案卷题名：应简明准确地揭示卷内文件内容，由①建设单位名称、②工程地址、③工程名称、④分部工程或专业名称、⑤卷内文件内容三部分构成，其中⑤卷内文件内容必须符合《东莞市市政基础设施工程档案移交内容一览表》（附录A）中所列案卷内容（标题）的要求。且最多不得超出40个汉字。

（4）当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容。

（5）编制单位：填写卷内文件的形成单位或主要责任者，有多个形成单位时，选择其中一个主要的，其余用“等”代替。

（6）编制日期：填写案卷内全部文件形成的起止日期。

（7）卷内目录、卷内备考表、案卷封面必须采用打印件，不得用手写。

（8）委托境外设计、施工的建设工程，其卷内目录和案卷封面必须采用中文和外文两种文字。

5、案卷装订：案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料必须

装订，装订前要去除文件上的金属物，用白色棉纱线在卷面左边一厘米处、上下分四等份打三孔装订，结头统一放在案卷背后，要求整齐、美观、结实。图纸不装订，须采用牛皮纸打印内置封面。

6、案卷的装盒：工程档案移交时必须按案卷顺序装盒，案卷较薄时，可多卷装入一盒（不超过5卷），卷盒样式符合附录D、E，质量符合镇档案馆的要求。

7、卷盒的填写：卷盒封面无须填写，只须在卷盒脊背的“档号”栏用铅笔填写本盒内案卷的起止号，“案卷题名”栏填写工程名称。（针对由建设单位移交的新竣工工程）

（五）声像档案的编制

声像档案是指在城市规划建设管理过程中形成的有保存价值的以照片（包括底片）、录像带、影片、唱片、录音带、光盘等方式记录信息的载体，并辅以文字说明的历史记录。

建设工程声像档案，是竣工档案的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录像档案。

1、工程照片要求图像清晰，对同一拍摄对象要有不同角度（阶段）的照片。照片为相纸冲晒光面照片，光学照片应附底片，数码相片应配光盘，每张照片都应有文字说明，说明包括工程名称、标段、里程、施工阶段、隐蔽部位、拍摄时间、拍摄地点、摄影者等内容，并整理成册。使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工。

2、工程录像要求图像清晰，有字幕或解说。解说与画面、字幕要

同步和准确，录像带规格为广播级专业带，同时附有文字说明，内容包括工程名称、设计单位、施工单位、工程地点、开工日期、竣工日期、建筑面积、结构、层数、道路（或桥梁）长度和宽度、录制日期、录制人等。

3、声像档案的编制、整理具体见编制指南的目录。根据实际情况，可自行编制，也可委托施工单位或监理单位代为编制。

（六）工程竣工档案移交目录卷的编制（须装订成册）

1、每套竣工档案，应当编制索引目录卷，为零零卷，不列入总卷数内。

2、索引目录卷组成内容：工程竣工档案移交目录（样式见附录H）；市政基础设施工程档案概况表（样式见附录F）；市政基础设施工程档案移交书（样式见附录G）；全部案卷的卷内目录（样式见附录B）。

附录A 市政基础设施工程档案移交内容一览表

附录B 卷内目录样式（空白目录）

附录C 卷内备考表样式

附录D 案卷封面样式

附录E 卷盒脊背样式

附录F 市政基础设施工程档案概况表样式

附录G 市政基础设施工程档案移交书

附录H 工程竣工档案移交目录样式

附录I 设计变更通知单汇总表样式

附录A

市政基础设施工程档案移交内容一览表

建设单位立卷

卷 内 目 录

卷 号

卷 内 目 录

卷 号

监理单位组卷

卷 内 目 录

卷 号

卷 内 目 录

卷 号

施工单位组卷

卷 内 目 录

卷 号

施工单位组卷

卷 内 目 录

卷 号

施工单位组卷

卷 内 目 录

卷 号

施工单位组卷

卷 内 目 录

卷 号

施工单位组卷

卷 内 目 录

卷 号

施工单位组卷

卷 内 目 录

卷 号

施工单位组卷

卷 内 目 录

卷 号

施工单位组卷

卷 内 目 录

卷 号

施工单位组卷

卷 内 目 录

卷 号

卷 内 目 录

卷 号

卷 内 目 录

卷 号

卷 内 目 录

卷 号

卷 内 目 录

卷 号

卷 内 目 录

卷 号

建设单位组卷

卷 内 目 录

卷 号

卷 内 目 录

卷 号

建设单位组卷

卷 内 目 录

卷 号

施工单位组卷

卷 内 目 录

卷 号

附录B

卷 内 目 录

卷 号

附录C

卷 内 备 考 表

卷号

附录D

案 卷 封 面

附录E

卷 盒 脊 背

附录F

市政基础设施工程档案概况表

附录G

工程档案移交书

附录H

工程竣工档案移交目录

移交单位: 接收单位:

共 卷，其中文字材料 卷，图纸 卷，照片 张

附录I

设计变更通知单汇总表

XXX人民政府文件

XX[2011]01号

城市建设档案管理暂行规定

为加强XXX城市建设档案（以下简称城建档案）管理，有效地保护和利用城建档案，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《城市建设档案管理规定》（建设部90号令）、《建设工程质量管理条例》（国务院279号令）以及《东莞市城市建设档案管理办法》（东府„2003‟52号）等文件精神，结合本镇实际，制定本规定。

第一条 本规定适用于本镇范围内城建档案的管理。 第二条 XXX档案馆管理城建档案的基本任务。

一、负责接收、征集、保管本镇重要的永久和长期保存的城

建档案和资料。

二、对进馆档案及时登记、分类，并编制检索工具。 三、做好档案保护工作，对破损或变质的档案及时抢救，特别重要的城建档案采取有效措施，确保其安全无损。

四、对全镇的城建档案工作进行监督、指导，并定期组织业务培训。

五、统一管理全镇地下管线工程档案和资料。 六、参加工程竣工验收。

七、对馆藏档案和资料进行科学管理，做好城建档案信息资源的开发利用和咨询服务。

第三条 XXX档案馆集中统管的城建档案范围。

一、城市建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案。

二、城市勘测档案：包括工程地质、水文地质、控制测量、地形测量、摄影测量与遥感、地图等档案。

三、城市规划档案：经省、市、镇有关部门批准的，包括国土规划、总体规划、分区规划、专项规划、控制性详细规划等档案。

四、城市建设管理档案：土地管理、建设用地规划管理、建筑工程管理、房地产管理、地名管理等档案。

五、工业建筑工程档案：包括工厂（厂区的各配套设施）、发电厂（站）、变电站、仓库建设资料等工程档案。

六、民用建筑工程档案：包括高层住宅及小区住宅、办公用房及文化、教育、卫生、体育、商业、金融、保险、服务类等工

程档案（私人住宅及联建楼除外）。

七、市政基础设施工程档案：包括道路、广场、桥涵、隧道、环境卫生等工程档案。

八、公用基础设施工程档案：包括给水、排水、供气、供热、供电、广电、电信、公共交通等工程档案。

九、园林、风景名胜工程档案：包括公园、绿地、纪念性建筑、古建筑、城市雕塑等工程档案。

十、市容环境设施建设工程档案：包括环境管理、环境监测、环境治理、自然保护等工程档案；

十一、城市防洪、防震、人防工程档案：包括水利、防洪、防汛、防灾、抗震、气象、人防等工程档案；

十二、地下管线工程档案：包括综合地下管线、工业输送管线和供电、电信、广播电视管线等工程档案。

十三、城市建设科研成果档案：包括城市建筑科学技术、城市现代化管理以及工业、民用、市政、交通运输、环保环卫、园林等设计档案。

第四条 城建档案的编制和验收。

一、对属于XXX档案馆城建档案统管范围的建设工程，建设单位在办理报建时，必须与XXX档案馆签订《XXX建设工程档案移交责任书》，以明确XXX档案馆和建设单位的权利和义务。

二、建设单位与勘察、设计、施工监理单位签订合同时，应将建设工程档案的套数、费用、质量要求、移交时间等列为合同的内容。

三、施工单位应当按照国家、省、市有关规定以及合同的约定，及时编制、移交建设工程档案及竣工图，并对其真实性、准确性负责。工程监理单位除负责收集、移交监理档案外，还负责督促施工单位及时收集、整理及审核施工技术资料，协助建设单位汇总、移交建设工程档案的责任。

四、XXX档案馆在与建设单位签订《XXX建设工程档案移交责任书》后，应对工程档案进行跟踪和技术服务，派专业技术人员指导建设单位、施工单位收集、编制符合国家标准的建设工程档案。

五、列入XXX档案馆档案统管范围的建设工程项目，建设单位在组织工程竣工验收前，须到规划建设办调出报建时的工程前期资料，工程竣工验收时建设单位须通知镇档案馆有关人员参加，由镇档案馆有关人员现场审查资料是否完整、图物是否相符。

第五条 城建档案的报送和移交。

一、竣工验收合格后，建设单位须按照建设工程档案的归档要求编制建设工程档案。3个月内向XXX档案馆无偿报送一套符合规定的建设工程竣工档案原件，同时报送相关的声像档案或电子文件，并提交竣工档案的目录及其电子文件各一份（如有特殊情况需提供书面说明）。凡经XXX档案馆核验不符合归档要求的建设工程档案，应当限期补充。

二、建设单位须在建设工程备案后，向XXX档案馆提交工程验收备案证等备案文件。

三、建设单位必须按规定移交工程档案，并在取得XXX档案馆出具的《档案移交证明》后，方可在城建、环保、消防、房

管等部门办理有关手续。

四、停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管；被撤销单位的建设工程档案应当向上级主管机关或者XXX档案馆移交。

五、对改建、扩建、维修重要部位的工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改和完善原建设工程档案。凡结构和平面布置等改变的建设工程，应当重新编制建设工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向XXX档案馆报送。

六、市政工程建设单位应按照市政工程档案的归档要求编制市政工程档案。在工程竣工验收后3个月内向XXX档案馆无偿报送一套符合规定的建设工程竣工档案原件，同时报送相关的声像档案或电子文件，并提交竣工档案的目录及其电子文件各一份。

七、地下管线工程建设单位应按照管线工程档案的归档要求，在工程竣工验收后3个月内向XXX档案馆报送建设工程档案。地下管线普查和补测补绘形成的地下管线档案应当在普查、测绘结束后３个月内向XXX档案馆报送。地下管线专业管理单位应当每年向XXX档案馆报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。

八、城市建设系统各专业管理部门形成的具有永久保存价值的业务管理和业务技术档案，在本单位保管使用3年后，必须全部移交给XXX档案馆；具有长期保存价值的档案，由XXX档案馆根据城市建设的需要进行选择接收。

九、向XXX档案馆移交的档案材料应当是原件。档案纸质材料须优良，并使用不褪色的书写墨水，字迹和图形清晰，图物

相符，所有竣工图应当是新蓝图。竣工档案的各项签证手续应当完备，整理编目符合国家有关标准和规范。

第六条 城建档案利用。

一、在本镇范围内新建、扩建、改建的各类工程，建设单位应当及时、充分地利用城建档案，查清地下管线情况，保障建设项目设计和施工质量，并防止各类损害事故的发生。

二、XXX档案馆积极开发城建档案信息资源，依照法律、法规的有关规定，向社会提供服务。

三、向XXX档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位或个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，XXX档案馆应当维护他们的合法权益。有关单位和个人若需利用未公开的城建档案，应经原报送单位或个人许可。

四、城建档案的管理和利用实行有偿服务，并按物价部门核定的标准收取费用。

五、任何单位和个人不得损毁、丢失、涂改、伪造城建档案，不得泄露国家秘密或建设单位的技术秘密。

第七条 奖励和处罚。

一、对在城建档案工作中做出突出成绩的单位和个人，XXX委镇政府给予相应的表彰或奖励。

二、对损毁、丢失、涂改、伪造、擅自提供、销毁城建档案的，依照《广东省档案违法行为处罚办法》进行处理，并报市档案局备案。

三、建设工程竣工验收后，对不按照规定报送建设工程档案

的建设单位，依照国务院《建设工程质量管理条例》的规定处理。

四、设计单位、建设单位在设计、建设前应查阅城建档案，未查阅城建档案而造成城镇基础设施损坏的，应承担相应的法律责任。

第八条 本规定由XXX档案馆负责解释。

第九条 本规定自发布之日起施行（新开工及未竣工验收的建设工程，都必须按本规定施行）。

2011年12月1日印发